Von 30 auf 3 Anbieter: Longlist und Shortlist ohne Ausschreibung

Die Auswahl beginnt mit einer Liste, die zu lang ist, um sie ernsthaft zu prüfen. Der folgende Weg dreht die Reihenfolge um: Erst fallen Anbieter über K.-o.-Kriterien aus, dann prüfen Sie die übrigen in einer festen Folge. Der Trichter steht auch, wenn Sie von 12 statt von 30 Anbietern starten.

Was Sie vorab brauchen

• Die Muss-Kriterien als K.-o.-Liste. Fünf bis acht Punkte, für jeden ein Nachweis, den ein Anbieter liefern kann (Modulname, Version, Dokumentationsstelle, Termin im Testsystem).
• Einen Budgetkorridor pro Jahr. Eine Bandbreite aus zwei Zahlen genügt; den Höchstpreis notieren Sie intern, nicht in der Anfrage.
• Einen Zeitplan. Datum für den Versand der Anbieteranfrage, Frist für die Rückmeldung, je ein Tag für die Vorführungen.
• Das Auswahlteam. Wer prüft, wer hört zu, wer entscheidet; Rollen und Entscheidungsrechte stehen in Das ERP-Auswahlteam.
• Einen Anbieterordner. Je Anbieter eine Datei mit Antwort, Nachweisen, Datum und Ergebnis der K.-o.-Prüfung.
• Die Klärung, ob Sie gebunden sind. Siehe den nächsten Abschnitt; bei einer gebundenen Rolle ändert sich das Vorgehen.

Gilt das Vergaberecht für Sie?

Das Vergaberecht ist Recht der öffentlichen Beschaffung. § 97 GWB verlangt Vergabe im Wettbewerb und im Wege transparenter Verfahren; wen das bindet, sagt § 98 GWB: Auftraggeber im Sinne des vierten Teils sind öffentliche Auftraggeber (§ 99), Sektorenauftraggeber (§ 100) und Konzessionsgeber (§ 101).

Land	Wer gebunden ist	Grundlage (Stand 14. Oktober 2026)
Deutschland	öffentliche Auftraggeber nach § 99 GWB, Sektorenauftraggeber nach § 100 GWB, Konzessionsgeber nach § 101 GWB	§ 98 GWB; der vierte Teil gilt ab dem Schwellenwert (§ 106 Abs. 1 GWB)
Österreich	der Bund, die Länder, die Gemeinden und Gemeindeverbände sowie die dort umschriebenen Einrichtungen und Verbände; zusätzlich Sektorenauftraggeber nach §§ 166 bis 169 BVergG 2018, darunter private Rechtsträger, die eine Sektorentätigkeit nach §§ 170 bis 175 auf der Grundlage besonderer oder ausschließlicher Rechte ausüben	§ 1 Z 1, § 4 Abs. 1 und §§ 166 bis 169 BVergG 2018; § 4 in der Fassung in Kraft seit 1. März 2026
Schweiz	für Bundesbeschaffungen die dem BöB unterstellten Auftraggeberinnen: nach Art. 4 Abs. 1 die Verwaltungseinheiten der Bundesverwaltung, die eidgenössischen richterlichen Behörden, die Bundesanwaltschaft und die Parlamentsdienste; nach Art. 4 Abs. 2 öffentliche und private Unternehmen mit ausschliesslichen oder besonderen Rechten in den dort genannten Sektoren, und zwar nur für Beschaffungen in diesem Tätigkeitsbereich; dazu kantonale und kommunale Auftraggeberinnen über das kantonale Beschaffungsrecht, in den der IVöB beigetretenen Kantonen nach deren Art. 4	Art. 1, Art. 4 Abs. 1 bis 3 BöB; Art. 1, Art. 4 Abs. 1 und 4 IVöB

Auf einen privaten Betrieb, der keine dieser Rollen hat, ist kein Verfahren nach diesen Vergabevorschriften anzuwenden; er wählt seine Anbieter selbst aus. Für die Schweiz hält die Tabelle nur die Bundesbeschaffungen fest: Kantonale und kommunale Auftraggeberinnen richten sich nach dem Beschaffungsrecht ihres Kantons; in den Kantonen, die der Interkantonalen Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen (IVöB) vom 15. November 2019 beigetreten sind, unterstehen ihr im Staatsvertragsbereich die staatlichen Behörden sowie die zentralen und dezentralen Verwaltungseinheiten einschliesslich der Einrichtungen des öffentlichen Rechts auf Kantons-, Bezirks- und Gemeindeebene (Art. 4 Abs. 1 IVöB), ausserhalb des Staatsvertragsbereichs überdies andere Träger kantonaler und kommunaler Aufgaben (Art. 4 Abs. 4 Bst. a IVöB).

Wer in der Schweiz die Vergabe für eine gebundene Auftraggeberin durchführt, untersteht dem Beschaffungsrecht wie diese (Art. 4 Abs. 4 BöB; für kantonale und kommunale Auftraggeberinnen Art. 4 Abs. 5 IVöB). Zwei weitere Rollen können einen privaten Betrieb selbst erfassen. Erstens die Subvention: Wer als privater Rechtsträger für Tiefbau, Krankenhäuser, Sport-, Erholungs-, Freizeit-, Schul-, Hochschul- oder Verwaltungsgebäude zu mehr als 50 Prozent aus öffentlichen Mitteln gefördert wird, kann nach § 99 Nr. 4 GWB öffentlicher Auftraggeber sein; § 4 Abs. 2 BVergG 2018 erfasst zu mehr als 50 Prozent subventionierte Bau- und Dienstleistungsaufträge im Oberschwellenbereich; in der Schweiz erfasst die IVöB ausserhalb des Staatsvertragsbereichs Objekte und Leistungen, die zu mehr als 50 Prozent der Gesamtkosten mit öffentlichen Geldern subventioniert werden (Art. 4 Abs. 4 Bst. b IVöB). Zweitens die Sektorentätigkeit: In Deutschland ist auch eine juristische Person des privaten Rechts Sektorenauftraggeber, wenn sie eine Sektorentätigkeit nach § 102 GWB auf der Grundlage besonderer oder ausschließlicher Rechte ausübt (§ 100 Abs. 1 Nr. 2 GWB). In Österreich gilt der 3. Teil des BVergG 2018 für Vergabeverfahren von Sektorenauftraggebern (§ 1 Z 2 und § 166 BVergG 2018): öffentliche Auftraggeber nach § 4 Abs. 1 bei einer Sektorentätigkeit (§ 167), öffentliche Unternehmen (§ 168) und private Rechtsträger, die weder öffentliche Sektorenauftraggeber noch öffentliche Unternehmen sind und eine Sektorentätigkeit nach §§ 170 bis 175 auf der Grundlage besonderer oder ausschließlicher Rechte ausüben (§ 169). In der Schweiz trifft die Rolle nach Art. 4 Abs. 2 öffentliche und private Unternehmen mit solchen Rechten, aber nur für Beschaffungen im beschriebenen Tätigkeitsbereich (Art. 4 Abs. 3 BöB).

Sind Sie gebunden, ist der Trichter nur Vorbereitung. Die Markterkundung vor der Einleitung eines Vergabeverfahrens ist zulässig, auch elektronisch (§ 28 Abs. 1 VgV); ein Vergabeverfahren lediglich zur Markterkundung oder zur Kosten- und Preisermittlung ist unzulässig (§ 28 Abs. 2 VgV). In der Schweiz unterstehen dem BöB im Staatsvertragsbereich die Leistungen, soweit sie die Schwellenwerte nach Anhang 4 Ziffer 1 erreichen (Art. 8 Abs. 4 BöB); für Lieferungen und Dienstleistungen von Auftraggeberinnen nach Art. 4 Abs. 1 sind das CHF 230’000 (Anhang 4 Ziffer 1.1), gültig für 2026 und 2027. Für Auftraggeberinnen nach Art. 4 Abs. 2, die nur für Beschaffungen im beschriebenen Tätigkeitsbereich unterstellt sind (Art. 4 Abs. 3), gelten nach derselben Anlage höhere Werte (CHF 700’000 oder CHF 640’000, je nach Buchstabe); unterhalb der Schwellenwerte gelten die Sonderbestimmungen nach Anhang 5 (Art. 8 Abs. 5 BöB).

Der Trichter: vier Siebe, drei Anbieter

Jede Stufe hat ein eigenes K.-o.-Kriterium. Die Kriterien und die Anbieterzahlen sind redaktionelle Empfehlungen; die Zahlen sind Beispielwerte und ersetzen keine Vorgabe.

Stufe	K.-o.-Kriterium	Anbieter danach (Beispielwerte)
0 Longlist	keine Prüfung, nur Aufnahme mit Quelle und Datum	30
1 Vorauswahl	Kernverfahren und Land nachweisbar abgedeckt: Beleg über Modul und Version, mindestens drei Installationen im Land mit vergleichbarer Nutzerzahl	12
2 Anbieteranfrage	alle Muss-Kriterien beantwortet und belegt, Antwort innerhalb der Frist	6
3 Demo und Referenz	eigenes Szenario im Testsystem bestanden, zwei Referenzgespräche geführt	3

Schritt für Schritt: von der Longlist zur Shortlist

Schritt 1: K.-o.-Kriterien festlegen

Schreiben Sie fünf bis acht Muss-Kriterien auf, jedes mit Nachweis und Prüfart. Trennen Sie Muss von Kann; wie das geht, beschreibt Anforderungen priorisieren. Ergebnis: eine Liste, die auch ein Kollege ohne Vorkenntnis anwenden kann.

Schritt 2: Longlist aufbauen

Sammeln Sie Kandidaten aus mehreren unabhängigen Quellen: Ihre Steuerberatung, Fach- und Branchenverbände, Berufskolleginnen und -kollegen mit vergleichbarem Betrieb, Fachmessen, Ihre bestehenden Schnittstellenpartner. Notieren Sie zu jedem Eintrag, wer ihn genannt hat und wann. Ergebnis: rund 30 Einträge mit Quelle, ohne Bewertung und ohne Rangfolge. Den eigenen Reifegrad prüfen Sie vorher mit dem ERP-Bereitschaftscheck.

Schritt 3: Erstes Sieb anwenden

Prüfen Sie je Anbieter nur das Kriterium der Stufe 1, nicht mehr. Fragen Sie schriftlich nach Modul, Version und den drei Installationen im Land. Fehlt der Beleg, streichen Sie den Anbieter und notieren den Grund. Ergebnis: 12 Anbieter bleiben, jeder mit Beleg im Ordner.

Schritt 4: Anbieteranfrage versenden

Senden Sie dieselben Fragen, im selben Format und mit derselben Frist an alle verbliebenen Anbieter; die Vorlage steht unten. Nach einmaligem Nachfassen streichen Sie, wer nicht antwortet. Ergebnis: 12 Anfragen sind draußen, Frist und Nachfassetag stehen im Kalender.

Schritt 5: Antworten auswerten

Setzen Sie je Muss-Kriterium erfüllt, teilweise oder nicht erfüllt, mit Beleg. Eine fehlende oder verspätete Antwort zählt wie nicht erfüllt. Übertragen Sie die Ergebnisse in eine Tabelle, eine Zeile je Anbieter. Ergebnis: 6 Anbieter, jeder mit vollständigen Belegen, und für jeden Ausschluss ein Satz mit Grund und Datum.

Schritt 6: Vorführung und Referenz

Geben Sie jedem der 6 Anbieter zwei eigene Szenarien mit Ihren Daten vor, eines aus dem Tagesgeschäft und eines mit einer Ausnahme. Führen Sie je zwei Referenzgespräche, deren Kontakte Sie selbst auswählen. Vorbereitung: ERP-Demo mit eigenen Szenarien und Referenzgespräche führen. Ergebnis: 3 Anbieter, die beide Szenarien gezeigt haben.

Schritt 7: Shortlist festhalten

Halten Sie die drei Anbieter mit einem kurzen Begründungssatz je Ausschluss und je Aufnahme fest, samt Datum. Die Vorlage für die Freigabe beschreibt Entscheidungsvorlage für die Geschäftsführung. Ergebnis: eine Liste, die auch ein Jahr später noch erklärt, wie sie entstanden ist.

Anbieteranfrage: Vorlage für eine Seite

Die Anfrage ist keine Ausschreibung und kein Angebot: Sie bittet um Angaben, die einen Vergleich möglich machen. Kopieren Sie die Tabelle in ein Dokument, kürzen Sie auf Ihr Kernverfahren und lassen Sie eine Antwortseite je Block zu.

Abschnitt	Was Sie fragen	Antwortformat
Ausgangslage	Branche, Standorte, Nutzerzahl, geplanter Start, Ansprechpartner bei Ihnen, Frist	Stichworte, maximal fünf Zeilen
Muss-Kriterien	je Punkt: erfüllt, teilweise oder nicht erfüllt, mit Modulname, Version und Fundstelle in der Dokumentation	Tabelle, eine Zeile je Punkt
Größe und Referenzen	Anzahl Installationen im Land mit vergleichbarer Nutzerzahl und Branche; zwei Kunden, die angerufen werden dürfen	Zahl, Ort, Kontakt
Betrieb	Land und Rechenzentrum von Anwendung und Daten, Subunternehmer im Betrieb	Land, Firmenname
Schnittstellen	dokumentierte Schnittstellen für Import, Export und Drittsysteme: Name, Format, Authentisierung, Beschreibung	Name, Format, Link zur Dokumentation
Vertrag	Laufzeit, Kündigungsfrist, Preisanpassung, Nutzungsmetrik (benannt oder gleichzeitig), Mindestabnahme	Zahl und Frist
Kostenrahmen	Jahrespreis-Band für Ihre Nutzerzahl ohne Einführungskosten; Zahl der Beratertage im Haus	Spanne aus zwei Zahlen, Tage
Daten bei Beendigung	Format, Frist und Kosten der Datenübergabe	Format, Frist, Preis

So prüfen Sie das Ergebnis

• Vollständigkeit: Jeder Anbieter auf der Shortlist hat jedes Muss-Kriterium beantwortet und belegt, nicht nur zugesagt.
• Gegenprobe: Verbliebene plus Ausgeschiedene ergeben in jeder Stufe die Zahl der Vorstufe (30 − 18 = 12, 12 − 6 = 6, 6 − 3 = 3).
• Spur: Für jeden ausgeschlossenen Anbieter steht der Grund mit Kriterium und Datum im Ordner.
• Balance: Auf der Shortlist decken mindestens zwei Anbieter dasselbe Kernverfahren ab.
• Sauberkeit: Ausgeschlossen wurde nur über Muss-Kriterien; Kann-Punkte haben niemanden aus der Liste gedrängt.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Vermutete Ursache	Lösung
Nach der Anfrage bleiben nur zwei Anbieter	Muss-Kriterien sind zu eng gefasst, etwa „Referenz exakt in Ihrer Branche”	Muss-Kriterien auf das Kernverfahren begrenzen, Nachweise anpassen, Longlist um weitere Quellen ergänzen
Alle Antworten klingen gleich	Fragen sind offen gestellt („Schnittstellen?“)	Antwortformat vorschreiben: Name, Format, Zahl, Version, Fundstelle
Anbieter schicken Angebote statt Antworten	Die Anfrage verlangt Mengen und Preise	Anfrage auf Angaben begrenzen, Kostenrahmen auf ein Band aus zwei Zahlen
Frist verstrichen, drei Antworten fehlen	Frist, Empfänger oder Nachfassetag fehlten	Frist, Empfänger und Nachfassetag in die Anfrage schreiben; einmal nachfassen, dann streichen
Demo wirkt stark, Ihr Fall klappt nicht	Der Anbieter hat nach eigenem Skript vorgeführt	Szenarien und Testdaten vorab vorgeben und die Schritte selbst bedienen lassen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Holen Sie unabhängige Beratung dazu, wenn Ihr Betrieb öffentlicher Auftraggeber ist oder in Österreich als Sektorenauftraggeber nach §§ 166 bis 169 BVergG 2018 gilt, in der Schweiz dem BöB oder dem kantonalen Beschaffungsrecht untersteht (IVöB Art. 4), eine Förderung nach § 99 Nr. 4 GWB oder § 4 Abs. 2 BVergG 2018 erhält, wenn zwei Fachbereiche unterschiedliche Muss-Kriterien durchsetzen wollen oder wenn Anbieter aus dem Ausland Steuer- und Datenfragen aufwerfen. Ob Sie externe Begleitung brauchen, behandelt Beratung bei der ERP-Auswahl.