ERP-Anforderungen: Handel, Fertigung und Dienstleistung im Vergleich

Ein ERP-Vergleich beginnt bei Ihrem Auftragsdurchlauf, nicht bei der Modulliste des Anbieters. Ob Bestand, Stückliste, Projektzeit oder Kanalbestand die erste Muss-Funktion ist, entscheidet die Betriebsart, in der Sie Umsatz machen. Der folgende Abschnitt ordnet jedem Betriebstyp zehn Funktionen zu, in der Reihenfolge, in der wir ein Lastenheft prüfen würden.

Worum es bei der Auswahl geht

Gewählt wird nicht ein Funktionsumfang, sondern die Abdeckung Ihrer Abläufe: vom Auftrag oder der Bestellung bis zur Zahlung und, soweit eine Aufzeichnungspflicht reicht, bis zum Nachweis. Ein Handelsbetrieb mit Lager stellt andere Fragen als eine Werkstatt mit Einzelfertigung, ein planender Dienstleister oder ein Händler mit mehreren Verkaufskanälen.

Sortieren Sie darum zuerst: eine Anforderung ist ein Muss, wenn ohne sie ein Ablauf nicht durchläuft oder ein Beleg, eine Rückmeldung oder ein Nachweis fehlt; Soll und Kann sind Verhandlungsmasse. Wie Sie diese Sortierung belastbar machen, steht in ERP-Anforderungen priorisieren; wie Sie die Abläufe vorher aufnehmen, in Ist-Prozesse aufnehmen.

Die zehn ersten Anforderungen je Betriebsart

Die Tabelle nennt je Betriebsart die Funktionen, mit denen wir die Prüfung beginnen würden. Die Reihenfolge ist unsere Priorisierung, keine Norm und keine Marktübersicht. Ein Betrieb kann mehrere Spalten füllen, etwa ein Handelsbetrieb mit Montageabteilung; prüfen Sie dann beide Spalten und zählen Sie doppelte Funktionen einmal.

Nr	Handel	Fertigung	Dienstleistung	Onlinehandel
1	Artikel-, Preis- und Konditionsstammdaten je Kunde	Stückliste mit Baugruppen und Versionen je Erzeugnis	Leistungskatalog mit Stundensätzen und Pauschalen	Artikelstamm mit Varianten und Zuordnung je Kanal
2	Bestandsführung je Lagerort mit allen Bewegungen	Arbeitsplan mit Arbeitsgängen, Rüst- und Stückzeit	Auftrags- oder Projektstruktur mit Leistungspositionen	Bestand mit Reservierung je Kanal, damit nichts doppelt verkauft wird
3	Wareneingang gegen Bestellung samt Abweichungsprüfung	Materialbedarfsplanung aus Aufträgen und Stücklisten	Beschaffung von Fremdleistungen und Material	Wareneingang und Wiedereinlagerung von Retouren
4	Auftrag mit Verfügbarkeitsprüfung und zugesagtem Liefertermin	Fertigungsauftrag mit Termin und Statusverfolgung	Zeiterfassung auf Auftrag und Leistungsposition	Bestellimport aus Shop, Marktplatz und Portal
5	Lieferschein, Teillieferung und Streckengeschäft	Rückmeldung je Arbeitsgang (Menge, Zeit, Ausschuss)	Leistungsnachweis als Grundlage der Abrechnung	Packliste, Versand und Sendungsnummer
6	Rechnung mit lückenloser Belegkette zum Auftrag	Nachkalkulation je Fertigungsauftrag (Ist gegen Plan)	Teilrechnung, Abschlag und Schlussrechnung	Rechnung je Kanal, Sammel- und Gutschriftläufe
7	Buchungssätze mit Steuerschlüsseln an die Finanzbuchhaltung	Bestandsbewertung und Herstellkosten je Erzeugnis	Projektkosten und Abgrenzung je Periode	Zahlungsabgleich mit Auszahlungen und Gebühren je Kanal
8	Offene Posten, Mahnwesen und Kreditlimit	Chargen- oder Seriennummern für die Rückverfolgbarkeit	Rahmen- und Wartungsverträge mit Abrechnungsrhythmus	Retourenabwicklung mit Gutschrift und Bestandskorrektur
9	Deckungsbeitrag je Artikel und Kunde	Auslastung, Rüstzeitanteil und Ausschussquote	Projektrentabilität und Auslastung	Marge und Retourenquote je Kanal
10	Änderungsprotokoll und Nachweis der Belegzuordnung	Versionierung von Stückliste und Arbeitsplan	Nachweis der erbrachten Leistung je Vorgang	Historie von Preis- und Bestandsänderungen

Warum die Reihenfolge je Betriebsart anders ausfällt

Im Handel entscheidet der Bestand den Verkauf. Ohne Verfügbarkeitsprüfung sagt der Betrieb Liefertermine zu, die er nicht halten kann, und ohne Bewegungsdaten fehlt jede Grundlage für Disposition und Inventur (Lagerverwaltung oder WMS). Die Belegkette von Auftrag über Lieferschein und Rechnung trägt anschließend die Buchhaltung.

In der Fertigung entsteht Aufwand vor dem Umsatz. Stückliste, Arbeitsplan und Rückmeldung sind die drei Funktionen, mit denen wir ein Kalkulationsmodell im ERP aufbauen (Materialbedarfsplanung im ERP); die Herstellungskosten entstehen daraus nicht automatisch. Nach § 255 Abs. 2 HGB umfassen sie Materialkosten, Fertigungskosten, Sonderkosten der Fertigung sowie anteilige Material- und Fertigungsgemeinkosten; was das System davon aus Stammdaten und Rückmeldungen rechnet, ist Einrichtungssache. Meldet niemand Mengen und Zeiten je Arbeitsgang zurück, kennt das ERP den Plan, aber nicht die Ist-Zeit, und jede Nachkalkulation bleibt eine Schätzung.

Beim Dienstleister ist die Stunde das Produkt. Leistungskatalog, Projektzeit und Leistungsnachweis entscheiden, ob die Rechnung nachvollziehbar ist und ob der Auftrag gerechnet werden kann (Projektkalkulation und Nachkalkulation). Ohne Leistungsnachweis fehlt der Beleg für die abgerechnete Position.

Im Onlinehandel gibt der Kanal den Takt vor: Bestellungen kommen als Datenstrom, Retouren ebenso. Führt das ERP je Kanal einen unverbundenen Bestand, kann es eine Bestellung zusagen, die ein anderer Kanal bereits verkauft hat. Bestellimport und Bestandsreservierung stehen deshalb vor jeder Auswertung (Bestellstatus im ERP abbilden).

Was alle vier Betriebsarten brauchen

Fünf Funktionen stehen unabhängig von der Betriebsart auf der Muss-Liste. Die Belegstellen in Klammern sind deutsche Vorgaben aus der GoBD und gelten für DV-Systeme, mit denen buchführungs-, aufzeichnungs- oder aufbewahrungspflichtige Daten verarbeitet werden; in Österreich und der Schweiz gelten die Pflichten nach § 131 BAO und Art. 957a OR.

• Stammdatenpflege mit Berechtigungen: wer anlegen, wer ändern, wer nur lesen darf. Fehlerhafte Stammdaten wirken in jedem Beleg weiter.
• Belegkette: jeder Vorgang mit seinem Beleg verknüpft; in Deutschland genügt dafür ein elektronisches Zuordnungsmerkmal wie Index oder Barcode, die Verbindung mit einem Datensatz mit Kontierungsangaben oder eine organisatorische Sicherung (GoBD Rz. 64).
• Änderungsprotokoll: Änderungen und Löschungen an elektronischen Buchungen und Aufzeichnungen sowie sinngemäß an aufbewahrungspflichtigen elektronischen Unterlagen bleiben feststellbar (GoBD Rz. 58 und 59).
• Auswertbarkeit und Export: Nur-Lesezugriff, maschinelle Auswertung und Überlassung der Daten samt Verknüpfungen (GoBD Rz. 163 bis 167).
• Unterlagen für die Verfahrensdokumentation: Anwender-, technische System- und Betriebsdokumentation (GoBD Rz. 153).

Wo eine Pflicht die Funktion erzwingt

In Deutschland gibt die GoBD den Rahmen für DV-Systeme vor, mit denen buchführungs-, aufzeichnungs- oder aufbewahrungspflichtige Daten verarbeitet werden. Die GoBD sind eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums, kein Gesetz; Grundlage sind die Ordnungsvorschriften der §§ 145 bis 147 AO und für Kaufleute §§ 238 ff. HGB. Veröffentlicht wurde sie mit BMF-Schreiben vom 28. November 2019 (BStBl I S. 1269), geändert durch BMF-Schreiben vom 11. März 2024 (BStBl I S. 374) und vom 14. Juli 2025; anzuwenden ist die Fassung vom 14. Juli 2025 (Rz. 185). Für Software heißt das:

Anforderung (Deutschland)	Belegstelle	ERP-Funktion
Unveränderbarkeit erfasster Daten	§ 146 Abs. 4 AO, § 239 Abs. 3 HGB; GoBD Rz. 58	Daten lassen sich nicht so ändern, dass der ursprüngliche Inhalt verschwindet
Protokollierte Änderungen und Löschungen	GoBD Rz. 59 (dort Beispiel 4 zu Stammdaten); betrifft elektronische Buchungen und Aufzeichnungen, sinngemäß aufbewahrungspflichtige elektronische Unterlagen	Änderungsprotokoll; ohne Historie der Stammdaten lässt sich die inhaltliche Übereinstimmung früherer Belege nicht mehr nachweisen
Belegfunktion und Zuordnung	GoBD Rz. 61 und 64	Beleg je Vorgang zugeordnet, elektronisch über ein Zuordnungsmerkmal (z. B. Index, Barcode), über die Verbindung mit einem Datensatz mit Kontierungsangaben oder organisatorisch; Storno- und Korrekturbuchungen sind auf die Ursprungsbuchung rückbeziehbar
Nachprüfbarkeit des Verfahrens	GoBD Rz. 151, 153 und 154	Verfahrensdokumentation je System, Programmidentität und Änderungshistorie über die Aufbewahrungsfrist
Datenzugriff der Finanzbehörde	GoBD Rz. 163 bis 167 (Rz. 167 in der Fassung vom 11. März 2024)	Nur-Lesezugriff, maschinelle Auswertung und Überlassung der Daten samt Verknüpfungen auf einem Datenträger oder über eine von der Finanzbehörde eröffnete Datenaustauschplattform (§ 87a Abs. 1 AO)
Systemwechsel oder Auslagerung	GoBD Rz. 142, 143 und 164	Das Altsystem muss nur dann nicht vorgehalten werden, wenn beide Voraussetzungen der Rz. 142 erfüllt sind: die Daten samt Metadaten, Stamm- und Bewegungsdaten und den erforderlichen Verknüpfungen werden quantitativ und qualitativ gleichwertig überführt, und das neue System ermöglicht in quantitativer und qualitativer Hinsicht dieselben Auswertungen wie das Produktivsystem; sonst ist die ursprüngliche Hard- und Software für die Dauer der Aufbewahrungsfrist vorzuhalten (Rz. 143). Hat die Außenprüfung noch nicht begonnen, genügt nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, der Z3-Zugriff (Datenüberlassung) (Rz. 164)
Eingehende E-Rechnungen	GoBD Rz. 131 in der Fassung vom 14. Juli 2025	Aufbewahrung im Empfangsformat; bei E-Rechnungen im Sinne des § 14 Abs. 1 Satz 3 und 6 UStG genügt der strukturierte Teil, der menschenlesbare Teil nur bei zusätzlichen oder abweichenden steuerlich bedeutsamen Angaben (z. B. Buchungsvermerke)

In Österreich müssen Bücher und Aufzeichnungen nach §§ 124 bis 126 BAO so geführt werden, dass sie einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle vermitteln, und die einzelnen Geschäftsvorfälle sollen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen (§ 131 Abs. 1 BAO, geltende Fassung vom 13. Oktober 2026). Für ein ERP heißt das: Zustandsverlauf je Vorgang statt bloßem Endstand. In der Schweiz nennt Art. 957a Abs. 2 OR als Grundsätze unter anderem Belegnachweis und Nachprüfbarkeit, und nach Abs. 5 darf die Buchführung elektronisch geführt werden (konsolidierte Fassung Stand 1. Oktober 2026).

Normen und Verträge kommen hinzu: Nach der Darstellung des DIN e. V. ist die Anwendung von DIN-Normen grundsätzlich freiwillig; bindend werden sie erst, wenn sie Vertragsinhalt werden oder der Gesetzgeber ihre Einhaltung vorschreibt. Ein Stand, der sich gerade ändert: ISO 9001 ist am 16. September 2026 neu erschienen; die deutsche Sprachfassung DIN EN ISO 9001 erscheint nach Angaben des DIN mit Ausgabedatum November 2026 und ersetzt die Fassung von 2015. Verlangt ein Kunde einen Nachweis, etwa die Rückverfolgbarkeit eines Loses, steht dieser Nachweis in der Vereinbarung und nicht im Funktionskatalog; klären Sie ihn mit dem Kunden oder der Zertifizierungsstelle, bevor die Funktion ins Lastenheft kommt. Die Pflichten je Land prüfen Sie im Einzelnen in Gesetzliche Pflichten als ERP-Anforderung, Buchführung in Österreich und Buchführung in der Schweiz.

Was wir später prüfen würden

Die folgenden Funktionen sind zum Start kein Muss. Jede wird nötig, wenn die genannte Bedingung eintritt; vorher kostet sie Geld und Pflegeaufwand.

• Feinplanung (APS): nötig, wenn Sie die Reihenfolge der Fertigungsaufträge nicht mehr mit einer Wochenliste festlegen können und Rüst- und Stückzeiten gepflegt sind.
• Betriebsdatenerfassung (BDE) oder MES: nötig, wenn Mengen und Zeiten im Moment der Bearbeitung gebraucht werden, etwa für Ausschussanalyse oder Leistungslohn (BDE oder MES).
• Kundenportal oder EDI: nötig, wenn ein Kunde Bestellungen nur noch als EDI-Nachricht oder über ein Portal übermittelt (EDI-Einstieg für den Mittelstand).
• Eigenes Berichtswerkzeug oder Datenlager: nötig, wenn die Auswertungen im ERP zu langsam werden oder Daten aus mehreren Quellen zusammenkommen (BI-Werkzeug oder ERP-Berichte).
• Zweiter Buchungskreis oder Mandant: nötig, wenn eine zweite Gesellschaft eigene Zahlen braucht (Mehrere Gesellschaften).
• KI-Assistent: sinnvoll erst, wenn Stammdaten und Vorgänge gepflegt sind, weil jede Antwort auf denselben Daten beruht (KI im ERP bewerten).

Prüffragen an den Anbieter

Zu jeder Muss-Funktion gehören eine Frage und ein Test. Ohne Test bleibt die Antwort eine Zusage.

Funktion	Frage an den Anbieter	Bestanden, wenn …
Bestandsführung	Führt das System Bestand je Lagerort und reserviert es Ware für einen Auftrag?	eine Reservierung im Testmandanten den verfügbaren Bestand sichtbar verringert und eine zweite Reservierung über dem Bestand abgelehnt oder gemeldet wird
Rückmeldung je Arbeitsgang	Werden Menge, Zeit und Ausschuss je Arbeitsgang erfasst und dem Fertigungsauftrag zugeordnet?	die Nachkalkulation nach zwei Rückmeldungen Ist- und Planwerte getrennt ausweist
Projektzeit	Wie kommt erfasste Zeit auf eine Leistungsposition und in die Rechnung?	eine Stunde im Testmandanten in einer Position der Proberechnung erscheint, ohne Zwischenschritt in einer Tabelle
Belegkette	Ist jeder Beleg einem Vorgang zugeordnet, und ist eine Korrektur auf die Ursprungsbuchung rückbeziehbar?	Sie vom Rechnungsbeleg zum Auftrag und von der Stornobuchung zur Ursprungsbuchung springen können
Änderungsprotokoll	Werden Änderungen und Löschungen an Buchungen, Aufzeichnungen und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen mit Person, Zeitpunkt und altem Wert protokolliert?	eine Teständerung an einer Position im Protokoll mit altem und neuem Wert steht
Export und Datenzugriff	In welcher Form kommen Daten samt Verknüpfungen heraus (Datenträger oder Plattform), und ist das dokumentiert?	Sie im Testmandanten einen Export erzeugen und mit den Auswertungen des Systems abstimmen können

Warnsignale in Angebot und Vertrag

• Eine Muss-Funktion lässt sich nur in einer Vorführung mit Beispieldaten zeigen, nicht im Testmandanten mit Ihren Daten.
• Ein Änderungsprotokoll oder eine Historie wird zugesagt, aber nicht im Testmandanten gezeigt.
• Der Export liefert nur PDF oder einen Report, nicht die Daten mit Metadaten und Verknüpfungen.
• Die Modulliste ist geordnet, aber Funktionen Ihrer Spalte fehlen darin, etwa Bestand je Lagerort oder Rückmeldung je Arbeitsgang.
• Der Benutzerpreis steht ohne Benutzerart im Angebot; ob Nur-Lesen billiger ist, bleibt offen.
• Die Laufzeit des Betreuungsvertrags und die Kündigungsfrist sind im Angebot an keiner Stelle genannt.

Was die zehn Funktionen kosten

Der Preis je Benutzer sagt wenig, weil die Muss-Funktionen an Modulen, Mengen und Schnittstellen hängen. Fragen Sie je Position schriftlich: Grundlizenz, Benutzerart (voller Zugriff oder Nur-Lesen), enthaltene Module, Bemessung (Aufträge, Lagerbewegungen, Datenvolumen), Schnittstellen je Kanal, Testumgebung und Betreuungsvertrag. Ein Rechenmodell über fünf Jahre mit Angebotsfeldern steht in ERP-Gesamtkosten über fünf Jahre.

So vergleichen Sie in fünf Schritten

1. Bestimmen Sie Ihre Betriebsart und wählen Sie die Spalte der Tabelle; bei zwei Betriebsarten prüfen Sie beide Spalten und streichen Doppelnennungen.
2. Übernehmen Sie die zehn Positionen als Muss in Ihr Lastenheft und ergänzen Sie je Position den Nachweis, der ohne die Funktion fehlen würde.
3. Formulieren Sie zu jeder Position eine Prüffrage und einen Test mit Testdaten aus Ihrem Betrieb statt einer Vorführung mit Beispieldaten (Demo mit eigenen Szenarien).
4. Haken Sie die Pflichten Ihres Landes gesondert ab, weil sie unabhängig von der Betriebsart gelten (Deutschland GoBD; Österreich § 131 BAO; Schweiz Art. 957a OR).
5. Tragen Sie die Kostenfelder je Angebot ein und markieren Sie jede Position ohne Test als offen.