ERP wechseln? Zehn Anzeichen, dass das Altsystem am Ende ist

Ein ERP-System, das seit zehn Jahren läuft, ist nicht automatisch am Ende. Es ist am Ende, wenn es Vorgänge fehlerhafter macht, Prüfungen erschwert oder nur noch eine Person bedienen kann. Die Frage ist nicht, ob das System funktioniert, sondern ob es weiter betrieben, geprüft und erweitert werden kann. Dieser Artikel macht diese Grenze an zehn messbaren Anzeichen in drei Dimensionen fest: Technik, Recht, Organisation.

Worauf es ankommt

Die drei Dimensionen unterscheiden sich in ihrer Wirkung. Technische Anzeichen zeigen, ob das System weiterläuft und erweitert werden kann. Rechtliche Anzeichen zeigen, ob das System den Aufzeichnungspflichten Ihres Landes genügt. Organisatorische Anzeichen zeigen, ob der Betrieb ohne eine einzelne Person auskommt.

In Deutschland gelten die GoBD (BMF-Schreiben vom 28. November 2019, geändert am 11. März 2024 und am 14. Juli 2025, anzuwenden in der Fassung vom 14. Juli 2025) für jedes DV-System, mit dem buchführungs-, aufzeichnungs- oder aufbewahrungspflichtige Daten verarbeitet werden (Rz. 9, 20). Das System muss Kontrollen einrichten, ausüben und protokollieren (Rz. 100) und eine Verfahrensdokumentation vorliegen haben, die dem tatsächlich eingesetzten Verfahren voll entspricht (Rz. 151, 154). In Österreich müssen Bücher und Aufzeichnungen so geführt werden, dass ein sachverständiger Dritter in angemessener Zeit einen Überblick erhält; Eintragungen sollen der Zeitfolge nach geordnet, vollständig, richtig und zeitgerecht vorgenommen werden (§ 131 Abs. 1 BAO). In der Schweiz folgt die Buchführung den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung – vollständige, wahrheitsgetreue und systematische Erfassung, Belegnachweis, Klarheit, Nachprüfbarkeit – und kann elektronisch geführt werden (Art. 957a Abs. 2 und 5 OR).

Zehn Anzeichen, die Sie messen können

Die Tabelle ordnet jedem Anzeichen eine Messgröße zu, ab der es zählt. Die Messwerte sind eine redaktionelle Einschätzung für Handels-, Produktions- und Dienstleistungsbetriebe; sie sind keine branchenübergreifende Norm.

Nr	Anzeichen	Dimension	Messgröße	Zählt ab
1	Supportende	Technik	Monate seit dem letzten Update des Anbieters; angekündigtes Supportende	12 Monate oder angekündigt
2	Sicherheitsupdates	Technik	Betriebssystem oder Datenbank wird vom Hersteller nicht mehr unterstützt	ja
3	Monatsabschluss	Technik	Werktage vom Monatsende bis zur vollständigen Monatsauswertung	mehr als 5
4	Schnittstellen	Technik	Von den letzten zwei neuen Anforderungen die Anzahl, die nur mit Individualprogrammierung umsetzbar war	beide
5	E-Rechnung	Recht	System kann strukturierte E-Rechnungen für die betroffenen inländischen B2B-Umsätze nicht ausstellen (DE: § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG, ab 1. Januar 2027, mit Übergängen und Ausnahmen)	ja
6	Änderungsnachweis	Recht	Feststellbarkeit nachträglicher Änderungen an Buchungen (wer, wann, was)	nicht feststellbar
7	Altdaten	Recht	Export der Altdaten in maschinell lesbarer Form (DE: § 147 Abs. 6 AO)	nicht möglich
8	Key-Person-Risiko	Organisation	Anzahl der Personen, die das System vollständig bedienen können	1
9	Verfahrensdokumentation	Organisation	Dokumentation des eingesetzten Verfahrens liegt vor und entspricht der Praxis (DE: GoBD Rz. 151)	fehlt
10	Stammdaten	Organisation	Anzahl der Systeme und Dateien, in denen Artikel- oder Kundenstammdaten gepflegt werden	mehr als 2

So werten Sie die Punkte

Jede Zeile wird mit 0 oder 2 Punkten bewertet: 2 Punkte, wenn der Messwert den Schwellenwert in der Spalte “Zählt ab” erreicht oder überschreitet; 0 Punkte, wenn nicht. Bei den Zeilen 2, 5, 6, 7 und 9 ist der Schwellenwert erreicht, sobald das Anzeichen vorliegt. Die Summe reicht von 0 bis 20 Punkten.

Zeile 5 gilt in Deutschland nicht für Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, und für Rechnungen, die abweichend von § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG immer als sonstige Rechnung übermittelt werden dürfen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV; die Erleichterung gilt nicht für Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG), Fahrausweise (§ 34 UStDV) und Rechnungen von Kleinunternehmern, die nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei sind (§ 34a UStDV). Für die restlichen inländischen B2B-Umsätze gilt die Pflicht ab 1. Januar 2027, mit Übergängen: bis 31. Dezember 2026 für Umsätze nach dem 31. Dezember 2024 und bis 31. Dezember 2027 bei einem Gesamtumsatz von nicht mehr als 800.000 Euro im Vorjahr oder bei EDI-Übermittlung (§ 27 Abs. 38 UStG). Die Pflicht verlangt keinen ERP-Wechsel, wenn die Rechnungserstellung extern erfolgt.

• 0 bis 5 Punkte: Behalten Sie das System. Prüfen Sie die rechtlichen Anzeichen (Zeilen 5 bis 7) trotzdem jährlich.
• 6 bis 11 Punkte: Erweitern Sie das System. Beheben Sie die Ursachen an den zwei schwächsten Anzeichen und setzen Sie eine Frist von zwölf Monaten. Messen Sie danach erneut.
• 12 bis 20 Punkte: Ersetzen Sie das System. Beginnen Sie mit Ist-Prozessaufnahme und Anforderungsliste.

Punktgrenzen und Stufen sind eine redaktionelle Einschätzung. Eine Ausnahme gilt in Deutschland unabhängig von der Punktzahl: Sind nachträgliche Änderungen an Buchungen nicht feststellbar (Zeile 6), ist das nach § 146 Abs. 4 AO unzulässig (GoBD Rz. 107 bis 110). Beseitigen Sie diesen Mangel zuerst.

Ein Rechenbeispiel

Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen: eine Handelsgesellschaft mit 12 Mitarbeitenden und einem 15 Jahre alten Warenwirtschaftssystem.

Zeile	Messergebnis	Punkte
1 Supportende	18 Monate seit dem letzten Update	2
2 Sicherheitsupdates	Betriebssystem wird nicht mehr unterstützt	2
3 Monatsabschluss	6 Werktage	2
4 Schnittstellen	beide letzten Anforderungen nur mit Individualprogrammierung	2
5 E-Rechnung	System kann keine strukturierte E-Rechnung ausstellen	2
6 Änderungsnachweis	Änderungen nicht feststellbar	2
7 Altdaten	Export nur als PDF möglich	2
8 Key-Person-Risiko	1 Person kann das System bedienen	2
9 Verfahrensdokumentation	liegt nicht vor	2
10 Stammdaten	2 Stellen	0

Die Summe ist 2 × 9 = 18 Punkte. Das Ergebnis liegt über der Grenze von 12 Punkten; die Gesellschaft sollte das System ersetzen und vorher den Mangel aus Zeile 6 beseitigen.

Typische Fehler

• “Das System läuft noch” als Kriterium nehmen: Ein System, das seit fünf Jahren keine Updates mehr erhalten hat, läuft noch; ob es sicher und prüffähig ist, ist eine separate Frage, die Sie an der konkreten Sicherheitslage und den Vertragsbedingungen prüfen. Zeile 1 und 2 machen das sichtbar.
• Nur technische Anzeichen prüfen: Rechtliche Anzeichen (Zeilen 5 bis 7) sind in Deutschland unabhängig von der Technik ein Grund für den Wechsel.
• Erweitern ohne Frist: Ohne eine Frist von zwölf Monaten wird aus dem Erweitern ein erneutes Vertagen.
• Altdaten vergessen: In Deutschland müssen aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten nach einem Systemwechsel aufbewahrt werden (§ 147 Abs. 6 AO). Prüfen Sie, ob das Altsystem sie in maschinell lesbarer Form exportiert.
• Key-Person-Risiko als Disziplinfrage behandeln: Wenn nur eine Person das System bedient, ist das ein strukturelles Problem, kein individuelles.

So gehen Sie vor

1. Messen Sie vier Wochen lang die Größen der Tabelle: Monate seit dem letzten Update, Werktage bis zur Monatsauswertung, Anzahl der Personen, die das System bedienen können.
2. Zählen Sie die Punkte aus und prüfen Sie Zeile 6 gesondert.
3. Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung die Aufzeichnungspflichten Ihres Landes (Deutschland: GoBD; Österreich: § 131 BAO; Schweiz: Art. 957a OR).
4. Wenn Sie ersetzen: Prüfen Sie, ob der Betrieb reif für den Wechsel ist (ERP-Bereitschaftscheck), welche gesetzlichen Pflichten das neue System erfüllen muss (Gesetzliche Pflichten als ERP-Anforderung) und was der Wechsel über fünf Jahre kostet (ERP-Gesamtkosten).
5. Wenn Sie erweitern: Beheben Sie die zwei schwächsten Anzeichen, setzen Sie eine Frist von zwölf Monaten und messen Sie danach erneut.
6. Prüfen Sie, was aus dem Altsystem in ein neues System übernommen wird (Altdaten nach dem ERP-Wechsel) und ob der Wartungsvertrag des Anbieters noch Updates abdeckt (ERP-Wartungsvertrag).