Zusammenfassende Meldung aus dem ERP erstellen

Was Sie vorab brauchen

Die Zusammenfassende Meldung (ZM) ist eine zweite Auswertung derselben Umsätze, die auch in der Umsatzsteuer-Voranmeldung stehen (§ 18b UStG). Für einen Durchlauf halten Sie bereit:

• die USt-IdNr. des Erwerbers zu jeder Lieferung: Sie ist Pflichtangabe der Rechnung über eine innergemeinschaftliche Lieferung (§ 14a Abs. 3 Satz 2 UStG) und buchmäßig nachzuweisen (§ 17d Abs. 1 UStDV),
• ein Kennzeichen je Umsatzart im ERP: Warenlieferung, sonstige Leistung mit Steuerschuld des Empfängers, Dreiecksgeschäft (§ 18a Abs. 7 Satz 1 UStG),
• eine Auswertung über den Meldezeitraum, nicht über den Rechnungsmonat allein (§ 18a Abs. 8 UStG),
• einen Zugang zu ELSTER oder zum BZStOnline-Portal; einzelne Meldezeilen lassen sich als CSV-Datei in das Formular importieren, und für mehr als 1.500 Meldezeilen steht im BZStOnline-Portal das Verfahren ELMA5 bereit (Bundeszentralamt für Steuern).

Wer melden muss und wer nicht

Meldepflichtig sind Unternehmer nach § 2 UStG, die innergemeinschaftliche Warenlieferungen oder Lieferungen im Sinne des § 25b Abs. 2 UStG ausgeführt haben (§ 18a Abs. 1 UStG) oder im übrigen Gemeinschaftsgebiet steuerpflichtige sonstige Leistungen nach § 3a Abs. 2 UStG, für die der in einem anderen Mitgliedstaat ansässige Leistungsempfänger die Steuer dort schuldet (§ 18a Abs. 2 UStG). Organgesellschaften melden unter eigener USt-IdNr., und pauschalierende Land- und Forstwirte sind ebenfalls meldepflichtig (Bundeszentralamt für Steuern).

Nicht betroffen sind:

• Kleinunternehmer, die § 19 Abs. 1 UStG anwenden (§ 18a Abs. 4 UStG),
• Warenbezüge aus anderen Mitgliedstaaten; Erwerbe gehören nicht in die Meldung (Bundeszentralamt für Steuern),
• Lieferungen neuer Fahrzeuge an Abnehmer ohne USt-IdNr. (§ 18a Abs. 6 Nr. 1 UStG).

Lieferungen in das Drittlandsgebiet, also auch in die Schweiz, sind keine innergemeinschaftlichen Lieferungen im Sinne des § 18a Abs. 6 UStG und gehören nicht in die deutsche Meldung. Österreich führt nach seinem eigenen Umsatzsteuerrecht eine eigene Meldung: siehe Zusammenfassende Meldung in Österreich.

Für einen Meldezeitraum ohne diese Umsätze ist nach der Ausfüllanleitung des Bundeszentralamts keine Meldung abzugeben; Nullmeldungen sind dort ausdrücklich als nicht einzureichen bezeichnet.

Schritt für Schritt: von der Kennzeichnung zur Übermittlung

Schritt 1: Umsätze im ERP kennzeichnen

Das Gesetz verlangt für jede Meldezeile einen Hinweis auf die Art des Umsatzes (§ 18a Abs. 7 Satz 1 Nr. 3 Buchstabe c und Nr. 4 Buchstabe c UStG). Fällt in Ihrer Auswertung für beide Umsatzarten keine deutsche Steuer an, trennt der Steuersatz sie nicht; deshalb braucht jede Position ein eigenes Kennzeichen neben dem Steuerschlüssel. Endzustand: eine Liste aller Positionen des Zeitraums mit Umsatzart, Erwerber-USt-IdNr. und Bemessungsgrundlage. Wie die Zuordnung zur Voranmeldung aussieht, steht bei den Steuerschlüsseln für die Umsatzsteuer-Voranmeldung.

Schritt 2: USt-IdNr. des Erwerbers prüfen

Melden Sie die Nummer, die der Abnehmer verwendet hat, nicht die zuletzt bekannte Nummer im Kundenstamm. Das Bundeszentralamt für Steuern bestätigt die Gültigkeit einer fremden Nummer auf Anfrage, aber nur zum Zeitpunkt der Anfrage; Rückfragen für zurückliegende Zeitpunkte sind nicht möglich (§ 18e UStG, Bundeszentralamt für Steuern). Die Einzelheiten der Nummernprüfung stehen im Beitrag zur innergemeinschaftlichen Lieferung im ERP.

Schritt 3: Meldezeitraum festlegen

Meldezeitraum ist der Kalendermonat. Vierteljährlich genügt die Meldung, solange die Summe der Bemessungsgrundlagen für innergemeinschaftliche Warenlieferungen und Dreiecksgeschäfte weder im laufenden Kalendervierteljahr noch in einem der vier vorangegangenen Kalendervierteljahre mehr als 50.000 Euro beträgt (§ 18a Abs. 1 Sätze 1 und 2 UStG). Steuerpflichtige sonstige Leistungen nach § 3a Abs. 2 UStG melden Sie unabhängig von dieser Grenze für das Kalendervierteljahr; sind Sie wegen der übrigen Umsätze schon monatlich meldepflichtig, gehören sie in die Meldung für den letzten Monat des Kalendervierteljahres, sofern Sie nicht nach § 18a Abs. 3 UStG die Aufnahme in die jeweiligen Monatsmeldungen angezeigt haben (§ 18a Abs. 2 UStG). Wer die Vierteljahresregelung nicht nutzt, zeigt das dem Bundeszentralamt an (§ 18a Abs. 1 Satz 4 UStG). Die Fristverlängerung für die Voranmeldung (§ 46 UStDV) gilt für die Meldung nicht (Bundeszentralamt für Steuern); die Meldung ist damit zum 25. Tag fällig, während die Voranmeldung regulär am 10. Tag fällig ist. Sind Sie als Jahreszahler von Voranmeldungen befreit, darf die Meldung unter den Voraussetzungen des § 18a Abs. 9 UStG bis zum 25. Tag nach Ablauf des Kalenderjahres abgegeben werden.

Schritt 4: Umsätze dem Meldezeitraum zuordnen

Warenlieferungen gehören in den Zeitraum, in dem die Rechnung ausgestellt wird, spätestens in den, in dem der auf die Ausführung folgende Monat endet (§ 18a Abs. 8 Satz 1 UStG). Sonstige Leistungen und Dreiecksgeschäfte gehören in den Zeitraum der Ausführung (§ 18a Abs. 8 Satz 2 UStG). Beträge in fremder Währung sind sinngemäß nach § 16 Abs. 6 UStG umzurechnen, also nach den vom Bundesministerium der Finanzen bekannt gegebenen Durchschnittskursen (§ 18a Abs. 7 Satz 2 UStG, § 16 Abs. 6 Satz 1 UStG).

Schritt 5: Meldezeilen bilden

Je Erwerber, je verwendeter USt-IdNr. und je Umsatzart entsteht eine Zeile mit der USt-IdNr., der Summe der Bemessungsgrundlagen und dem Hinweis auf die Umsatzart (§ 18a Abs. 7 Satz 1 Nr. 1 und 3 UStG); für Dreiecksgeschäfte gilt dasselbe mit der USt-IdNr. des letzten Abnehmers (§ 18a Abs. 7 Satz 1 Nr. 4 UStG). Bei Verbringungen ins übrige Gemeinschaftsgebiet steht statt der Erwerbernummer Ihre eigene USt-IdNr. im Zielstaat (§ 18a Abs. 7 Satz 1 Nr. 2 UStG). Bei einem Konsignationslager tragen Sie die Nummer des vorgesehenen Erwerbers ein (§ 18a Abs. 7 Satz 1 Nr. 2a UStG); diese Angaben lassen sich nach dem Stand des Bundeszentralamts vom 14. Oktober 2026 noch nicht im ZM-Formular von ELSTER oder BOP übermitteln, dafür dient ein Vordruck.

Schritt 6: Summen mit der Voranmeldung abstimmen

Rechnen Sie vor der Übermittlung gegen, was in der Voranmeldung steht. Wie das geht, zeigt der nächste Abschnitt.

Schritt 7: Über ELSTER oder BZStOnline-Portal übermitteln

Die Meldung ist nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz über die amtlich bestimmte Schnittstelle authentifiziert zu übermitteln (§ 18a Abs. 1 Satz 1 UStG). Zur Verfügung stehen das ELSTER-Portal und das BZStOnline-Portal; eine Registrierung ist nötig (Bundeszentralamt für Steuern). Auf Antrag kann das Finanzamt zur Vermeidung unbilliger Härten auf die elektronische Übermittlung verzichten; dann gilt der amtliche Vordruck (§ 18a Abs. 5 Satz 1 UStG). Hat das Finanzamt den Verzicht für die Voranmeldung ausgesprochen, gilt er auch für die Meldung (§ 18a Abs. 5 Satz 3 UStG).

Schritt 8: Nach der Übermittlung prüfen und berichtigen

Das Bundeszentralamt prüft die ausländischen USt-IdNrn. auf Plausibilität und Gültigkeit und gleicht die gemeldeten Umsatzarten mit den Angaben in den Voranmeldungen und Jahreserklärungen ab; bei Abweichungen erhalten Sie ein automatisiertes Benachrichtigungsschreiben (Bundeszentralamt für Steuern). Eine unrichtige oder unvollständige Meldung ist innerhalb eines Monats nach dem Erkennen zu berichtigen (§ 18a Abs. 10 UStG; Bundeszentralamt für Steuern), und zwar je Meldezeitraum gesondert und auf elektronischem Weg; Angaben, die in der ursprünglichen Meldung schon richtig stehen, wiederholen Sie in der Berichtigungsmeldung nicht (Bundeszentralamt für Steuern).

Was in die Berichtigungsmeldung gehört, hängt von der Fehlerart ab (Bundeszentralamt für Steuern, Merkblatt und Ausfüllanleitung, Textziffern IV.12 bis IV.12.3):

• Fehlt ein Umsatz in der abgegebenen Meldung, tragen Sie ihn mit der zutreffenden Bemessungsgrundlage nach.
• Ist die Bemessungsgrundlage unrichtig, tragen Sie die berichtigte Summe ein, nicht nur den zu viel oder zu wenig gemeldeten Differenzbetrag.
• Haben Sie eine falsche USt-IdNr., die falsche Umsatzart oder den falschen Meldezeitraum gemeldet, stornieren Sie die ursprüngliche Meldezeile mit der Bemessungsgrundlage 0 und erfassen den Umsatz mit der richtigen Nummer, mit der richtigen Umsatzart beziehungsweise im zutreffenden Meldezeitraum neu.
• Minusbeträge sieht das Merkblatt des Bundeszentralamts allein für die Berichtigung einer ungültigen oder beanstandeten USt-IdNr. nicht vor.

Davon zu unterscheiden ist die nachträgliche Änderung des Entgelts. Gewähren Sie nach der Lieferung einen Rabatt, wird eine Forderung uneinbringlich oder stornieren Sie eine Rechnung, saldieren Sie die Minderung im Meldezeitraum, in dem sie eintritt, mit den in diesem Zeitraum ausgeführten Umsätzen derselben Umsatzart und desselben Erwerbers. Ergibt sich dadurch ein negativer Saldo, melden Sie ihn mit Minuszeichen (§ 18a Abs. 7 Satz 2 UStG, § 17 UStG; Ausfüllanleitung des Bundeszentralamts, Textziffer IV.10).

So stimmen Sie die Meldung mit der Voranmeldung ab

Beide Erklärungen beruhen auf derselben Buchführung: § 18b UStG verlangt, die Bemessungsgrundlagen der innergemeinschaftlichen Lieferungen, der sonstigen Leistungen mit Empfängersteuerschuld und der Dreiecksgeschäfte in der Voranmeldung gesondert zu erklären. Die Periodenzuordnung folgt dort denselben Regeln wie in § 18a Abs. 8 UStG (§ 18b Sätze 2 und 3 UStG).

Teil der Meldung	In der Voranmeldung	Was Sie abgleichen
Warenlieferungen (§ 18a Abs. 7 Satz 1 Nr. 1)	gesondert zu erklären (§ 18b Satz 1 Nr. 1)	gleiche Summe, gleiche Periodenzuordnung (§ 18a Abs. 8 Satz 1, § 18b Satz 2)
Dreiecksgeschäfte (§ 18a Abs. 7 Satz 1 Nr. 4)	gesondert zu erklären (§ 18b Satz 1 Nr. 3)	gleiche Summe, Zeitraum der Ausführung (§ 18a Abs. 8 Satz 2, § 18b Satz 3)
Sonstige Leistungen mit Empfängersteuerschuld (§ 18a Abs. 7 Satz 1 Nr. 3)	gesondert zu erklären (§ 18b Satz 1 Nr. 2)	Summe gleich, Zeitraum kann abweichen: Frist für die Meldung ist der 25. Tag nach dem Kalendervierteljahr (§ 18a Abs. 2), die Voranmeldung erfasst sie im Zeitraum der Ausführung
Lieferungen neuer Fahrzeuge an Abnehmer ohne USt-IdNr.	als innergemeinschaftliche Lieferung (§ 18b Satz 1 Nr. 1)	nur in der Voranmeldung, nicht in der Meldung (§ 18a Abs. 6 Nr. 1)
Erwerbe aus anderen Mitgliedstaaten	Erwerbsteuer und Vorsteuer	nur in der Voranmeldung (Bundeszentralamt für Steuern)

Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen für den März eines Betriebs, der bisher vierteljährlich gemeldet hat:

Zeile	Vorgang	Bemessungsgrundlage	In der Meldung	In der Voranmeldung
NL	Warenlieferung	18.000,00 Euro	Meldezeile NL, Warenlieferung	ig Lieferungen
FR	Warenlieferung	24.000,00 Euro	Meldezeile FR, Warenlieferung	ig Lieferungen
IT	Dreiecksgeschäft	9.000,00 Euro	Meldezeile IT, Dreiecksgeschäft	Lieferungen nach § 25b Abs. 2 UStG
AT	Planungsleistung	12.000,00 Euro	Meldezeile AT, sonstige Leistung	sonstige Leistungen nach § 18b Satz 1 Nr. 2 UStG

Die Summe aus Warenlieferungen und Dreiecksgeschäften beträgt 18.000,00 + 24.000,00 + 9.000,00 = 51.000,00 Euro und liegt damit über 50.000 Euro. Die Meldung für März und die bereits abgelaufenen Monate des Quartals ist bis zum 25. April abzugeben (§ 18a Abs. 1 Satz 3 UStG); danach wird monatlich gemeldet (Bundeszentralamt für Steuern). Die Gesamtsumme der Meldung beträgt 51.000,00 + 12.000,00 = 63.000,00 Euro; in der Voranmeldung stehen 51.000,00 Euro in den gesondert zu erklärenden innergemeinschaftlichen Lieferungen und Dreiecksgeschäften und 12.000,00 Euro bei den sonstigen Leistungen. Die Differenz zwischen 63.000,00 Euro Meldungssumme und 51.000,00 Euro Lieferanteil ist also die Planungsleistung und kein Fehler.

So prüfen Sie das Ergebnis

• Summe der Warenlieferungen und Dreiecksgeschäfte in der Meldung gleich der gesondert erklärten Summe in der Voranmeldung?
• Je Erwerber, Umsatzart und verwendeter USt-IdNr. eine eigene Meldezeile gebildet, sodass ein Erwerber mehrere Zeilen haben kann (§ 18a Abs. 7 Satz 1 UStG; Ausfüllanleitung des Bundeszentralamts, Textziffer IV.8 und IV.11)?
• Jede Zeile trägt die USt-IdNr. aus der Rechnung, nicht die aus dem Stammdatensatz?
• Keine Erwerbe, keine Kleinunternehmerfälle und keine neuen Fahrzeuge ohne USt-IdNr. in der Datei?
• Bleibt die Berichtigung auf den ursprünglichen Meldezeitraum beschränkt, ist sie je Meldezeitraum gesondert elektronisch übermittelt und wiederholt sie keine bereits richtig gemeldete Angabe (§ 18a Abs. 10 UStG; Bundeszentralamt für Steuern)?
• Ist je Fehlerart das zutreffende Verfahren angewendet: fehlender Umsatz mit der richtigen Bemessungsgrundlage nachgetragen, unrichtige Bemessungsgrundlage mit der berichtigten Summe eingetragen, falsche USt-IdNr., falsche Umsatzart oder falscher Meldezeitraum dagegen mit der Bemessungsgrundlage 0 storniert und neu erfasst (Bundeszentralamt für Steuern; Ausfüllanleitung des Bundeszentralamts, Textziffern IV.12 bis IV.12.3; Merkblatt)?
• Trägt allein die Berichtigung einer ungültigen oder beanstandeten USt-IdNr. keine Minusbeträge (Merkblatt des Bundeszentralamts)?
• Ist eine nachträgliche Minderung des Entgelts (Rabatt, Uneinbringlichkeit, Rechnungsstornierung) dagegen im Meldezeitraum der Änderung mit den laufenden Umsätzen derselben Umsatzart saldiert und ein negativer Saldo mit Minuszeichen gemeldet (§ 18a Abs. 7 Satz 2 und Abs. 10 UStG; Ausfüllanleitung des Bundeszentralamts, Textziffer IV.10)?

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Abhilfe
Das BZSt beanstandet eine ausländische USt-IdNr.	Die Nummer ist unplausibel, ungültig oder war im Lieferzeitraum nicht gültig	Ursprüngliche Zeile mit Bemessungsgrundlage 0 stornieren und mit der richtigen Nummer neu eintragen; für diese Berichtigung keine Minusbeträge verwenden (Merkblatt und Ausfüllanleitung des Bundeszentralamts, Textziffer IV.12.1)
Eine bereits gemeldete Bemessungsgrundlage stimmt nicht	Falsche Summe in der abgegebenen Meldung, etwa durch einen Zahlendreher	In der Berichtigungsmeldung die berichtigte Summe eintragen, nicht nur den Differenzbetrag und keine Stornierung mit der Bemessungsgrundlage 0 (Merkblatt und Ausfüllanleitung des Bundeszentralamts, Textziffer IV.12.2)
Die Meldungssumme ist höher als die Voranmeldung	Sonstige Leistungen mit Empfängersteuerschuld oder Dreiecksgeschäfte wurden mitgezählt	Auswertung nach Umsatzart trennen, wie in § 18a Abs. 7 UStG vorgesehen
Die Voranmeldung ist höher als die Meldung	Eine Lieferung fehlt, hat keine Erwerber-USt-IdNr. oder liegt in einem anderen Zeitraum	Zeile ergänzen oder Periodenzuordnung nach § 18a Abs. 8 UStG prüfen
Vierteljährlich gemeldet, monatlich verlangt	Die 50.000-Euro-Grenze wurde im laufenden Quartal überschritten	Nachholende Meldung nach § 18a Abs. 1 Satz 3 UStG; der Wechsel tritt automatisch ein, das BZSt unterrichtet nicht gesondert
Meldung bleibt aus	Erinnerung und Zwangsgeldandrohung des BZSt laufen	Meldung abgeben; die Zahlung des Zwangsgeldes erledigt die Abgabepflicht nicht

Die Steuerfreiheit der Lieferung hängt an der Meldung: § 4 Nr. 1 Buchst. b UStG versagt sie, wenn Sie der Pflicht zur Abgabe der Zusammenfassenden Meldung nicht nachgekommen sind oder sie im Hinblick auf die jeweilige Lieferung unrichtig oder unvollständig abgegeben haben. Bei einer unrichtigen Meldung ist die Berichtigung nach § 18a Abs. 10 UStG deshalb kein Formfehler, sondern die Voraussetzung dafür, dass die Lieferung steuerfrei bleibt.

Wann Sie Hilfe holen sollten

Die Kennzeichnung der Umsatzarten und die Auswertung gehören in Ihr ERP und in die Verfahrensdokumentation. Holen Sie Ihre Steuerberatung, wenn eine Position in keine der Umsatzarten passt, wenn sich die Steuerfreiheit einer Lieferung nicht mehr belegen lässt oder wenn nach einer Umgründung, Organschaft oder Sitzverlegung unklar ist, unter welcher USt-IdNr. zu melden ist. In dieselbe Abstimmung gehören die Rechnungsprüfung vor dem Vorsteuerabzug und der Monatsabschluss im ERP.

Der Datensatz für die Meldung ist nicht der Buchungsstapel für die Steuerberatung; die Felder des DATEV-Buchungsstapels aus dem ERP und die Warenverkehrsmeldung nach Intrastat sind eigene Auswertungen. Für Fernverkäufe an Verbraucher gilt das OSS-Verfahren beim BZSt.