ERP-Demo vorbereiten: Eigene Szenarien statt Vorführskript

Wer den Anbieter sein eigenes Vorführskript abspielen lässt, sieht dessen Felder, Reihenfolge und Daten. Der Fall, der bei Ihnen jeden Tag vorkommt, mit Ihren Ausnahmen und in Ihrer Zeit, kommt darin nicht vor. Die folgenden Schritte stellen fünf eigene Fälle, einen Zeitplan und einen Beobachterbogen zusammen.

Was Sie vorab brauchen

• die Liste Ihrer Muss-Anforderungen, getrennt von Soll und Kann
• fünf Fälle aus dem eigenen Alltag, je mit Ausgangsdaten und erwartetem Ergebnis
• Beispieldaten aus Ihrem System: die Stammdaten und Belege, die zu den fünf Fällen gehören
• eine Person, die das Drehbuch schreibt, und zwei bis vier Beobachtende
• einen Beobachterbogen je Person und je Fall
• einen Termin von 90 Minuten mit den entscheidenden Personen
• beim Anbieter einen Ansprechpartner, der das Drehbuch vor dem Termin bestätigt

Was der Standard beiträgt

Prüfbar wird ein Fall durch sein Ergebnis: Am Ende muss etwas sichtbar sein, das Sie mit Ihrer Erwartung vergleichen können, etwa ein Beleg, eine Buchung oder eine Auswertung. Der Standard ISO/IEC/IEEE 29148:2018 beschreibt Prozesse und Produkte des Requirements Engineering und benennt Merkmale, die eine Anforderung brauchbar machen (Ausgabe 2018-11, nach DIN Media die aktuelle Fassung). Er ist kostenpflichtig. Nach der Darstellung von DIN und von Austrian Standards ist die Anwendung von Normen grundsätzlich freiwillig; bindend werden sie erst, wenn ein Gesetz ihre Einhaltung vorschreibt oder ein Vertrag sie zum Inhalt macht. Achten Sie deshalb darauf, dass die gezeigten Punkte im Pflichtenheft prüfen und im Vertrag stehen.

Schritt für Schritt: Vorführung in fünf Fällen

Schritt 1: Fünf Fälle aus dem eigenen Alltag auswählen

Nehmen Sie fünf Fälle, je einen pro Bereich. Für einen Handelsbetrieb sind das zum Beispiel: Auftrag mit Teillieferung (Vertrieb), Eingangsrechnung mit Mengenabweichung (Einkauf), Inventurdifferenz (Lager), Kundenretoure (Reklamation) und Monatsauswertung mit offenen Posten (Buchhaltung). Ordnen Sie jedem Fall mindestens eine Anforderung aus Ihrer Muss-Liste zu; wie Sie Muss, Soll und Kann trennen, steht unter Anforderungen priorisieren. Fünf Fälle füllen einen Termin von 90 Minuten; jeder weitere braucht einen zweiten Termin. Ende dieses Schritts: Sie haben fünf Fälle mit Namen, Bereich und der Anforderung, die jeder prüft.

Schritt 2: Jeden Fall als Steckbrief aufschreiben

Ein Steckbrief von einer halben Seite je Fall: so genau, dass der Anbieter ihn vorbereiten kann, und so kurz, dass er in zwölf Minuten passt. Die Felder zeigt das Beispiel Auftrag mit Teillieferung; alle Werte sind erfunden.

Feld	Eintrag im Beispiel
Fall	Auftrag mit Teillieferung
Ausgangsdaten	Kunde mit eigener Preisliste; Bestellung über 30 Positionen; 8 Positionen nicht am Lager
Schritte	Auftrag erfassen, Verfügbarkeit prüfen, Teillieferung und Nachlieferung anlegen, Auftragsbestätigung senden, Lieferschein und Rechnung für den gelieferten Teil erstellen
Erwartetes Ergebnis	Bestätigung mit zwei Lieferterminen; Lieferschein über 22 Positionen; Rechnung über den gelieferten Teil; Nachlieferung als offener Auftrag
Soll-Zeit	12 Minuten
Geprüfte Anforderung	Muss-Nr. 4, Teillieferung und Nachlieferung
Abbruch	Fall bleibt stehen, offener Punkt wird notiert, der nächste Fall beginnt

Die Zeile Abbruch hält fest, wann ein Fall endet, damit ein einzelner Fall nicht den ganzen Termin belegt. Ende dieses Schritts: fünf Steckbriefe mit Ausgangsdaten, Schritten, erwartetem Ergebnis und Soll-Zeit.

Schritt 3: Drehbuch mit Zeitplan festlegen

Setzen Sie die fünf Steckbriefe in ein Drehbuch mit festen Zeitfenstern und schicken Sie es dem Anbieter vorab. Der Plan unten verteilt 90 Minuten; passen Sie die Minuten an Ihre Fälle an.

Minute	Abschnitt	Wer führt
0–5	Ziele, Reihenfolge der fünf Fälle, offene Punkte	Auswahlteam
5–17	Fall 1: Auftrag mit Teillieferung	Anbieter
17–29	Fall 2: Eingangsrechnung mit Mengenabweichung	Anbieter
29–41	Fall 3: Inventurdifferenz	Anbieter
41–53	Fall 4: Kundenretoure	Anbieter
53–65	Fall 5: Monatsauswertung und offene Posten	Anbieter
65–80	Nachfragen zu allen fünf Fällen	Auswahlteam
80–90	Was gezeigt wurde, was nicht, nächste Schritte	Auswahlteam und Anbieter

Bitten Sie den Anbieter, jeden Fall einzeln zu beantworten: geplant oder nicht geplant. Was er als nicht geplant meldet, kommt auf die Liste der Punkte ohne Nachweis. Zwischenfragen notieren Sie für den Block bei Minute 65. Ende dieses Schritts: Sie haben ein Drehbuch, das der Anbieter je Fall bestätigt hat.

Schritt 4: Beispieldaten und Beobachterbogen vorbereiten

Legen Sie fest, wer die Daten liefert: je Fall die Stammdaten wie Kunde, Lieferant, Artikel und Lagerort sowie die Belege des Falls. Was Sie weitergeben, behandeln Sie wie in einer Testphase; die Punkte dazu stehen unter Testphase vor dem ERP-Kauf.

Der Beobachterbogen gilt für jeden Fall und wird vor dem Termin verteilt. Bewertet wird auf drei Stufen: 0 = nicht gezeigt, 1 = nur mit Einschränkung gezeigt, 2 = ohne Einschränkung gezeigt.

Prüfpunkt	Bewertung	Notiz
Der Fall lief mit unseren Feldern und Werten durch	0 / 1 / 2	was stattdessen zu sehen war
Das erwartete Ergebnis war am Ende sichtbar	0 / 1 / 2	Beleg, Buchung oder Auswertung
Der Fall blieb in seiner Soll-Zeit von 12 Minuten	0 / 1 / 2	gestoppte Zeit
Zwischenfragen wurden beantwortet, ohne den Fall zu wechseln	0 / 1 / 2	Anzahl der Wechsel
Rollen und Rechte waren nachvollziehbar	0 / 1 / 2	wer was darf, Protokoll

Ein Punkt mit 0 bei einer Muss-Anforderung ist ein Ausschlusskriterium und kein Wert für einen Mittelwert. Ende dieses Schritts: fünf Bögen je beobachtender Person.

Schritt 5: Vorführung führen und Bögen ausfüllen

Beginnen Sie mit den fünf Minuten Zielen aus dem Drehbuch und übergeben Sie jeden Steckbrief, bevor der Fall startet. Eine Person hält die Zeit und gibt ein Zeichen, wenn ein Fall sein Fenster verlässt. Jede Beobachterin und jeder Beobachter füllt den eigenen Bogen aus, ohne ihn mit den anderen abzustimmen. Am Ende lesen Sie die Liste der offenen Punkte vor und lassen den Anbieter bestätigen, welche Punkte er nicht gezeigt hat. Ende dieses Schritts: fünf ausgefüllte Bögen je beobachtender Person und die Liste der Punkte ohne Nachweis.

Schritt 6: Nach der Vorführung auswerten

Zählen Sie die Bögen je Fall zusammen, getrennt nach Muss- und Soll-Anforderungen. Für jeden Punkt mit 0 oder 1 fordern Sie eine schriftliche Aussage an: Version, Modul und Aufwand. Tragen Sie die Summen in eine Tabelle mit einer Zeile je Anbieter ein; vergleichen lassen sich nur Vorführungen mit denselben Fällen und demselben Bogen. Die Fragen für das Gespräch danach stehen unter Referenzgespräche mit Kunden.

So prüfen Sie das Ergebnis

• Jeder Steckbrief ist vollständig: Ausgangsdaten, Schritte, erwartetes Ergebnis, Soll-Zeit und geprüfte Anforderung.
• Zu jedem der fünf Fälle liegt von jeder beobachtenden Person ein ausgefüllter Bogen vor.
• Jeder Prüfpunkt mit 0 trägt eine Notiz, was statt des Erwarteten zu sehen war.
• Die Liste ohne Nachweis trägt je Punkt die schriftliche Aussage des Anbieters.
• Die Auswertung liegt als Tabelle mit einer Zeile je Anbieter vor.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Mögliche Ursache	Umgang
Der Anbieter spielt seine eigene Vorführung ab	Das Drehbuch wurde nicht bestätigt	Beim nächsten Fall an den Steckbrief erinnern; ein Fall ohne Ihre Daten wird mit 0 bewertet
Ein Fall endet mit „Das können wir einrichten“	Die Funktion ist in der gezeigten Version nicht enthalten	Punkt als nicht gezeigt notieren und Version, Modul und Aufwand schriftlich anfordern
Die Zeit reicht nicht für fünf Fälle	Die Fälle sind zu breit geschnitten	Den Umfang kürzen, nicht den Zeitplan; den Rest auf einen zweiten Termin setzen
Zwei Bögen bewerten denselben Fall sehr unterschiedlich	Vor dem Termin war nicht festgelegt, was als ohne Einschränkung gilt	Je Prüfpunkt festlegen, was als 2 gilt, und die Bögen danach erneut vergleichen
Alle Fälle laufen glatt durch	Ihre Beispieldaten wurden vorab angepasst	Fragen, welche Werte angepasst wurden, und einen Fall mit unveränderten Daten laufen lassen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Holen Sie Unterstützung, wenn die fünf Fälle mehr als zwei Abteilungen betreffen, wenn Sie die Beispieldaten nicht selbst aufbereiten können oder wenn der Anbieter einen kostenpflichtigen Workshop statt einer Vorführung anbietet. Für einen bezahlten Termin lohnt sich ein kleinerer Zuschnitt: zwei oder drei Fälle statt fünf, dafür mit einer schriftlichen Zusammenfassung des Anbieters. Ein externes Auswahlteam kann das Drehbuch schreiben und die Bögen auswerten; woran Sie seine Unabhängigkeit prüfen, steht unter Externe Beratung bei der ERP-Auswahl.