ERP für Kleinbetriebe mit 1 bis 10 Mitarbeitern: Lohnt sich das?
Kurz gesagt
Keine der hier geöffneten Vorschriften verlangt ein ERP; verlangt sind Aufzeichnung, Beleg und Nachprüfbarkeit. Ob ein ERP dazukommt, entscheiden Aufträge, Positionen je Auftrag und Artikel im Stamm, nicht die Mitarbeiterzahl. Die Buchführungspflicht prüfen Sie je Land: In Deutschland brauchen Einzelkaufleute die §§ 238 bis 241 HGB nach § 241a HGB nicht anzuwenden, wenn sie an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 800.000 Euro Umsatzerlöse und nicht mehr als 80.000 Euro Jahresüberschuss aufweisen; in Österreich greift die Rechnungslegungspflicht nach § 189 Abs. 1 Z 3 UGB bei mehr als 700.000 Euro Umsatzerlösen netto je einheitlichem Betrieb, wobei Abs. 4 freie Berufe, Land- und Forstwirte und Unternehmer mit außerbetrieblichen Überschusseinkünften ausnimmt und Abs. 2 den Beginn der Rechtsfolge regelt; in der Schweiz unterliegen Einzelunternehmen und Personengesellschaften ab 500.000 Franken Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr der vollen Buchführung und Rechnungslegung nach Art. 957 Abs. 1 OR, darunter der beschränkten Buchführung nach Abs. 2.
Das Wichtigste
- Keine der hier geöffneten Vorschriften nennt eine Softwarekategorie; verlangt sind Aufzeichnung, Beleg und Nachprüfbarkeit.
- Deutschland: Einzelkaufleute bis 800.000 Euro Umsatzerlöse und 80.000 Euro Jahresüberschuss an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren sind nach § 241a Satz 1 HGB befreit.
- Österreich: Bei mehr als 700.000 Euro Umsatzerlös netto je einheitlichem Betrieb greift die Rechnungslegungspflicht nach § 189 Abs. 1 Z 3 UGB; Abs. 4 nimmt freie Berufe, Land- und Forstwirte und Unternehmer mit außerbetrieblichen Überschusseinkünften nach § 2 Abs. 4 Z 2 EStG 1988 aus, Kapitalgesellschaften trifft sie unabhängig davon.
- Österreich: Die Rechtsfolgen des Schwellenwerts treten nach § 189 Abs. 2 Z 1 UGB ab dem zweitfolgenden Geschäftsjahr ein, wenn er in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren überschritten wird; nach Z 2 schon ab dem folgenden Geschäftsjahr, wenn er um mindestens 300.000 Euro überschritten wird oder bei Gesamt- oder Einzelrechtsnachfolge, wenn der Rechtsvorgänger zur Rechnungslegung verpflichtet war und der übernommene Betrieb oder Teilbetrieb den Schwellenwert in den letzten zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren erreicht hat.
- Schweiz: Einzelunternehmen und Personengesellschaften ab 500.000 Franken Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr führen nach Art. 957 Abs. 1 OR Bücher und Rechnungslegung.
- Entscheidend sind Aufträge, Positionen je Auftrag und Artikel im Stamm, nicht die Zahl der Mitarbeitenden.
Ein Betrieb mit vier Mitarbeitenden schreibt seine Rechnungen in einem Buchhaltungsprogramm und führt den Bestand in einer zweiten Liste. Solange Wareneingang, Auftrag und Rechnung zusammenpassen, trägt diese Aufteilung. Zum Prüfpunkt wird sie, wenn zwei Personen dieselbe Liste pflegen oder ein Auftrag in mehreren Belegen steckt; dann entscheidet der Umfang der Vorgänge über das Werkzeug.
Was die Aufzeichnungspflicht verlangt
In Deutschland muss jeder Kaufmann Bücher führen und seine Handelsgeschäfte ersichtlich machen (§ 238 Abs. 1 HGB). Einzelkaufleute sind davon nach § 241a Satz 1 HGB befreit, wenn sie an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 800.000 Euro Umsatzerlöse und nicht mehr als 80.000 Euro Jahresüberschuss aufweisen; im Fall der Neugründung genügt nach § 241a Satz 2 HGB der erste Abschlussstichtag nach der Neugründung. Die Befreiung erstreckt sich auf die §§ 238 bis 241 HGB, damit auch auf das Inventar nach § 240 HGB, und nach Art. 92 EGHGB ist diese Fassung erstmals auf das nach dem 31. Dezember 2023 beginnende Geschäftsjahr anzuwenden. Diese Befreiung wirkt handelsrechtlich: Über § 140 AO gelten Buchführungspflichten aus anderen Gesetzen auch für die Besteuerung, und nach § 141 Abs. 1 AO muss ein gewerblicher Unternehmer Bücher führen und jährliche Bestandsaufnahmen machen, wenn die Finanzbehörde für den Betrieb mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz oder mehr als 80.000 Euro Gewinn feststellt; diese Beträge gelten nach Art. 97 § 19 Abs. 3 und 4 EGAO für Kalender- und Wirtschaftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2023 beginnen, und die Pflicht beginnt mit dem Wirtschaftsjahr, das auf die Mitteilung folgt (§ 141 Abs. 2 AO). Ohne solche Pflicht ist die Gewinnermittlung als Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben möglich, wenn der Betrieb auch keine Bücher führt und keine Abschlüsse macht (§ 4 Abs. 3 Satz 1 EStG).
In Österreich greift die Rechnungslegungspflicht nach § 189 Abs. 1 Z 3 UGB für alle anderen Unternehmer, die je einheitlichem Betrieb mehr als 700.000 Euro Umsatzerlöse netto im Geschäftsjahr erzielen; Umsatzerlöse sind nach § 189a Z 5 UGB die Beträge nach Abzug von Erlösschmälerungen und der Umsatzsteuer. Kapitalgesellschaften trifft die Pflicht unabhängig davon (§ 189 Abs. 1 Z 1 UGB), und § 189 Abs. 4 UGB nimmt Angehörige der freien Berufe, Land- und Forstwirte und Unternehmer aus, deren Einkünfte nach § 2 Abs. 4 Z 2 EStG 1988 im Überschuss der Einnahmen über die Werbungskosten liegen; das sind außerbetriebliche Einkunftsarten und nicht die betriebliche Gewinnermittlung, und für eine eingetragene Personengesellschaft nach § 189 Abs. 1 Z 2 UGB gilt die Ausnahme nicht. Die Rechtsfolge des Schwellenwerts tritt nach § 189 Abs. 2 Z 1 UGB ab dem zweitfolgenden Geschäftsjahr ein, wenn er in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren überschritten wird; nach § 189 Abs. 2 Z 2 UGB dagegen schon ab dem folgenden Geschäftsjahr, wenn der Schwellenwert um mindestens 300.000 Euro überschritten wird oder wenn bei Gesamt- oder Einzelrechtsnachfolge in den Betrieb oder Teilbetrieb eines Unternehmens der Rechtsvorgänger zur Rechnungslegung verpflichtet war, es sei denn, der Schwellenwert wurde für den übernommenen Betrieb oder Teilbetrieb in den letzten zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht erreicht. Für die Abgabenerhebung führt § 124 BAO dieselbe Pflicht weiter: Wer nach dem Unternehmensgesetzbuch oder anderen gesetzlichen Vorschriften Bücher oder Aufzeichnungen zu führen und aufzubewahren hat, hat diese Verpflichtungen auch im Interesse der Abgabenerhebung zu erfüllen. Zusätzlich verpflichtet § 125 Abs. 1 BAO Unternehmer eines land- und forstwirtschaftlichen Betriebs oder eines wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs zur Buchführung und zu jährlichen Abschlüssen, wenn deren Umsatz in zwei aufeinander folgenden Kalenderjahren jeweils 700.000 Euro überstiegen hat und sich die Pflicht nicht schon aus § 124 BAO ergibt. Ohne gesetzliche Buchführungspflicht darf der Gewinn als Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben angesetzt werden, wenn auch keine Bücher freiwillig geführt werden (§ 4 Abs. 3 EStG 1988).
In der Schweiz unterliegen Einzelunternehmen und Personengesellschaften der Buchführung und Rechnungslegung, wenn sie im letzten Geschäftsjahr einen Umsatzerlös von mindestens 500.000 Franken erzielt haben (Art. 957 Abs. 1 OR); darunter beschränkt sich die Pflicht auf die Buchführung über Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage (Art. 957 Abs. 2 OR), für die die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung sinngemäss gelten (Art. 957 Abs. 3 OR).
Keine der hier geöffneten Vorschriften nennt eine Softwarekategorie. Sie regeln, welche Vorgänge aufgezeichnet, belegt und nachprüfbar bleiben müssen; ob das ein Buchhaltungsprogramm, eine Bestandsliste oder ein ERP leistet, ist eine betriebswirtschaftliche Frage (ERP oder Buchhaltungsprogramm).
Welche Funktionen wohin gehören
Die Tabelle beschreibt drei beispielhafte Konfigurationen, nicht einzelne Produkte: ein Buchhaltungsprogramm, eine gepflegte Bestandsliste und ein ERP mit Warenwirtschaft. Welche Funktionen Ihr konkretes System mitbringt, prüfen Sie im Angebot.
| Aufgabe | Buchhaltungsprogramm | Bestandsliste oder Lagerbaustein | ERP mit Warenwirtschaft |
|---|---|---|---|
| Rechnung und Zahlung | erzeugt die Rechnung und führt offene Posten | enthält keine Buchung | erzeugt die Rechnung aus Auftrag und Lieferschein |
| Bestand | führt den Warenwert als Bestandskonto | führt die Menge je Artikel in einer Zeile | führt Menge je Artikel, Lagerort und Reservierung |
| Auftrag | trägt die fertige Rechnung | hält den Auftrag als Zeile in einem Blatt | hält Angebot, Auftrag, Teillieferung und Sammelrechnung |
| Kosten | kontiert Aufwand auf Konten | rechnet in eigenen Blättern daneben | führt Kosten je Auftrag oder Kostenträger |
| Belegkette | verbindet Beleg und Buchung | bricht zwischen Liste und Buchhaltung | führt die Kette von Angebot bis Zahlung |
Ab welcher Menge ein ERP zum Prüfpunkt wird
Die folgende Einordnung ist eine redaktionelle Einschätzung und kein gesetzlicher Wert. Sie nennt je Mengenband, was die zwei einfacheren Konfigurationen tragen und welches beobachtbare Ereignis den Wechsel auslöst. Zählen Sie für Ihren Betrieb zuerst Aufträge und Rechnungen je Monat sowie Artikel im Stamm.
| Aufträge und Rechnungen je Monat | Artikel im Stamm | Buchhaltungsprogramm trägt | Bestandsliste oder Lagerbaustein trägt | Auslöser für den Wechsel |
|---|---|---|---|---|
| bis 30 | bis 100 | Rechnungen, Zahlungen, offene Posten, Umsatzsteuer | eine Liste je Artikel, Zählung zum Stichtag | keine Teillieferungen, eine Person pflegt die Liste |
| bis 30 | 100 bis 500 | wie oben | Bestand und Meldebestand, Wareneingang am Liefertag | zwei Personen ändern dieselbe Zeile oder ein Artikel liegt an zwei Lagerorten |
| 30 bis 150 | bis 500 | Rechnungen und Zahlungen; der Auftragsstand liegt außerhalb | Bestand je Lagerort und offene Lieferantenbestellungen | ein Auftrag mit zwei Teillieferungen oder einer Sammelrechnung |
| 150 bis 400 | bis 2 000 | Rechnungen und Zahlungen; die Zuordnung Auftrag zu Rechnung entsteht außerhalb | Bestand, Chargen und Liefertermine | ein Kunde fragt den Liefertermin, ein Auftrag braucht eine Nachkalkulation |
| über 400 | über 2 000 | die laufenden Buchungen | Lagerbewegungen und Termine an einer Stelle geführt | die Zählung weicht jede Woche von der Liste ab, die Ursache lässt sich keiner Lieferung zuordnen |
Ein Rechenbeispiel
Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen: Der Betrieb schreibt 40 Ausgangsrechnungen und bucht 20 Wareneingänge im Monat, führt 120 Artikel im Stamm und beschäftigt vier Mitarbeitende. Die Minuten je Vorgang sind ebenfalls erfundene Annahmen.
| Schritt | Vorgänge je Monat | Minuten je Vorgang | Stunden je Monat |
|---|---|---|---|
| Rechnung mit Positionen aus der Liste zusammenstellen | 40 | 6 | 4,0 |
| Zahlungseingang der Rechnung zuordnen | 40 | 2 | 1,3 |
| Bestandsliste nach jedem Wareneingang fortschreiben | 20 | 5 | 1,7 |
| Meldebestand und Fehlbestände prüfen | 1 Prüflauf | 60 | 1,0 |
| Summe | 8,0 |
Die 8,0 Stunden sind der Aufwand dieser getrennten Werkzeuge: 40 mal 6 Minuten ergibt 240 Minuten, 40 mal 2 Minuten 80 Minuten, 20 mal 5 Minuten 100 Minuten, der Prüflauf 60 Minuten, zusammen 480 Minuten. Ob ein ERP davon etwas abnimmt, hängt davon ab, welche dieser Schritte es aus den Daten des Vorgängers erzeugt; das fragen Sie im Angebot ab und rechnen es in die Gesamtkosten ein (ERP-Gesamtkosten über fünf Jahre). Weitere Vorgänge und eine Verbindung mit der Buchhaltung verändern die Rechnung, nicht die Methode.
Typische Fehler
- Prüfen Sie die Vorgänge, nicht die Kopfzahl: Ein Betrieb mit 200 Aufträgen im Monat kann auf dieselben Auslöser treffen wie ein größerer, während ein Betrieb mit 500 Artikeln und wenigen Lieferungen mit einer Liste zurechtkommt.
- Die Buchhaltung für die Warenwirtschaft halten: Ein Buchhaltungsprogramm führt den Bestand als Wert, nicht als Menge je Lagerort; welche Vorgänge die Buchhaltung abdeckt und welche daneben liegen, steht in der Abgrenzung von Buchhaltung und ERP.
- Die Liste ohne Verantwortliche führen: Prüfen Sie, ob eine Differenz am Stichtag noch einer Lieferung zugeordnet werden kann; ohne festgelegte Person, die Wareneingänge am Liefertag nachträgt, ist das der kritische Punkt (Excel-Grenzen erkennen).
- Mit der Software beginnen: Erst die drei ablaufkritischen Vorgänge aufschreiben, dann entscheiden (Prozesse vor der Software).
- Die Buchführungspflicht mit dem Werkzeug verwechseln: Deutschland (§ 241a HGB), Österreich (§ 189 UGB) und die Schweiz (Art. 957 OR) regeln die Buchführungspflicht, nicht die Softwareauswahl.
So gehen Sie vor
- Zählen Sie drei Monate lang Aufträge und Rechnungen, Positionen je Auftrag, Artikel im Stamm und Lagerorte.
- Halten Sie je Vorgang fest, in welchem System er steht und wer ihn weiterreicht; markieren Sie jede Doppelerfassung.
- Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, welche Aufzeichnungspflicht Sie trifft (Deutschland: § 241a HGB, § 141 AO; Österreich: § 189 UGB und § 124, § 125 BAO; Schweiz: Art. 957 OR).
- Suchen Sie in der Entscheidungstabelle das erste Ereignis, das bei Ihnen schon eingetreten ist, und prüfen Sie zuerst dieses.
- Prüfen Sie vor jedem Angebot die Bereitschaft des Betriebs (ERP-Bereitschaftscheck) und die laufenden Kosten (laufende ERP-Kosten).