Excel statt ERP: Woran Sie erkennen, dass es nicht mehr reicht

Wer Bestände in Tabellen pflegt, Aufträge im Postfach verwaltet und Auswertungen aus mehreren Einzeldateien zusammensetzt, arbeitet mit einer Excel- und Insellösung. Die Frage ist nicht, ob diese Werkzeuge erlaubt sind, sondern ab wann sie Vorgänge fehlerreicher und schwerer prüfbar machen als ein gemeinsam geführtes System. Dieser Artikel macht diese Grenze an zehn messbaren Größen fest.

Worauf es ankommt

In Deutschland ist eine Excel-Datei, mit der Sie buchführungs-, aufzeichnungs- oder aufbewahrungspflichtige Daten verarbeiten, ein DV-System wie jede andere Software. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD, BMF-Schreiben vom 28. November 2019, geändert am 11. März 2024 und am 14. Juli 2025, anzuwenden in der Fassung vom 14. Juli 2025) gelten nach Rz. 9 für alle Unternehmensbereiche, in denen ein DV-System für die Erfüllung der in den Rz. 3 bis 5 bezeichneten Buchführungs-, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten verwendet wird; nach Rz. 20 ist ein DV-System die eingesetzte Hard- und Software, mit der Daten und Dokumente im Sinne der Rz. 3 bis 5 erfasst, erzeugt, verarbeitet oder gespeichert werden. Bezeichnung und Größe des Systems sind unerheblich, Vor- und Nebensysteme samt Schnittstellen gehören dazu. Nach Rz. 21 ist der Steuerpflichtige für die Ordnungsmäßigkeit verantwortlich, auch bei Auslagerung an Dritte.

Daher gelten für eine Tabellenlösung dieselben Ordnungsvorschriften wie für jede Buchführung: Buchungen und Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO; für Kaufleute § 238 Abs. 1 HGB; aus Zumutbarkeitsgründen gilt die Einzelaufzeichnungspflicht nicht für den Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen gegen Barzahlung, § 146 Abs. 1 Satz 3 AO; dies wiederum gilt nicht bei Einsatz eines elektronischen Aufzeichnungssystems nach § 146a AO). Eine Buchung oder Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO, § 239 Abs. 3 HGB; GoBD Rz. 58 f.). Rz. 109 nennt als unzulässigen Vorgang ausdrücklich, wenn elektronische Grund(buch)aufzeichnungen aus einem Kassen- oder Warenwirtschaftssystem in ein Officeprogramm exportiert, dort unprotokolliert editiert und anschließend reimportiert werden. Die Ablage in einem Dateisystem erfüllt die Unveränderbarkeit nach Rz. 110 regelmäßig nicht; zusätzliche Maßnahmen wie Sicherungen, Sperren oder Versionierungen sind erforderlich. Jeder Geschäftsvorfall ist zu belegen (Rz. 61); die Zuordnung zwischen Beleg und Buchung muss in angemessener Zeit nachprüfbar sein (Rz. 73) – sie kann anhand eindeutiger Zuordnungsmerkmale wie Index, Paginiernummer oder Dokumenten-ID gewährleistet werden (Rz. 71), andernfalls durch organisatorische Maßnahmen (Rz. 64). Das Verfahren ist in einer Verfahrensdokumentation zu beschreiben (Rz. 152 bis 154).

In Österreich müssen Bücher und Aufzeichnungen so geführt werden, dass ein sachverständiger Dritter in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle erhält; Eintragungen sollen der Zeitfolge nach geordnet, vollständig, richtig und zeitgerecht vorgenommen werden (§ 131 Abs. 1 BAO, dort Z 2 lit. a). In der Schweiz kann die Buchführung schriftlich, elektronisch oder in vergleichbarer Weise geführt werden (Art. 957a Abs. 5 OR, konsolidierter Stand 1. Oktober 2026); die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung – vollständige, wahrheitsgetreue, systematische Erfassung, Belegnachweis, Klarheit und Nachprüfbarkeit – gelten auch dafür (Art. 957a Abs. 2 OR). Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit weniger als 500 000 Franken Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr müssen lediglich über Einnahmen und Ausgaben sowie die Vermögenslage Buch führen (Art. 957 Abs. 2 OR). Keines der geöffneten Dokumente schreibt ein bestimmtes Werkzeug vor; die Vorschriften begrenzen nur, wie viel Unordnung ein Werkzeug verursachen darf.

Zehn Warnsignale, die Sie messen können

Die Tabelle ordnet jedem Warnsignal eine Messgröße und einen Messwert zu, ab dem es zählt. Die Messwerte sind eine redaktionelle Einschätzung für Handels-, Produktions- und Dienstleistungsbetriebe, die Aufträge, Bestände oder Leistungen mit einer Excel- und Insellösung verwalten; sie sind keine branchenübergreifende Norm. Jede Zeile gilt für den Betrieb, der die Messung durchführt.

Nr	Warnsignal	Messgröße	Zählt ab
1	Doppelerfassung	Von 30 geprüften Geschäftsvorfällen die Anzahl, die in mehr als einer Datei oder einem weiteren System gepflegt werden	mehr als 5 von 30
2	Versionskonflikte	Anzahl von Dateiversionen desselben Monats, die gleichzeitig im Umlauf sind (Laufwerk, E-Mail-Anhänge)	mehr als 2
3	Lieferfehler	Lieferungen eines Monats mit falscher Menge, falschem Artikel oder falscher Adresse, bezogen auf alle Lieferungen dieses Monats	mehr als 2 von 100
4	Bestandsabweichung	Abweichung zwischen gezähltem Bestand und Tabellenbestand bei der letzten Inventur, in Prozent des Lagerwerts	mehr als 3 Prozent
5	Erfassungsrückstand	Durchschnittliche Werktage zwischen Belegdatum und Erfassung in der Tabelle, Stichprobe 30 Belege	mehr als 5 Werktage
6	Monatsschluss	Werktage vom Monatsende bis zur vollständigen Monatsauswertung	mehr als 5 Werktage
7	Stammdatenstellen	Anzahl der Systeme und Dateien, in denen Artikel- oder Kundenstammdaten gepflegt werden	mehr als 2
8	Änderungsnachweis	Feststellbarkeit nachträglicher Änderungen an Buchungen und Aufzeichnungen (wer, wann, was)	nicht feststellbar
9	Auswertungsabhängigkeit	Anzahl der Auswertungen, die nur eine Person im Betrieb erstellen kann	mehr als 1
10	Erweiterbarkeit	Von den letzten zwei neuen Anforderungen (z. B. zweiter Lagerort, Online-Handel) die Anzahl, die nur mit einer weiteren Einzellösung umsetzbar war	beide

Wie Sie die Punkte auszählen

Jede Zeile der Checkliste wird mit 0, 1 oder 2 Punkten bewertet: 0, wenn der Messwert den Schwellenwert nicht erreicht; 1, wenn er genau am Schwellenwert liegt oder in drei aufeinanderfolgenden Messungen schwankt; 2, wenn er den Schwellenwert übersteigt. Zeile 8 zählt 2 Punkte, sobald eine Änderung nicht feststellbar ist; Zeile 10 zählt 2 Punkte, wenn beide letzten Anforderungen nur mit einer Einzellösung umsetzbar waren. Die Summe reicht von 0 bis 20 Punkten.

• 12 bis 20 Punkte: Beginnen Sie eine ERP-Auswahl mit Ist-Prozessaufnahme und Anforderungsliste.
• 6 bis 11 Punkte: Beheben Sie die Ursachen an den zwei schwächsten Signalen, etwa durch eine einzige führende Datenquelle, und messen Sie nach drei Monaten erneut.
• 0 bis 5 Punkte: Behalten Sie die Werkzeuge und prüfen Sie gleichwohl die Aufzeichnungspflichten, in Deutschland Unveränderbarkeit und Belegzuordnung (GoBD Rz. 58 f., 71).

Punktgrenzen und Stufen sind eine redaktionelle Einschätzung. Eine Ausnahme gilt in Deutschland unabhängig von der Punktzahl: Sind nachträgliche Änderungen an Buchungen und Aufzeichnungen nicht feststellbar (Zeile 8), ist das nach § 146 Abs. 4 AO, § 239 Abs. 3 HGB unzulässig (GoBD Rz. 107 bis 110). Beseitigen Sie diesen Mangel zuerst, zum Beispiel durch Festschreiben erfasster Daten und ein Änderungsprotokoll.

Ein Rechenbeispiel

Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen: eine Handelsgesellschaft mit 14 Mitarbeitenden, zwei Excel-Dateien für Bestand und Aufträge und einem Lagerprogramm.

Zeile	Messergebnis	Punkte
1 Doppelerfassung	8 von 30 Vorgängen doppelt gepflegt	2
2 Versionskonflikte	3 Versionen parallel im Umlauf	2
3 Lieferfehler	3 von 118 Lieferungen fehlerhaft (2,5 Prozent)	2
4 Bestandsabweichung	3,8 Prozent des Lagerwerts	2
5 Erfassungsrückstand	3 Werktage im Schnitt	0
6 Monatsschluss	7 Werktage	2
7 Stammdatenstellen	3 Stellen	2
8 Änderungsnachweis	nicht feststellbar	2
9 Auswertungsabhängigkeit	2 Auswertungen nur von einer Person	2
10 Erweiterbarkeit	beide letzten Anforderungen nur mit Einzellösung	2

Die Summe ist 2 × 9 + 0 = 18 Punkte. Das Ergebnis liegt über der Grenze von 12 Punkten; die Gesellschaft sollte die ERP-Auswahl angehen und vorher die Protokollierung aus Zeile 8 beseitigen.

Typische Fehler

• Erst das Werkzeug tauschen, dann die Prozesse aufschreiben: Eine Anforderungsliste ohne Ist-Aufnahme übernimmt die Schwächen der Tabellen in das neue System. Halten Sie die Abläufe vorher fest (Prozesse vor der Software).
• Auswertungen einer Person überlassen: Fällt diese Person aus, gibt es keinen Monatsschluss. Zeile 9 macht das sichtbar, bevor es passiert.
• Versionskonflikte als Disziplinfrage behandeln: Eine mögliche Ursache ist das Fehlen einer einzigen führenden Datenquelle (Single Source of Truth); prüfen Sie, ob das bei Ihnen zutrifft, bevor Sie die Versionen der Mitarbeitenden anlasten.
• Ordnungsvorschriften erst bei einer Betriebsprüfung prüfen: In Deutschland muss die Verfahrensdokumentation das eingesetzte Verfahren über die Aufbewahrungsfrist hinweg beschreiben (GoBD Rz. 154); ein Nachweis, der erst auf Anforderung entsteht, deckt frühere Zustände nicht.
• Die Mitarbeiterzahl als Maßstab nehmen: Ein Zwei-Personen-Betrieb mit Lager und Versand kann 16 Punkte erreichen, ein größerer Dienstleister ohne Bestände 4.

So gehen Sie vor

1. Messen Sie vier Wochen lang die Größen der Tabelle: Lieferfehler je Monat, Versionen im Umlauf, Werktage bis zur Erfassung und bis zum Monatsschluss.
2. Zählen Sie die Punkte aus und prüfen Sie Zeile 8 gesondert.
3. Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung die Aufzeichnungspflichten Ihres Landes (Deutschland: GoBD; Österreich: § 131 BAO; Schweiz: Art. 957, 957a OR).
4. Holen Sie Unterstützung, bevor Sie Angebote einholen: Die Mittelstand-Digital-Zentren bieten nach Angaben der Seite des Kompetenzzentrums eStandards beim Fraunhofer-Institut FIT kostenlos Expertenwissen, Demonstrationsszenarien und ein Netzwerk zum Erfahrungsaustausch.
5. Dokumentieren Sie die Ist-Prozesse der schwächsten Signale und leiten Sie daraus Anforderungen ab.
6. Prüfen Sie, was aus der Eigenbau-Lösung in ein ERP übernommen wird (Ablösung der Eigenbau-Lösung), ob der Betrieb reif für den Wechsel ist (ERP-Bereitschaftscheck) und ob nicht schon ein Buchhaltungsprogramm genügt (ERP oder Buchhaltungsprogramm).