Mehrere Gesellschaften im ERP: Mandant oder getrennte Systeme?
Kurz gesagt
Jeder Rechtsträger bucht für sich: In Deutschland muss jeder Kaufmann Bücher führen (§ 238 Abs. 1 HGB); Einzelkaufleute brauchen die §§ 238 bis 241 HGB nicht anzuwenden, wenn sie an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 800.000 Euro Umsatzerlöse und 80.000 Euro Jahresüberschuss aufweisen, bei Neugründung schon am ersten Abschlussstichtag (§ 241a HGB). In Österreich gilt das Dritte Buch des UGB ohne Umsatzgrenze für Kapitalgesellschaften und für die dort genannten eingetragenen Personengesellschaften (§ 189 Abs. 1 Z 1 und Z 2 UGB), für alle anderen Unternehmer ab mehr als 700.000 Euro Umsatzerlösen netto je einheitlichem Betrieb (Z 3), mit den Ausnahmen des Abs. 4 für freie Berufe, Land- und Forstwirte und Überschussrechner; die Rechtsfolge tritt nach Abs. 2 Z 1 erst ab dem zweitfolgenden Geschäftsjahr ein, wenn der Schwellenwert in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren überschritten wird, und nach Abs. 2 Z 2 schon ab dem folgenden Geschäftsjahr, wenn er um mindestens 300.000 Euro überschritten wird. In der Schweiz unterliegen juristische Personen sowie Einzelunternehmen und Personengesellschaften ab 500.000 Franken Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr der vollen Buchführung; darunter und für Vereine und Stiftungen ohne Pflicht zur Handelsregistereintragung sowie für Stiftungen nach Art. 83b Abs. 2 ZGB genügt die Rechnung über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage (Art. 957 Abs. 1 und 2 OR). Ein Mandant je Rechtsträger trennt die Daten schon in der Einrichtung; ob die Trennung vollständig ist, belegen erst geprüfte Systemeigenschaften. Ein Mandant mit Buchungskreisen kann Stammdaten teilen; eigene Nummernkreise und Rollen je Gesellschaft sind dabei ein Gestaltungsziel und keine Vorgabe der geprüften Vorschriften.
Das Wichtigste
- Buchführung je Rechtsträger: Deutschland § 238 Abs. 1 HGB, Befreiung für Einzelkaufleute, die an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 800.000 Euro Umsatzerlöse und 80.000 Euro Jahresüberschuss aufweisen, bei Neugründung schon am ersten Abschlussstichtag (§ 241a HGB); Österreich § 189 Abs. 1 UGB; Schweiz Art. 957 Abs. 1 OR, dort ab 500.000 Franken Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr.
- In Österreich erfasst § 189 Abs. 1 Z 1 und Z 2 UGB Kapitalgesellschaften und die dort genannten eingetragenen Personengesellschaften ohne Umsatzgrenze; für alle anderen Unternehmer greift der Schwellenwert von mehr als 700.000 Euro netto je einheitlichem Betrieb (Abs. 1 Z 3) nach Abs. 2 Z 1 erst ab dem zweitfolgenden Geschäftsjahr bei Überschreitung in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren oder nach Abs. 2 Z 2 schon ab dem folgenden Geschäftsjahr bei Überschreitung um mindestens 300.000 Euro. Abs. 4 nimmt freie Berufe, Land- und Forstwirte und Überschussrechner aus. In der Schweiz gilt die erleichterte Buchführung nur über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage für Einzelunternehmen und Personengesellschaften unter 500.000 Franken sowie für Vereine und Stiftungen ohne Handelsregisterpflicht und für Stiftungen nach Art. 83b Abs. 2 ZGB (Art. 957 Abs. 2 OR).
- Ob ein Mandant je Rechtsträger oder ein Mandant mit Buchungskreisen passt, ist eine Gestaltungsentscheidung: Ein Mandant je Rechtsträger trennt die Daten schon in der Einrichtung; ein Mandant mit Buchungskreisen kann Stammdaten und Kontenplan teilen, eigene Rechnungsnummernkreise und begrenzte Rollen je Rechtsträger sind dabei ein Gestaltungsziel und keine Vorgabe der geprüften Vorschriften. Ob die Trennung vollständig ist, belegen erst geprüfte Systemeigenschaften wie getrennte Rechte, getrennte Stammdaten und ein Export je Gesellschaft.
- Die Organschaft (§ 2 Abs. 2 Nr. 2 UStG; § 2 Abs. 2 Z 2 UStG 1994) regelt die Umsatzsteuer, nicht die Buchführung der einzelnen Gesellschaft.
- In der Schweiz können verbundene Rechtsträger auf Antrag eine Mehrwertsteuergruppe bilden (Art. 13 Abs. 1 MWSTG, Fassung in Kraft seit 1. Januar 2025).
- Aufbewahrung je Gesellschaft: Deutschland zehn Jahre für Bücher und acht Jahre für Buchungsbelege, Österreich sieben Jahre, die Schweiz zehn Jahre.
Ob eine zweite Gesellschaft im selben Datenbereich läuft oder in einem eigenen, entscheidet sich an vier Datenarten: Stammdaten, Konten und Nummernkreise, Benutzerrechte, Bankzugang. Die folgenden Abschnitte ordnen jeder Firmenstruktur den Weg zu, der die wenigsten davon teilt, und beziffern die Kosten beider Wege als Beispielrechnung.
Worum es bei der Auswahl geht
Ein Mandant ist der abgeschlossene Datenbereich eines ERP-Systems: eine eigene Datenbank oder ein abgetrennter Teil davon mit eigenen Stammdaten, Konten, Nummernkreisen und Berechtigungen. Ein Buchungskreis ist ein Rechnungskreis innerhalb eines Mandanten: Er trennt Belege, Nummernkreise und Auswertungen; ob er auch die Stammdaten teilt, hängt vom System ab.
Die geprüften Vorschriften verlangen keine bestimmte Systemarchitektur. Sie verlangen, dass jeder Rechtsträger seine Bücher selbst führt, dass die Rechnung den richtigen Aussteller nennt und dass der Zugriff auf personenbezogene Daten geregelt ist. Über die Zahl der Mandanten entscheidet daher die Firmenstruktur, nicht die Technik.
Rechtlich ist die Ausgangslage in den drei Ländern ähnlich, aber nicht gleich. In Deutschland muss jeder Kaufmann Bücher führen (§ 238 Abs. 1 HGB); Einzelkaufleute, die an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht mehr als jeweils 800 000 Euro Umsatzerlöse und 80 000 Euro Jahresüberschuss aufweisen, brauchen die §§ 238 bis 241 HGB nicht anzuwenden (§ 241a Satz 1 HGB); im Fall der Neugründung treten die Rechtsfolgen schon ein, wenn die Werte am ersten Abschlussstichtag nach der Neugründung nicht überschritten werden (§ 241a Satz 2 HGB). In Österreich gilt das Dritte Buch des UGB ohne Umsatzgrenze für Kapitalgesellschaften (Abs. 1 Z 1) und für die eingetragenen Personengesellschaften nach Abs. 1 Z 2; für alle anderen Unternehmer gilt es ab mehr als 700.000 Euro Umsatzerlösen netto je einheitlichem Betrieb (Abs. 1 Z 3). Die Rechtsfolge tritt nach Abs. 2 Z 1 ab dem zweitfolgenden Geschäftsjahr ein, wenn die Schwelle in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren überschritten wird, und nach Abs. 2 Z 2 schon ab dem folgenden Geschäftsjahr, wenn sie um mindestens 300 000 Euro überschritten wird oder bei Gesamt- oder Einzelrechtsnachfolge in den Betrieb oder Teilbetrieb eines Unternehmens der Rechtsvorgänger zur Rechnungslegung verpflichtet war, es sei denn, für den übernommenen Betrieb oder Teilbetrieb wurde der Schwellenwert in den letzten zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht erreicht. Nach Abs. 4 nimmt das Dritte Buch des UGB Angehörige der freien Berufe, Land- und Forstwirte und Unternehmer mit Überschussrechnung aus; für eine eingetragene Personengesellschaft nach Abs. 1 Z 2 gilt diese Ausnahme nicht. Die Schweiz unterscheidet zwei Stufen: voll buchführungspflichtig sind juristische Personen sowie Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit mindestens 500 000 Franken Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr; nur über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage buchen Einzelunternehmen und Personengesellschaften unter dieser Grenze, Vereine und Stiftungen, die nicht verpflichtet sind, sich ins Handelsregister eintragen zu lassen, und Stiftungen, die nach Art. 83b Abs. 2 ZGB von der Pflicht zur Bezeichnung einer Revisionsstelle befreit sind (Art. 957 Abs. 1 und 2 OR). Die österreichische Umsatzgrenze gilt für jeden einheitlichen Betrieb, ein Rechtsträger kann also mehrere solche Betriebe führen; die Schweizer Grenze gilt für das Einzelunternehmen oder die Personengesellschaft und knüpft an den Umsatz des letzten Geschäftsjahres an. Aus der Zahl der Rechtsträger, für die eine eigene Rechnung nötig ist, ergibt sich, wie viele Buchungskreise das ERP führen muss.
Drei Grundformen lassen sich unterscheiden: ein Mandant mit mehreren Buchungskreisen, ein Mandant je Rechtsträger in derselben Installation und getrennte Installationen je Rechtsträger. Der Vergleich unten stellt die ersten beiden gegenüber, weil sie den Unterschied zwischen geteilten und getrennten Daten zeigen.
Diese Kriterien zählen
Jedes Kriterium lässt sich ohne Anbieterangaben prüfen; die letzte Spalte nennt die Frage, die im Angebot oder in der Demo beantwortet werden muss.
| Kriterium | Was es entscheidet | So prüfen Sie es | Frage an den Anbieter |
|---|---|---|---|
| Stammdaten | ob ein Kunde, Lieferant oder Artikel für alle Gesellschaften gilt | einen Kunden anlegen, der nur in einer Gesellschaft auftreten darf, und prüfen, ob er in der anderen sichtbar wird | Welche Stammdaten sind je Buchungskreis getrennt, welche gemeinsam? |
| Nummernkreise | ob jede Gesellschaft Rechnungen unter eigenen, fortlaufenden Nummern ausgibt | je Gesellschaft eine Rechnung erstellen und die Nummernkreise vergleichen (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG; § 11 Abs. 1 Z 3 lit. h UStG 1994) | Lassen sich Nummernkreise je Buchungskreis führen und sperren? |
| Rechnungsidentität | ob der Beleg dem leistenden Rechtsträger zugeordnet ist | eine Rechnung je Gesellschaft erzeugen und Name und Anschrift gegen § 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG und § 11 Abs. 1 Z 3 lit. a UStG 1994 prüfen, Steuernummer oder USt-IdNr. gegen § 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG und, für Inlandsleistungen mit Vorsteuerabzug, § 11 Abs. 1 Z 3 lit. i UStG 1994 | Woher nimmt die Rechnungsvorlage Firma, Anschrift und Steuernummer? |
| Kontenrahmen und Abschluss | ob jede Gesellschaft einen eigenen Kontenplan und eigenen Abschluss führen kann | in beiden Gesellschaften je ein Konto bebuchen und die Salden auswerten (SKR 03 oder SKR 04) | Kann der Kontenplan je Buchungskreis abweichen? |
| Benutzer und Rechte | ob ein Benutzer nur die Gesellschaft sieht, für die er arbeitet | einen Testbenutzer der Gesellschaft A anlegen und in B anmelden (Art. 32 Abs. 4 und Art. 29 DSGVO für Deutschland und Österreich; Art. 8 Abs. 1 DSG für die Schweiz) | Lässt sich eine Rolle auf einen Buchungskreis begrenzen? |
| Bank und Zahlungsverkehr | ob jede Gesellschaft ihren eigenen Zahlungsverkehr führt und freigibt | für jede Gesellschaft einen Zahlungslauf anlegen und die Freigabeberechtigten prüfen | Sind Zahlungsaufträge, Konten und Freigaben je Gesellschaft getrennt? |
| Aufbewahrung und Prüfzugriff | ob die Daten einer Gesellschaft allein lesbar bleiben | den Export einer Gesellschaft erzeugen und ohne die andere öffnen (Deutschland § 147 Abs. 3 AO in der seit 1. Januar 2025 geltenden Staffelung und § 147 Abs. 6 AO; Österreich § 132 Abs. 1 BAO und § 212 Abs. 1 UGB; Schweiz Art. 958f Abs. 1 OR) | Lässt sich der Datenbestand je Gesellschaft vollständig ausleiten? |
Getrennt oder gemeinsam: die Entscheidungstabelle nach Firmenstruktur
Die folgende Zuordnung ist eine redaktionelle Einschätzung, keine Vorgabe der geprüften Vorschriften. Sie nennt je Firmenstruktur, ob Stammdaten, Konten, Benutzer und Bank geteilt oder getrennt geführt werden, und was der jeweilige Weg kostet.
| Firmenstruktur | Stammdaten | Konten und Nummernkreise | Benutzer und Rechte | Bank | Kosten des Weges |
|---|---|---|---|---|---|
| Ein Rechtsträger, mehrere Standorte oder Betriebe (Deutschland: ein Kaufmann nach § 238 Abs. 1 HGB, Einzelkaufleute nach den Werten des § 241a HGB befreit; Österreich: ein einheitlicher Betrieb nach § 189 Abs. 1 Z 3 UGB; Schweiz: ein Rechtsträger nach Art. 957 OR) | gemeinsam; ein Kunden-, Lieferanten- und Artikelstamm | ein Kontenplan, ein Nummernkreis je Standort oder Belegart | Rollen je Standort, Lager oder Abteilung | ein Konto, Zugriff über Rollen getrennt | niedrigste Einrichtung; keine Abstimmung zwischen Gesellschaften |
| Mehrere Rechtsträger, gemeinsam geführt, ohne Organschaft und ohne Gruppe | Personenkonten getrennt, Artikel und Preise gemeinsam, wenn sie gleich bleiben | je Rechtsträger eigener Nummernkreis, gemeinsamer oder eigener Kontenplan | Rolle je Rechtsträger, kein Zugriff über die Grenze | je Rechtsträger eigenes Konto | Einrichtung einmal, laufend Abstimmung der Innenbeziehungen (Konzerninterne Verrechnung) |
| Organschaft (Deutschland § 2 Abs. 2 Nr. 2 UStG; Österreich § 2 Abs. 2 Z 2 UStG 1994) | wie oben getrennt, zusätzlich Klärung, welche Leistungen Innenleistungen sind | Bücher je Gesellschaft (§ 238 Abs. 1 HGB mit der Befreiung nach § 241a HGB; § 189 Abs. 1 UGB mit den Ausnahmen nach Abs. 4); in Deutschland auf Antrag eigene USt-IdNr. je juristischer Person (§ 27a Abs. 1 Satz 3 UStG) | Rolle je Rechtsträger | je Rechtsträger eigenes Konto | wie bei getrennten Rechtsträgern, zusätzlich Abstimmung mit der Steuerberatung |
| Mehrwertsteuergruppe in der Schweiz (Art. 13 Abs. 1 MWSTG, Fassung in Kraft seit 1. Januar 2025) | je Rechtsträger eigenes Rechnungswesen (Art. 957 OR), aus dem die Gruppe abgestimmt wird | eigene Konten je Rechtsträger; die Wahl gilt ab dem Beginn einer Steuerperiode (Art. 13 Abs. 2 MWSTG) | Rolle je Rechtsträger | je Rechtsträger eigenes Konto | wie bei getrennten Rechtsträgern, zusätzlich Abgrenzung innerhalb der Gruppe |
| Gesellschaft, die verkauft oder abgespalten werden soll, oder mit eigenem IT-Betrieb | getrennt, ohne gemeinsame Stammdaten | getrennte Konten und Nummernkreise | eigene Benutzerverwaltung | eigenes Konto und eigene Freigaben | höchster Aufwand in der Einrichtung, geringster Aufwand bei der Abspaltung |
Woraus sich die Kosten zusammensetzen
Einmalig kosten die Modellierung der Struktur, die Übernahme der Altdaten je Rechtsträger, die Einrichtung von Kontenplänen und Nummernkreisen, die Anbindung des Zahlungsverkehrs je Gesellschaft und die Testfälle. Laufend kosten die Pflege der Stammdaten, die Abstimmung der Innenbeziehungen, Updates und Tests je Installation, Lizenzen je Mandant und die Berechtigungsprüfung je Gesellschaft.
Die folgende Beispielrechnung verwendet erfundene Zahlen. Personentage (PT) sind Annahmen, keine Marktwerte; Lizenzen, Beratung, Bankgebühren und Ausfallzeit sind darin nicht enthalten.
| Posten | Ein Mandant, zwei Buchungskreise | Zwei Mandanten |
|---|---|---|
| Modell und Einrichtung je Rechtsträger (PT) | 6 | 12 |
| Datenübernahme (PT) | 5 | 10 |
| Zahlungsverkehr je Gesellschaft (PT) | 2 | 4 |
| Testfälle je Gesellschaft (PT) | 3 | 6 |
| Summe einmalig (PT) | 16 | 32 |
| Laufend je Jahr: Stammdatenpflege und Abstimmung (PT) | 3 | 6 |
| Erstes Jahr zusammen (PT) | 19 | 38 |
Die Zahlen zeigen für dieses Szenario die Richtung: Unter der Annahme, dass Modellierung, Datenübernahme und laufende Pflege für jeden Rechtsträger getrennt anfallen, ergibt die Rechnung etwa das Doppelte des geteilten Weges (19 gegenüber 38 Personentagen im ersten Jahr). Ob sich der Aufwand in einem konkreten Vorhaben so verhält, hängt davon ab, welche Daten getrennt geführt werden und wie viele Rechtsträger zusammenkommen. Der geteilte Weg spart die getrennte Stammdatenpflege, verlangt aber Regeln dafür, wer welche Stammdaten ändern darf (Wer pflegt die Stammdaten?) und wie Dubletten vermieden werden (Kundenstamm-Dubletten).
Warnsignale in Angebot und Vertrag
- Das Angebot nennt Mandantenfähigkeit, aber nicht, was getrennt wird: Datenbank, Stammdaten, Nummernkreise oder nur die Auswertung.
- Der Zahlungsverkehr ist nur für eine Gesellschaft vorgesehen, oder Freigaben gelten für alle Konten gemeinsam.
- Nummernkreise lassen sich nicht je Buchungskreis sperren oder führen; beide Gesellschaften ziehen aus demselben Kreis.
- Rollen gelten global; es gibt keine Rolle, die auf eine Gesellschaft begrenzt ist, und keinen Testbenutzer, der das belegt.
- Ein Datenexport je Gesellschaft ist nicht vorgesehen, sondern nur eine gemeinsame Datenbankkopie.
- Eine spätere Abspaltung ist im Vertrag nicht bedacht: keine Aussage dazu, wie ein Rechtsträger samt Belegen und Aufbewahrung herausgelöst wird.
- Die Konsolidierung oder der Konzernabschluss wird nur als Export in eine Tabellenkalkulation beschrieben.
So gehen Sie in fünf Schritten vor
- Listen Sie die Rechtsträger auf und ordnen Sie jedem seine Registrierungen zu: Handelsregistereintrag, Steuernummer, USt-IdNr. oder MWST-Nummer, Organschaft oder Mehrwertsteuergruppe. Klären Sie die Organschaft mit Ihrer Steuerberatung, weil sie vom Gesamtbild der tatsächlichen Verhältnisse abhängt (§ 2 Abs. 2 Nr. 2 UStG).
- Markieren Sie je Datenobjekt, ob es für jede Gesellschaft getrennt geführt werden soll: Personenkonten und Bankdaten je Rechtsträger, Artikel- und Preisstammdaten nur, wenn die Konditionen je Gesellschaft abweichen.
- Legen Sie die Trennungsebene fest und schreiben Sie sie auf: Mandant, Buchungskreis, Nummernkreis, Rolle. Halten Sie das in der Verfahrensdokumentation fest, damit Prüfung und Vertretung die Ordnung nachvollziehen können.
- Fahren Sie die drei Testfälle aus der FAQ je Gesellschaft: Sichtbarkeit, gleicher Kundenname in beiden Gesellschaften, eigene Rechnungsnummer. Prüfen Sie dazu die Kostenstellen- und Kontenstruktur, soweit Sie sie je Gesellschaft getrennt führen wollen (Kostenstellen und Kostenträger) und die Rollen (Rollen- und Rechtekonzept, Berechtigungskonzept).
- Regeln Sie den Betrieb vor dem Start: eigenen Testbenutzer je Gesellschaft anlegen, Rechte beim Aus- und Eintritt prüfen (Benutzerverwaltung), Export je Gesellschaft üben und die Aufbewahrung je Gesellschaft planen.
Betriebe in Österreich und in der Schweiz buchen nach eigenem Recht (Buchführung in Österreich, Buchführung und GeBüV in der Schweiz); für die Datenverarbeitung im ERP gilt in Deutschland und Österreich die DSGVO, in der Schweiz das Datenschutzgesetz mit eigenen Pflichten (Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten).