Zusammenfassende Meldung in Österreich aus dem ERP

Was Sie vorab brauchen

Die Zusammenfassende Meldung (ZM) steht in Art. 21 Abs. 3 des Anhangs zum Umsatzsteuergesetz 1994 (Binnenmarktregelung). Sie brauchen:

• die UID-Nummer jedes Kunden im anderen Mitgliedstaat, wie sie auf der Rechnung steht,
• die Rechnungen, Verbringungen und Leistungen, die nach Art. 21 Abs. 7 in den Meldezeitraum fallen, aus dem ERP,
• einen Zugang zu FinanzOnline (Art. 21 Abs. 10 Binnenmarktregelung),
• bei Datenstromübermittlung die Vorgaben des Bundesministeriums für Finanzen (BMF): XML-Struktur und XSD-Schema, Stand 14. Januar 2025.

Wer melden muss

Meldepflichtig sind Unternehmer nach § 2 UStG 1994 mit innergemeinschaftlichen Warenlieferungen oder Verbringungen im Meldezeitraum; dasselbe gilt für sonstige Leistungen, für die der Empfänger im übrigen Gemeinschaftsgebiet nach Art. 196 der Richtlinie 2006/112/EG die Steuer schuldet (Art. 21 Abs. 3 Binnenmarktregelung). Lieferungen neuer Fahrzeuge an Abnehmer ohne Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gehören nicht dazu (Art. 21 Abs. 4 Z 1). Als Unternehmer gelten auch Organgesellschaften mit eigener UID; auch pauschalierte Land- und Forstwirte müssen melden (Rz 4154 der Umsatzsteuerrichtlinien 2000, kurz UStR 2000).

Nicht in die Meldung gehören sonstige Leistungen, deren Ort sich nicht nach § 3a Abs. 6 UStG 1994 bestimmt, etwa Grundstücksleistungen, Personenbeförderungen, Restaurant- und Verpflegungsleistungen sowie Eintrittsberechtigungen (Rz 4154 UStR 2000). Ein Kleinunternehmer ist von der Steuer befreit, nicht von der Meldung (Rz 2807 UStR 2000).

Der Meldezeitraum und die Frist

Meldezeitraum ist der Kalendermonat. Ist das Kalendervierteljahr Ihr Voranmeldungszeitraum, weil Ihre Umsätze nach § 1 Abs. 1 Z 1 und 2 UStG 1994 im vorangegangenen Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überstiegen haben (§ 21 Abs. 2 UStG 1994; die Grenze steht seit ihrem Inkrafttreten am 16. Juni 2010, BGBl. I Nr. 34/2010, und ist erstmals auf Voranmeldungszeiträume anzuwenden, die nach dem 31. Dezember 2010 beginnen, § 28 Abs. 34 Z 5 UStG 1994), melden Sie für das Quartal (Art. 21 Abs. 3 Binnenmarktregelung). Die Frist endet mit dem letzten Tag des Kalendermonats, der auf den Meldezeitraum folgt; die Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) ist dagegen erst am 15. Tag des zweitfolgenden Kalendermonats fällig, elektronisch zu übermitteln und mangels technischer Voraussetzungen auf dem amtlichen Vordruck abzugeben (§ 21 Abs. 1 UStG 1994). Für einen meldepflichtigen Kleinunternehmer ohne Voranmeldungszeitraum ist der Meldezeitraum das Kalendervierteljahr (Rz 2807 UStR 2000). Mehrere Meldezeiträume in einer Meldung sind unzulässig; ohne meldepflichtigen Umsatz ist keine Meldung abzugeben, außer das Finanzamt fordert Sie zur Abgabe auf (Rz 4186 und 4155 UStR 2000). Eine Meldung ist aber auch dann abzugeben, wenn in dem Meldezeitraum nur eine Verbringung im Rahmen einer Konsignationslagerregelung oder die Änderung der dazu gemeldeten Angaben anfällt (Art. 21 Abs. 3 und Abs. 6 Z 2a).

Schritt für Schritt: von der Datenprüfung zur Übermittlung

Schritt 1: Kunden-UID prüfen

Jede Zeile braucht die UID, die dem Erwerber in einem anderen Mitgliedstaat erteilt wurde (Art. 21 Abs. 6 Z 1 lit. a Binnenmarktregelung). Prüfen Sie im Kundenstamm Vollständigkeit, Zuordnung zum Rechnungsempfänger und Länderkennzeichen; bestätigen lässt sich die Nummer im EU-weiten UID-Bestätigungsverfahren. Nummern mit dem Präfix „EU”, „IM” oder „IN” oder dem Suffix „-EX” sind keine UID-Nummern (Unternehmensserviceportal). Eine österreichische UID ist als Erwerber-UID unzulässig; die Prüfungen der Datenstromübermittlung lehnen AT-UIDs ab (BMF, Allgemeines zur Zusammenfassenden Meldung). Die Prüfziffernregeln je Mitgliedstaat veröffentlicht das BMF (Konstruktionsregeln der UID, Stand November 2020).

Schritt 2: Meldezeitraum zuordnen

Warenlieferungen gehören in den Meldezeitraum der Rechnungsausstellung, spätestens in den Zeitraum, in dem der auf die Ausführung folgende Monat endet (Art. 21 Abs. 7 erster Satz). Die Rechnung ist bei steuerfreien Lieferungen spätestens am 15. Tag des Folgemonats auszustellen (Art. 11 Abs. 1 Z 1). Quartalsmelder ordnen Lieferungen der ersten zwei Monate unabhängig vom Rechnungsdatum zu; im dritten Monat entscheidet die Rechnungsausstellung (Rz 4189 und 4190 UStR 2000). Für Verbringungen gibt es keine Rechnung; sie gehören in den Meldezeitraum, in dem der auf die Ausführung folgende Monat endet (Art. 21 Abs. 7 erster Satz), bei monatlicher Meldung also in den Folgemonat (für quartalsweise Meldende: Verbringungen im letzten Monat des Meldezeitraums gehören in den nächsten Zeitraum, Rz 4191 UStR 2000). Sonstige Leistungen nach Art. 196 MwSt-RL gehören in den Zeitraum der Leistung (Art. 21 Abs. 7 dritter Satz). Entgeltminderungen und Stornos werden im Zeitraum ihrer Entstehung saldiert (Rz 4201 UStR 2000).

Schritt 3: Die Meldezeilen bilden

Fassen Sie alle Vorgänge je Erwerber und Geschäftsart in einer Zeile zusammen: Warenlieferung, Verbringung, Dreiecksgeschäft oder sonstige Leistung (Art. 21 Abs. 6 Binnenmarktregelung; Rz 4188 UStR 2000). Bei Verbringungen steht statt der Erwerber-UID Ihre eigene UID im Zielmitgliedstaat (Art. 21 Abs. 6 Z 2 lit. a). Sind Sie im Dreiecksgeschäft der Erwerber in der Kette, melden Sie die UID Ihres Abnehmers und die Summe der Entgelte Ihrer Lieferung; sonst fällt die Steuerfreiheit Ihres Erwerbs rückwirkend weg (Art. 25 Abs. 6 und Abs. 2). Für das Konsignationslager tragen Sie den KL-Code 1, 2 oder 3 ein, lassen die Bemessungsgrundlage leer und melden nur über FinanzOnline (Vordruck U 13a). Jede Änderung der gemeldeten Angaben gehört in den Meldezeitraum, in dem der auf die Verbringung oder die Änderung folgende Monat endet (Art. 21 Abs. 6 Z 2a und Abs. 7).

Schritt 4: Beträge und Kennzeichen aufbereiten

Die Meldung enthält nur Eurobeträge, und es wird nicht gerundet: Aus 2.708.892,75 Euro wird 2.708.892 Euro (Rz 4171 UStR 2000; BMF-Fachinformation zur Anfrage der Wirtschaftskammer Österreich vom 16. Dezember 2024). Im Datenstrom ist das Feld für die Summe der Bemessungsgrundlagen ganzzahlig; die Kennzeichen für Dreiecksgeschäft und sonstige Leistungen lauten seit dem Übermittlungsstichtag 6. März 2025 „J” statt „1” (XSD-Schema und Dokumentenversion des BMF, Stand 14. Januar 2025).

Schritt 5: Vor der Übermittlung prüfen

Die Datenstromprüfung verlangt mindestens eine Meldezeile, lehnt AT-UIDs ab und beanstandet eine Zeile, die bereits vorhanden ist oder keine Summe der Bemessungsgrundlagen enthält (ausgenommen Konsignationslager). Dreiecksgeschäft, sonstige Leistung und Konsignationslager dürfen nicht in derselben Zeile stehen (BMF, Allgemeines zur Zusammenfassenden Meldung). Rechnen Sie vorher ab, was Sie senden: Warenlieferungen und Verbringungen gegen die Kennzahl 017 der U 30.

Schritt 6: Über FinanzOnline übermitteln

Sie erfassen die Meldung in FinanzOnline oder senden die Datei im Datenstromverfahren (Art. 21 Abs. 10 Binnenmarktregelung; § 1 der FinanzOnline-Erklärungsverordnung). Übermittelt Ihre Steuerberatung, braucht sie eine steuerliche Vollmacht (BMF, Allgemeines zur Zusammenfassenden Meldung). Zuständig ist das Finanzamt für die Festsetzung Ihrer Umsatzsteuer (Art. 21 Abs. 3 letzter Satz). Nur wenn die elektronische Übermittlung mangels technischer Voraussetzungen unzumutbar ist, verwenden Sie den Vordruck U 13, bei mehr als zehn Zeilen das Fortsetzungsblatt U 14 (Rz 4171 UStR 2000); § 2 der FinanzOnline-Erklärungsverordnung stellt Sie insbesondere frei, wenn Sie wegen Unterschreitens der Umsatzgrenze (55.000 Euro, § 1 der Verordnung BGBl. II Nr. 206/1998 idF BGBl. II Nr. 401/2024) keine Voranmeldungen abgeben müssen.

Schritt 7: Nach der Übermittlung kontrollieren und berichtigen

Die Meldung gilt als Steuererklärung (Art. 21 Abs. 9 Binnenmarktregelung). Erkennen Sie einen Fehler, ist die ursprüngliche Meldung innerhalb eines Monats zu berichtigen; jede Berichtigung betrifft einen Meldezeitraum (Art. 21 Abs. 8; Rz 4203 UStR 2000). Nach einer Übermittlung über FinanzOnline senden Sie immer die korrigierte Gesamtmeldung über FinanzOnline (Rz 4204); eine nachträgliche Entgeltänderung wird dagegen im laufenden Meldezeitraum saldiert (Rz 4201).

Bleibt die Meldung aus, kann die Behörde die Einreichung mit Zwangsstrafe erzwingen (höchstens 5.000 Euro, § 111 Abs. 3 BAO). Bei nicht entschuldbarer Verspätung sind bis zu 1 Prozent der zu meldenden Bemessungsgrundlagen, höchstens 2.200 Euro, vorgesehen (Art. 21 Abs. 9). Teurer ist der Verlust der Steuerfreiheit: Eine innergemeinschaftliche Lieferung bleibt nur steuerfrei, wenn Sie Ihrer Meldepflicht nachkommen oder das Versäumnis begründen und die Meldung nachholen (Art. 7 Abs. 1 Z 5; Rz 3994 UStR 2000).

So stimmen Sie die Meldung mit der UVA ab

Die Abstimmung folgt der Zuordnung des Formulars U 30:

Teil der Meldung	In der UVA	Was Sie abgleichen
Warenlieferungen (Art. 21 Abs. 6 Z 1)	Kennzahl 017	gleiche Summe, gleiche Periodenzuordnung (Abs. 7 und Abs. 11)
Verbringungen (Abs. 6 Z 2)	Kennzahl 017	enthalten (Art. 6 Abs. 1 iVm Art. 7 Abs. 2); ohne Rechnung gilt der Meldezeitraum, in dem der auf die Ausführung folgende Monat endet (Abs. 7)
Sonstige Leistungen nach Art. 196 MwSt-RL (Abs. 6 Z 3)	keine eigene Kennzahl	im Inland nicht steuerbar, daher nicht in der UVA (Rz 4166 UStR 2000)
Neue Fahrzeuge an Abnehmer ohne UID	Kennzahl 018	nicht in der Meldung (Art. 21 Abs. 4 Z 1)
Konsignationslager (Abs. 6 Z 2a)	keine eigene Kennzahl	nur UID des geplanten Erwerbers und jede Änderung der gemeldeten Angaben, kein Betrag

Für den Monatsabschluss stellen Sie die Summe der Zeilen mit Warenlieferungen und Verbringungen gegen Kennzahl 017 (gleiche Periodenzuordnung, Art. 21 Abs. 7 und Abs. 11) und halten die Leistungen nach Art. 196 MwSt-RL daraus heraus (Rz 4166). Die Meldung ist vor der Voranmeldung fällig.

Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen für einen monatlichen Meldezeitraum (März). Angenommen wird, dass die Verbringung in die Niederlande im Februar ausgeführt wurde – eine Verbringung ohne Rechnung gehört in den Meldezeitraum, in dem der auf die Ausführung folgende Monat endet, hier also in die Meldung für März (Art. 21 Abs. 7 erster Satz) – und die Planungsleistung in Frankreich im März (Art. 21 Abs. 7 dritter Satz):

Vorgang	Euro	In der Meldung	In der U 30
Warenlieferung Deutschland	40.000,00	Zeile DE	017
Warenlieferung Italien	18.500,00	Zeile IT	017
Verbringung Niederlande, im Februar ausgeführt	6.000,00	Zeile NL	017
Planungsleistung Frankreich, im März ausgeführt	12.000,00	Zeile FR, Leistung	keine eigene Kennzahl

Die Nachrechnung: Kennzahl 017 beträgt 64.500,00 Euro und entspricht der Summe der Zeilen DE, IT und NL; die 12.000,00 Euro der Planungsleistung stehen nur in der Meldung. Wäre die Verbringung erst im März ausgeführt worden, gehörte sie in die Meldung für April. Weicht eine Summe ab, prüfen Sie zuerst Lieferungen ohne UID-Zeile, dann die Periodenzuordnung.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Abhilfe
FinanzOnline weist eine UID ab	Trennzeichen, AT-UID oder Drittlands-UID	UID im Stammdatensatz korrigieren; nach einer Umgründung hilft die Begründung nach Rz 3994
Die Meldung ist höher als Kennzahl 017	Leistungen oder Dreiecksgeschäfte wurden mitgezählt	Auswertung nach Geschäftsarten trennen
Kennzahl 017 ist höher als die Meldung	Eine Lieferung fehlt oder liegt in einem anderen Zeitraum	Periodenzuordnung nach Art. 21 Abs. 7 prüfen
Beträge weichen um Cent ab	Das ERP übergibt Centbeträge oder rundet	Beträge ganzzahlig ausgeben, abschneiden statt runden

Was sich ab 1. Jänner 2027 ändert

Mit 1. Jänner 2027 tritt die FinanzOnline-Verordnung 2027 an die Stelle der FinanzOnline-Erklärungsverordnung (BGBl. II Nr. 274/2026, kundgemacht am 11. September 2026; § 28 Abs. 1 und Abs. 2 Z 3). Sie führt die Zusammenfassende Meldung nach Art. 21 Abs. 10 UStG 1994 in der Liste der Anbringen, für die in FinanzOnline eine spezifizierte Funktion zur Verfügung steht (§ 14 Abs. 1 Z 15), und enthält keine eigene Abgabefrist; es bleibt bei Art. 21 Abs. 3 der Binnenmarktregelung. Für die Unzumutbarkeit der elektronischen Übermittlung gilt ab 2027 § 17 FOnV 2027: Sie liegt nach Abs. 1 vor, wenn eine Person nach § 2 Abs. 1 Z 1 bis 4 der Verordnung – etwa der Abgabepflichtige – oder deren Vertreter über keinen Internet-Anschluss verfügt oder eine Sperre nach § 11 aufrecht ist. Nach Abs. 2 ist der Nachweis der Unzumutbarkeit jedoch weder durch Behörden noch durch Vertreter gemäß § 2 Abs. 2 der Verordnung möglich; übermittelt Ihre Steuerberatung, können Sie sich auf einen fehlenden Internet-Anschluss daher nicht berufen.

Wann Sie Hilfe holen sollten

Die Zuordnung und die Abstimmung können Sie im ERP selbst pflegen. Holen Sie Ihre Steuerberatung, wenn ein Umsatz in keine Zeile passt, wenn das Finanzamt die Steuerfreiheit prüft oder wenn ein Kunde nach einer Umgründung seine UID wechselt. Die Kennzahlen der UVA erklärt Steuercodes im ERP für die UVA in Österreich, die Aufzeichnungen Ordnungsmäßige Buchführung im ERP.