Konzerninterne Verrechnung buchen und abstimmen

Zwischen zwei Gesellschaften desselben Konzerns ist eine Lieferung buchhalterisch ein Rechtsgeschäft wie jedes andere: Die eine stellt eine Rechnung, die andere bucht Wareneingang und Verbindlichkeit. Ob die Rechnung Umsatzsteuer ausweist und ob die empfangende Gesellschaft Vorsteuer abziehen darf, ist eine zweite, umsatzsteuerliche Frage; sie hängt von einer Steuerbefreiung, einer Steuerschuld des Empfängers, einer Organschaft zwischen den im Inland gelegenen Unternehmensteilen oder einer Schweizer Mehrwertsteuergruppe ab. Der Erfolg entsteht erst in der Konsolidierung, denn innerhalb des Konzerns ist nichts verkauft. Jede Buchung braucht deshalb einen Gegenpart, den Sie abstimmen und später herausrechnen können.

Was Sie vorab brauchen

• beide Gesellschaften als eigene Buchungskreise mit Firma, Anschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Währung
• je Gesellschaft ein Konto für Forderungen und eines für Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen; die Aufwandskonten kommen aus dem Kontenrahmen, in Deutschland etwa SKR03 oder SKR04
• die Verrechnungspreisregel: Methode, Aufschlag und wer sie festlegt
• der Konsolidierungskreis, also die Gesellschaften in der Konzernrechnung
• eine Abstimmliste je Gegenpartei mit Belegnummer, Datum und Saldo
• die Auskunft über Organschaft (Deutschland, Österreich) und Mehrwertsteuergruppe (Schweiz) zwischen den Gesellschaften sowie darüber, ob eine Steuerbefreiung greift oder der Empfänger die Steuer schuldet

Schritt für Schritt: buchen, spiegeln, abstimmen

Schritt 1: Den Verrechnungspreis festlegen und belegen

Der Preis ist der Kern des Vorgangs, nicht die Buchung. Deutschland verlangt für eine Geschäftsbeziehung zum Ausland mit einer nahestehenden Person, dass die Bedingungen denen entsprechen, die voneinander unabhängige Dritte unter gleichen oder vergleichbaren Verhältnissen vereinbart hätten (§ 1 Abs. 1 AStG); nahestehend ist unter anderem, wer zu mindestens einem Viertel beteiligt ist (§ 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 AStG). Über diese Geschäftsbeziehungen sind Aufzeichnungen zu erstellen: Übersicht über die Geschäftsvorfälle, Sachverhalts- und Angemessenheitsdokumentation (§ 90 Abs. 3 AO); der Überblick über die weltweite Geschäftstätigkeit erst, wenn der Umsatz des Unternehmens im vorangegangenen Wirtschaftsjahr mindestens 100 Millionen Euro betragen hat. Für kleinere Unternehmen gelten die Aufzeichnungspflichten nach § 90 Abs. 3 Satz 1 bis 4 und 8 AO als erfüllt, wenn die Auskünfte den Anforderungen des § 2 Abs. 1 GAufzV entsprechen und durch vorhandene Unterlagen belegt werden (§ 6 Abs. 1 GAufzV); kleineres Unternehmen ist, wer im laufenden Wirtschaftsjahr die Betragsgrenzen des § 6 Abs. 2 GAufzV nicht überschreitet (Entgelte für Güter oder Waren aus Geschäftsbeziehungen mit nahestehenden Personen bis 6 Millionen Euro und Vergütungen für andere Leistungen bis 600.000 Euro). Zusammenhängende inländische Unternehmen im Sinn der §§ 13, 18 und 19 der Betriebsprüfungsordnung sowie inländische Betriebsstätten von dem Steuerpflichtigen nahestehenden Personen sind für diese Betragsgrenzen zusammenzurechnen (§ 6 Abs. 3 GAufzV); werden die Beträge in einem Wirtschaftsjahr überschritten, ist die Erleichterung ab dem darauf folgenden Wirtschaftsjahr nicht mehr anzuwenden, und unterschreitet ein bis dahin nicht begünstigtes Unternehmen die Beträge, gilt es im darauf folgenden Wirtschaftsjahr als kleineres Unternehmen (§ 6 Abs. 2 Sätze 2 und 3 GAufzV). Auch rein inländisch ist ein nicht fremdüblicher Preis steuerlich erheblich: Eine verdeckte Gewinnausschüttung mindert das Einkommen nicht (§ 8 Abs. 3 Satz 2 KStG), eine verdeckte Einlage erhöht es nicht (§ 8 Abs. 3 Satz 3 KStG).

Österreich setzt für die Überführung von Wirtschaftsgütern ins Ausland und sinngemäß für sonstige Leistungen die Werte an, die bei einer Lieferung an einen völlig unabhängigen Betrieb angesetzt worden wären, wenn unter anderem eine Beteiligung von mehr als 25 Prozent besteht (§ 6 Z 6 lit. a EStG 1988). In der Schweiz gehören offene und verdeckte Gewinnausschüttungen sowie geschäftsmässig nicht begründete Zuwendungen an Dritte zum steuerbaren Reingewinn (Art. 58 Abs. 1 Bst. b DBG); an diesem Massstab wird ein nicht fremdüblicher Preis gemessen.

• Ergebnis: eine datierte Preisregel je Leistungsart, aus der hervorgeht, wie der Aufschlag berechnet wurde.

Schritt 2: Die Lieferung in der liefernden Gesellschaft buchen

In der liefernden Gesellschaft entstehen eine Forderung und ein Umsatzerlös; buchhalterisch ist der Vorgang unabhängig davon, wie er umsatzsteuerlich zu behandeln ist. Bücher führt jede Gesellschaft selbst, in Deutschland nach § 238 Abs. 1 HGB, in der Schweiz als juristische Person nach Art. 957 Abs. 1 Z 2 OR. Die Rechnung ist in Deutschland auszustellen, wenn die empfangende Gesellschaft ein anderer Unternehmer ist und der Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist (§ 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG); der Steuerbetrag steht nur in der Rechnung, wenn die liefernde Gesellschaft die Steuer schuldet. Schuldet der Empfänger die Steuer (Deutschland § 13b UStG, Österreich § 19 Abs. 1 und 1a UStG 1994) oder ist die Lieferung steuerfrei, wird ohne Umsatzsteuer abgerechnet. Gehört die empfangende Gesellschaft zur selben Organschaft, ist sie für Innenleistungen zwischen den im Inland gelegenen Unternehmensteilen kein anderer Unternehmer (Deutschland § 2 Abs. 2 Nr. 2 UStG, Österreich § 2 Abs. 2 Z 2 UStG 1994); in einer Schweizer Mehrwertsteuergruppe gilt die Gruppe als ein Steuersubjekt (Art. 13 Abs. 1 MWSTG). Führen Sie die Forderung nicht im Sammelkonto der übrigen Debitoren. Jeder Vorgang erhält eine eindeutige Belegnummer, die auch die empfangende Gesellschaft in ihrer Buchung nennt.

• Ergebnis: eine Forderung je Gegenpartei, die in der Debitorenliste offen steht.

Schritt 3: Dieselbe Lieferung in der empfangenden Gesellschaft buchen

Die empfangende Gesellschaft bucht den Wareneingang zum Nettobetrag, eine allfällige Vorsteuer und die Verbindlichkeit gegenüber derselben Gegenpartei. Den Vorsteuerabzug darf sie in Deutschland nur vornehmen, wenn eine Rechnung nach § 14 UStG vorliegt, die Lieferung von einem anderen Unternehmer für ihr Unternehmen ausgeführt wurde (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG) und der Abzug nicht nach § 15 Abs. 2 UStG ausgeschlossen ist (etwa bei steuerfreien Ausgangsumsätzen); schuldet sie die Steuer nach § 13b UStG, kann sie sie nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 UStG abziehen. In Österreich ist die Lieferung zwischen den beiden Gesellschaften steuerbar, sofern keine Organschaft sie verbindet, und die Steuer steht nur in der Rechnung, wenn nicht der Empfänger sie schuldet (§ 1 Abs. 1 Z 1 UStG 1994; § 2 Abs. 2 Z 2 UStG 1994; § 19 Abs. 1 und 1a UStG 1994); in einer Schweizer Mehrwertsteuergruppe gilt die Gruppe als ein Steuersubjekt (Art. 13 Abs. 1 MWSTG). Für grenzüberschreitende Lieferungen innerhalb der Europäischen Union ändert sich die Umsatzsteuerbehandlung; die Nachweise dafür behandelt der Artikel zur innergemeinschaftlichen Lieferung.

• Ergebnis: Verbindlichkeit und Wareneingang stehen im Buchungskreis der empfangenden Gesellschaft mit derselben Belegnummer.

Schritt 4: Eine Abstimmliste je Gegenpartei führen

Legen Sie eine Liste an, die je Gegenpartei drei Werte nebeneinander stellt: Saldo laut liefernder Gesellschaft, Saldo laut empfangender Gesellschaft, Differenz. Diese Liste ist die Arbeitsanweisung für den Monatsabschluss und die Vorlage für die Monatsübergabe an die Steuerberatung.

• Ergebnis: eine Liste mit einer Zeile je Gegenpartei und Monat, nicht eine Summe über alle verbundenen Unternehmen.

Schritt 5: Die offenen Posten zum Stichtag abstimmen

Stimmen Sie zum Stichtag ab, ob Forderung und Verbindlichkeit denselben Betrag zeigen. Unterscheiden Sie Beleg, Saldo je Gegenpartei und Summe über alle verbundenen Unternehmen. Passende Belege mit unterschiedlichem Saldo können bedeuten, dass eine Seite die Buchung nicht erfasst hat; in Betracht kommen ebenso eine Preisänderung, eine Gutschrift oder eine Währungsdifferenz (Schritt 6). Wie offene Posten im ERP geführt werden, beschreibt der Artikel zu den offenen Posten.

• Ergebnis: für jede Gegenpartei entweder eine Differenz von null oder eine benannte Ursache.

Schritt 6: Jede Differenz einer Ursache zuordnen

Ordnen Sie jede Differenz einer Ursache zu: eine fehlende Buchung auf einer Seite, eine Preisänderung nach der Rechnungsstellung, eine Gutschrift, Fracht oder Zoll als Bezugskosten, eine zeitliche Abgrenzung über den Stichtag, eine Zahlung mit Skonto, eine Kursdifferenz in Fremdwährung oder eine reine Rundungsdifferenz. Nur wenn eine Seite die Buchung nicht erfasst hat, buchen Sie die fehlende Seite nach; eine Rundungsdifferenz wird als solche erklärt und nicht nachgebucht. Für Fremdwährungspositionen prüfen Sie zusätzlich die Bewertung zum Stichtag; die Rechnung dazu zeigt der Artikel zu Fremdwährungsrechnungen und Kursdifferenzen.

• Ergebnis: jede Differenz hat eine Ursache; ist es eine fehlende Buchung, gehören Beleg und Buchung dazu.

Schritt 7: In der Konzernsicht eliminieren

In die Konzernrechnung kommen nur die einbezogenen Gesellschaften: In Deutschland wird der Jahresabschluss des Mutterunternehmens mit den Jahresabschlüssen der Tochterunternehmen zusammengefasst (§ 300 Abs. 1 Satz 1 HGB), in Österreich sind Mutterunternehmen und alle Tochterunternehmen unabhängig von ihrem Sitz einzubeziehen, soweit die Einbeziehung nicht nach § 249 UGB unterbleibt (§ 247 Abs. 1 UGB), in der Schweiz die Gesamtheit der kontrollierten Unternehmen (Art. 963 Abs. 1 OR). Drei Bereinigungen sind vorzunehmen:

1. Forderungen und Verbindlichkeiten zwischen diesen Gesellschaften (Deutschland § 303 Abs. 1 HGB, Österreich § 255 Abs. 1 UGB).
2. Erlöse aus Lieferungen zwischen diesen Gesellschaften und die darauf entfallenden Aufwendungen, soweit die Erlöse nicht als Erhöhung des Bestands an fertigen und unfertigen Erzeugnissen oder als andere aktivierte Eigenleistungen auszuweisen sind (Deutschland § 305 Abs. 1 Nr. 1 HGB, Österreich § 257 Abs. 1 Z 1 UGB).
3. Zwischenergebnisse aus diesen Lieferungen, also der Gewinn, der in einem Vermögensgegenstand des Konzerns noch steckt (Deutschland § 304 Abs. 1 HGB, Österreich § 256 Abs. 1 UGB).

Jede dieser drei Eliminierungen darf unterbleiben, wenn die Beträge von untergeordneter Bedeutung (Deutschland) beziehungsweise nicht wesentlich im Sinn des § 189a Z 10 UGB (Österreich) sind (Deutschland § 303 Abs. 2, § 304 Abs. 2 und § 305 Abs. 2 HGB; Österreich § 255 Abs. 2, § 256 Abs. 2 und § 257 Abs. 2 UGB). In der Schweiz verlangt Art. 963b Abs. 3 OR für Unternehmen ohne anerkannten Standard die Grundsätze ordnungsmässiger Rechnungslegung; welche Posten entfallen, steht dort und im angewandten Regelwerk. Eine eigene Bestimmung dazu enthält der fünfte Abschnitt des OR (Art. 963 bis 963b OR) nicht. Ob überhaupt eine Konzernrechnung aufzustellen ist, hängt von der Größe ab.

Land	Pflicht zur Konzernrechnung	Größenabhängige Befreiung: mindestens zwei von drei Merkmalen
Deutschland	§ 290 Abs. 1 HGB bei beherrschendem Einfluss	§ 293 Abs. 1 Nr. 1 HGB, Merkmale am Abschlussstichtag und am vorhergehenden Abschlussstichtag, jeweils als Summen des Mutterunternehmens und der einzubeziehenden Tochterunternehmen vor Konsolidierung: Bilanzsummen insgesamt bis 30 Mio. Euro, Umsatzerlöse insgesamt bis 60 Mio. Euro, im Jahresdurchschnitt nicht mehr als 250 Arbeitnehmer in den zwölf Monaten vor dem Abschlussstichtag. Die Befreiung entfällt, wenn das Mutterunternehmen oder ein einbezogenes Tochterunternehmen am Abschlussstichtag kapitalmarktorientiert im Sinn des § 264d HGB oder den Vorschriften des Ersten oder Zweiten Unterabschnitts des Vierten Abschnitts unterworfen ist (§ 293 Abs. 5 HGB)
Österreich	§ 244 Abs. 1 UGB bei einheitlicher Leitung	§ 246 Abs. 1 Z 1 UGB, Merkmale am Abschlussstichtag und am vorhergehenden Abschlussstichtag, jeweils als Summen der einzubeziehenden Unternehmen vor Konsolidierung: Bilanzsummen insgesamt bis 30 Mio. Euro, Umsatzerlöse insgesamt bis 60 Mio. Euro, bis 250 Arbeitnehmer im Jahresdurchschnitt; Beträge nach der UGB-Schwellenwerte-Verordnung, anzuwenden auf Geschäftsjahre ab 1. Jänner 2024. Die Rechtsfolgen treten erst ab dem folgenden Geschäftsjahr ein, wenn die Merkmale an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen zutreffen (§ 246 Abs. 2 UGB); die Befreiung gilt nicht, wenn eines der verbundenen Unternehmen ein Unternehmen von öffentlichem Interesse ist (§ 246 Abs. 3 UGB)
Schweiz	Art. 963 Abs. 1 OR bei Kontrolle über andere Unternehmen	Art. 963a Abs. 1 Z 1 OR: zusammen mit den kontrollierten Unternehmen zwei der drei Grössen in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht überschritten: 20 Millionen Franken Bilanzsumme, 40 Millionen Franken Umsatzerlös, 250 Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt. Eine Konzernrechnung ist trotzdem zu erstellen, wenn sie für eine möglichst zuverlässige Beurteilung der wirtschaftlichen Lage notwendig ist oder Gesellschafter mit mindestens 20 Prozent des Grundkapitals es verlangen (Art. 963a Abs. 2 OR)

• Ergebnis: eine Konzernbilanz, in der keine Forderung, kein Erlös und kein Zwischengewinn zwischen den einbezogenen Gesellschaften mehr steht.

Beispielrechnung: Lieferung mit zehn Prozent Aufschlag

Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen: Eine Holding hält je 100 Prozent an der Produktion GmbH und der Vertrieb GmbH, beide mit Sitz und Geschäftsleitung in Deutschland. Angenommen wird, dass zwischen den Gesellschaften keine umsatzsteuerliche Organschaft besteht, die Lieferung nach § 12 Abs. 1 UStG steuerpflichtig ist, die Vertrieb GmbH die Steuer nicht nach § 13b UStG schuldet und zum vollen Vorsteuerabzug berechtigt ist. Die Produktion GmbH liefert am 15. Oktober 2026 ein Bauteil; ihre Herstellkosten betragen 8.000,00 Euro, der angenommene Aufschlag zehn Prozent, der Verrechnungspreis also 8.800,00 Euro netto. Die Umsatzsteuer beträgt 19 Prozent (§ 12 Abs. 1 UStG), der Rechnungsbetrag 10.472,00 Euro.

Position bei der Produktion GmbH (liefernde Gesellschaft)	Soll	Haben	Betrag in Euro
Forderung an die Vertrieb GmbH	X		10.472,00
Umsatzerlöse		X	8.800,00
Umsatzsteuer 19 Prozent		X	1.672,00

Position bei der Vertrieb GmbH (empfangende Gesellschaft)	Soll	Haben	Betrag in Euro
Wareneingang, Materialaufwand	X		8.800,00
Vorsteuer 19 Prozent	X		1.672,00
Verbindlichkeit an die Produktion GmbH		X	10.472,00

Die Abstimmungsliste hat am 31. Dezember 2026 für diese Gegenpartei eine Zeile.

Gegenpartei	Saldo laut Produktion GmbH	Saldo laut Vertrieb GmbH	Differenz
Vertrieb GmbH, Rechnung 2026-1042	10.472,00	10.472,00	0,00

In der Konzernsicht bleiben nur die 8.000,00 Euro Herstellkosten übrig, und zwar dort, wo das Bauteil am Stichtag steht. Hat die Vertrieb GmbH es am 31. Dezember 2026 noch auf Lager, ist der Zwischengewinn von 800,00 Euro zu eliminieren: 8.800,00 Euro minus 8.000,00 Euro.

Eliminierung	Betrag in Euro	Wirkung in der Konzernbilanz
Forderung und Verbindlichkeit	10.472,00	beide Posten entfallen (Deutschland § 303 Abs. 1 HGB, Österreich § 255 Abs. 1 UGB)
Umsatzerlös und Materialaufwand	8.800,00	der Innenumsatz wird verrechnet, soweit er nicht als Bestandserhöhung oder aktivierte Eigenleistung auszuweisen ist (Deutschland § 305 Abs. 1 Nr. 1 HGB, Österreich § 257 Abs. 1 Z 1 UGB)
Zwischengewinn im Bestand	800,00	der Bestand wird auf die Konzernherstellkosten zurückgeführt (Deutschland § 304 Abs. 1 HGB, Österreich § 256 Abs. 1 UGB)

Wurde das Bauteil bis zum Stichtag außerhalb des Konzerns verkauft, entfällt die Zwischenergebniseliminierung für dieses Bauteil, denn § 304 Abs. 1 HGB erfasst nur Vermögensgegenstände, die in den Konzernabschluss zu übernehmen sind; die Innenumsätze werden trotzdem gegeneinander verrechnet, soweit sie nicht als Bestandserhöhung oder aktivierte Eigenleistung auszuweisen sind (Deutschland § 305 Abs. 1 Nr. 1 HGB, Österreich § 257 Abs. 1 Z 1 UGB).

So prüfen Sie das Ergebnis

• Belegprobe: Ziehen Sie fünf konzerninterne Rechnungen und suchen Sie dieselbe Belegnummer in beiden Buchungskreisen.
• Saldenprobe: Die Summe aller Forderungen gegen verbundene Unternehmen muss der Summe aller Verbindlichkeiten gegen verbundene Unternehmen entsprechen. Eine Differenz beweist keine fehlende Buchung; ordnen Sie sie wie in Schritt 5 und Schritt 6 einer Ursache zu (fehlende Buchung auf einer Seite, Preisänderung, Gutschrift, zeitliche Abgrenzung, Kursdifferenz, Rundung).
• Kommentarprobe: Jede Buchung auf einem Verrechnungskonto trägt Gegenpartei und Belegnummer; nur so lässt sich der Saldo im nächsten Jahr noch erklären.
• Umsatzprobe: Die Innenumsätze des Jahres müssen sich in der Konsolidierungsliste vollständig wiederfinden; der Konzernumsatz enthält keinen davon.
• Vollständigkeitsprobe: Vergleichen Sie die Gegenparteien der Abstimmliste mit dem Konsolidierungskreis; eine fehlende Gegenpartei fehlt auch in der Eliminierung.
• Bestandsprobe: Legen Sie für jeden gelieferten Gegenstand fest, wo er am Stichtag steht. Nur der Bestand im Konzern trägt den Zwischengewinn.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Mögliche Ursache	Lösung
Der Saldo passt, der einzelne Beleg nicht	Eine Seite bucht die Rechnung ohne Belegbezug	Belegnummer im Buchungstext mitführen, beide Seiten in der Abstimmliste auf dieselbe Nummer verweisen
Differenz von genau einer Steuerzeile	Eine Seite behandelt die Leistung als Innenleistung einer Organschaft, die andere nicht	Die Organschaft wirkt nur für Innenleistungen zwischen den im Inland gelegenen Unternehmensteilen, die zu ihr gehören; nur dann ist die eingegliederte Gesellschaft nicht Unternehmerin (§ 2 Abs. 2 Nr. 2 UStG) und die Rechnung wird ohne Umsatzsteuer gestellt. Gehört die Gegenpartei nicht zur Organschaft, ist die Leistung steuerbar; die Rechnung weist die Umsatzsteuer aber nur aus, wenn die liefernde Gesellschaft die Steuer schuldet und der Empfänger sie nicht nach § 13b UStG oder § 19 Abs. 1 und 1a UStG 1994 schuldet. Ein Vorsteuerabzug nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG setzt eine Leistung eines anderen Unternehmers voraus. Klären, ob die Organschaft beide Seiten umfasst
Differenz in der Höhe der Fracht	Fracht ist bei einer Seite Bezugskosten, bei der anderen Teil des Verrechnungspreises	Festlegen, wer die Fracht trägt, und die Regel in der Preisregel aus Schritt 1 ergänzen
Differenz über den Jahreswechsel	Lieferung im Dezember, Rechnung oder Buchung im Januar	Periodengerecht abgrenzen, Ware unterwegs oder unfertige Leistung erfassen und den Beleg in beiden Abstimmlisten dem Lieferjahr zuordnen
Differenz in der Währung	Eine Seite rechnet in Fremdwährung, die andere in Landeswährung	Umrechnungskurs und Stichtag festlegen; Unterschiede getrennt ausweisen (Kursdifferenzen)
Der Zwischengewinn lässt sich nicht rechnen	Eine Seite führt keine Herstellkosten je Lieferung	Herstellkosten je Position aus der Kalkulation übernehmen und den Aufschlag daraus ableiten

Wann Sie Hilfe holen sollten

Holen Sie die Steuer- oder Treuhandberatung hinzu, sobald eine Gesellschaft im Ausland sitzt: Dann entscheidet die Preisregel aus Schritt 1 über die Besteuerung in zwei Staaten, und die Aufzeichnungen nach § 90 Abs. 3 AO sind eine Mitwirkungspflicht. Ebenso, wenn ein anerkannter Rechnungslegungsstandard anzuwenden ist, denn dann bestimmen dessen Regeln die Eliminierung.