Eingangsrechnung prüfen: Wann der Vorsteuerabzug trägt

Was den Vorsteuerabzug trägt

Abziehbar ist nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 1 UStG die gesetzlich geschuldete Steuer für Lieferungen und sonstige Leistungen, die ein anderer Unternehmer für Ihr Unternehmen ausgeführt hat. Zwei Voraussetzungen müssen zusammenkommen: Die Leistung muss tatsächlich ausgeführt sein, und Sie müssen eine Rechnung besitzen, die nach §§ 14, 14a UStG ausgestellt ist (Satz 2). Ohne ausgeführte Leistung oder ohne gesetzlich geschuldete Steuer trägt auch ein formal einwandfreier Beleg keinen Abzug. Umgekehrt verweigert das Finanzamt den Abzug nicht allein wegen eines formellen Mangels, wenn die Angaben nicht so unbestimmt, unvollständig oder unzutreffend sind, dass sie fehlenden Angaben gleichstehen, und es alle Informationen zur Prüfung der materiellen Voraussetzungen hat (BFH, Beschluss vom 14. November 2022 – XI B 105/21). Für Anzahlungen gilt Satz 3 der Nummer 1: Soweit der gesondert ausgewiesene Steuerbetrag auf eine Zahlung vor Ausführung der Leistung entfällt, ist er bereits abziehbar, wenn die Rechnung vorliegt und die Zahlung geleistet worden ist.

Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss, regelt § 14 Abs. 4 Satz 1 UStG in zehn Nummern. § 31 UStDV ergänzt, dass sich die Angaben aus mehreren Dokumenten ergeben dürfen und dass eine Rechnung berichtigt werden kann. Abgesetzt werden die Beträge in dem Besteuerungszeitraum, in den sie nach § 15 UStG fallen (§ 16 Abs. 2 UStG).

Für wen die Prüfliste gilt

Die Prüfliste betrifft Unternehmer, die die Leistung für ihr Unternehmen beziehen und die Steuer abziehen wollen. Verwendet der Unternehmer die Leistung für steuerfreie Umsätze, ist der Abzug nach § 15 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG ausgeschlossen. § 15 Abs. 3 UStG nimmt von diesem Ausschluss Umsätze aus, die nach § 4 Nr. 1 bis 7, § 25 Abs. 2 UStG oder nach den in § 26 Abs. 5 UStG bezeichneten Vorschriften steuerfrei sind – darunter die Ausfuhrlieferung und die innergemeinschaftliche Lieferung nach § 4 Nr. 1 Buchst. a und b UStG –, sowie Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 Buchst. a bis g, Nr. 10 oder Nr. 11 UStG steuerfrei sind und sich unmittelbar auf Gegenstände beziehen, die in das Drittlandsgebiet ausgeführt werden. Für Umsätze im Ausland gilt die Ausnahme nach § 15 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 UStG entsprechend. Nach § 15 Abs. 3 Satz 2 UStG bleibt der Ausschluss jedoch für Umsätze bestehen, die unter § 15 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 UStG oder unter § 19 UStG fallen.

Erfüllt ein Unternehmer die Voraussetzungen der Steuerbefreiung nach § 19 Abs. 1 UStG, sind seine Umsätze steuerfrei; der Abzug ist über § 15 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG ausgeschlossen, und nach § 19 Abs. 3 UStG kann er bis zum letzten Tag des Monats Februar des zweiten Folgejahres auf die Steuerbefreiung verzichten. Für einen Gegenstand, den der Unternehmer zu weniger als 10 Prozent für sein Unternehmen nutzt, gilt die Lieferung nach § 15 Abs. 1 Satz 2 UStG nicht als für das Unternehmen ausgeführt; ein Abzug scheidet damit aus.

Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen: Eine Frachtrechnung über 1.190 Euro enthält 1.000 Euro Entgelt und 190 Euro Umsatzsteuer. Liegen alle einschlägigen Angaben vor und haben Sie die Rechnung erhalten, setzen Sie die 190 Euro in dem Voranmeldungszeitraum ab, in den die Leistung fällt (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG, § 16 Abs. 2 UStG). Geht die Rechnung erst später ein, ist der Betrag in dem Voranmeldungszeitraum abzusetzen, in dem Ihnen die Rechnung vorliegt; nach dem Urteil des Bundesfinanzhofs vom 25. Juni 2025 – XI R 17/22 bestimmt der Zeitpunkt des Rechnungsbesitzes den Zeitraum, in dem das entstandene Recht ausgeübt werden kann. Fehlt bei einer regulären Rechnung schon in der Ursprungsrechnung der Steuerausweis, wirkt eine spätere Berichtigung nicht zurück; eine Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro braucht keinen gesonderten Steuerbetrag.

Die zehn Pflichtangaben und ihre Folge

Die Tabelle folgt der Reihenfolge des § 14 Abs. 4 Satz 1 UStG. Die Angaben zu Nr. 1 und Nr. 5 dürfen nach § 31 Abs. 3 UStDV abgekürzt werden, wenn ihre Bedeutung in der Rechnung oder in anderen Unterlagen eindeutig festgelegt und diese Unterlagen beim Aussteller und beim Empfänger vorhanden sind. Nr. 9 und Nr. 10 sind nur in ihren jeweiligen Fällen zu prüfen. In der Spalte “Folge” heißt “nachtragbar”: Die Angabe lässt sich nach § 31 Abs. 5 UStDV nachtragen. Auf die ursprüngliche Ausstellung zurück wirkt die Berichtigung aber nur, wenn der Beleg schon eine berichtigungsfähige Rechnung war, also Angaben zu Rechnungsaussteller, Leistungsempfänger, Leistungsbeschreibung, Entgelt und gesondert ausgewiesener Umsatzsteuer enthielt (BFH, Urteil vom 20. Oktober 2016 – V R 26/15, Rz. 19); fehlt eine dieser fünf Mindestangaben vollständig, trägt das Nachtragen der übrigen Angaben nicht zurück. Wegen eines fehlenden Feldes allein wird der Abzug nicht versagt, solange die Angaben nicht so unbestimmt, unvollständig oder unzutreffend sind, dass sie fehlenden Angaben gleichstehen, und das Finanzamt alle Informationen zur Prüfung der materiellen Voraussetzungen hat (BFH, Beschluss vom 14. November 2022 – XI B 105/21); die Nachbesserung bleibt der sichere Prüfablauf. Die Auswahl der kritischen Prüfungen ist redaktionell. Für Kleinbetrags- und Kleinunternehmerrechnungen gilt die kürzere Liste am Ende dieses Abschnitts.

Nr.	Pflichtangabe	Prüfung	Folge eines Mangels
1	vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers	Beide Parteien müssen aus den Bezeichnungen eindeutig feststellbar sein (§ 31 Abs. 2 UStDV)	Fehlt eine Partei ganz, ist der Beleg keine berichtigungsfähige Rechnung (BFH V R 26/15, Rz. 19); eine ungenaue Anschrift lässt sich nach § 31 Abs. 5 UStDV berichtigen und wirkt zurück, solange beide Parteien identifizierbar bleiben
2	Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers	Eine der beiden Nummern genügt; sie muss vom leistenden Unternehmer stammen	Nachtragbar
3	Ausstellungsdatum	Datum der Ausstellung, nicht das Leistungsdatum	Nachtragbar; Nr. 6 gesondert prüfen
4	einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer	Nummernkreis je Belegart; keine doppelt vergebene Nummer	Nachtragbar
5	Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der Lieferung oder Umfang und Art der sonstigen Leistung	Die Leistung muss eindeutig identifizierbar sein; bei sonstigen Leistungen genügt eine allgemeine Angabe wie “Bauarbeiten” allein nicht	Nachtragbar, solange die Leistung aus dem Beleg bestimmbar bleibt; steht die Leistungsangabe fehlenden Angaben gleich, ist der Beleg keine berichtigungsfähige Rechnung
6	Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung	Bei Anzahlungen der Zeitpunkt der Vereinnahmung, sofern er feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum übereinstimmt (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6, § 14 Abs. 5 Satz 1 UStG)	Nachtragbar
7	nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, wenn sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist	Rechenprobe je Steuersatz; vereinbarte Minderungen gesondert aufführen	Nachtragbar; fehlt das Entgelt vollständig, wirkt die Berichtigung nicht auf die ursprüngliche Ausstellung zurück (BFH V R 26/15, Rz. 19); Aufschlüsselung und Minderungen müssen nachprüfbar sein
8	anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf die Steuerbefreiung	Steuerbetrag gesondert ausgewiesen; abziehbar ist nur die gesetzlich geschuldete Steuer	Ohne Steuerausweis keine Rückwirkung; ein zu hoher Ausweis trägt den Abzug nicht
9	in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers	Betrifft Rechnungen über steuerpflichtige Werklieferungen oder sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an Empfänger, die die Leistung nicht für ihr Unternehmen beziehen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG)	Ohne Wirkung auf den Abzug, der in dieser Fallgruppe ausgeschlossen ist
10	Angabe “Gutschrift” bei Ausstellung durch den Leistungsempfänger oder einen von ihm beauftragten Dritten	Nur, wenn die Ausstellung durch den Empfänger vorher vereinbart wurde (§ 14 Abs. 2 Satz 5 UStG)	Beleg mangelhaft; ein Widerspruch nimmt der Gutschrift die Wirkung als Rechnung

Zur Leistungsbeschreibung (Nr. 5) hält der Umsatzsteuer-Anwendungserlass in der Fassung des BMF-Schreibens vom 1. Dezember 2021 (BStBl 2021 I S. 2486, Abschnitt 15.2a Absatz 4 Satz 6) allgemeine Angaben wie “Bauarbeiten” für allein nicht ausreichend: Umfang und Art einer sonstigen Leistung müssen eine eindeutige Identifizierung ermöglichen, ohne dass die konkrete Leistung erschöpfend beschrieben werden muss. Für gelieferte Waren hat der Bundesfinanzhof nach demselben Schreiben mit Urteil vom 10. Juli 2019 – XI R 28/18 – entschieden, dass der Klammerzusatz “handelsübliche Bezeichnung” keine zusätzliche, verschärfende Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist; ob eine Bezeichnung handelsüblich ist, ist nach Handelsstufe, Art und Inhalt des Geschäfts und dem Wert der einzelnen Ware zu bestimmen. Die beiden Aussagen betreffen unterschiedliche Fallgruppen: die handelsübliche Bezeichnung die Warenlieferung, die Präzisierung den Umfang und die Art der sonstigen Leistung.

Für zwei Fallgruppen gilt eine kürzere Liste. Eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, braucht vier Angaben (§ 33 Satz 1 UStDV); das gilt nicht für Leistungen im Sinne der §§ 3c, 6a und 13b UStG (§ 33 Satz 3 UStDV). Für Rechnungen eines Kleinunternehmers über nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfreie Umsätze gilt § 34a Satz 1 UStDV: fünf Angaben nach Nr. 1 bis 5; die Angabe “Gutschrift” ist nach Nr. 6 nur zu machen, wenn die Rechnung nach § 14 Abs. 2 Satz 5 UStG vom Leistungsempfänger oder einem von ihm beauftragten Dritten ausgestellt wird, und die §§ 33 und 34 UStDV bleiben unberührt (§ 34a Satz 2 UStDV). Schulden Sie in einem Fall des § 13b Abs. 2 UStG die Steuer nach § 13b Abs. 5 UStG, tritt die Angabe “Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers” an die Stelle des gesonderten Steuerausweises nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 8 UStG (§ 14a Abs. 5 Satz 1 UStG); abziehbar ist die Steuer dann nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 UStG. Die Buchung steht in Reverse-Charge in Deutschland.

Wann sich ein Mangel berichtigen lässt

§ 31 Abs. 5 UStDV erlaubt die Berichtigung, wenn die Rechnung nicht alle Angaben enthält oder Angaben unzutreffend sind. Zu übermitteln sind nur die fehlenden oder unzutreffenden Angaben, durch ein Dokument, das spezifisch und eindeutig auf die Rechnung bezogen ist.

Neben der Berichtigung steht der Nachweis gegenüber dem Finanzamt. Sind die Angaben der Rechnung nicht so unbestimmt, unvollständig oder unzutreffend, dass sie fehlenden Angaben gleichstehen, und hat das Finanzamt alle Informationen, um die materiellen Voraussetzungen zu prüfen, verweigert es den Abzug nicht allein deshalb, weil die Rechnung nicht ordnungsgemäß ist (BFH, Beschluss vom 14. November 2022 – XI B 105/21, mit Verweis auf die Urteile des Gerichtshofs der Europäischen Union vom 15. September 2016 – C-516/14 und vom 21. Oktober 2021 – C-80/20). Die Berichtigung nach § 31 Abs. 5 UStDV bleibt der sichere Prüfablauf.

Zurück wirkt die Berichtigung nur, wenn der ursprüngliche Beleg bereits eine berichtigungsfähige Rechnung war. Der Bundesfinanzhof verlangt dafür Angaben zum Rechnungsaussteller, zum Leistungsempfänger, zur Leistungsbeschreibung, zum Entgelt und zur gesondert ausgewiesenen Umsatzsteuer (Urteil vom 20. Oktober 2016 – V R 26/15, Leitsätze 1 und 2). Nach Rz. 19 dieser Entscheidung genügt es, dass der Beleg diese Angaben enthält und sie nicht so unbestimmt, unvollständig oder offensichtlich unzutreffend sind, dass sie fehlenden Angaben gleichstehen; eine ungenaue Anschrift bei sonst feststellbaren Parteien steht der Berichtigungsfähigkeit danach nicht entgegen. Fehlen der Finanzverwaltung die Mindestangaben, ist das Dokument keine berichtigungsfähige Rechnung (EuGH, Urteil vom 21. Oktober 2021 – C-80/20, zitiert im BFH-Urteil vom 25. Juni 2025 – XI R 17/22).

Zwei Grenzen sind wichtig. Ohne Steuerausweis in der Ursprungsrechnung führt der erstmalige Ausweis in der berichtigten Rechnung nicht zurück zum Vorsteuerabzug (BFH, Urteil vom 25. Juni 2025 – XI R 17/22, Leitsatz 2). Fehlt der Hinweis auf ein innergemeinschaftliches Dreiecksgeschäft, entfaltet die Korrektur insoweit keine Rückwirkung (BFH, Urteil vom 17. Juli 2024 – XI R 35/22).

Die Sechsmonatsfrist des § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG betrifft die Ausstellung der ursprünglichen Rechnung: Der leistende Unternehmer muss eine Rechnung über eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung ausstellen, wenn der Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist. Für die Berichtigung selbst sieht § 31 Abs. 5 UStDV keine Frist vor; nach V R 26/15 ist sie bis zum Schluss der letzten mündlichen Verhandlung vor dem Finanzgericht möglich.

Ist der Besteuerungszeitraum bestandskräftig festgesetzt, trägt § 175 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 AO die Änderung nicht: Nach § 14 Abs. 4 Satz 4 UStG ist die Berichtigung kein rückwirkendes Ereignis im Sinne dieser Vorschrift und des § 233a Abs. 2a AO. Nach der Begründung des Gesetzentwurfs soll die Klarstellung verhindern, dass eine Rechnungsberichtigung eine zeitlich unbegrenzte Änderung eines Steuerbescheides eröffnet (BT-Drucksache 19/22850, Seite 115).

Was der Verlust des Abzugs kostet

Stehen die Angaben der Rechnung fehlenden Angaben gleich, ist die Steuer nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG nicht abziehbar und nach § 16 Abs. 2 UStG nicht abzusetzen; die Buchhaltung rechnet den Betrag heraus oder wartet auf die berichtigte Rechnung. Wer eine nicht abziehbare Steuer absetzt, kann sich je nach Verschulden einer leichtfertigen Steuerverkürzung aussetzen; § 378 Abs. 1 AO verweist auf die Taten des § 370 Abs. 1 AO, und § 378 Abs. 2 AO sieht dafür eine Geldbuße bis zu 50.000 Euro vor. Eine Geldbuße wird nach § 378 Abs. 3 Satz 1 AO nicht festgesetzt, soweit die unrichtigen Angaben berichtigt, die unvollständigen Angaben ergänzt oder die unterlassenen Angaben nachgeholt werden, bevor dem Täter oder seinem Vertreter die Einleitung eines Straf- oder Bußgeldverfahrens bekannt gegeben worden ist. Ist die Steuerverkürzung bereits eingetreten, genügt die Berichtigung allein nicht: Nach § 378 Abs. 3 Satz 2 AO wird eine Geldbuße nur dann nicht festgesetzt, wenn die zu Gunsten des Täters verkürzten Steuern innerhalb der ihm bestimmten angemessenen Frist entrichtet werden.

Weist der leistende Unternehmer in einer Rechnung mehr Steuer aus, als er für den Umsatz schuldet, schuldet er den Mehrbetrag nach § 14c Abs. 1 Satz 1 UStG (unrichtiger Steuerausweis). Bei Ihnen trägt dieser Ausweis den Abzug nicht, weil § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 1 UStG nur die gesetzlich geschuldete Steuer abziehen lässt. Ist der Aussteller zum gesonderten Steuerausweis nicht berechtigt – etwa als Kleinunternehmer, dessen Umsätze nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei sind –, schuldet er den ausgewiesenen Betrag nach § 14c Abs. 2 Satz 1 UStG (unberechtigter Steuerausweis); auch dieser Betrag ist keine für den Umsatz gesetzlich geschuldete Umsatzsteuer und trägt deshalb bei Ihnen keinen Abzug.

Die eigene Rechnungsvorlage prüfen Sie mit derselben Feldlogik; die Angaben für Deutschland, Österreich und die Schweiz stehen in Pflichtangaben der Rechnung.

Checkliste für Ihren Betrieb

• Prüfen Sie jede Eingangsrechnung gegen die einschlägigen Nummern des § 14 Abs. 4 Satz 1 UStG, bevor Sie freigeben; bei einer Rechnung mit einem Gesamtbetrag bis 250 Euro genügen die vier Angaben nach § 33 Satz 1 UStDV, was für Leistungen im Sinne der §§ 3c, 6a und 13b UStG nicht gilt (§ 33 Satz 3 UStDV), bei einer Rechnung über steuerfreie Kleinunternehmerumsätze die fünf nach § 34a Satz 1 Nr. 1 bis 5 UStDV (Nr. 6 nur, wenn der Leistungsempfänger oder ein von ihm beauftragter Dritter die Rechnung ausstellt; §§ 33 und 34 UStDV bleiben unberührt).
• Hinterlegen Sie Steuernummer oder USt-IdNr. des Lieferanten im Kreditorstammdatensatz, nicht in einem Freitextfeld.
• Rechnen Sie nach: Entgelt mal Steuersatz muss den Steuerbetrag ergeben; bei gemischten Sätzen und bei im Voraus vereinbarten Entgeltminderungen Zeile für Zeile.
• Lassen Sie fehlende Angaben in einem Dokument nachtragen, das sich spezifisch und eindeutig auf die Rechnung bezieht (§ 31 Abs. 5 UStDV). Zurück wirkt die Berichtigung nur, wenn der Beleg schon Aussteller, Empfänger, Leistungsbeschreibung, Entgelt und gesonderten Steuerausweis enthielt (BFH, Urteil vom 20. Oktober 2016 – V R 26/15).
• Verweigern Sie den Abzug nicht allein wegen eines fehlenden Feldes: Sind die Angaben nicht so unbestimmt, unvollständig oder unzutreffend, dass sie fehlenden Angaben gleichstehen, und liegen dem Finanzamt alle Informationen zur Prüfung der materiellen Voraussetzungen vor, darf es den Abzug nicht deshalb versagen (BFH, Beschluss vom 14. November 2022 – XI B 105/21); die Nachbesserung bleibt der sichere Weg.
• Setzen Sie Vorsteuer erst ab, wenn die Leistung ausgeführt ist und die Rechnung vorliegt; Anzahlungen erst, wenn Rechnung und Zahlung vorliegen (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Sätze 2 und 3 UStG).
• Buchen Sie Rechnungen mit “Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers” mit dem passenden Steuerschlüssel.
• Prüfen Sie vor dem Monatsabschluss, ob einer Gutschrift nach § 14 Abs. 2 Satz 5 UStG widersprochen wurde; sonst fehlt die Rechnung.