Pflichtenheft (Wie der Anbieter die Anforderungen umsetzt)

Pflichtenheft ist in der Beschaffung das Gegenstück zum Lastenheft auf der Anbieterseite: Darin wird die Anforderungsliste des Auftraggebers in einen Entwurf des Gesamtsystems überführt (V-Modell XT Bund, Produkt „Pflichtenheft (Gesamtsystementwurf)“).

Wozu es dient

Das Pflichtenheft steht am Anfang der Systemerstellung und ist deren zentrales Ausgangsdokument; für die Suche und Bewertung von Fertigprodukten richtet sich die Marktsichtung daran aus. Welche Anforderungen der Standard eines geprüften Systems abdeckt, ordnet danach die Fit-Gap-Analyse ein.

Die Forderungen selbst bleiben beim Auftraggeber: Sein Lastenheft beschreibt den Bedarf, die Lieferbedingungen und die Abnahmekriterien. Der Gesamtsystementwurf nimmt diese Liste auf; die Anforderungsverfolgung führt die Anforderungen aus dem Lastenheft mit denen des Entwurfs und mit den Systemen zusammen, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen berücksichtigt sind.

Lastenheft und Pflichtenheft im Vergleich

Die Gegenüberstellung folgt dem V-Modell XT Bund (Version 2.3 von 2019), dem Prozessmodell, das in der deutschen Bundesverwaltung für IT-Projekte genutzt wird; die Beispielanforderung F-210 darin ist erfunden.

Merkmal	Lastenheft	Pflichtenheft
Verfasser	der Auftraggeber; im V-Modell XT Bund verantwortlich: der Anforderungsanalytiker der Auftraggeberseite	der Auftragnehmer, in Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber (V-Modell XT Bund)
Inhalt	alle verbindlich gestellten Anforderungen, Lieferbedingungen und Abnahmekriterien sowie eine Skizze der Gesamtsystemarchitektur; technische Lösungen soll es im Allgemeinen nicht vorgeben (V-Modell XT Bund)	Gesamtsystementwurf: übernommene und aufbereitete Anforderungen, Grobarchitektur, Schnittstellenübersicht, konkretisierte Abnahmekriterien
Vertragliches Gewicht	das V-Modell XT Bund führt es als Bestandteil des Produkts Vertrag und als wichtigste Vorgabe für die Angebotserstellung	im V-Modell XT Bund als zentrales Ausgangsdokument der Systemerstellung geführt; nach der Enzyklopädie der Wirtschaftsinformatik kann es als Bestandteil eines Vertrags zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer dienen
Eine Anforderung durch beide	F-210 (Priorität Muss, Beispiel): Das System muss jede Ausgangsrechnung mit dem Auftrag und dem Lieferschein verknüpfen, sodass sich die Belegkette aus der Rechnung öffnen lässt.	F-210 wird übernommen, dem Modul Verkauf zugeordnet und um den Ablauf ergänzt, der den Auftragsbezug setzt; Abnahmekriterium und Verfolgbarkeit zu F-210 bleiben erhalten
Zeitpunkt im Projekt	Grundlage der Ausschreibung und wichtigste Vorgabe für die Angebotserstellung	zu einem frühen Zeitpunkt im Systementwicklungsprozess (V-Modell XT Bund)

An der Beispielzeile sehen Sie den Unterschied: Aus der Forderung („Belegkette aus der Rechnung öffnen“) wird im Pflichtenheft eine Aussage darüber, wo und wie das System sie erfüllt, samt dem Test, der die Erfüllung nachweist. Für die Zuordnung empfiehlt sich dieselbe Kennung in beiden Dokumenten; ebenso lassen sich Referenzen, Matrizen, Tabellen oder Graphen verwenden (IREB-Lehrplan Foundation Level, Abschnitt 6.6 Verfolgbarkeit). Ohne eine solche dokumentierte Zuordnung lässt sich später nicht nachvollziehen, wer was zugesagt hat. Wie Sie diese Zusagen einzeln abfragen, beschreibt Pflichtenheft des Anbieters prüfen; wie Anforderungen vorher sortiert werden, zeigt Anforderungen priorisieren.

Standardbasis und Verbindlichkeit

DIN 69901-5:2009-01 ist der Begriffsteil des DIN-Regelwerks zum Projektmanagement; DIN Media führt ihn mit Ausgabedatum Januar 2009 als aktuelle Ausgabe, und er ersetzt unter anderem die frühere Norm DIN 69905:1997-05. VDI/VDE 3694:2014-04 trägt den Titel „Lastenheft/Pflichtenheft für den Einsatz von Automatisierungssystemen“, ist für Automatisierungssysteme geschrieben und gibt nach dem veröffentlichten Kurzreferat einen Gliederungsvorschlag für Lasten- und Pflichtenhefte; der VDI führt eine Überarbeitung als Projekt mit möglichem Erscheinungsdatum April 2027. Beide Regelwerke sind kostenpflichtig und werden hier deshalb nur benannt.

Keines der beiden ist ein Gesetz. In Deutschland, Österreich und der Schweiz werden ihre Vorgaben erst verbindlich, wenn ein Vertrag, eine Regelung oder eine Weisung sie in Bezug nimmt. Für das Pflichtenheft heißt das: Ob es Vertragsbestandteil wird, entscheiden die Parteien; nach der Enzyklopädie der Wirtschaftsinformatik soll es als Bestandteil eines Vertrags dienen können und legt dann fest, was der Auftragnehmer zu liefern hat.

Der Ausdruck Pflichtenheft wird nicht einheitlich gebraucht. Das Glossar des International Requirements Engineering Board führt ihn als System-Anforderungsspezifikation und hält fest, dass eine System-Anforderungsspezifikation häufig als Synonym für eine Anforderungsspezifikation gilt; die Enzyklopädie der Wirtschaftsinformatik beschreibt ein Pflichtenheft als Dokument, das die Anforderungen festhält und das Was statt des Wie beschreiben soll. In der Schweiz verwendet der Bundesstandard HERMES den Ausdruck für das Lastenheft des Auftraggebers: Dort gehört „das Lastenheft (in der Schweiz auch Pflichtenheft genannt)“ zu den Ausschreibungsunterlagen. Die Tabelle oben folgt der Beschaffungslesart des V-Modell XT Bund; klären Sie in der Schweiz vorab, welches Dokument gemeint ist.

Nicht zu verwechseln mit

• Lastenheft: die Forderungen des Auftraggebers, von ihm verantwortet und Grundlage der Ausschreibung; es geht dem Pflichtenheft voraus.
• Systembeschreibung des Anbieters: beschreibt dessen Produkt; sie ersetzt den Gesamtsystementwurf für Ihren Betrieb nicht.
• Fit-Gap-Analyse: stellt die Anforderungen dem Standard eines geprüften Systems gegenüber; sie bewertet den Abdeckungsgrad, nicht den Entwurf.
• Customizing: die Einrichtung des gewählten Systems nach der Entscheidung; das Pflichtenheft beschreibt vorher, was dabei herauskommen soll.