Mischbetrieb: Handel, Service und Fertigung in einem ERP abbilden

Ein Betrieb, der Ersatzteile verkauft, Maschinen wartet und Bauteile selbst fertigt, hat drei Rechenwege unter einem Dach. Jeder Weg misst seine Leistung in einer anderen Einheit und sammelt seine Kosten an einer anderen Stelle. Das ERP muss die drei Wege nebeneinander führen, ohne dass am Ende ein Umsatz zweimal in der Erfolgsrechnung steht.

Wie sich die drei Geschäftsfelder unterscheiden

Der Unterschied liegt nicht in der Branche, sondern in dem Objekt, das Erlös und Kosten trägt. Im Handel ist das der Artikel im Lager; der Wareneinsatz steht fest, wenn die Ware verkauft ist. Im Service ist es der Auftrag oder das Projekt: Gezählt werden geleistete Stunden, eingesetztes Material und Fremdleistungen. In der Fertigung ist es der Fertigungsauftrag: Material nach Stückliste, Fertigungszeit je Arbeitsgang, Ausschuss und Nacharbeit.

Merkmal	Handel	Service	Fertigung
Was verkauft wird	Ware aus dem Lager	Arbeitszeit, Material, Fremdleistung	selbst gefertigtes Erzeugnis
Mengeneinheit der Leistung	Stück, Kilogramm oder Meter je Artikel	Stunde je Leistungsposition	Stück je Erzeugnis
Träger der Kosten	Verkaufsposition	Auftrag oder Projekt	Fertigungsauftrag
Kostenaufbau	Bezugspreis und Handelsspanne	Stundensatz, Material, Fremdleistung	Stückliste, Arbeitsplan, Maschinenstunde
Bestand	Lagerbestand je Artikel	offene, noch nicht abgerechnete Stunden je Auftrag	Halbfabrikate und unfertige Erzeugnisse
Rückmeldung	Wareneingang und Warenausgang	Stundenerfassung	Menge, Zeit und Ausschuss je Arbeitsgang

Die Tabelle beschreibt drei reine Fälle; Mischformen sind möglich. Ein Handelsbetrieb mit Montage führt für das montierte Erzeugnis eine Stückliste, ein Servicebetrieb mit Ersatzteillager führt für diese Teile einen Bestand. Maßgeblich ist nicht die Branchenbezeichnung, sondern die Logik des einzelnen Erzeugnisses. Wie eine Stückliste aufgebaut wird, steht in Stücklistenarten und Struktur; wie ein Projekt nachkalkuliert wird, in Projektkalkulation.

Welche Wege es gibt: Segment, Rechtsträger, eigenes System

Wer drei Logiken hat, kann sie auf drei Arten trennen. Die Tabelle stellt sie gegenüber; die Zeilen zur Buchhaltung, zur inneren Verrechnung und zum Ergebnis zeigen den Aufwand, den jeder Weg erzeugt. Die Spalte zu getrennten Systemen beschreibt unser gewähltes Beispiel getrennter Datenbestände ohne gemeinsame Basis; ob und wie die Systeme Zahlen und Stammdaten austauschen, ist dann selbst einzurichten. Möglich ist auch eine angebundene Auswertung, in die die Daten automatisch übernommen werden.

Gesichtspunkt	Segmente in einem Rechtsträger	Getrennte Rechtsträger	Getrennte Systeme
Was getrennt wird	Auswertungsebene je Geschäftsfeld	eigene Gesellschaft	eigene Datenbank je Geschäftsfeld
Buchhaltung	ein Buchungskreis, eine Bilanz	je Gesellschaft Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung	getrennte Buchhaltung je System; gemeinsame Sicht nur über eine angebundene Zusammenführung
Stammdaten	Artikel, Kunden und Lieferanten gemeinsam	gemeinsam oder je Mandant getrennt	Pflege je System; Abgleich oder zentrale Führung ist einzurichten
Bestand	je Segment ein Lager, Umlagerung innerhalb des Unternehmens	Lieferung zwischen Gesellschaften mit Rechnung	je System eigener Bestand, Abgleich über Schnittstelle
Innere Verrechnung	Verrechnungssatz nur in der Kostenrechnung	Verrechnungspreis mit Rechnung, Forderung und Zahlung	Austausch von Buchungen oder Dateien
Ergebnis je Feld	Segmentergebnis aus der Kostenrechnung	Jahresergebnis je Gesellschaft aus dem Abschluss	Kennzahlen aus verschiedenen Rechenlogiken
Rechtliche Wirkung	keine eigene Rechtspersönlichkeit	eigene Rechtspersönlichkeit und eigener Abschluss	keine
Aufwand	eine Installation, ein Datenbestand	Abstimmung und Konsolidierung zusätzlich	zwei Installationen, zwei Datenbestände
Passt, wenn	die Felder Kunden, Material und Personal teilen	Haftung, Beteiligungen oder Vorgaben eine eigene Einheit verlangen	die Felder verschiedene Datenlogiken brauchen

Die Wege lassen sich verbinden: zwei Felder als Segmente, das dritte in einer eigenen Gesellschaft. Die Abgrenzung muss dann eindeutig bleiben, damit ein Feld nicht zwei Zahlen liefert. Wer mehrere Firmen abbildet, findet die Entscheidungskriterien in Mehrere Gesellschaften im ERP.

Was Rechtsträger und Segment rechtlich trennt

Buchführung und Abschluss hängen am Rechtsträger. In Deutschland ist jeder Kaufmann verpflichtet, Bücher zu führen, und die Buchführung muss einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln (§ 238 Abs. 1 Sätze 1 und 2 HGB). Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung hat der Kaufmann für den Schluss eines jeden Geschäftsjahrs aufzustellen; beide bilden den Jahresabschluss (§ 242 Abs. 1 bis 3 HGB). Ein Segment ohne eigene Rechtspersönlichkeit ist kein Kaufmann; die Pflicht trifft den Träger, zu dem es gehört. Eine Gliederung der Buchführung nach Geschäftsfeldern enthält § 238 HGB nicht.

Für Einzelkaufleute greift die Befreiung des § 241a Satz 1 HGB: Sie brauchen die §§ 238 bis 241 HGB nicht anzuwenden, wenn sie an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 800.000 Euro Umsatzerlöse und nicht mehr als 80.000 Euro Jahresüberschuss aufweisen; von der Aufstellungspflicht des § 242 HGB nimmt § 242 Abs. 4 HGB sie ebenfalls aus. Die Befreiung wirkt handelsrechtlich; in Deutschland kann eine steuerliche Buchführungspflicht nach § 141 AO unabhängig davon bestehen.

Für die Außendarstellung kennt das deutsche Recht eine Aufteilung nach Bereichen: Kapitalgesellschaften haben im Anhang die Umsatzerlöse nach Tätigkeitsbereichen und nach geografisch bestimmten Märkten aufzugliedern, soweit sich diese unter Berücksichtigung der Verkaufsorganisation erheblich unterscheiden (§ 285 Nr. 4 HGB). Kleine und mittelgroße Kapitalgesellschaften müssen diese Angabe nicht machen (§ 288 Abs. 1 Nr. 1 und Abs. 2 Satz 1 HGB); verlangt ist sie damit nur von großen (§ 267 Abs. 3 HGB). Aufgeteilt werden die Umsatzerlöse, nicht die Kosten. Im Konzernabschluss nach dem HGB ist die Segmentberichterstattung freiwillig: Er kann um sie erweitert werden (§ 297 Abs. 1 Satz 2 HGB).

Für Österreich und die Schweiz gelten eigene Buchführungs- und Rechnungslegungsvorschriften; die Angaben in diesem Abschnitt beziehen sich auf Deutschland. Welche Schwellen für Ihren Rechtsträger greifen, klären Sie mit Ihrer Steuer- oder Treuhandberatung.

Ein Segmentergebnis rechnen

Das Segmentergebnis folgt dem Aufbau einer Deckungsbeitragsrechnung. Nach der Darstellung des KMU-Portals des Schweizer Staatssekretariats für Wirtschaft werden die variablen Kosten vom Umsatz abgezogen und der verbleibende Betrag deckt die Fixkosten. Für ein Geschäftsfeld kommen dessen eigene Fixkosten hinzu; was danach bleibt, kann das Feld selbst verantworten. Nach der Darstellung der Handwerkskammer Niederbayern-Oberpfalz ist die Kostenrechnung über Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträger aufgebaut und liefert Deckungsbeiträge für Kunden, Produkte und Geschäftsbereiche.

Das Schema ist unser Vorschlag, die Zahlen sind erfunden (Beispielrechnung). Alle Beträge in Euro je Geschäftsjahr.

Position	Handel	Service	Fertigung	Summe
Umsatzerlöse	1.800.000	620.000	480.000	2.900.000
variable Kosten	−1.260.000	−180.000	−310.000	−1.750.000
Deckungsbeitrag I	540.000	440.000	170.000	1.150.000
eigene Fixkosten des Segments	−260.000	−250.000	−120.000	−630.000
Segmentergebnis	280.000	190.000	50.000	520.000
nicht zugeordnete Gemeinkosten				−380.000
Betriebsergebnis				140.000

Die variablen Kosten sind Wareneinsatz im Handel, Einsatz je Auftrag im Service sowie Material und Fertigungslohn in der Fertigung. Die eigenen Fixkosten stehen je Segment auf einer eigenen Kostenstelle; die nicht zugeordneten Gemeinkosten für Verwaltung, IT und Geschäftsleitung bleiben zunächst im Gesamtergebnis. Gegenprobe: 2.900.000 − 1.750.000 = 1.150.000 Euro Deckungsbeitrag I; 630.000 + 380.000 = 1.010.000 Euro; 1.150.000 − 1.010.000 = 140.000 Euro Betriebsergebnis.

Die Quoten zeigen, warum die Felder getrennt gerechnet werden: Der Handel trägt 30,0 Prozent Deckungsbeitrag, der Service 71,0 Prozent, die Fertigung 35,4 Prozent. Ein ungewichteter Mittelwert dieser drei Zahlen (45,5 Prozent) hat keine Bedeutung. Die Deckungsbeitragsquote des Unternehmens ist mit dem Umsatz gewichtet und beträgt 1.150.000 geteilt durch 2.900.000, also 39,7 Prozent.

Liefert ein Feld an ein anderes, entsteht ein Innenumsatz. Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen: Die Fertigung baut eine Maschine für 48.000 Euro Herstellkosten und gibt sie zu diesem Preis an den Handel, der sie für 72.000 Euro an einen Kunden verkauft. In der Segmentrechnung stehen bei der Fertigung 48.000 Euro interner Umsatz und 48.000 Euro Kosten, beim Handel 72.000 Euro Umsatz und 48.000 Euro Wareneinsatz. Beide Umsätze zusammen ergeben 120.000 Euro, obwohl von außen nur 72.000 Euro zugeflossen sind. Führen Sie Innenumsätze deshalb als eigene Zeile und rechnen Sie sie vor der Auswertung des Unternehmens heraus. Bei getrennten Gesellschaften sind dieselben Beträge echte Rechnungen in zwei Buchhaltungen, die beim Zusammenfassen gegeneinander aufzurechnen sind; das Verfahren steht in Konzerninterne Verrechnung.

Wo die Logiken zusammenstoßen

Gemeinsam genutzte Ressourcen sind der strittige Punkt. Eine Maschine, ein Lagerbereich oder ein Mitarbeiter, der in zwei Feldern arbeitet, verursacht Kosten, die keiner Position direkt zuzurechnen sind. Legen Sie vor der ersten Auswertung fest, mit welcher Bezugsgröße Sie verteilen, und wählen Sie eine Größe, die den Verbrauch abbildet: Maschinenstunden für die Maschine, Stellplätze oder Palettentage für das Lager, Auftragspositionen für die Verwaltung. Eine Verteilung nach Stückzahl verzerrt das Ergebnis, wenn die Stücke unterschiedlich groß sind.

Die zweite Nahtstelle ist der Stammdatenbestand. Ein Artikel, den der Handel verkauft und die Fertigung einbaut, gehört in einen Artikelstamm, nicht in zwei. Die Zuordnung, wer welches Feld pflegt, halten Sie in einer Regel fest; sonst entstehen Dubletten und zwei Bestände desselben Teils. Wer die Verantwortung für den Stamm festlegt, beschreibt Stammdatenverantwortung festlegen.

Die dritte Nahtstelle ist die Rückmeldung. Eine Stunde am Kundengerät und eine Stunde an der Maschine tragen verschiedene Kostensätze; die Rückmeldung muss deshalb neben der Zeit auch die Tätigkeitsart und das Segment führen. Fehlt eines von beiden, lässt sich die Stunde später nur noch schätzen.

Typische Fehler

• Kostenstelle ohne Erlös. Wird nur die Kostenstelle je Geschäftsfeld geführt und der Erlös am Konto ohne Segment, lässt sich kein Segmentergebnis rechnen; die Auswertung endet bei den Kosten.
• Geteilte Ressourcen ohne Schlüssel. Ohne festgelegte Bezugsgröße bleibt die Verteilung eine Ermessensfrage, und zwei Monatsauswertungen sind nicht mehr vergleichbar.
• Schlüssel nach Menge statt nach Verbrauch. Kosten, die mit der Zeit entstehen, gehören auf Stunden, nicht auf Stück; sonst tragen kleine Aufträge zu viel.
• Innenumsätze in der Umsatzzeile. Werden Lieferungen zwischen den Feldern wie Außenumsätze mitgezählt, weist das Unternehmen mehr Umsatz aus, als es eingenommen hat.
• Artikelstamm je Feld. Zwei Stämme für dasselbe Teil erzeugen zwei Bestände, zwei Preise und Abstimmarbeit.
• Segment ohne Verantwortung. Ein Feld ohne benannte Person, die die Zahl erklärt, verliert in der ersten Abweichungsrunde seinen Nutzen.

So gehen Sie vor

1. Schneiden Sie das Geschäft in Felder, die eine eigene Erfolgsrechnung tragen können: eigener Kundenkreis, eigenes Material, eigenes Personal, eine verantwortliche Person.
2. Entscheiden Sie je Feld, ob es Segment bleibt, ein eigener Rechtsträger wird oder ein eigenes System braucht; Haftungs- und Steuerfragen klären Sie mit Rechts- und Steuerberatung.
3. Legen Sie im ERP eine Dimension für das Segment an, etwa Kostenstelle oder Profit-Center, und ordnen Sie jedem Erlös- und Aufwandskonto eine Zuordnungsregel zu.
4. Ordnen Sie jedem Geschäftsfeld die Erlöse und die variablen Kosten zu und definieren Sie die Schlüssel für gemeinsam genutzte Anlagen, Flächen und Mitarbeitende.
5. Regeln Sie Innenlieferungen mit Verrechnungssatz und Kennzeichnung und rechnen Sie sie vor der Auswertung des Unternehmens heraus.
6. Überleiten Sie die Segmentergebnisse monatlich auf das Betriebsergebnis der Buchhaltung und erklären Sie die verbleibende Differenz.