Innergemeinschaftliche Lieferung: Nachweise und USt-IdNr. im ERP
Kurz gesagt
Steuerfrei nach § 4 Nummer 1 Buchstabe b UStG ist die innergemeinschaftliche Lieferung eines in Deutschland ansässigen Unternehmers nur, wenn die Voraussetzungen des § 6a Abs. 1 UStG erfüllt sind: Der Gegenstand ist in das übrige Gemeinschaftsgebiet befördert oder versendet worden; der Abnehmer ist ein in einem anderen Mitgliedstaat für Zwecke der Umsatzsteuer erfasster Unternehmer, der den Gegenstand für sein Unternehmen erworben hat, eine dort erfasste juristische Person, die nicht Unternehmer ist oder die den Gegenstand nicht für ihr Unternehmen erworben hat, oder bei der Lieferung eines neuen Fahrzeugs jeder andere Erwerber; und der Erwerb unterliegt beim Abnehmer den Vorschriften der Umsatzbesteuerung. Eine ihm von einem anderen Mitgliedstaat erteilte gültige USt-IdNr. muss der Abnehmer gegenüber dem liefernden Unternehmer nur verwendet haben, wenn er zu den beiden erstgenannten Gruppen gehört; Bestimmungsmitgliedstaat und Staat der USt-IdNr. müssen nicht übereinstimmen. Belege und Buchführung müssen nach § 6a Abs. 3 UStG und §§ 17a bis 17d UStDV das Gelangen des Gegenstands in das übrige Gemeinschaftsgebiet und, wenn der Abnehmer zu Nummer 2 Buchstabe a oder b gehört, die von ihm verwendete ausländische USt-IdNr. eindeutig und leicht nachprüfbar ergeben; bei der Lieferung neuer Fahrzeuge an einen Abnehmer nach Nummer 2 Buchstabe c gilt das Aufzeichnungsschema des § 17d Abs. 4 UStDV. Das Bundeszentralamt für Steuern bestätigt eine ausländische USt-IdNr. nur zum Zeitpunkt der Anfrage. Bei meldepflichtigen Lieferungen entfällt die Steuerfreiheit nach § 4 Nummer 1 Buchstabe b UStG, wenn die Zusammenfassende Meldung fehlt oder für diese Lieferung unrichtig oder unvollständig ist; Lieferungen neuer Fahrzeuge an Abnehmer ohne USt-IdNr. sind von der Meldepflicht ausgenommen (§ 18a Abs. 6 Nummer 1 UStG).
Das Wichtigste
- Voraussetzungen nach § 6a Abs. 1 UStG: Beförderung oder Versendung in das übrige Gemeinschaftsgebiet, ein Abnehmer nach Nummer 2 Buchstabe a, b oder c (ein in einem anderen Mitgliedstaat für Zwecke der Umsatzsteuer erfasster Unternehmer, der für sein Unternehmen erwirbt, eine dort erfasste juristische Person, die nicht Unternehmer ist oder nicht für ihr Unternehmen erwirbt, oder bei neuen Fahrzeugen jeder andere Erwerber), Erwerbsbesteuerung beim Abnehmer und eine gültige USt-IdNr. eines anderen Mitgliedstaats, die der Abnehmer nur nach Nummer 2 Buchstabe a und b verwendet haben muss.
- Bei Abnehmertransport verlangt die Gelangensvermutung nach § 17a Abs. 1 Nr. 2 UStDV die Gelangensbestätigung und zwei weitere Belege: zwei Beförderungs- oder Versendungsbelege oder einen solchen Beleg zusammen mit einem sonstigen Beleg.
- Die Gelangensbestätigung legt der Abnehmer spätestens am zehnten Tag des auf die Lieferung folgenden Monats vor; die Frist gehört zur Vermutung nach § 17a Abs. 1 Nr. 2 Buchst. a UStDV beim Abnehmertransport.
- Buchnachweis: Die Voraussetzungen der Steuerbefreiung müssen sich eindeutig und leicht nachprüfbar aus der Buchführung ergeben (§ 17d Abs. 1 UStDV). Für eine Lieferung zählt § 17d Abs. 2 UStDV neun Angaben auf, von denen einzelne nur im jeweiligen Fall anfallen (etwa der Beauftragte des Abnehmers bei einer Lieferung im Einzelhandel, Nummer 2, oder bei Ist-Versteuerung das vereinnahmte statt des vereinbarten Entgelts, Nummer 6); für Verbringungsfälle nach § 6a Abs. 2 UStG sind vier Angaben nach § 17d Abs. 3 UStDV aufzuzeichnen, für die Lieferung neuer Fahrzeuge an Abnehmer ohne USt-IdNr. sieben nach § 17d Abs. 4 UStDV.
- Bei meldepflichtigen Lieferungen entfällt die Steuerfreiheit, wenn die Zusammenfassende Meldung fehlt oder für die Lieferung unrichtig oder unvollständig ist (§ 4 Nr. 1 Buchst. b UStG); Lieferungen neuer Fahrzeuge an Abnehmer ohne USt-IdNr. sind von der Meldepflicht ausgenommen (§ 18a Abs. 6 Nr. 1 UStG).
- Das BZSt bestätigt eine ausländische USt-IdNr. nur zum Zeitpunkt der Anfrage (§ 18e UStG; BZSt).
Was § 6a UStG verlangt
Steuerfrei nach § 4 Nummer 1 Buchstabe b UStG ist eine Lieferung in einen anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union nur, wenn die Voraussetzungen des § 6a Abs. 1 UStG zusammenkommen: Der Gegenstand ist in das übrige Gemeinschaftsgebiet befördert oder versendet worden (Nummer 1). Abnehmer ist nach Nummer 2 entweder ein in einem anderen Mitgliedstaat für Zwecke der Umsatzsteuer erfasster Unternehmer, der den Gegenstand für sein Unternehmen erworben hat (Buchstabe a), eine in einem anderen Mitgliedstaat für Zwecke der Umsatzsteuer erfasste juristische Person, die nicht Unternehmer ist oder die den Gegenstand nicht für ihr Unternehmen erworben hat (Buchstabe b), oder bei der Lieferung eines neuen Fahrzeugs jeder andere Erwerber (Buchstabe c). Der Erwerb muss beim Abnehmer in einem anderen Mitgliedstaat den Vorschriften der Umsatzbesteuerung unterliegen (Nummer 3), und der Abnehmer nach Nummer 2 Buchstabe a oder b muss gegenüber dem liefernden Unternehmer eine ihm von einem anderen Mitgliedstaat erteilte gültige USt-IdNr. verwendet haben (Nummer 4). Der Staat, der die USt-IdNr. erteilt hat, und der Bestimmungsmitgliedstaat müssen nicht derselbe sein; maßgeblich ist, dass der Gegenstand in das übrige Gemeinschaftsgebiet gelangt. Bei der Lieferung eines neuen Fahrzeugs an einen Erwerber nach Nummer 2 Buchstabe c ist keine USt-IdNr. zu verwenden; was dann aufzuzeichnen ist, regelt § 17d Abs. 4 UStDV.
Diese Voraussetzungen müssen Sie nachweisen (§ 6a Abs. 3 Satz 1 UStG). Die §§ 17a bis 17c der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) regeln die Belege über Beförderung oder Versendung, § 17d UStDV den buchmäßigen Nachweis. Beide Teile stehen nebeneinander; der Belegnachweis tritt nicht an die Stelle der Aufzeichnungen aus Ihrer Buchführung.
Wer die Nachweise führen muss – und wer nicht
Die Pflicht trifft den liefernden Unternehmer, der die Steuerfreiheit beansprucht. Wer nur im Inland liefert, führt diese Nachweise nicht. Die Seite des Erwerbers beschreibt der Artikel zur Eingangsrechnung und Vorsteuerabzug.
Wer die Regelung für Kleinunternehmer nach § 19 Abs. 1 UStG anwendet, wendet die Vorschriften über die Steuerbefreiung innergemeinschaftlicher Lieferungen nicht an (§ 19 Abs. 1 Satz 2 UStG); die §§ 17a bis 17d UStDV gelten für ihn nicht. Für die innergemeinschaftliche Lieferung neuer Fahrzeuge gilt die Regelung des § 19 Abs. 1 UStG dagegen nicht (§ 19 Abs. 6 UStG); dort bleibt es bei den allgemeinen Vorschriften. Lieferungen in ein Drittland außerhalb der Europäischen Union richten sich nach § 6 UStG (Ausfuhrlieferung) mit eigenen Nachweisen; die Schweiz ist kein Mitgliedstaat.
Ein weiterer Fall gehört dazu: Auch das Verbringen eines Gegenstands in einen anderen Mitgliedstaat, etwa in ein eigenes Lager, gilt als innergemeinschaftliche Lieferung (§ 6a Abs. 2 UStG). Aufzuzeichnen sind dann Menge und Bezeichnung, Anschrift und USt-IdNr. des Unternehmensteils, Tag des Verbringens und Bemessungsgrundlage (§ 17d Abs. 3 UStDV).
Welche Belege den Transport belegen
§ 17a UStDV arbeitet mit einer Vermutung: Liegen die dort genannten Belege vor, gilt der Gegenstand als in das übrige Gemeinschaftsgebiet gelangt, und das Finanzamt muss die Vermutung widerlegen (§ 17a Abs. 3 UStDV). Die Regelung setzt Artikel 45a der Durchführungsverordnung (EU) Nr. 282/2011 um, den die Mitgliedstaaten nach Artikel 2 der Durchführungsverordnung (EU) 2018/1912 seit 1. Januar 2020 anwenden.
Die Vermutung greift in zwei Fällen. Transportieren Sie selbst oder ein beauftragter Dritter, brauchen Sie mindestens zwei einander nicht widersprechende Belege: zwei Beförderungs- oder Versendungsbelege oder einen solchen Beleg zusammen mit einem sonstigen Beleg (§ 17a Abs. 1 Nr. 1 UStDV). Transportiert der Abnehmer, brauchen Sie eine Gelangensbestätigung und dazu dieselbe Belegkombination aus zwei Belegen (§ 17a Abs. 1 Nr. 2 Buchst. a und b UStDV); eine Gelangensbestätigung mit nur einem weiteren Beleg genügt nicht. Die Belege müssen von Parteien ausgestellt sein, die voneinander, von Ihnen und vom Abnehmer unabhängig sind; Belege, die der Abnehmer selbst ausstellt, erfüllen das nicht.
Die Tabelle ordnet jedem Nachweis die Vorschrift und eine Stelle im ERP zu; diese Spalte ist eine redaktionelle Zuordnung, kein gesetzlicher Feldname.
| Nachweis | Rechtsgrundlage | Feld oder Status im ERP |
|---|---|---|
| gültige USt-IdNr. des Abnehmers nach § 6a Abs. 1 Nr. 2 Buchst. a oder b | § 6a Abs. 1 Nr. 4 UStG; Bestätigung nach § 18e Nr. 1 UStG | Kundenstammfeld USt-IdNr.; Feld bestätigt am mit dem Datensatz der Abfrage |
| Gelangensbestätigung des Abnehmers, wenn der Abnehmer transportiert | § 17a Abs. 1 Nr. 2 Buchst. a und b, § 17b Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 UStDV | Status Gelangensbestätigung eingegangen am; Dokument am Lieferbeleg |
| Beförderungs- oder Versendungsbeleg (Frachtbrief, Konnossement, Doppelstück) | § 17a Abs. 2 Nr. 1, § 17b Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 Buchst. a UStDV | Felder Spediteur und Sendungsnummer; Dokument am Lieferbeleg |
| sonstiger Beleg (Versicherungspolice, Bankunterlage, amtliches Dokument, Lagerbestätigung) | § 17a Abs. 2 Nr. 2 UStDV | Dokument am Lieferbeleg |
| Spediteursbescheinigung, Transportprotokoll | § 17b Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 Buchst. b und c UStDV | Dokument am Versandbeleg |
| Doppel der Rechnung | § 17b Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStDV | unveränderbares Rechnungsarchiv |
Die Gelangensbestätigung enthält Name und Anschrift des Abnehmers, Menge und handelsübliche Bezeichnung (bei Fahrzeugen im Sinne des § 1b Abs. 2 UStG die Fahrzeug-Identifikationsnummer), Ort und Monat des Erhalts oder des Endes der Beförderung, das Ausstellungsdatum und die Unterschrift (§ 17b Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 UStDV). Bei elektronischer Übermittlung ist keine Unterschrift nötig, wenn die Übermittlung im Verfügungsbereich des Abnehmers oder seines Beauftragten begonnen hat. Eine Sammelbestätigung darf Umsätze aus bis zu einem Quartal zusammenfassen.
Besteht keine Vermutung, bleibt der Nachweis nach § 17b UStDV: Doppel der Rechnung und Gelangensbestätigung oder einer der weiteren Belege nach § 17b Abs. 3 UStDV, etwa eine Spediteursbescheinigung mit den dort genannten Angaben oder eine Auftragserteilung mit lückenlosem Transportprotokoll. Wird der Gegenstand vor der Beförderung durch einen Beauftragten bearbeitet oder verarbeitet, ist der Nachweis durch Belege nach § 17b UStDV zu führen, die zusätzlich die Angaben nach § 11 Abs. 1 Nr. 1 bis 4 UStDV enthalten (§ 17c UStDV).
Was aus der Buchführung hervorgehen muss
Der buchmäßige Nachweis verlangt, dass sich die Voraussetzungen der Steuerbefreiung einschließlich der ausländischen USt-IdNr. des Abnehmers eindeutig und leicht nachprüfbar aus Ihrer Buchführung ergeben (§ 17d Abs. 1 UStDV). Für eine Lieferung zählt § 17d Abs. 2 UStDV neun Angaben auf; einzelne davon fallen nur im jeweiligen Fall an, etwa der Beauftragte des Abnehmers bei einer Lieferung im Einzelhandel (Nummer 2) oder bei Ist-Versteuerung das vereinnahmte statt des vereinbarten Entgelts (Nummer 6). Für Verbringungsfälle nach § 6a Abs. 2 UStG gilt das kürzere Schema des § 17d Abs. 3 UStDV, für die Lieferung neuer Fahrzeuge an Abnehmer ohne USt-IdNr. das des § 17d Abs. 4 UStDV. Die folgende Tabelle zeigt den Regelfall einer Lieferung; die rechte Spalte nennt eine Stelle im ERP.
| aufzuzeichnen bei einer Lieferung nach § 17d Abs. 2 UStDV | Stelle im System |
|---|---|
| Name und Anschrift des Abnehmers (Nr. 1) | Rechnungsanschrift im Kundenstamm |
| Name und Anschrift eines Beauftragten des Abnehmers bei Lieferungen im Einzelhandel (Nr. 2) | Feld Abholer oder Beauftragter am Auftrag |
| Gewerbezweig oder Beruf des Abnehmers (Nr. 3) | Branchenfeld im Kundenstamm |
| Menge und handelsübliche Bezeichnung inklusive Fahrzeug-Identifikationsnummer bei Fahrzeugen im Sinne des § 1b Abs. 2 UStG (Nr. 4) | Positionen der Lieferung; Fahrzeug-Identifikationsnummer am Auftrag |
| Tag der Lieferung (Nr. 5) | Lieferdatum am Beleg |
| vereinbartes Entgelt oder bei Ist-Versteuerung das vereinnahmte Entgelt und der Tag der Vereinnahmung (Nr. 6) | Auftragsposition und Zahlungsstand |
| Art und Umfang einer Bearbeitung oder Verarbeitung vor der Beförderung (Nr. 7) | Auftragsnotiz oder Produktionsbezug |
| Beförderung oder Versendung in das übrige Gemeinschaftsgebiet (Nr. 8) | Versandstatus mit Spediteur und Sendungsnummer |
| Bestimmungsort im übrigen Gemeinschaftsgebiet (Nr. 9) | Lieferadresse mit Bestimmungsland |
Fristen und Stichtage
Die Gelangensbestätigung legt der Abnehmer Ihnen spätestens am zehnten Tag des auf die Lieferung folgenden Monats vor; diese Frist ist Voraussetzung der Vermutung nach § 17a Abs. 1 Nr. 2 Buchst. a UStDV, die den Fall des Abnehmertransports regelt. Eine Sammelbestätigung kann mehrere Lieferungen eines Quartals erfassen (§ 17b Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 UStDV).
Unabhängig davon ist die Lieferung in die Zusammenfassende Meldung aufzunehmen, wenn sie meldepflichtig ist; Lieferungen neuer Fahrzeuge an Abnehmer ohne USt-IdNr. nimmt § 18a Abs. 6 Nr. 1 UStG von der Meldepflicht aus, und für Unternehmer, die die Regelung nach § 19 Abs. 1 UStG anwenden, gelten die Absätze 1 bis 3 des § 18a UStG nicht (§ 18a Abs. 4 UStG). Als Regelfall geht die Meldung bis zum 25. Tag nach Ablauf jedes Kalendermonats beim Bundeszentralamt für Steuern ein, in dem Sie innergemeinschaftliche Warenlieferungen oder Lieferungen im Sinne des § 25b Abs. 2 UStG ausgeführt haben; vierteljährlich bis zum 25. Tag nach Ablauf des Kalendervierteljahres genügt sie, solange die Summe der Bemessungsgrundlagen für innergemeinschaftliche Warenlieferungen und für Lieferungen im Sinne des § 25b Abs. 2 UStG im laufenden und in den vier vorangegangenen Kalendervierteljahren jeweils 50.000 Euro nicht übersteigt (§ 18a Abs. 1 Sätze 1 bis 3 UStG). Hat das Finanzamt Sie nach § 18 Abs. 2 Satz 3 UStG von der Verpflichtung zur Abgabe der Voranmeldungen und Entrichtung der Vorauszahlungen befreit, können Sie die Meldung abweichend davon bis zum 25. Tag nach Ablauf jedes Kalenderjahres abgeben, wenn die Summe Ihrer Lieferungen und sonstigen Leistungen im vorangegangenen Kalenderjahr 200.000 Euro und die Summe Ihrer innergemeinschaftlichen Warenlieferungen oder im übrigen Gemeinschaftsgebiet ausgeführten steuerpflichtigen sonstigen Leistungen im Sinne des § 3a Abs. 2 UStG 15.000 Euro nicht überstiegen hat und jeweils im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich nicht übersteigen wird und es sich bei diesen Warenlieferungen nicht um Lieferungen neuer Fahrzeuge an Abnehmer mit USt-IdNr. handelt (§ 18a Abs. 9 UStG). Die monatliche Abgabe mit dieser Frist beruht auf der Neufassung des § 18a UStG durch das Gesetz zur Umsetzung steuerlicher EU-Vorgaben sowie zur Änderung steuerlicher Vorschriften vom 8. April 2010, die zum 1. Juli 2010 in Kraft getreten ist (BGBl. I S. 386; BMF-Schreiben vom 15. Juni 2010, BStBl 2010 I S. 569); vom 1. Juli 2010 bis zum 31. Dezember 2011 trat nach § 18a Abs. 1 Satz 5 UStG an die Stelle des Betrages von 50.000 Euro der Betrag von 100.000 Euro. Die Angaben gehören in den Meldezeitraum der Rechnungsstellung, spätestens in den, in dem der auf die Lieferung folgende Monat endet (§ 18a Abs. 8 UStG). Eine Dauerfristverlängerung für die Voranmeldung verschiebt diese Frist nicht; wie das ERP die Meldung erzeugt, zeigt der Artikel zur Zusammenfassenden Meldung.
Das Bundeszentralamt für Steuern bestätigt eine ausländische USt-IdNr. nur zu dem Zeitpunkt, zu dem Sie fragen; Bestätigungen für zurückliegende Zeiträume sind nicht möglich. Prüfen Sie die Nummer deshalb, bevor die Lieferung steuerfrei gebucht wird.
Was passiert, wenn ein Nachweis fehlt
Bleiben Beleg- und Buchnachweis unvollständig, ist die Lieferung nicht schon deshalb steuerpflichtig: Die Steuerfreiheit setzt voraus, dass die Voraussetzungen des § 6a Abs. 1 UStG objektiv vorliegen (BFH, Urteil vom 26. November 2014 – XI R 37/12). Lassen sie sich nicht feststellen, ist die Lieferung steuerpflichtig; der Steuersatz richtet sich dann nach dem Gegenstand der Lieferung: 19 Prozent (§ 12 Abs. 1 UStG), 7 Prozent für die in § 12 Abs. 2 UStG genannten Umsätze und 0 Prozent für die in § 12 Abs. 3 UStG genannten Umsätze (Lieferungen von Solarmodulen an den Betreiber einer Photovoltaikanlage einschließlich der für den Betrieb wesentlichen Komponenten und der Stromspeicher sowie deren innergemeinschaftlicher Erwerb, Einfuhr und Installation). § 6a Abs. 4 UStG hilft nur, wenn Sie die Lieferung als steuerfrei behandelt haben, die Voraussetzungen aber fehlten und die unrichtigen Angaben des Abnehmers die Ursache waren, ohne dass Sie sie bei der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns erkennen konnten. Dann schuldet der Abnehmer die entgangene Steuer.
§ 4 Nummer 1 Buchstabe b UStG versagt die Steuerfreiheit außerdem, wenn Sie die Zusammenfassende Meldung nicht abgegeben oder sie für diese Lieferung unrichtig oder unvollständig abgegeben haben. Das trifft nur Lieferungen, die meldepflichtig sind; Lieferungen neuer Fahrzeuge an Abnehmer ohne USt-IdNr. nimmt § 18a Abs. 6 Nr. 1 UStG von der Meldepflicht aus, sodass dieser Ausschluss für sie nicht greift. Wer sie vorsätzlich oder leichtfertig nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig abgibt, handelt ordnungswidrig: Die Geldbuße beträgt bis zu 5.000 Euro (§ 26a Abs. 2 Nr. 5 und Abs. 3 UStG), Verwaltungsbehörde ist das Bundeszentralamt für Steuern (§ 26a Abs. 4 UStG). Eine unrichtige Meldung ist innerhalb eines Monats zu berichtigen (§ 18a Abs. 10 UStG).
Checkliste für Ihren Betrieb
- Führen Sie die USt-IdNr. des Abnehmers im Kundenstamm und lassen Sie sie vor der Lieferung bestätigen; die einfache Abfrage prüft die Gültigkeit, die qualifizierte zusätzlich Firma, Ort, Postleitzahl und Straße des Abnehmers. Die Nummer ist bei Lieferungen an Abnehmer nach § 6a Abs. 1 Nr. 2 Buchst. a und b maßgeblich; bei neuen Fahrzeugen an andere Erwerber gehört stattdessen das Aufzeichnungsschema des § 17d Abs. 4 UStDV in den Ablauf.
- Legen Sie den empfangenen Datensatz, Ausdruck oder Screenshot am Auftrag ab; eine schriftliche Bestätigungsmitteilung versendet das Bundeszentralamt nicht.
- Halten Sie fest, was bei einer nicht bestätigten USt-IdNr. geschieht: steuerpflichtige Buchung, Sperre des Lieferscheins oder Rückfrage beim Abnehmer.
- Verknüpfen Sie den Beförderungs- oder Versendungsbeleg am Lieferbeleg und führen Sie Spediteur und Sendungsnummer in eigenen Feldern.
- Fordern Sie die Gelangensbestätigung an, wenn der Abnehmer transportiert, und überwachen Sie den Eingang bis zum zehnten Tag des Folgemonats; die Vermutung nach § 17a Abs. 1 Nr. 2 UStDV setzt die Vorlage innerhalb dieser Frist voraus.
- Prüfen Sie Bestimmungsland und Bestimmungsort gegen die Auftragsadresse.
- Erzeugen Sie die Zusammenfassende Meldung aus denselben Daten und stimmen Sie die Summen mit der Voranmeldung ab; Lieferungen neuer Fahrzeuge an Abnehmer ohne USt-IdNr. gehören nicht in die Meldung (§ 18a Abs. 6 Nr. 1 UStG). Die Steuerschlüssel dafür beschreibt der Artikel zu den Steuerschlüsseln in der Voranmeldung.
- Schreiben Sie dieses Vorgehen in der Verfahrensdokumentation für das ERP fest.