ERP-Anforderungen priorisieren: Muss, Soll, Kann sauber trennen
Kurz gesagt
Sie ordnen jeden Wunsch als Muss, Soll oder Kann ein. Muss bewerten Sie nicht mit Punkten, sondern als Ausschlusstest: Nur wer alle Muss-Tests besteht, kommt in die Bewertung. Soll zählen dreifach, Kann einfach, und die Kann-Punkte sind gedeckelt, damit sie kein Soll überstimmen. Diese Gewichtung legen Sie in Ihrer Bewertungsregel selbst fest; sie lässt sich in Deutschland, Österreich und der Schweiz gleich anwenden.
Das Wichtigste
- Muss, Soll und Kann ordnen jeden Wunsch nach seiner Wirkung auf den Ablauf.
- Ein Muss ist ein Ausschlusstest: nicht erfüllt heißt ausgeschieden, unabhängig von Punkten.
- Nur Angebote, die alle Muss-Tests bestehen, kommen in die Punktebewertung.
- Soll zählt dreifach, Kann einfach; die Kann-Punkte sind auf das Gewicht eines Soll gedeckelt.
- ISO/IEC/IEEE 29148 gilt nicht von selbst: Normen sind grundsätzlich freiwillig und werden erst bindend, wenn sie Vertragsinhalt werden oder der Gesetzgeber ihre Einhaltung zwingend vorschreibt; die drei Klassen sind Ihre Methode.
Ein Lastenheft mit dreißig Wünschen ist ohne Ordnung nicht vergleichbar: Jede Position wiegt gleich viel, und Zusatzfunktionen können einen Anbieter vor einen anderen mit den entscheidenden Funktionen setzen. Die folgende Anleitung trennt die Wünsche in Muss, Soll und Kann, prüft die Muss-Positionen als Ausschlusstest und deckelt die Kann-Punkte. Am Beispiel eines Handelsbetriebs mit Montageabteilung wird die Rechnung nachvollziehbar.
Was Sie vorab brauchen
- Die gesammelte Wunschliste aus den Workshops mit den Fachbereichen, jede Position nummeriert und in einem Satz mit ihrem Zweck (Anforderungsworkshops, Ist-Prozesse aufnehmen).
- Eine schriftliche Definition, was für Ihren Betrieb ein Muss ist (die drei Klassen aus Schritt 2).
- Je Muss-Position einen Test, den ein Anbieter im Testmandanten mit Ihren Daten bestehen muss.
- Die Bewertungsregeln als Tabelle: Klassen, Gewichte, Deckel und Tie-Break, festgelegt, bevor die erste Demo läuft.
- Ein Bewertungsblatt, in dem jedes Teammitglied jede Position unabhängig auf erfüllt, nicht erfüllt oder nicht gezeigt setzt.
Schritt für Schritt: von der Wunschliste zur belastbaren Bewertung
Schritt 1: Wünsche nummerieren und auf einen Zweck kürzen
Ziehen Sie jede Position auf einen Satz mit erkennbarem Zweck zusammen. Aus “das System soll irgendwie mit dem Lager reden” wird “Reservierung verringert den verfügbaren Bestand”. Doppelte Wünsche aus zwei Abteilungen zählen als eine Position. Streichen Sie reine Oberflächenwünsche ohne Ablaufbezug; sie gehören in die Demo-Notiz, nicht ins Lastenheft.
Schritt 2: Jede Position einer Klasse zuordnen
Ordnen Sie jede Position einer der drei Klassen zu. Die Klasse folgt aus dem Ablauf, nicht aus dem Wunschdenken: Fragen Sie zu jedem vermeintlichen Muss, ob es ohne die Funktion für den Durchlauf einen Behelf gibt.
| Klasse | Wann sie gilt | Folge für die Bewertung |
|---|---|---|
| Muss | Ohne die Funktion läuft ein Kernablauf nicht durch, oder ein benötigter Beleg, Nachweis oder Abschluss fehlt, und es gibt keinen Behelf. | Ausschlusstest: eine nicht erfüllte Muss-Position beendet das Angebot. |
| Soll | Die Funktion ist wichtig, für eine begrenzte Zeit gibt es aber einen Umweg (Liste, Tabellenkalkulation, Handarbeit). | Punktebewertung mit Gewicht 3; über den Termin verhandelbar. |
| Kann | Wünschenswert, aber aufschiebbar; der Ablauf funktioniert ohne sie. | Punktebewertung mit Gewicht 1, gedeckelt. |
Schritt 3: Je Muss-Position einen Ausschlusstest formulieren
Schreiben Sie zu jedem Muss einen Test, den Sie im Testmandanten ausführen können: Erfüllt, wenn … Beispiel: “Reservierung: Eine Reservierung verringert den verfügbaren Bestand sichtbar, und eine zweite Reservierung über dem Bestand wird abgelehnt oder gemeldet.” Ein Muss ohne Test ist eine Zusage. Formulieren Sie das Ergebnis beobachtbar, damit zwei Personen zum selben Urteil kommen.
Schritt 4: Gewichte und Deckel festlegen
Halten Sie die Regeln schriftlich fest, bevor die erste Demo läuft. Muss wird nicht bewertet; Soll zählt 3 Punkte, Kann 1 Punkt. Die Summe der Kann-Punkte ist auf 3 Punkte gedeckelt, also auf das Gewicht einer einzelnen Soll-Position. So kann eine beliebige Menge von Nice-to-haves kein Soll überstimmen, und ein Muss entscheidet ohnehin nur als erfüllt oder nicht erfüllt. Legen Sie zusätzlich einen Tie-Break fest, bevor Sie Punkte vergeben.
Schritt 5: Erst ausschließen, dann punkten
Bewerten Sie zuerst nur den Ausschlusstest. Jeder Anbieter, dessen Muss-Test “nicht erfüllt” oder “nicht gezeigt” lautet, scheidet aus, und seine Punkte werden nicht berechnet. Erst danach bewerten Sie die verbliebenen Angebote entlang Soll und Kann. Diese Reihenfolge ist der Kern: Sie verhindert, dass Punkte ein durchgefallenes Muss ausgleichen.
Schritt 6: Ergebnis und offene Punkte dokumentieren
Tragen Sie je Angebot die Klassen, die Testergebnisse und die Punkte in eine Tabelle ein und markieren Sie jede Position ohne Test als offen, nicht als erfüllt. Die Klassen, Tests und Gewichte gehören in das Lastenheft; die Punktwerte in die Entscheidungsvorlage. So bleibt nachvollziehbar, warum ein Angebot ausgeschieden ist (Entscheidungsvorlage).
Ist die Einteilung genormt?
Die drei Klassen sind unsere Methode. ISO/IEC/IEEE 29148:2018 ist die Norm für Requirements Engineering (Anforderungsmanagement); sie beschreibt die Prozesse und die Informationsergebnisse des Anforderungsmanagements. Nach der Darstellung des DIN e. V. ist die Anwendung von Normen grundsätzlich freiwillig; bindend werden sie erst, wenn sie Vertragsinhalt werden oder der Gesetzgeber ihre Einhaltung zwingend vorschreibt. Für Ihre Bewertung heißt das: Entscheidend ist nicht der Name des Schemas, sondern dass Klassen, Tests, Gewichte und Deckel vor dem ersten Angebotsvergleich schriftlich feststehen.
Beispiel: 30 Wünsche, vier Angebote
Beispielrechnung. Ein erfundener Handelsbetrieb mit Montageabteilung hat in den Workshops 30 Wünsche gesammelt und nach Schritt 2 klassiert. Die Prüfspalte nennt nur für Muss-Positionen den Test.
| Nr | Wunsch | Klasse | Prüfung (bestanden, wenn …) |
|---|---|---|---|
| 1 | Bestand je Lagerort mit Reservierung | Muss | eine Reservierung den verfügbaren Bestand sichtbar verringert |
| 2 | Verfügbarkeitsprüfung bei der Auftragserfassung | Muss | ein Auftrag über dem Bestand abgelehnt oder gemeldet wird |
| 3 | Belegkette Auftrag, Lieferschein, Rechnung | Muss | Sie vom Rechnungsbeleg zum Auftrag springen können |
| 4 | Änderungshistorie an Stammdaten und Belegen mit Person und Zeitpunkt | Muss | eine Teständerung mit altem und neuem Wert im Protokoll steht |
| 5 | Teillieferung und Sammelrechnung | Muss | zwei Teillieferungen eine Sammelrechnung mit korrekter Restmenge ergeben |
| 6 | Buchungssätze aus Verkauf und Einkauf an die Finanzbuchhaltung | Muss | eine Proberechnung einen Buchungssatz je Vorgang erzeugt |
| 7 | Stückliste und Arbeitsplan für die Montage | Muss | ein Montageauftrag aus Stückliste und Arbeitsplan entsteht |
| 8 | Rechte- und Rollenkonzept (anlegen, ändern, nur lesen) | Muss | ein Nur-Lesen-Benutzer eine Buchung nicht ändern kann |
| 9 | Export der eigenen Daten in einem offenen Format mit Metadaten | Muss | ein Export sich mit den Auswertungen des Systems abstimmen lässt |
| 10 | Zeiterfassung auf Auftrag und Position | Soll | — |
| 11 | Nachkalkulation je Auftrag (Ist gegen Plan) | Soll | — |
| 12 | Mahnwesen mit Stufen und Vorlagen | Soll | — |
| 13 | Kreditlimit und Bonitätsprüfung je Kunde | Soll | — |
| 14 | Deckungsbeitrag je Artikel und Kunde | Soll | — |
| 15 | Disposition mit Wiederbeschaffungszeit und Meldebestand | Soll | — |
| 16 | Einkauf: Anfrage, Bestellung, Wareneingang mit Abweichungsprüfung | Soll | — |
| 17 | Retourenabwicklung mit Gutschrift und Bestandskorrektur | Soll | — |
| 18 | Mobile Erfassung im Lager (Scanner) | Soll | — |
| 19 | Etikettendruck für Lager und Versand | Soll | — |
| 20 | Fremdwährungen in Verkauf und Einkauf | Soll | — |
| 21 | Lieferantenbewertung (Termin, Menge, Qualität) | Soll | — |
| 22 | Kennzahlen-Dashboard für die Geschäftsführung | Soll | — |
| 23 | Kundenportal für Bestellungen und Belege | Kann | — |
| 24 | Eigenes Berichtswerkzeug oder Datenlager | Kann | — |
| 25 | EDI-Anbindung an einen Großkunden | Kann | — |
| 26 | KI-Assistent für Rückfragen | Kann | — |
| 27 | Mehrsprachige Oberfläche | Kann | — |
| 28 | Projektmodul für Sonderaufträge | Kann | — |
| 29 | Kampagnen- und CRM-Funktionen | Kann | — |
| 30 | Dokumentenmanagement für Verträge und Zeichnungen | Kann | — |
Von den 30 Wünschen stehen nach dieser Klassierung 9 als Muss, 13 als Soll und 8 als Kann im Lastenheft. Vier Angebote (A bis D, erfunden) durchlaufen den Ausschlusstest:
| Anbieter | Muss-Tests bestanden | Ausgeschlossen? | Grund |
|---|---|---|---|
| A | 7 von 9 | ja | Änderungshistorie ohne Personenzuordnung; kein offener Export |
| B | 8 von 9 | ja | keine Stückliste für die Montage |
| C | 9 von 9 | nein | — |
| D | 9 von 9 | nein | — |
Bewertet werden nur C und D. Angenommen, C erfüllt 10 der 13 Soll- und 3 der 8 Kann-Positionen, D erfüllt 8 der 13 Soll- und 8 der 8 Kann-Positionen. Dann ergibt die Regel aus Schritt 4:
| Anbieter | Soll erfüllt | Kann erfüllt | Punkte Soll (×3) | Punkte Kann (gedeckelt) | Gesamt |
|---|---|---|---|---|---|
| C | 10 von 13 | 3 von 8 | 30 | 3 | 33 |
| D | 8 von 13 | 8 von 8 | 24 | 3 | 27 |
Die Rechnung: C = 10 × 3 + kleinstes von (3 × 1; 3) = 33. D = 8 × 3 + kleinstes von (8 × 1; 3) = 27. Eine reine Zählung erfüllter Positionen hätte D mit 16 zu 13 vorne gesehen (8 + 8 gegen 10 + 3) und damit die Nice-to-haves über die Soll-Positionen gestellt. Mit Klassenwertung und Deckel liegt C vorn: 33 zu 27. Selbst ohne den Deckel führte C knapp (33 zu 32); der Deckel macht den Abstand eindeutig und verhindert, dass ein weiteres Kann-Paket das Ergebnis kippt. Ein durchgefallenes Muss bleibt ausgeschlossen; es taucht in dieser Tabelle nicht auf.
So prüfen Sie das Ergebnis
- Jede Muss-Position hat einen Test und ein beobachtbares Ergebnis.
- Kein Angebot mit einem nicht erfüllten Muss-Test steht in der Punktebewertung.
- Klassen, Gewichte und Deckel standen schriftlich fest, bevor die erste Punkte vergeben wurde.
- Für den Fall gleicher Punkte ist ein Tie-Break dokumentiert.
- Jede Position ohne Test ist als offen markiert, nicht als erfüllt.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Ursache | Abhilfe |
|---|---|---|
| Zu viele Positionen sind als Muss eingestuft | Die Klasse wurde aus dem Wunsch statt aus dem Ablauf abgeleitet. | Prüfen Sie je Muss: Gibt es ohne die Funktion keinen Durchlauf, keinen Beleg und keinen Behelf? Sonst Soll oder Kann. |
| Ein Angebot mit Zusatzfunktionen gewinnt | Es wurde gezählt statt klassiert und gedeckelt. | Klassen, Gewichte und Deckel vor der Demo festlegen und das Muss als Ausschlusstest bewerten. |
| Zwei Angebote liegen gleichauf | Der Tie-Break fehlt. | Vor der Bewertung eine Regel festlegen und dokumentieren. |
| Nach der Demo ändern sich die Klassen | Ein Muss war nur eine Zusage ohne Test. | Je Muss einen Test im Testmandanten vereinbaren (Demo mit eigenen Szenarien). |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Wenn die Fachbereiche über die Klasse einer Position streiten, entscheidet nicht die Punktezahl, sondern der Ablauf: Lassen Sie die betroffene Person den Durchlauf ohne die Funktion einmal durchspielen. Führt der Weg über Tabellenkalkulation und Zuruf zu einem falschen Beleg, bleibt die Position ein Muss; trägt ein Behelf für eine begrenzte Zeit, wird sie zum Soll. Die Klassen je Betriebsart finden Sie vorgezeichnet in ERP-Anforderungen nach Betriebsart. Bleibt die Gewichtung zwischen Fachbereich und Geschäftsführung strittig, klären Sie vor dem Anbietervergleich die Auswahlgruppe und ihre Entscheidungsbefugnis (Auswahlteam) und erstellen Sie die Longlist erst danach (Longlist und Shortlist).