Notfallplan für den ERP-Ausfall: Was läuft per Papier weiter?

Gilt für: Herstellerunabhängig; gilt für ERP- und Warenwirtschaftssysteme unabhängig von Version, Edition und Betriebsmodell

Ein ERP-Ausfall von einem Arbeitstag lässt sich nicht improvisieren. Was weiterläuft, ist vorher festgelegt: welcher Bereich welchen Beleg ausfüllt, wie die Blätter nummeriert werden und in welcher Reihenfolge die Vorgänge später im System landen.

Was Sie vorab brauchen

eine Liste der zeitkritischen Prozesse je Bereich und der Belege, die dabei entstehen
je Bereich ein Notfallblatt mit den Formularen und einen eigenen Nummernkreis
Ausdrucke der Daten, die sonst nur im System stehen: Artikelstamm mit Preisen, Kunden- und Lieferantenstamm, offene Aufträge und offene Posten, je mit Ausdrucksdatum
eine Rollenliste: wer den Notbetrieb ausruft, wer die Blätter sammelt, wer nachbucht, wer prüft
einen Ablageort für Blätter, Formulare und Ansprechpartner, der ohne Strom und ohne IT erreichbar ist
eine Regel, wie eine Nachbuchung im System gekennzeichnet wird

Schritt für Schritt: Notbetrieb und Nachbuchung

Schritt 1: Zeitkritische Prozesse und Belege bestimmen

Fragen Sie je Bereich, was heute noch passieren muss: eine Zusage an eine Kundin, die Auslieferung einer Tour, ein Wareneingang am Tor. Was bis zum nächsten Arbeitstag warten kann, gehört auf die Nacharbeitsliste.

Der BSI-Standard 200-4 leitet solche Maßnahmen aus der Business-Impact-Analyse ab und verlangt, Tätigkeiten und Zuständigkeiten im Geschäftsfortführungsplan zu dokumentieren (Kapitel 7 und 11.2.3). Ergebnis: eine Liste mit Prozess, Papierbeleg, Rolle und Nachbuchungsschritt.

Schritt 2: Notfallblatt je Bereich anlegen

Legen Sie je Bereich ein eigenes Blatt an; die Belegnamen folgen Ihrem Prozess. Die Übersicht zeigt den Zuschnitt.

Bereich	Papierbeleg im Notbetrieb	Was daraus nachgebucht wird	Wer zeichnet ab
Verkauf	Auftragsannahme, Angebot, Ausgangsrechnung auf Vordruck	Auftrag, Auftragsbestätigung, Rechnungspositionen	Verkauf; zweite Person am Tagesende
Lager, Wareneingang	Wareneingangsschein, Lieferschein des Lieferanten, Wiege- oder Zählprotokoll	Wareneingang, Einstandspreis, Zuordnung zur Bestellung	Lager, zusätzlich Einkauf
Lager, Entnahme und Umlagerung	Entnahmeschein, Umlagerungsbeleg	Bestandsbuchung, Umlagerung, Nachschubbedarf	Lager
Versand	Kommissionierliste, Lieferschein mit Unterschrift der Empfangsperson, Packliste	Lieferung, Bestandsausbuchung, Grundlage der Rechnung	Versand

Schritt 3: Felder des Notfallblatts festlegen

Die Feldliste ist eine redaktionelle Vorlage, keine Vorschrift; ergänzen oder streichen Sie Felder nach Ihrem Prozess.

Feld	Wozu es dient
laufende Nummer je Bereich und Tag	Nachweis der Vollständigkeit; eine Lücke fällt am Tagesende auf
Datum und Uhrzeit des Vorgangs	Belegdatum für die spätere Buchung
Vorgangsart: Auftrag, Lieferung, Wareneingang, Umlagerung, Rechnung	entscheidet den Nachbuchungsschritt
Kundennummer oder Lieferantennummer, dazu der Name	Zuordnung zum Stammsatz
Artikelnummer, Bezeichnung, Menge und Einheit	vermeidet Rückfragen beim Nachbuchen
Preis, Währung, Konditionen	Grundlage der Rechnung
Zahlungsart und Zahlungsbetrag	trennt offene Posten von bezahlten Vorgängen
Name und Unterschrift der erfassenden Person	ein Vorgang hat einen Absender
Feld „nachgebucht am“ und Buchungsnummer	verbindet Blatt und Buchung

Nach § 146 Abs. 1 Satz 1 AO kommt es auf die zeitgerechte Erfassung an; die GoBD nennen deshalb das Erfassungsdatum, soweit es vom Buchungsdatum abweicht (Rz. 85). Genau dieses Feld füllt die nachbuchende Person aus.

Schritt 4: Nummernkreis und Nachbuchungsvermerk regeln

Geben Sie jedem Bereich einen eigenen Nummernkreis mit Kennbuchstaben, zum Beispiel V-1001 für Verkauf und L-2001 für Lager. Dann kollidiert keine Papiernummer mit einer Belegnummer des ERP, und das Kennzeichen zeigt später, wo ein Vorgang entstanden ist.

Die GoBD in der Fassung vom 14. Juli 2025 nennen die laufende Nummerierung eingehender und ausgehender Rechnungen als eine organisatorische Vorkehrung, damit Unterlagen bis zur Erfassung nicht verloren gehen; daneben nennen sie die Ablage in besonderen Mappen und Ordnern sowie elektronische Grund(buch)aufzeichnungen (Rz. 50). Für die Nachbuchung gilt: Der Vorgang muss erkennbar bleiben; § 146 Abs. 4 AO verbietet jede Veränderung, nach der der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Ein Nachbuchungsvermerk mit Papiernummer, erfassender Person und Erfassungsdatum stellt den Bezug zwischen Blatt und Buchung her; unveränderbar wird die Aufzeichnung dadurch nicht von selbst — dafür sorgen die geordnete Ablage und ein Verfahren, das Korrekturen dokumentiert statt überschreibt. In Deutschland gelten diese Ordnungsvorschriften für Buchungen und Aufzeichnungen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind; nach § 146 Abs. 6 AO auch dann, wenn der Unternehmer sie ohne Pflicht führt. Für Österreich und die Schweiz gilt dieser Rahmen nicht.

Schritt 5: Papierunterlagen ohne Strom und IT vorhalten

Der BSI-Standard 200-4 empfiehlt, die im Notfall benötigte Dokumentation doppelt vorzuhalten; eine Papierkopie ist auch ohne Strom und IT nutzbar (Kapitel 5.6.4). Der Baustein DER.4 des IT-Grundschutzes fordert in DER.4.A1, dass das Notfallhandbuch auch im Notfall zugänglich ist, und nennt Rollen, Sofortmaßnahmen, Alarmierung, Geschäftsfortführungs-, Wiederanlauf- und Wiederherstellungspläne als Inhalte.

Papiervorlagen müssen bei jeder Änderung neu ausgedruckt und ausgetauscht werden; sonst arbeitet der Notbetrieb mit einem Stand, den das System nicht mehr kennt. Notieren Sie auf jedem Ausdruck das Datum und die erstellende Person. Der Standard weist darauf hin, dass seine Dokumentenstruktur und Bezeichnungen nicht bindend sind; IT-Grundschutz und BSI-Standards binden nur, wo Gesetz oder Vertrag sie festschreiben.

Schritt 6: Im Notbetrieb täglich abschließen

Schließen Sie jeden Tag ab, auch wenn das ERP noch steht: Blätter einsammeln, Nummernkreise auf Lücken prüfen, offene Punkte notieren. Eine Lücke kommt auf die Liste der offenen Punkte, bis sie geklärt ist.

Was im System eine Freigabegrenze geregelt hat, regelt auf Papier eine Person: Wer darf einen Rabatt über der Grenze geben, wer verkauft gegen Rechnung, wer entscheidet über eine Teillieferung. Halten Sie diese Zuständigkeiten schriftlich fest, dort, wo das Blatt liegt.

Schritt 7: Nachbuchen, was andere Buchungen trägt

Der BSI-Standard begründet die Reihenfolge beim Wiederanlauf mit der logischen Abhängigkeit der Ressourcen und verlangt eine übergeordnete Planung mit geeigneter Reihenfolge (Kapitel 12.2); für die Rückführung nennt er die Reihenfolge der Geschäftsprozesse (Kapitel 5.8). Eine Buchungsfolge gibt der Standard nicht vor: Maßgeblich sind die Abhängigkeiten in Ihrem System. Die folgende Reihenfolge ist ein Beispiel, das Sie anpassen — verlangt Ihr System zu einer Lieferung einen bestehenden Auftrag, gehört der Auftrag vor die Ausgangslieferung.

Wareneingänge und Lieferantenbelege buchen. Bestand und Einstandspreis aus dem Wareneingang sind die Bewertungsgrundlage der nachfolgenden Verbrauchs- und Rechnungsbuchungen; fehlt der Wareneingang, fehlt diese Grundlage.
Ausgangslieferungen aus dem Versand buchen; sie senken den Bestand und liefern den Bezug zur Rechnung. Prüfen Sie, ob Ihr System negative Bestände zulässt, wenn Ausgänge vor Eingängen erfasst werden.
Verkaufsaufträge und Auftragsbestätigungen erfassen, damit die Kette Auftrag, Lieferung und Rechnung schließt. Verlangt Ihr System zu einer Lieferung einen bestehenden Auftrag, ziehen Sie diesen Schritt vor Schritt 2. Wie diese Kette im ERP aufgebaut ist, beschreibt Belegkette im ERP.
Ausgangsrechnungen und Gutschriften buchen, mit Steuersatz und Fälligkeit aus den Papierbelegen.
Zahlungen und Bankbewegungen zuordnen, damit die offenen Posten wieder stimmen.
Abgleichen und abschließen: Bestand Soll gegen Ist, offene Posten, Nummernkreise. Jede Abweichung bekommt eine Notiz und eine zuständige Person.

Innerhalb einer Stufe buchen Sie in der Reihenfolge der Papiernummern, also chronologisch. Rechnen Sie mit mehr Zeit als an einem normalen Systemtag: Planen Sie je Stufe ein Zeitfenster und verteilen Sie die Stufen auf mehrere Personen.

Schritt 8: Rückkehr in den Normalbetrieb prüfen

Die Arbeit ist mit dem Nachbuchen nicht beendet. Der BSI-Standard zählt zu den Nacharbeiten das Digitalisieren manuell erfasster Informationen, das Rückspielen von Daten in andere Systeme und die Prüfung der Datenkonsistenz, etwa von Batchläufen und Schnittstellen (Kapitel 2.3 und 5.8).

Prüfen Sie zum Abschluss drei Dinge: Steht der Bestand im System auf dem Wert, den das Lager zählt? Passen die offenen Posten zu den Zahlungen? Sind alle Papiernummern entweder gebucht oder mit Begründung verworfen? Erst danach räumen Sie die Papierbelege in die Ablage.

So prüfen Sie das Ergebnis

Jeder der drei Bereiche hat ein Notfallblatt mit Feldern, Nummernkreis und abzeichnender Person.
Die Nummernkreise sind lückenlos; jede Lücke ist erklärt und einer Person zugeordnet.
Jede Nachbuchung trägt den Verweis auf den Papierbeleg und das Erfassungsdatum (GoBD Rz. 85).
Bestand Soll und Bestand Ist sowie die offenen Posten stimmen nach dem Abgleich überein.
Notfallblätter, Formulare und Ansprechpartner liegen an einem stromunabhängigen Ort; eine Übung hat das bestätigt (DER.4.A10 sieht regelmäßige Notfallübungen vor).
Die Dauer des Ausfalls liegt innerhalb des Werts, den Sie für Ihr ERP als zulässig bestimmt haben; sonst brauchen Sie zuerst diese Zahl (RTO, RPO und Ausfallkosten).

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Umgang
Der Bestand ist negativ	Ausgang wurde gebucht, bevor der Wareneingang erfasst war	Wareneingang zuerst nachbuchen, Ausgang prüfen, Bestand abgleichen
Die Rechnung passt nicht zum Lieferschein	Zwei Preislisten im Umlauf, eine davon veraltet	Ausdruck datieren, alte Ausdrucke einziehen, Abweichung beim Nachbuchen klären
Ein Vorgang fehlt	Blatt nicht abgegeben, Lücke im Nummernkreis	Nummernkontrolle am Tagesende, Blatt nachfordern, Vorgang aus Zweitbelegen rekonstruieren
Ein Vorgang steht doppelt	Derselbe Vorgang wurde auf Papier und in einer Tabellenliste erfasst und zweimal gebucht	Doppelerfassung kennzeichnen, nicht löschen (§ 146 Abs. 4 AO; GoBD Rz. 41)
Der Rückstand wächst	Alle Bereiche buchen zum selben Zeitpunkt	Nachbuchung in Stufen mit festem Zeitfenster und fester Zuständigkeit planen
Im Notbetrieb wird mit alten Preisen gerechnet	Der Preislistenausdruck wurde seit Monaten nicht erneuert	Ausdruck bei jeder Preisänderung austauschen und datieren

Wann Sie Hilfe holen sollten

Holen Sie Ihre ERP-Betreuung dazu, wenn der Ausfall Daten betrifft und nicht nur den Zugang; den Ablauf prüfen Sie mit dem Backup-Konzept fürs ERP und dem Restore-Test.

Fristen und Form der Nachbuchung klären Sie mit Ihrer Steuerberatung; die Vorschriften in diesem Artikel gelten für Deutschland. Soll das Papierverfahren ins Betriebshandbuch aufgenommen werden, planen Sie einen Übungstermin ein.