Eigenbau aus Datenbank oder Tabellenkalkulation durch ERP ablösen

Eine selbst gebaute Lösung aus Tabellen, Abfragen und Makros wächst mit dem Betrieb, ohne dass ein Lastenheft entsteht. Beim Wechsel in ein ERP zeigt sich, welche Teile dokumentiert sind und welche nur wenige Personen kennen. Die Schrittfolge unten beginnt bei der Bestandsaufnahme und endet bei einer Liste, in der jede Position eine Entscheidung trägt.

Warum der Eigenbau kein Sonderfall ist

Erfasst die Lösung buchführungs-, aufzeichnungs- oder aufbewahrungspflichtige Daten, greifen die GoBD (Rz. 9). Rz. 20 versteht unter DV-System die eingesetzte Hard- und Software, mit der solche Daten erfasst, erzeugt, verarbeitet oder gespeichert werden, und zählt Vor- und Nebensysteme samt Schnittstellen dazu, unabhängig von Bezeichnung, Größe und Betriebsform. Unzulässig ist jede Änderung, die den ursprünglichen Inhalt nicht mehr feststellbar macht (§ 146 Abs. 4 AO, § 239 Abs. 3 HGB); als unzulässigen Vorgang nennt die GoBD den Export von Grundaufzeichnungen in ein Officeprogramm, das unprotokollierte Bearbeiten dort und den Reimport (Rz. 109). Eine Ablage im Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit nach Rz. 110 regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die eine Unveränderbarkeit gewährleisten.

Was Sie vorab brauchen

Eine Liste aller Dateien, Datenbanken und Verzeichnisse der Eigenbau-Lösung mit Pfad, Eigentümer und Änderungsdatum.
Zugang zu den Rechenwegen, nicht nur zu den Ansichten: Makros, Abfragen, Formeln, Gültigkeitsregeln, bedingte Formatierungen.
Für jede Auswertung den Empfänger: Wer liest die Zahl, wann und wofür?
Die vorhandene Verfahrensdokumentation und die Ablage der Belege.
Je Bereich eine benannte Person mit zwei Stunden Zeit für die Bestandsaufnahme.

Schritt für Schritt: Von der Eigenbau-Lösung ins ERP

Schritt 1: Jede Datei, jedes Blatt und jedes Makro aufnehmen

Geben Sie jeder Position eine Zeile: jede Datei, jedes Tabellenblatt, jede Abfrage, jedes Makro, jede Verknüpfung zu einem anderen System. Erfassen Sie je Zeile den Eigentümer, die Nutzung (täglich, im Monatsschluss, einmal im Jahr) und was passiert, wenn die Position fehlt.

Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen: vier Tabellen, acht Abfragen und zwei Makros in einer Datenbank, dazu drei Arbeitsmappen mit 14 Blättern ergeben 28 Zeilen. Endzustand: Jede Zeile trägt Namen, Eigentümer und Nutzungshäufigkeit.

Schritt 2: Jede Position einer Klasse zuordnen

Ordnen Sie jeder Zeile genau eine Klasse zu; passt eine Position in zwei Klassen, führen Sie zwei Zeilen.

Klasse	Typisches Beispiel	Testfrage
Daten	Artikelliste, Kundenliste, Bestandsbewegungen	Sollen diese Werte künftig das ERP führen?
Berechnung	Staffelpreis, Deckungsbeitrag, Bedarfsmenge	Gilt die Rechenregel auch ohne diese Datei?
Auswertung	Monatsbericht, Lagerliste, Umsatzdiagramm	Wer liest die Zahl, und wann?
Versteckte Geschäftsregel	Freigabegrenze im Makro, Rotfärbung ab Restlaufzeit	Trifft die Regel eine Entscheidung, die auch künftig gelten soll?
Schnittstelle	CSV-Import aus dem Shop, Export an die Bank	Welches System, welche Richtung, wie oft?
Zwischenschritt	Hilfsblatt für einen Import	Dient die Position nur dem Weg von A nach B?

Berechnung und Geschäftsregel sind zu unterscheiden: Eine Berechnung liefert eine Zahl nach bekannter Formel. Eine Geschäftsregel entscheidet etwas — ob bestellt wird, wer freigeben darf — und steckt in Makros, Gültigkeitsprüfungen und Schreibrechten.

Schritt 3: Je Position entscheiden: übernehmen, ersetzen, streichen

Klasse	Entscheidung	Bedingung
Daten	übernehmen	Die Werte sind für offene Vorgänge oder die Aufbewahrung noch nötig
Berechnung	ersetzen	Die Regel gehört in Preisfindung, Disposition oder Kalkulation des ERP
Auswertung	ersetzen, sonst streichen	Streichen nur, wenn kein Empfänger sie nutzt und die Aufbewahrung anders gesichert ist
Versteckte Geschäftsregel	übernehmen als Anforderung	Mit Testfall und Eigentümer
Schnittstelle	ersetzen	Über die vorgesehene Schnittstelle des ERP; Dateiexport nur befristet
Zwischenschritt	streichen	Keine Daten, sondern ein Weg

Zwei Regeln halten die Entscheidung sauber. Streichen heißt fragen: Der Empfänger bestätigt schriftlich, dass er die Auswertung nicht mehr braucht. Und Streichen heißt nicht vergessen: Nach Rz. 144 der GoBD ist eine Aufbewahrung in Form von Datenextrakten, Reports oder Druckdateien unzulässig, soweit nicht mehr alle aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten übernommen werden.

Schritt 4: Daten übernehmen, Rechenwege nicht

Die Übernahme betrifft Werte: Stammdaten, Bewegungsdaten, Metadaten und die Verknüpfungen zwischen ihnen. Nach Rz. 142 der GoBD müssen Sie die ursprüngliche Hard- und Software des Produktivsystems nicht über die Aufbewahrungsfrist vorhalten, wenn die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten einschließlich dieser Verknüpfungen quantitativ und qualitativ gleichwertig ins neue System überführt werden und das neue System dieselben Auswertungen erlaubt. Bei einer Migration darf nur das Format umgesetzt, nicht der Inhalt geändert werden; die Änderungen sind zu dokumentieren. Gelingt das nicht, ist nach Rz. 143 das Altsystem neben den Daten für die Dauer der Aufbewahrungsfrist weiter vorzuhalten; Rz. 143 verweist dabei auf die Möglichkeit einer Erleichterung nach § 148 AO.

Vereinbaren Sie je übernommener Tabelle eine Abgleichzahl zum Stichtag: Zeilenzahl und Summe. Was abweicht, ist eine benannte Abweichung, kein Rundungsproblem.

Schritt 5: Versteckte Regeln in Anforderungen und Testfälle übersetzen

Aus jeder versteckten Geschäftsregel wird ein Satz und ein Test. Der Satz nennt Auslöser, Bedingung, Ergebnis und Ausnahme; der Test nennt Eingabe und erwartetes Ergebnis. Beispiel: „Ein Artikel mit weniger als zehn Tagen Restlaufzeit wird im Lager gesperrt, außer er ist als Restposten freigegeben.” Nur dieser Satz lässt sich im ERP prüfen und abnehmen.

Klären Sie dabei, ob die Regel über Parameter abbildbar ist oder programmiert werden muss; davon hängen Updatefähigkeit und Aufwand ab. Wie Sie die Anforderungen gewichten, steht unter ERP-Anforderungen priorisieren.

Schritt 6: Altdaten lesbar und prüfbar halten

In Deutschland sind Bücher und Aufzeichnungen, Inventare und Jahresabschlüsse samt den zu ihrem Verständnis erforderlichen Organisationsunterlagen zehn Jahre, Buchungsbelege im Regelfall acht Jahre und die sonstigen Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO; für Kaufleute § 257 Abs. 4 HGB). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung gemacht oder die Aufzeichnung vorgenommen wurde, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt wurde, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden ist oder der Buchungsbeleg oder die sonstige Unterlage entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO; für Kaufleute § 257 Abs. 5 HGB). Diese Fassung gilt nach Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO erstmals für Unterlagen, deren Frist nach der bis 31. Dezember 2024 geltenden Fassung noch lief; für Kreditinstitute, Versicherer und Wertpapierinstitute bleiben bei Buchungsbelegen nach § 257 Abs. 4 Satz 2 HGB und Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO zehn Jahre maßgeblich. Die Fristen sind keine festen Löschtermine: Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).

Die Aufbewahrung auf einem Datenträger ist zulässig, soweit keine Jahresabschlüsse oder Eröffnungsbilanz betroffen sind und die in § 147 Abs. 1 Nummer 4a genannten Unterlagen nicht amtliche Urkunden oder handschriftlich zu unterschreibende nicht förmliche Präferenznachweise sind. Sie setzt voraus, dass dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht, die Wiedergabe mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmt und die Daten während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können (§ 147 Abs. 2 AO). In der Außenprüfung kann die Finanzbehörde Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen, ihre maschinelle Auswertung verlangen oder die Übertragung in einem maschinell auswertbaren Format (§ 147 Abs. 6 AO). Hat noch keine Außenprüfung begonnen, genügt nach einem Systemwechsel für die Zeit nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, ein maschinell lesbarer und maschinell auswertbarer Datenträger (§ 147 Abs. 6 AO; GoBD Rz. 164).

Die Fristen und Zugriffswege dieses Schritts gelten für Deutschland; Österreich und die Schweiz regeln beides in eigenen Vorschriften (Deutschland, Österreich, Schweiz).

Schritt 7: Die Verfahrensdokumentation fortschreiben

Tragen Sie den Wechsel in die Verfahrensdokumentation ein: Altsystem, Stichtag, überführte Daten, gestrichene Positionen, Verantwortliche. Nach Rz. 151 der GoBD gehört zu jedem DV-System eine Dokumentation, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse hervorgehen; nach Rz. 154 muss sie dem tatsächlich eingesetzten Verfahren entsprechen, solange die Unterlagen aufzubewahren sind, und ihre Änderungen müssen historisch nachvollziehbar sein. Ein Systemwechsel ist nach Rz. 150 lückenlos zu dokumentieren. Verantwortlich bleibt nach Rz. 21 der Betrieb, auch wenn Dienstleister oder Steuerberatung Teile übernehmen.

Wie aus dem Projekt Kurzanleitungen für den Alltag werden, steht unter Arbeitsanweisungen für das neue ERP.

So prüfen Sie das Ergebnis

Jede Zeile der Bestandsliste trägt eine Klasse und eine Entscheidung.
Zeilenzahl und Summe jeder übernommenen Tabelle stimmen mit der Quelle zum Stichtag überein.
Jede gestrichene Auswertung hat eine Person, die bestätigt, dass sie sie nicht mehr braucht.
Jede versteckte Geschäftsregel hat einen Testfall, der im neuen System gelaufen ist.
Die Altdaten lassen sich aus dem neuen System in angemessener Zeit lesbar machen und maschinell auswerten.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Abhilfe
Ein Makro lässt sich nicht nachbauen	Die Regel stand nur im Code, niemand kann sie erklären	Regel in einem Satz festhalten, daraus einen Testfall bilden
Nach dem Start fehlt eine Auswertung	Gestrichen, ohne den Empfänger zu fragen	Einmalig aus dem Altsystem erstellen, Empfänger festlegen, Nachbau beauftragen
Summen weichen ab	Anderer Bezugszeitpunkt (Belegdatum gegen Buchungsdatum) oder Rundung	Abweichung einer benannten Ursache zuordnen, Zuordnungsregel dokumentieren
Altdaten sind nicht mehr auswertbar	Der Export liegt nur als PDF oder Bild vor	Format wählen, das maschinell auswertbar bleibt (Rz. 144 der GoBD), Export wiederholen
Zwei Stellen pflegen dieselbe Liste weiter	Altsystem-Datei nicht abgeschaltet	Abschaltdatum festlegen, Schreibrechte entziehen, Datenstand abgleichen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Holen Sie die Steuerberatung dazu, sobald Buchungsbelege, Bücher oder Aufbewahrungsfristen betroffen sind: für die Frage, welche Positionen aufbewahrungspflichtige Daten enthalten und wie der Prüfzugriff nach dem Wechsel erreichbar bleibt. Unterstützung brauchen Sie außerdem, wenn eine Regel nur eine Person erklären kann; dieses Wissen gehört in die Anforderungsliste. Die Übernahme der Stammdaten begleitet die Datenübernahme-Checkliste, die Frage „übernehmen oder archivieren” behandelt Altdaten übernehmen oder archivieren.