Gesetzliche Pflichten als ERP-Anforderung: Checkliste für DACH

Ein Lastenheft wird belastbar, wenn hinter jeder Muss-Anforderung eine Prüfung steht. Gesetzliche Pflichten eignen sich dafür, weil sie unabhängig vom Modulkatalog des Anbieters gelten und ihr Nachweis in Daten liegt, die Ihr System erzeugt.

Worum es bei der Auswahl geht

Vier Pflichtgruppen entscheiden, ob ein ERP in Deutschland, Österreich oder der Schweiz einsetzbar ist: E-Rechnung, Aufbewahrung, Prüfzugriff der Finanzbehörde und Meldungen. Jede Gruppe ist national geregelt, die Schweiz ist nicht Mitglied der Europäischen Union, und eine österreichische Frist gilt nicht in Deutschland. Legen Sie darum zuerst fest, in welchen Ländern Ihre Buchungskreise ansässig sind, und übernehmen Sie nur die Zeilen dieser Länder.

Die Pflicht trifft Ihr Unternehmen, nicht die Software; das ERP muss die Daten und Nachweise liefern, mit denen Sie sie erfüllen und belegen.

Diese Kriterien zählen

Die Tabelle ordnet jeder Pflicht die Funktion zu, die Sie verlangen, und den Nachweis, den Sie selbst prüfen können. Jede Zeile gilt nur für das genannte Land; die Fristen sind der Rechtsstand vom 14. Oktober 2026.

Land und Pflicht (Grundlage)	ERP-Funktion, die Sie verlangen	Nachweis und Test
Deutschland: E-Rechnung in einem strukturierten Format ausstellen und empfangen (§ 14 Abs. 1 Satz 3 und 6 UStG; Empfang seit 1. Januar 2025 durch inländische Unternehmer; Ausstellung für inländische B2B-Umsätze ab 1. Januar 2027, wenn der Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist; sonstige Rechnung dauerhaft zulässig für Rechnungen über Kleinbeträge mit einem Gesamtbetrag bis 250 Euro, § 33 Satz 1 und 4 UStDV (Satz 3 nimmt Rechnungen über Leistungen im Sinne der §§ 3c, 6a und 13b UStG aus), für Fahrausweise, § 34 Abs. 1 UStDV (grenzüberschreitende Fahrausweise im Personenverkehr nur mit der Bescheinigung nach § 34 Abs. 2 UStDV), und für nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfreie Umsätze eines Kleinunternehmers, § 34a Satz 4 UStDV; Übergang nach § 27 Abs. 38 Nr. 1 bis 3 UStG: Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, ein elektronisches Format, das § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG nicht entspricht, für Umsätze bis 31. Dezember 2026, für Aussteller mit einem Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG von höchstens 800.000 Euro im vorangegangenen Kalenderjahr bis 31. Dezember 2027, bei Übermittlung per elektronischem Datenaustausch (EDI) mit Zustimmung des Empfängers bis 31. Dezember 2027 nur für ein solches Format, nicht für Papier)	XML ausgeben und importieren, Pflichtangaben prüfen, strukturierten Teil unverändert ablegen	Formatliste mit Fassung und Testdatei; Import im zweiten Mandanten, Beleg im Archiv wiederfinden
Deutschland: Aufbewahrung aufbewahrungspflichtiger Unterlagen nach § 147 Abs. 1 AO: zehn Jahre (Bücher und Aufzeichnungen), acht Jahre (Buchungsbelege; diese Frist gilt nach Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO erstmals für Unterlagen, deren Frist nach der bis 31. Dezember 2024 geltenden Fassung noch nicht abgelaufen war; bei Instituten im Sinne des § 1 Abs. 1b KWG einschließlich Zweigstellen nach § 53 KWG, bei Personen oder Gesellschaften, die der Aufsicht nach § 1 Abs. 1 VAG unterliegen, und bei Wertpapierinstituten im Sinne des § 2 Abs. 1 WpIG bleiben Buchungsbelege nach § 257 Abs. 4 Satz 2 HGB zehn Jahre, und für sie ist nach Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO § 147 Abs. 3 Satz 1 AO in der am 31. Dezember 2024 geltenden Fassung anzuwenden), sechs Jahre (sonstige Unterlagen), Fristbeginn mit dem Schluss des Kalenderjahres und Verlängerung, solange die Festsetzungsfrist läuft (§ 147 Abs. 3 und 4 AO); Programmidentität (GoBD Rz. 154)	Unveränderbares Archiv mit Fristen je Belegart und Empfang im Ursprungsformat	Fristenmatrix; Beleg ablegen und nach einer Konvertierung den Originaldatensatz öffnen
Deutschland: Prüfzugriff als Z1 Einsicht und Systemnutzung, Z2 maschinelle Auswertung oder Z3 Überlassung in maschinell auswertbarem Format (§ 147 Abs. 6 AO; GoBD Rz. 163 bis 167 in der Fassung vom 14. Juli 2025)	Nur-Lesezugriff; Export samt Meta-, Stamm- und Bewegungsdaten und Verknüpfungen	Exportfelder und Verknüpfungen beschreiben lassen; Export gegen die Auswertungen abstimmen
Deutschland: Voranmeldung im Kalendervierteljahr, monatlich ab mehr als 9.000 Euro Steuer des Vorjahres, Befreiung bis 2.000 Euro; Frist und Fälligkeit am 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums; Übermittlung nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz über die amtlich bestimmte Schnittstelle, auf Antrag zur Vermeidung unbilliger Härten auf dem amtlichen Vordruck (§ 18 Abs. 1 und 2 UStG)	Kennzahlen aus den Buchungen bilden, Buchungsdaten exportieren, Fristen führen	Feldliste des Exports; Probezeitraum abrechnen und gegen die Umsatzsteuer-Auswertung prüfen
Österreich: Elektronische Rechnung gilt nur mit Zustimmung des Empfängers als Rechnung, wenn Herkunft, Inhalt und Lesbarkeit gewährleistet sind (§ 11 Abs. 2 UStG 1994)	Elektronische Rechnungen ausgeben und importieren, Zustimmung dokumentieren, Kopie mit Herkunfts- und Inhaltsnachweis ablegen	Formate und Signaturverfahren; Rechnung als XML ausgeben und Kopie ablegen
Österreich: E-Rechnung an Bundesdienststellen über Unternehmensserviceportal oder Peppol (§ 3 Abs. 1 und § 5 Abs. 2 e-Rechnungsverordnung, in Kraft seit 1. Jänner 2014); Bar- und Sofortzahlungen ausgenommen (§ 1 Abs. 4), für ausländische Vertragspartner gilt die Verordnung nur nach Maßgabe der technischen Möglichkeiten (§ 1 Abs. 3)	Ausgabe mit Lieferantennummer, Auftragsreferenz, Positionsnummern (sofern in der Beauftragung angegeben), Bankverbindung, Zahlungsbedingungen und E-Mail-Adresse des Vertragspartners (§ 4 Abs. 1)	Nachweis eines Testverfahrens mit einer Bundesdienststelle; Auskunft über Format und Fassung
Österreich: Aufbewahrung sieben Jahre für Bücher, Aufzeichnungen und zugehörige Belege, Fristbeginn nach dem Kalenderjahr der Eintragung oder des Belegbezugs, länger solange sie für ein anhängiges abgabenrechtliches Verfahren von Bedeutung sind (§ 132 Abs. 1 BAO); auf Datenträgern nur bei vollständiger, geordneter, inhaltsgleicher und urschriftgetreuer Wiedergabe; liegen Unterlagen nur auf Datenträgern vor, entfällt die urschriftgetreue Wiedergabe (Abs. 2)	Archiv mit Sieben-Jahres-Fristen und urschriftgetreuer Wiedergabe; lesbare Wiedergaben auf Verlangen (Abs. 3)	Beleg aus einem älteren Jahr öffnen und als lesbare Wiedergabe ausgeben
Österreich: Aufzeichnungen auf Datenträgern sollen nicht so verändert werden können, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr ersichtlich ist; die Überprüfung der vollständigen und lückenlosen Erfassung soll durch Protokollierung der Erfassung und nachträglicher Änderungen möglich sein (§ 131 Abs. 1 Z 6 lit. b BAO, Sollvorschrift); Außenprüfung jederzeit möglich (§ 147 Abs. 1 BAO)	Änderungsprotokoll mit altem und neuem Wert, Erfassungsprotokoll, Hilfsmittel zum Lesbarmachen (§ 131 Abs. 3 BAO)	Buchung ändern und den Verlauf mit Benutzer und Zeitpunkt zeigen lassen
Österreich: Voranmeldung elektronisch bis zum 15. Tag des zweitfolgenden Monats für jeden Unternehmer, der zur Einreichung verpflichtet ist; Voranmeldungszeitraum ist der Kalendermonat, das Kalendervierteljahr bei Umsätzen nach § 1 Abs. 1 Z 1 und 2 UStG 1994 bis 100.000 Euro des vorangegangenen Kalenderjahres, wobei der Unternehmer durch fristgerechte Abgabe einer Voranmeldung für den ersten Kalendermonat den Monat für den ganzen Veranlagungszeitraum wählen kann; ist die elektronische Übermittlung mangels technischer Voraussetzungen unzumutbar, ist der amtliche Vordruck zu verwenden (§ 21 Abs. 1 und 2 UStG 1994). Bei Umsätzen bis 55.000 Euro des vorangegangenen Kalenderjahres entfällt die Einreichungspflicht, wenn die Vorauszahlung spätestens am Fälligkeitstag zur Gänze entrichtet wird oder keine Vorauszahlung entsteht; dann ist eine Aufstellung der Besteuerungsgrundlagen auf dem amtlichen Vordruck anzufertigen, es sei denn, es ergibt sich weder eine Vorauszahlung noch ein Überschuss, und das Finanzamt kann die Einreichung verlangen (§ 1 der Voranmeldungsverordnung in der Fassung BGBl. II Nr. 401/2024, erstmals anzuwenden auf Voranmeldungszeiträume, die nach dem 31. Dezember 2024 beginnen, und § 2 derselben Verordnung)	Kennzahlen aus den Buchungen bilden, Export für die Übermittlung, Zeitraumlogik je Gesellschaft; Aufstellung der Besteuerungsgrundlagen auf dem amtlichen Vordruck, wenn keine Voranmeldung einzureichen ist	Feldzuordnung zum Formular prüfen; Monats- und Vierteljahresfall durchspielen, dazu den Fall der entfallenen Einreichungspflicht
Schweiz: Rechnung mit den Angaben nach Art. 26 Abs. 2 MWSTG; papierlose Übermittlung und Aufbewahrung nach Art. 957 bis 958f OR und GeBüV (Art. 70 Abs. 4 MWSTG, Art. 122 MWSTV)	Rechnungen mit vollständigem MWST-Ausweis erzeugen, im geprüften Archiv ablegen; an die Bundesverwaltung elektronisch einreichen, wenn der Vertragswert 5 000 Franken übersteigt (Kleinbeschaffungen darunter sind ausgenommen), als PDF per E-Mail oder als strukturierter Datensatz über einen Service-Provider	Pflichtangaben prüfen; bei Bundesaufträgen Nachweis der elektronischen Einreichung
Schweiz: Aufbewahrung bei Buchführungspflicht (Art. 957 Abs. 1 OR: Einzelunternehmen und Personengesellschaften ab 500 000 Franken Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr sowie juristische Personen; für Einzelunternehmen und Personengesellschaften darunter genügt nach Abs. 2 die Buchführung über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage) zehn Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f Abs. 1 OR); steuerlich bis zur absoluten Verjährung, also zehn Jahre nach Ablauf der Steuerperiode (Art. 70 Abs. 2 und Art. 42 Abs. 6 MWSTG), und 20 Jahre für Geschäftsunterlagen, die für die Berechnung der Einlageentsteuerung und des Eigenverbrauchs von unbeweglichen Gegenständen benötigt werden (Art. 70 Abs. 3 MWSTG); veränderbare Informationsträger nur mit Integritätsschutz, unverfälschbar nachweisbarem Speicherzeitpunkt, Einhaltung der weiteren Vorschriften über die eingesetzten Verfahren sowie dokumentierten Abläufen und aufbewahrten Protokollen (Art. 9 GeBüV)	Archiv mit Integritätsschutz und Zeitpunktnachweis, Inventar, Protokoll jeder Migration (Art. 10 Abs. 3 GeBüV), Arbeitsanweisungen (Art. 4 GeBüV)	Archivkonzept und Protokollmuster; eine Migration auslösen und das Protokoll lesen
Schweiz: Zugang der ESTV zur Buchhaltung und den Belegen (Art. 78 Abs. 1 MWSTG); innert angemessener Frist einsehbar und prüfbar, Personal und Geräte verfügbar, auf Verlangen ohne Hilfsmittel lesbar (Art. 6 GeBüV); Zugriffe aufzeichnen (Art. 8 GeBüV)	Lesender Zugang für Dritte, Export der Buchhaltung, Zugriffsprotokoll	Fremdzugriff einrichten, ausführen und im Protokoll nachweisen
Schweiz: Abrechnung innert 60 Tagen nach Ablauf der Periode durch die steuerpflichtige Person (Art. 71 Abs. 1 MWSTG), Perioden vierteljährlich, halbjährlich bei Saldosteuersätzen, auf Antrag monatlich bei regelmässigem Vorsteuerüberschuss oder jährlich bei einem Umsatz von nicht mehr als 5 005 000 Franken aus steuerbaren Leistungen (Art. 35 MWSTG); elektronisch über das Portal (Art. 123 Abs. 2 lit. g MWSTV, in Kraft seit 1. Januar 2025)	Kennzahlen je Periode und Gesellschaft bilden, Datei für den Portalimport erzeugen	Feldzuordnung zur Abrechnung; Periode abrechnen und gegen die Buchhaltung prüfen

Was „E-Rechnung“ je Land bedeutet

Deutschland definiert den Begriff im Gesetz: Elektronisch ist eine Rechnung nur, wenn sie strukturiert ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 nennt XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL) als zulässige Formate; maschinelle Lesbarkeit genügt, und ein PDF ohne eingebetteten Datensatz bleibt eine sonstige Rechnung. Ausstellen müssen Unternehmer die E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze ab 1. Januar 2027 nur, wenn der Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG); eine sonstige Rechnung bleibt dauerhaft zulässig für Rechnungen über Kleinbeträge mit einem Gesamtbetrag bis 250 Euro (§ 33 Satz 4 UStDV; Satz 3 nimmt Rechnungen über Leistungen im Sinne der §§ 3c, 6a und 13b UStG aus), für Fahrausweise (§ 34 Abs. 1 Satz 2 UStDV; ein Fahrausweis für eine grenzüberschreitende Beförderung im Personenverkehr oder im internationalen Eisenbahn-Personenverkehr gilt nur mit einer Bescheinigung des Beförderungsunternehmers oder seines Beauftragten über den auf die Strecke im Inland entfallenden Anteil des Beförderungspreises und den darauf anzuwendenden Steuersatz als Rechnung, § 34 Abs. 2 UStDV; Abs. 3 erstreckt die Absätze 1 und 2 auf Belege im Reisegepäckverkehr) und für eine Rechnung über nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfreie Umsätze eines Kleinunternehmers (§ 34a Satz 4 UStDV). Die Übergangsfrist des § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG erlaubt Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, ein elektronisches Format, das § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG nicht entspricht, für Umsätze bis zum 31. Dezember 2026; nach Nr. 2 gilt sie danach bis zum 31. Dezember 2027 nur, wenn der Gesamtumsatz des vorangegangenen Kalenderjahres 800.000 Euro nicht überstieg; nach Nr. 3 gilt sie für Rechnungen per elektronischem Datenaustausch (EDI) bis zum 31. Dezember 2027 ohne diese Umsatzgrenze, aber ebenfalls nur für ein Format, das § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG nicht entspricht, nicht für Papier.

Österreich stellt auf die Zustimmung ab: Nur wenn der Empfänger zustimmt und Herkunft, Inhalt und Lesbarkeit gewährleistet sind, gilt eine elektronische Rechnung als Rechnung. Eine Pflicht, sie zwischen Unternehmen auszustellen, haben wir in den geöffneten Quellen nicht gefunden; gegenüber Bundesdienststellen ist sie dagegen seit 1. Jänner 2014 Pflicht, für ausländische Vertragspartner nach Maßgabe der technischen Möglichkeiten (§ 1 Abs. 3 e-Rechnungsverordnung). Verlangt ein Kunde Papier, muss das System beide Wege beherrschen (E-Rechnung empfangen).

In der Schweiz regelt Art. 26 MWSTG den Rechnungsinhalt, nicht das Format; der elektronische Weg läuft über Art. 70 Abs. 4 MWSTG und Art. 122 MWSTV zu den Artikeln 957 bis 958f OR und zur Geschäftsbücherverordnung. Eine allgemeine Pflicht zur E-Rechnung zwischen Unternehmen haben wir in den geöffneten Quellen nicht gefunden. Für Rechnungen an die Bundesverwaltung teilt die Eidgenössische Finanzverwaltung mit, dass sie elektronisch eingereicht werden müssen und Kleinbeschaffungen ausgenommen sind; eingereicht werden kann ein PDF per E-Mail oder ein strukturierter Datensatz über einen Service-Provider. Nach der Seite E-Rechnung für ESTV-Lieferanten sind die Lieferanten der Bundesverwaltung nach einem Beschluss des Bundesrates verpflichtet, ihre Rechnungen elektronisch einzureichen, sofern der Vertragswert 5 000 Franken übersteigt; nach dem Informationsblatt des Bundesamts für Landestopografie gilt diese Pflicht seit dem 1. Januar 2016.

Woraus sich die Kosten zusammensetzen

Vier Posten hängen an diesen Pflichten und gehören ausdrücklich in die Kalkulation. Erstens die Formate: Jede zusätzliche Syntax und jede Formatfassung kostet Einrichtung und bei Gesetzesänderungen Pflege. Fragen Sie, was ein zusätzliches Format und eine Formataktualisierung kosten und ob sie im Betreuungsvertrag enthalten sind.

Zweitens das Archiv, das die Aufbewahrungsfrist überdauert; fragen Sie, ob es nach Datenvolumen oder Belegzahl bemessen wird und ob ein Datenexport beim Vertragsende vorgesehen ist. Drittens die Länderlogik: Je Buchungskreis brauchen Sie eigene Fristen, Meldungen und einen eigenen Prüfzugriff. Viertens die Nachweise, die Sie selbst erstellen: Verfahrensdokumentation in Deutschland, Arbeitsanweisungen in der Schweiz (ERP-Gesamtkosten über fünf Jahre).

Warnsignale in Angebot und Vertrag

• „Rechtssicher“ oder „GoBD-konform“ ohne Land, Norm und Fassung.
• Als E-Rechnung wird eine PDF-Vorschau gezeigt, ohne strukturierten Datensatz und ohne Prüfung der Pflichtangaben.
• Der Export liefert PDF oder einen Report, nicht die Daten mit Metadaten und Verknüpfungen.
• Ein Änderungsprotokoll wird zugesagt, aber im Testmandanten nicht gezeigt.
• Ein Paket deckt „DACH“ ab, ohne Aufbewahrungsdauer, Meldung und Prüfzugriff je Land zu trennen.
• Das Archiv kennt keine Migration mit Protokoll; ein Systemwechsel wäre nicht belegbar.
• Laufzeit und Kündigungsfrist des Betreuungsvertrags und die Datenherausgabe sind nicht geregelt (ERP-Vertrag prüfen).

Welche Kriterien für welchen Betrieb

Betrieb	Was am schwersten wiegt
Handelsbetrieb mit laufenden Ausgangsrechnungen in Deutschland	Ausstellung und Empfang strukturierter E-Rechnungen samt Archivierung des strukturierten Teils
Auftragnehmer öffentlicher Stellen	Format und Übermittlungsweg: in Österreich Unternehmensserviceportal oder Peppol, in der Schweiz die elektronische Einreichung an die Bundesverwaltung, wenn der Vertragswert 5 000 Franken übersteigt
Betrieb mit Bargeschäft und Kassenführung	Prüfzugriff und Protokollierung: Änderungen bleiben nachvollziehbar (Deutschland Z1 bis Z3, § 147 Abs. 6 AO; Österreich § 131 Abs. 1 Z 6 lit. b BAO als Sollvorschrift)
Unternehmen mit Buchungskreisen in mehreren Ländern	Getrennte Fristen und Meldungen je Land, Datenexport beim Vertragsende
Kleinbetrieb in Deutschland mit einem Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG von höchstens 800.000 Euro im vorangegangenen Kalenderjahr (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG)	Empfangen können muss der Betrieb E-Rechnungen seit 1. Januar 2025. Für Umsätze bis 31. Dezember 2027 darf er nach der Übergangsregel noch Papier verwenden; als E-Rechnung ausstellen muss er seine inländischen B2B-Umsätze erst ab 1. Januar 2028, und nur, wenn der Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag (§ 33 UStDV), Fahrausweise (§ 34 Abs. 1 UStDV; grenzüberschreitend nur mit der Bescheinigung nach § 34 Abs. 2 UStDV) und Rechnungen über nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfreie Umsätze eines Kleinunternehmers (§ 34a Satz 4 UStDV) bleiben davon unberührt. Archiv- und Prüfpflichten gelten unverändert.

So vergleichen Sie in fünf Schritten

1. Bestimmen Sie je Buchungskreis Sitz und Ansässigkeit; daraus ergibt sich, welche Länderzeilen der Tabelle gelten.
2. Übernehmen Sie diese Zeilen als Muss in Ihr Lastenheft und streichen Sie, was Ihr Betrieb nicht erfüllt (Anforderungen priorisieren).
3. Notieren Sie zu jeder Zeile den Nachweis und machen Sie ihn zur Vertragsanlage; prüfen Sie Formate und Exporte auf Offenheit (Schnittstellen offen prüfen).
4. Testen Sie im Testmandanten mit Ihren Daten: eine E-Rechnung ausgeben und importieren, einen Archivbeleg öffnen, einen Export erzeugen, eine Abrechnung nachrechnen.
5. Klären Sie, wie Altdaten nach einem Systemwechsel bereitstehen (Deutschland, Österreich, Schweiz), und welche Pflege Gesetzesänderungen auslösen.