Pflichtenheft des Anbieters prüfen: Woran Sie Lücken erkennen

Wenn ein Pflichtenheft der Gliederung des Anbieters folgt, prüft ein Lesen von vorne nach hinten dessen Reihenfolge und nicht Ihre Liste. Die Prüfung geht deshalb umgekehrt: Sie nehmen jede Kennung aus Ihrem Lastenheft und suchen die Stelle, an der das Pflichtenheft dazu etwas sagt. Was Sie dort finden oder nicht finden, tragen Sie in eine Zeile ein.

Was Sie vorab brauchen

• Ihre Anforderungsliste mit Kennung, Priorität (Muss, Soll, Kann) und prüfbarem Wortlaut
• das Pflichtenheft des Anbieters mit Datum und Versionsstand
• das Angebot und die Systembeschreibung, auf die das Pflichtenheft verweist
• eine Tabelle mit einer Zeile je Anforderung für den Zeilenabgleich (Vorlage unten)
• eine Ansprechperson beim Anbieter, die Zusagen schriftlich bestätigt
• einen Termin, bis zu dem alle Antworten schriftlich vorliegen

Warum die Zusage im Pflichtenheft zählt

In Deutschland schuldet der Anbieter aus dem Werkvertrag die Herstellung des versprochenen Werkes (§ 631 Abs. 1 BGB). Ob das Werk frei von Sachmängeln ist, richtet sich zuerst nach der vereinbarten Beschaffenheit (§ 633 Abs. 2 Satz 1 BGB); erst soweit nichts vereinbart ist, gilt der Maßstab der nach dem Vertrag vorausgesetzten oder der gewöhnlichen Verwendung. Abzunehmen ist das vertragsgemäß hergestellte Werk (§ 640 Abs. 1 BGB). Das Pflichtenheft ist der Ort, an dem sich diese Beschaffenheit festhalten lässt.

In Österreich steht der Werkvertrag in § 1165 ABGB. Bei Mängeln des Werkes verweist § 1167 ABGB auf die Gewährleistungsregeln der §§ 922 bis 933b ABGB; § 922 Abs. 1 ABGB lässt den Übergeber dafür einstehen, dass die Sache die bedungenen oder gewöhnlich vorausgesetzten Eigenschaften hat, seiner Beschreibung, einer Probe oder einem Muster entspricht und der Natur des Geschäftes oder der getroffenen Verabredung gemäß verwendet werden kann. Eine ausdrückliche Vereinbarung schaltet diese Maßstäbe nicht aus; sie hält die Beschaffenheit fest, auf die es dann zuerst ankommt.

In der Schweiz verpflichtet Art. 363 OR den Unternehmer zur Herstellung eines Werkes und den Besteller zur Vergütung. Nach der Ablieferung hat der Besteller das Werk nach dem üblichen Geschäftsgang zu prüfen und den Unternehmer von Mängeln in Kenntnis zu setzen (Art. 367 Abs. 1 OR). Die Annahme verweigern darf er nach Art. 368 Abs. 1 OR, wenn das Werk an so erheblichen Mängeln leidet oder sonst so sehr vom Vertrage abweicht, dass es für ihn unbrauchbar ist oder ihm die Annahme billigerweise nicht zugemutet werden kann.

DIN 69901-5:2009-01 ist der Begriffsteil des DIN-Regelwerks zum Projektmanagement (Ausgabe Januar 2009). VDI/VDE 3694:2014-04 gibt nach dem veröffentlichten Kurzreferat einen Gliederungsvorschlag für Lasten- und Pflichtenhefte und ist für Automatisierungssysteme geschrieben. Beide sind Normen deutscher Normungsorganisationen und kein Gesetz: Nach der Darstellung von DIN ist die Anwendung von DIN-Normen grundsätzlich freiwillig, bindend werden sie erst als Inhalt von Verträgen oder wenn der Gesetzgeber ihre Einhaltung zwingend vorschreibt. Für Ihre Beschaffung heißt das: Verbindlich werden diese Vorgaben erst, wenn Ihr Vertrag sie in Bezug nimmt. Die Normtexte sind kostenpflichtig und werden hier nur benannt.

Wie sich die Klauseln dazu je Land fassen lassen, steht unter ERP-Vertrag in Deutschland, ERP-Vertrag in Österreich und ERP-Vertrag in der Schweiz.

Schritt für Schritt: Pflichtenheft Zeile für Zeile prüfen

Schritt 1: Kennungen beider Dokumente nebeneinander legen

Legen Sie Ihre Anforderungsliste und das Pflichtenheft nebeneinander und tragen Sie in den Zeilenabgleich je Anforderung die Kennung und die Textstelle im Pflichtenheft ein. Hat der Anbieter eine eigene Nummerierung, halten Sie beide Nummern in derselben Zeile fest. Ende dieses Schritts: jede Ihrer Kennungen hat eine Zeile, notfalls mit dem Eintrag „nicht erwähnt“.

Schritt 2: Die Vollständigkeit vor dem Inhalt prüfen

Zählen Sie zuerst, wie viele Ihrer Muss-Anforderungen überhaupt vorkommen. Eine Anforderung ohne Textstelle ist keine Bewertungsfrage, sondern eine Lücke. Ende dieses Schritts: eine Liste der Anforderungen ohne Fundstelle, getrennt nach Muss, Soll und Kann. Wie Sie diese Prioritäten vorher festlegen, steht unter Anforderungen priorisieren.

Schritt 3: Jede gefundene Zeile auf vier Angaben prüfen

Eine Zeile trägt nur, wenn sie vier Angaben macht: Version oder Release, Modul, Umfang (was genau abgedeckt ist) und Abgrenzung (was nicht abgedeckt ist). Fehlt eine Angabe, notieren Sie die Zeile als offen. Die Angabe „Standard“ ohne Version und Modul lässt offen, auf welche Fassung sich die Zusage bezieht; verlangen Sie die Ergänzung.

Schritt 4: Standard, Konfiguration und Nachtrag trennen

Ordnen Sie jede Zeile einer von drei Gruppen zu: im ausgelieferten Standard enthalten, über Konfiguration erreichbar oder als Individualentwicklung zu beauftragen. Für die dritte Gruppe verlangen Sie Aufwand und Preis. Wie Sie diese Entscheidung treffen, steht unter Standard oder Individualentwicklung, das Verfahren für die Beauftragung unter Change Requests und Nachträge.

Schritt 5: Den Nachweis je Anforderung festlegen

Zu jeder Muss-Anforderung gehört ein Testfall mit einem sichtbaren Ergebnis und der Ort, an dem er gezeigt wird: Vorführung, Testsystem oder Pilot. Tragen Sie beides in dieselbe Zeile ein. Wie Sie einen solchen Fall aufschreiben, zeigt ERP-Demo mit eigenen Szenarien; die Regeln für Beispieldaten und Testsystem stehen unter Testphase vor dem ERP-Kauf.

Schritt 6: Offene Punkte nachfassen und in den Vertrag überführen

Fassen Sie alle offenen Zeilen in einer Liste zusammen, setzen Sie dem Anbieter eine Frist und verlangen Sie eine schriftliche Antwort mit Version, Modul und Aufwand. Nehmen Sie das Pflichtenheft danach mit Datum und Versionsstand ausdrücklich in den Vertrag auf und regeln Sie seine Rangfolge gegenüber Lastenheft, Angebot und AGB. Die Nachweise aus Schritt 5 werden im Abnahmetest im ERP-Projekt zu den Kriterien.

Der Zeilenabgleich: eine Zeile je Anforderung

Diese Tabelle ist das Kernstück der Prüfung (redaktionelle Vorlage). Verfolgbarkeit heißt nach dem Glossar des International Requirements Engineering Board, eine Anforderung auf ihren Ursprung, ihre Umsetzung und die zugehörigen Tests zurückzuverfolgen (Version 2.2.0 vom 1. Oktober 2025). Der Zeilenabgleich ist die einfachste Form dieser Spur: eine Zeile je Anforderung, dieselbe Kennung in beiden Dokumenten.

Spalte	Was eingetragen wird
Kennung	die Kennung aus Ihrem Lastenheft, dazu die Nummer des Anbieters
Anforderung	der prüfbare Wortlaut, gekürzt
Zusage des Anbieters	der Wortlaut aus dem Pflichtenheft mit Fundstelle
Version und Modul	Release und Modul, in dem die Funktion enthalten sein soll
Einordnung	Standard, Konfiguration oder Individualentwicklung
Nachweis	Testfall, erwartetes Ergebnis, Ort der Vorführung
Status	erfüllt, eingeschränkt oder offen

Die beiden folgenden Zeilen sind erfunden und zeigen eine tragfähige und eine untragbare Zusage.

Kennung	Anforderung	Zusage des Anbieters	Version und Modul	Einordnung	Nachweis	Status
F-120	Wareneingang erhöht den Lagerbestand und schreibt eine Journalzeile	in der Auslieferung enthalten	Version 24.1, Modul Lager	Standard	Wareneingang 12 Stück buchen, Journalzeile mit Belegnummer prüfen	erfüllt
F-210	Rechnung öffnet die Belegkette bis zum Auftrag	Standard	keine Angabe	offen	keiner	offen

An der zweiten Zeile zeigt sich das Warnsignal: Die Angabe „Standard“ ohne Version und Modul lässt sich nicht prüfen, und ohne Nachweis fehlt der Beleg. Die Zeile bleibt offen, bis der Anbieter sie ergänzt.

Warnsignale, die auf eine Lücke zeigen

Die folgende Liste ist eine redaktionelle Einschätzung aus der Prüfarbeit; sie nennt zu jedem Signal, was Sie verlangen.

• „Standard“ ohne Versions- und Modulangabe: Lassen Sie Release und Modul benennen und bestätigen, ob die Funktion ausgeliefert oder erst eingerichtet wird.
• „unterstützt“ oder „kann“ ohne Bedingung: Fragen Sie, unter welchen Voraussetzungen und mit welcher Einrichtung.
• „in einer künftigen Version geplant“ ohne Termin und ohne Zusage: Behandeln Sie die Zeile als offen und nicht als zugesagt.
• „individuell anpassbar“ ohne Aufwand und ohne ausführende Stelle: Lassen Sie Aufwand, Preis und Träger nennen.
• Verweis auf Handbuch oder Schulung statt auf die Funktion: Verlangen Sie die Fundstelle im Pflichtenheft und den Nachweis im Test.
• Anforderung ohne Kennung oder mit fremder Kennung: Führen Sie dieselbe Kennung durch Lastenheft, Pflichtenheft und Abnahmetest.
• keine Abgrenzung: Lassen Sie festhalten, was die Funktion ausdrücklich nicht leistet.
• Zusage nur mündlich im Termin: Verlangen Sie die Bestätigung schriftlich; eine Aussage allein trägt nicht.

So prüfen Sie das Ergebnis

• Jede Muss-Anforderung hat eine Zeile im Zeilenabgleich.
• Jede Zeile nennt Version und Modul.
• Jede Zeile ist als Standard, Konfiguration oder Nachtrag eingeordnet.
• Jede Muss-Zeile trägt einen Nachweis mit erwartetem Ergebnis und Ort.
• Offene Punkte stehen in einer Liste mit Frist und Ansprechperson.
• Das Pflichtenheft trägt Datum und Versionsstand und ist in den Vertrag einbezogen.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Mögliche Ursache	Umgang
Viele Zeilen bleiben offen	Das Pflichtenheft wurde vor Ihren Anforderungen geschrieben	Frist setzen und schriftliche Ergänzung verlangen; ohne Antwort gilt die Anforderung als nicht zugesagt
Der Anbieter verweist auf ein Gespräch	Zusagen wurden nicht schriftlich festgehalten	Schriftform verlangen und in die Zeile eintragen
„Standard“ wird unterschiedlich verstanden	Version oder Modul fehlen	Release und Modul benennen lassen und eintragen
Zwei Zeilen widersprechen sich	Zwei Module wurden unabhängig beschrieben	Widerspruch vorlegen und eine Fassung bestätigen lassen
Der Nachweis fehlt	Testfall und Ort wurden beim Prüfen ausgelassen	Nachweis in derselben Zeile nachtragen und einen Termin setzen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Holen Sie Unterstützung, wenn das Pflichtenheft mehrere Gesellschaften oder Länder abdeckt, wenn die Zusagen ohne klare Kennungen kommen oder wenn Standard, Konfiguration und Individualentwicklung nicht zu trennen sind. Für die Bewertung einzelner Vertragsklauseln ist die Steuer- oder Rechtsberatung zuständig. Für die inhaltliche Prüfung hilft eine Person, die den betroffenen Prozess selbst führt; wie die Anforderungen vorher gesammelt werden, steht unter Anforderungsworkshops mit den Fachbereichen.