BI-Werkzeug oder ERP-Berichte: Wann reicht das ERP nicht mehr?

Ob ein BI-Werkzeug neben dem ERP sinnvoll ist, entscheidet sich an vier Größen: an den Datenquellen, an der Berichtsvielfalt, am Aktualisierungsbedarf und an der Nutzerzahl. Ob die Standardberichte des ERP ausreichen, hängt vom konkreten System ab: Berichte können auf Live-Daten laufen, und das ERP kann eigene Analysen und geteilte Auswertungen bieten. Die folgende Entscheidungshilfe zeigt, wann das ERP ausreicht und wann ein eigenes Auswertungswerkzeug redaktionell empfohlen wird.

Worum es bei der Auswahl geht

Ein ERP-Bericht entsteht in dem System, das die Betriebsdaten führt: Das ERP speichert Bestände, Aufträge, Rechnungen und Buchungen und stellt daraus die Auswertungen her, die es kennt. Ein BI-Werkzeug (Business Intelligence) ist ein Auswertungswerkzeug, das mehrere Datenquellen in ein gemeinsames Modell führt und Berichte, Dashboards und Abfragen erzeugt, die über die Standardberichte des ERP hinausgehen. Es kann als eigenständiges System laufen oder in das ERP eingebettet sein.

Die Wahl ist keine Frage von besser oder schlechter. Das ERP bleibt die führende Quelle für die Betriebsdaten; ein BI-Werkzeug liest aus und ergänzt. Dasselbe Unternehmen kann seine laufenden Berichte im ERP lassen und nur die übergreifende Analyse in ein BI-Werkzeug auslagern. Was ein BI-Werkzeug ist und welche Stufen zwischen ERP-Bericht und BI-Tool liegen, erklärt das Glossar: BI.

Diese Kriterien zählen

Die Tabelle nennt je Kriterium, warum es die Entscheidung trägt, wie Sie es prüfen und welche Frage Sie an den Anbieter stellen.

Kriterium	Warum es die Entscheidung trägt	Wie Sie es prüfen	Frage an den Anbieter
Datenquellen	Ob das ERP weitere Quellen verbindet, variiert; ein BI-Werkzeug führt ERP, Shop, Kasse, CRM und Dateien in ein gemeinsames Modell	Liste der Quellen aufstellen, die in die Auswertung einfließen; prüfen, welche das ERP selbst verbindet	Welche Quellen verbindet das Werkzeug direkt, welche nur über Export?
Berichtsvielfalt	Viele Berichte mit eigenen Filtern, Sichten und Berechtigungen sind die Prüffrage, ob die Berichtsfunktion des ERP sie abdeckt	Anzahl der Berichte, deren Pflege und die Nutzer je Bericht zählen	Wie viele Berichte und Nutzer unterstützt das Werkzeug, und wie werden Rechte vergeben?
Aktualisierungsbedarf	ERP-Berichte können auf Live-Daten laufen; BI-Berichte mit importiertem Datenmodell brauchen einen Datenabgleich, dessen Abstand sich wählen lässt; Direktabfragen und Live-Verbindungen fragen die Quelle direkt ab	Festlegen, wie aktuell die Zahlen sein müssen (Stunde, Tag, Woche)	Mit welchem Abstand aktualisiert das Werkzeug, und gibt es Echtzeit?
Nutzerzahl	Ob das ERP die Nutzer und ihre Abfragen abdeckt, variiert; ein BI-Werkzeug bietet eigene Abfragen und geteilte Auswertungen	Nutzer je Rolle und je Bericht erfassen, auch mobile und externe Nutzer	Wie werden Lizenzen gezählt, benannt oder gleichzeitig?

Die Schwelle ist redaktionelle Orientierung, keine nachgewiesene Regel: Tragen zwei oder mehr Kriterien deutlich in Richtung BI-Werkzeug, empfehlen wir ein eigenes Auswertungswerkzeug. Trägt nur ein Kriterium, prüfen Sie zuerst, ob eine Erweiterung des ERP-Berichts oder ein Export in ein Tabellenkalkulationsprogramm ausreicht.

Die Anbindung läuft über Standardwege: Datenbankzugriff über ein Interface wie ODBC (Open Database Connectivity), Dateiimport (CSV nach RFC 4180) oder eine API. Prüfen Sie, welche Wege das Werkzeug bietet, bevor Sie es wählen.

Wann das ERP nicht mehr reicht

Die folgenden Signale zeigen, dass die ERP-Berichte an ihre Grenze stoßen. Sie sind Beobachtungen aus dem Betrieb, keine Faustformel; die redaktionelle Orientierung ist, dass zwei oder mehr zusammen für ein eigenes Werkzeug sprechen.

• Berichte dauern länger, je mehr Daten anfallen, und bremsen das ERP im Tagesgeschäft.
• Neue Auswertungen werden einzeln programmiert, statt aus einem gemeinsamen Modell erzeugt.
• Zahlen aus ERP, Shop und Kasse stimmen nicht überein, weil sie aus verschiedenen Systemen stammen.
• Jeder Nutzer baut sich eigene Abfragen, und dieselbe Kennzahl gibt es in mehreren Versionen.
• Die Berichte werden in ein Tabellenkalkulationsprogramm exportiert, weil das ERP den gewünschten Filter nicht bietet.
• Externe Nutzer oder die Geschäftsführung brauchen aktuelle Zahlen, die das ERP nur verzögert liefert.

Woraus sich die Kosten zusammensetzen

Die Kosten beider Wege gliedern sich in dieselben Felder. Tragen Sie je Angebot die Beträge ein oder die offene Frage; Preise sind Angebotssache und ändern sich.

Kostenfeld	Beim ERP-Bericht	Beim BI-Werkzeug
Lizenz	Je nach ERP: enthalten, je Nutzer oder je Modul	Mögliche Position: separate Lizenz, je Nutzer, je Datenquelle oder je Abfrage
Aufbau	Konfiguration der Standardberichte	Modellierung der Datenquellen, Berichte, Dashboards, Rechte
Pflege	Anpassung bei neuen Feldern oder Prozessen	Pflege des Modells, der Abfragen und der Aktualisierung
Betrieb	Läuft mit dem ERP	Mögliche Position: eigenes System mit eigener Überwachung und Aktualisierung; eingebettete Berichte laufen im ERP
Wechsel	Je Angebot: gekoppelt an das ERP	Mögliche Position: eigenständiger Vertrag, eigene Kündigung

Jedes neue Feld, jede neue Quelle und jede neue Abfrage kostet Nacharbeit. Setzen Sie diesen Pflegeaufwand gegen die Zahl erwarteter Änderungen, bevor Sie ein Werkzeug wählen.

Warnsignale in Angebot und Vertrag

• Das Werkzeug verbindet nur eine Datenquelle, und weitere Quellen sollen über Export angebunden werden.
• Die Aktualisierung läuft nur in festen, langen Intervallen, obwohl Sie kürzere Zyklen brauchen.
• Lizenzen werden je Nutzer gezählt, auch für Nutzer, die nur gelegentlich zugreifen.
• Das Modell und die Berichte werden vom Anbieter gepflegt, und Änderungen sind kostenpflichtig.
• Der Wechsel des ERP ist im Vertrag nicht geregelt, und die Daten lassen sich nicht vollständig exportieren.
• Die Rechtevergabe ist nicht nachvollziehbar, und es gibt keine Protokollierung der Abfragen.

Welche Kriterien für welchen Betrieb

Die Gewichtung ist unsere Empfehlung; Ihre Mengen können sie verschieben.

Fall	Größtes Gewicht	Weg
Laufende Berichte aus dem ERP, wenige Nutzer	Berichtsvielfalt, Nutzerzahl	ERP-Berichte, ggf. Export in Tabellenkalkulation
Zahlen aus ERP, Shop und Kasse zusammenführen	Datenquellen	BI-Werkzeug mit gemeinsamer Modellierung
Tägliche oder stündliche Aktualisierung für die Steuerung	Aktualisierungsbedarf	BI-Werkzeug mit kurzem Zyklus oder Echtzeit
Viele Nutzer mit eigenen Abfragen und Rechten	Nutzerzahl, Berichtsvielfalt	BI-Werkzeug mit Rollen- und Rechtekonzept
Einmalige Sonderauswertung	Aufwand je Lauf	Export und Auswertung in Tabellenkalkulation

So entscheiden Sie in fünf Schritten

1. Listen Sie die Datenquellen auf, die in die Auswertung einfließen, und notieren Sie, welche das ERP selbst verbindet.
2. Zählen Sie die Berichte, deren Pflege und die Nutzer je Bericht; erfassen Sie auch mobile und externe Nutzer.
3. Legen Sie fest, wie aktuell die Zahlen sein müssen, und prüfen Sie, ob das ERP diesen Abstand bietet.
4. Gehen Sie die Warnsignale im Angebot durch und lassen Sie sich die Lizenz- und Wechselbedingungen schriftlich geben.
5. Wägen Sie die vier Kriterien ab; die redaktionelle Orientierung ist, dass zwei oder mehr Kriterien in Richtung BI-Werkzeug für ein eigenes Auswertungswerkzeug sprechen.