Excel-Tabellen als Buchungsgrundlage: Was die GoBD verlangen (DE)

Die Ordnungsvorschriften der Abgabenordnung (AO) knüpfen an die Aufzeichnung an, nicht an das Werkzeug. § 145 Abs. 1 AO verlangt, dass die Buchführung einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle vermittelt; § 146 Abs. 1 Satz 1 AO verlangt, dass Buchungen und sonst erforderliche Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden. Die GoBD setzen das um: Auf die äußere Gestalt kommt es nicht an (Rz. 14), maßgeblich sind Inhalt und Funktion, nicht die Bezeichnung (Rz. 121).

Was eine Tabellenkalkulation leisten kann und was nicht

Die GoBD nennen Dateien aus Tabellenkalkulationen als Beispiel maschinell auswertbarer Daten und führen Reisekostenabrechnung und Überstundennachweis an (Rz. 127). Eine Grundaufzeichnung ist nach Rz. 86 nicht an ein System gebunden: Jedes System, das die einzelnen Vorgänge fortlaufend, vollständig und richtig festhält, erfüllt diese Funktion.

Zwei Grenzen folgen daraus. Erstens ersetzt die Tabelle keinen Fremdbeleg; wo keiner vorliegt, muss ein Eigenbeleg erstellt werden (Rz. 61). Zweitens gilt der Grundsatz der Einzelaufzeichnung: Buchungen und sonst erforderliche Aufzeichnungen sind nach § 146 Abs. 1 Satz 1 AO einzeln vorzunehmen. Trägt die Tabelle die Grundaufzeichnungsfunktion, muss sie die einzelnen Vorgänge enthalten; eine Monatssumme je Kostenstelle wäre dann eine Auswertung, keine Grundaufzeichnung. Liegen die Einzelaufzeichnungen dagegen in einem anderen System oder erfüllt eine geordnete und übersichtliche Belegablage diese Funktion (Rz. 46, 91), genügt in der Tabelle eine verdichtete Aufzeichnung, die sich nachvollziehbar in ihre Einzelpositionen aufgliedern lässt (Rz. 42).

Für Kassen gilt das nicht unverändert: Elektronische Aufzeichnungssysteme im Sinne des § 146a AO – elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen – unterliegen zusätzlich der Kassensicherungsverordnung; elektronische Buchhaltungsprogramme zählen nach § 1 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 KassenSichV nicht dazu. Eine Tabelle außerhalb der Kasse behandelt dieser Artikel.

Für wen die Anforderungen gelten

§ 147 Abs. 1 AO zählt die aufzubewahrenden Unterlagen auf: Bücher und Aufzeichnungen (Nr. 1), empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe (Nr. 2), Wiedergaben abgesandter Handels- oder Geschäftsbriefe (Nr. 3), Buchungsbelege (Nr. 4) und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind (Nr. 5). Nach § 146 Abs. 6 AO gelten die Ordnungsvorschriften auch für den, der solche Aufzeichnungen führt, ohne dazu verpflichtet zu sein. Nach Rz. 115 trifft § 147 Abs. 1 AO auch Steuerpflichtige mit Einnahmen-Überschussrechnung; Kaufleute trifft zusätzlich § 238 HGB, und § 239 HGB gilt für sie sinngemäß (§ 239 Abs. 4 Satz 3 HGB).

Form, Umfang und Inhalt bestimmt der Steuerpflichtige; die GoBD enthalten dazu keine abschließende Aufzählung (Rz. 6). Eine private Einkaufsliste ist keine Unterlage, die für die Besteuerung von Bedeutung ist.

Bei Kleinunternehmen ist die Bewertung abgemildert: Übersteigt der Jahresumsatz die Vorjahresgrenze des § 19 Abs. 1 Satz 1 UStG in der jeweils gültigen Fassung nicht und wird der Gewinn durch Einnahmen-Überschussrechnung ermittelt, ist die Erfüllung der Anforderungen an die Aufzeichnungen nach den GoBD regelmäßig auch mit Blick auf die Unternehmensgröße zu bewerten (Rz. 15 Satz 3, Fassung der 1. Änderung vom 11. März 2024).

Welche Anforderungen eine Tabelle erfüllen muss

Die GoBD verlangen kein bestimmtes Programm, sondern ein Verfahren, das die Ordnungsvorschriften einhält:

• Nachvollziehbarkeit: Aufbau und Ablauf so festhalten, dass ein sachverständiger Dritter die Aufzeichnung in angemessener Zeit prüfen kann; programmspezifische Kenntnisse darf er nicht brauchen (§ 145 Abs. 1 AO; Rz. 148).
• Vollständigkeit: jeder Geschäftsvorfall ist vollzählig und lückenlos aufzuzeichnen (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO; Rz. 36); die Zumutbarkeitsausnahme des Satzes 3 gilt nur für Warenverkäufe gegen Barzahlung an eine Vielzahl nicht bekannter Personen ohne elektronisches Aufzeichnungssystem. Trägt die Tabelle die Grundaufzeichnung, braucht jeder Vorgang eine eigene Zeile, Summenzeilen ersetzen sie nicht.
• Zeitgerechtheit: unbare Vorgänge möglichst unmittelbar erfassen, innerhalb von zehn Tagen ist das nach Rz. 47 unbedenklich; Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO).
• Unveränderbarkeit: der ursprüngliche Inhalt muss feststellbar bleiben (§ 146 Abs. 4 AO; § 239 Abs. 3 HGB; Rz. 58, 107).
• Ordnung und Zuordnung: eindeutige Belegnummer je Vorgang, nachvollziehbarer Index je Datei (Rz. 71, 122).
• Maschinelle Auswertbarkeit: strukturierte Daten auswertbar halten; eine Umwandlung, die das mindert, ist unzulässig (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO; Rz. 126, 129).
• Belegfunktion: Eigenbelege tragen Belegnummer, Betrag, Erläuterung und Belegdatum (Rz. 61, 77).

Beispiel: Reisekostenliste (Beispielrechnung)

Ein Betrieb rechnet Reisekosten in einer Tabelle ab. Für das Jahr 2026 enthält sie 214 Zeilen mit 18.640,00 Euro Erstattungen; die Buchhaltung bucht monatlich je Beschäftigtem die Summe der Zeilen dieses Monats. Wird eine Zeile nach dem Monatsabschluss ohne Protokoll von 140,00 Euro auf 210,00 Euro geändert und die Vorversion überschrieben, lässt sich der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellen; das verstößt gegen § 146 Abs. 4 AO. Bleibt die abgeschlossene Fassung unverändert liegen und wird die Korrektur als neuer Eintrag mit Datum, Person und Grund geführt, ist die Änderung nachvollziehbar (Rz. 111). Die Zahlen sind erfunden (Beispielrechnung).

Seit wann die GoBD gelten

Die GoBD sind das BMF-Schreiben vom 28. November 2019 (BStBl I S. 1269). Sie haben mit Wirkung vom 1. Januar 2020 das Schreiben vom 14. November 2014 ersetzt (Rz. 182) und sind auf Besteuerungszeiträume anzuwenden, die nach dem 31. Dezember 2019 beginnen (Rz. 183). Geändert wurden sie durch BMF-Schreiben vom 11. März 2024 (BStBl I S. 374); diese Fassung gilt ab dem 1. April 2024 (Rz. 184). Die Fassung vom 14. Juli 2025 ist mit Wirkung vom selben Tag anzuwenden (Rz. 185). Rechtsgrundlage der Pflichten bleiben die §§ 145 bis 147 AO und für Kaufleute die §§ 238 ff. HGB.

Wie lange Sie die Tabelle aufbewahren müssen

Die Frist richtet sich nach der Art der Unterlage in § 147 Abs. 1 AO: Aufzeichnungen nach Nr. 1 zehn Jahre, Buchungsbelege nach Nr. 4 acht Jahre, sonstige Unterlagen nach Nr. 2, 3 und 5 sechs Jahre (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO). Die Acht-Jahres-Frist für Buchungsbelege gilt nach Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO erstmals für Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist nach der bis einschließlich 31. Dezember 2024 geltenden Fassung noch nicht abgelaufen war.

Der Fristbeginn hängt ebenfalls an der Unterlagenart. Er liegt nach § 147 Abs. 4 AO jeweils am Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht worden ist, der Buchungsbeleg entstanden ist, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden ist, die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstige Unterlage entstanden ist. Für eine Tabelle heißt das: Führt sie ein Buch, beginnt die Frist mit dem Schluss des Kalenderjahrs der letzten Eintragung in das Buch; hält sie eine Aufzeichnung fest, mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die Aufzeichnung vorgenommen worden ist; dient sie nur als Buchungsbeleg, mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem dieser entstanden ist. Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).

Für Kaufleute nach § 238 HGB bestimmen § 257 Abs. 4 und 5 HGB dieselben Fristen und denselben Fristbeginn nach der Art der Unterlage. Eine Ausnahme nennt § 257 Abs. 4 Satz 2 HGB für Institute nach § 1 Abs. 1b KWG einschließlich Zweigstellen nach § 53 KWG, für Personen und Gesellschaften, die der Aufsicht nach § 1 Abs. 1 VAG unterliegen, und für Wertpapierinstitute nach § 2 Abs. 1 WpIG: bei ihnen sind die Buchungsbelege zehn Jahre aufzubewahren. Für die steuerliche Frist ordnet Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO für denselben Kreis an, dass § 147 Abs. 3 Satz 1 AO in der am 31. Dezember 2024 geltenden Fassung weiter anzuwenden ist.

Nach Rz. 119 müssen im Unternehmen entstandene Daten in dieser Form erhalten bleiben; sie dürfen nicht allein in Papierform vorliegen. Datenextrakte, Reports oder Druckdateien sind als alleinige Aufbewahrung unzulässig, soweit nicht alle Daten übernommen werden (Rz. 144).

Checkliste: vier GoBD-Pflichten und die Maßnahme für Ihre Tabelle

GoBD-Pflicht	Was die GoBD verlangen	Maßnahme für die Tabelle
Änderungsschutz	Der ursprüngliche Inhalt muss feststellbar bleiben (§ 146 Abs. 4 AO; Rz. 58, 107); die Unveränderbarkeit lässt sich hardwaremäßig, softwaremäßig (zum Beispiel Sperren, Historisierung, Versionierung) oder organisatorisch (zum Beispiel Zugriffsberechtigungen) herstellen, die bloße Ablage im Dateisystem genügt nicht ohne zusätzliche Maßnahmen (Rz. 110)	Abgeschlossene Fassung schreibgeschützt in ein Archiv überführen, Schreibrechte entziehen; Korrekturen nur als neue Fassung
Änderungsschutz	Export in ein Office-Programm, unprotokollierte Bearbeitung und Reimport sind unzulässig (Rz. 109)	Nur im führenden System bearbeiten; Exporte nur zur Auswertung, Rückfluss ausschließen
Nachvollziehbare Änderungen	Änderungen und Löschungen so protokollieren, dass der ursprüngliche Inhalt feststellbar bleibt (Rz. 59)	Protokolleintrag mit Datum, Person, altem Wert, neuem Wert und Grund; Protokoll mit der Tabelle speichern
Nachvollziehbare Änderungen	Alter Inhalt und Tatsache der Änderung müssen erkennbar bleiben; Parameter- und Einstellungsänderungen aufzeichnen, die Historie selbst unveränderbar halten (Rz. 111)	Je Abschluss eine datierte Fassung ablegen statt überschreiben; Formeln und Einstellungen versionieren
Nachvollziehbare Änderungen	Erfassungs-, Übertragungs- und Verarbeitungskontrollen durchführen und protokollieren (Rz. 88, 100)	Monatliche Kontrolle der Tabelle gegen Belege mit Ergebnis und Datum festhalten
Aufbewahrung	Aufzeichnungen zehn, Buchungsbelege acht, sonstige Unterlagen sechs Jahre; bei Instituten nach § 1 Abs. 1b KWG einschließlich Zweigstellen nach § 53 KWG, bei der Aufsicht nach § 1 Abs. 1 VAG unterliegenden Personen und Gesellschaften sowie bei Wertpapierinstituten nach § 2 Abs. 1 WpIG bleiben Buchungsbelege zehn Jahre; Fristbeginn mit dem Schluss des Kalenderjahrs des maßgeblichen Ereignisses (§ 147 Abs. 1, 3, 4 AO; § 257 Abs. 4 HGB; Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO)	Frist nach Unterlagenart berechnen: letzte Eintragung in das Buch, Vornahme der Aufzeichnung, Entstehung des Buchungsbelegs, Empfang oder Versand des Handels- oder Geschäftsbriefs, Entstehung der sonstigen Unterlage; Löschung erst danach freigeben
Aufbewahrung	Elektronische Daten bleiben elektronisch aufzubewahren (Rz. 119); eine Umwandlung, die die maschinelle Auswertbarkeit mindert, ist unzulässig (Rz. 129); Index mit dauerhafter Verknüpfung (Rz. 122)	Tabelle und Protokolle im Ursprungsformat archivieren; PDF-Ausgabe nur ergänzend; feste Ablageregeln
Verfahrensdokumentation	Dokumentation je DV-System mit Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnissen, vollständig und schlüssig (Rz. 151)	Ein Dokument je Tabelle mit Zweck, Aufbau, Formeln, Ablageort, Zugriffsrechten und Aufbewahrung
Verfahrensdokumentation	Bedeutung von Abkürzungen, Ziffern, Buchstaben und Symbolen aus der Dokumentation ersichtlich (§ 146 Abs. 3 Satz 3 AO; Rz. 149)	Spaltenüberschriften, Schlüssel und Codes im Dokument erläutern
Verfahrensdokumentation	Beschreibung des internen Kontrollsystems gehört dazu (Rz. 102); die Dokumentation muss dem tatsächlich eingesetzten Verfahren entsprechen, und ihre Änderungen müssen historisch nachvollziehbar sein, etwa durch Versionierung (Rz. 154)	Kontrollen und Freigaben beschreiben, Änderungen am Dokument datiert fortschreiben

Was bei einem Verstoß droht

§ 158 Abs. 1 AO stellt ordnungsgemäße Aufzeichnungen der Besteuerung zugrunde; nach Absatz 2 Nr. 1 gilt das nicht, soweit Anlass besteht, die sachliche Richtigkeit zu beanstanden. Eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation, die die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, ist nach Rz. 155 kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht und führt nicht zum Verwerfen der Buchführung.

Für die Ordnungswidrigkeit gilt § 379 AO. Nr. 3 erfasst das Unterlassen oder unrichtige Aufzeichnen buchungs- oder aufzeichnungspflichtiger Geschäftsvorfälle, Nr. 7 das nicht oder nicht für die vorgeschriebene Dauer erfolgte Aufbewahren von Unterlagen nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 bis 4. Beide setzen Vorsatz oder Leichtfertigkeit voraus und dass dadurch ermöglicht wird, Steuern zu verkürzen oder nicht gerechtfertigte Steuervorteile zu erlangen (§ 379 Abs. 1 Satz 1 AO). Nach § 379 Abs. 6 AO beträgt die Geldbuße bis zu 25.000 Euro, wenn die Tat nicht nach § 378 AO geahndet wird.

Wenn die Prüfung die Tabelle anfordert

Nach § 147 Abs. 6 AO stehen der Finanzbehörde bei Datenverarbeitungseinsatz drei Zugriffsarten offen: Einsicht in die gespeicherten Daten und Nutzung des Systems (Z1), maschinelle Auswertung nach ihren Vorgaben (Z2), Übertragung in einem maschinell auswertbaren Format (Z3). Für Tabellen ist die Anlage zum BMF-Schreiben vom 11. März 2024 einschlägig: Die Prüfsoftware unterstützt Tabellenkalkulationen nur im xlsx-Format, und geliefert werden sollten nur die reinen Daten ohne leere Zeilen und ohne Zwischen- oder Summenzeilen, mit Feldnamen in der ersten Zeile und Verknüpfungen als eindeutige Schlüsselfelder. Passwortgeschützte Dateien sind nur mit Kennwort verwertbar. Wie der Export aufgebaut wird, beschreibt Datenzugriff Z3; Zahlenformate, die dabei kippen, behandelt Excel-Export und -Import.