OSS-Quartalsmeldung beim BZSt: Daten aus dem ERP
Kurz gesagt
Wer am One-Stop-Shop der EU teilnimmt, zeigt die Teilnahme grundsätzlich vor Beginn des Kalendervierteljahrs an, ab dem er das Verfahren nutzt; fällt die erste erfasste Lieferung oder sonstige Leistung in ein laufendes Kalendervierteljahr, gilt die Regelung nach Art. 57d Abs. 1 der Durchführungsverordnung (EU) Nr. 282/2011 ab dieser ersten Lieferung oder Leistung, wenn die Anzeige bis zum zehnten Tag des Folgemonats eingeht. Die Steuererklärung ist innerhalb eines Monats nach Quartalsende einzureichen (§ 18j UStG); zuständig ist die Finanzbehörde des Mitgliedstaats, in dem der Unternehmer ansässig ist, für in Deutschland ansässige Unternehmer also das Bundeszentralamt für Steuern (§ 18j Abs. 1 Satz 2, Abs. 2 UStG). Anzugeben sind die Umsätze getrennt nach Mitgliedstaat und Steuersatz in Euro. Das ERP liefert Land und Satz je Zeile; die Summen gleichen Sie vorher mit dem Hauptbuch ab.
Das Wichtigste
- Die Anzeige der Teilnahme ist grundsätzlich vor Beginn des Kalendervierteljahrs an die Finanzbehörde des Ansässigkeitsmitgliedstaats zu senden; für in Deutschland ansässige Unternehmer ist das das BZSt (§ 18j Abs. 1 Satz 2 und 3, Abs. 2 UStG). Erfolgt die erste erfasste Lieferung oder sonstige Leistung vor Beginn dieses Kalendervierteljahrs, gilt die Regelung nach Art. 57d Abs. 1 der Durchführungsverordnung (EU) Nr. 282/2011 ab dem Tag dieser ersten Lieferung oder Leistung, wenn die Anzeige spätestens am zehnten Tag des folgenden Monats eingeht.
- Im OSS-Verfahren ist Besteuerungszeitraum das Kalendervierteljahr (§ 16 Abs. 1d Satz 1 UStG); die Steuer entsteht mit Ablauf des Besteuerungszeitraums, in dem die Leistungen ausgeführt worden sind (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchstabe g UStG), in den Fällen des § 3 Abs. 3a UStG abweichend mit der Annahme der Zahlung (Buchstabe i) und bei der Berechnung nach vereinnahmten Entgelten mit der Vereinnahmung (Buchstabe b; diese Berechnung setzt eine Gestattung des Finanzamts auf Antrag voraus, § 20 Satz 1 UStG; die Umsatzgrenze von 800.000 Euro im vorangegangenen Kalenderjahr ist dort nur eine von vier Alternativen und gilt nur für Satz 1 Nummer 1, nicht allgemein für die Istbesteuerung). Die Erklärung ist innerhalb eines Monats nach Quartalsende zu übermitteln, die Steuer am letzten Tag des Folgemonats fällig (§ 18j Abs. 4 UStG).
- Die Umsätze stehen getrennt je Mitgliedstaat und Steuersatz in Euro in der Erklärung; Fremdwährung rechnet mit dem EZB-Kurs des letzten Tages des Quartals um.
- Wer teilnimmt, gibt auch für ein Quartal ohne Umsätze eine Erklärung ab (Nullmeldung); gezahlt wird per Überweisung, ein Lastschrifteinzug ist nicht möglich.
- Aufzeichnungen sind zehn Jahre ab dem Ende des Jahres des Umsatzes aufzubewahren und auf Anfrage elektronisch zu übermitteln (§ 22 Abs. 1 Satz 4 UStG).
- Die 10.000-Euro-Ausnahme nach § 3c Abs. 4 UStG greift nur, wenn der Unternehmer in einem einzigen Mitgliedstaat ansässig ist und die Entgelte aus innergemeinschaftlichen Fernverkäufen und aus den in § 3a Abs. 5 Satz 2 UStG bezeichneten sonstigen Leistungen (Telekommunikations-, Rundfunk- und Fernsehdienstleistungen sowie auf elektronischem Weg erbrachte sonstige Leistungen) an Empfänger in anderen Mitgliedstaaten im vorangegangenen Kalenderjahr 10.000 Euro nicht überschritten haben, ein Betrag von genau 10.000 Euro bleibt darunter, und im laufenden Kalenderjahr nicht überschreiten; dann liegt der Lieferort nach den allgemeinen Regeln im Ansässigkeits- beziehungsweise Ursprungsmitgliedstaat, nicht im Bestimmungsmitgliedstaat. Gegenüber dem Finanzamt kann der Unternehmer auf die Ausnahme verzichten (§ 3c Abs. 4 Satz 2 und 3 UStG).
Was Sie vorab brauchen
Die Meldung setzt die Teilnahme am besonderen Besteuerungsverfahren voraus: Ohne die Anzeige nach § 18j Abs. 1 UStG gibt es keine Steuererklärung nach § 18j Abs. 4 UStG. Für einen Durchlauf halten Sie bereit:
- eine USt-IdNr. und ein Zertifikat für das BZStOnline-Portal; vorhandene Zertifikate aus diesem Portal oder aus ELSTER lassen sich weiterverwenden (Bundeszentralamt für Steuern),
- im ERP je Position das Bestimmungsland und den dort geltenden Steuersatz,
- eine Auswertung über den Besteuerungszeitraum, in dem die Steuer entstanden ist, nicht über den Rechnungsmonat (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 UStG),
- das Kassenzeichen, das das BZSt nach der ersten Steuererklärung mitteilt, für den Verwendungszweck der Zahlung.
Schritt für Schritt: Von der Auswertung zur Meldung
Schritt 1: Teilnahme und Besteuerungszeitraum festlegen
Die Anzeige hat grundsätzlich vor Beginn des Kalendervierteljahrs zu erfolgen, ab dem Sie das Verfahren nutzen (§ 18j Abs. 1 Satz 3 UStG); sie ist über die amtlich bestimmte Schnittstelle an die Finanzbehörde des Mitgliedstaats zu übermitteln, in dem Ihr Unternehmen ansässig ist. Ein in Deutschland ansässiges Unternehmen zeigt die Teilnahme nur im Inland an, zuständig ist dafür das BZSt (§ 18j Abs. 1 Satz 2, Abs. 2 UStG). Dieses Kalendervierteljahr ist der Besteuerungszeitraum (§ 16 Abs. 1d Satz 1 UStG). Die Erklärungspflicht nach § 18j Abs. 4 UStG gilt für Umsätze nach dem 30. Juni 2021 (§ 27 Abs. 33 UStG); die EU-Regelung ist nach Angabe des BZSt seit dem 1. Juli 2021 in Kraft und hat das frühere Mini-One-Stop-Shop-Verfahren abgelöst. Bleiben Sie mit den Entgelten aus innergemeinschaftlichen Fernverkäufen und aus den in § 3a Abs. 5 Satz 2 UStG bezeichneten sonstigen Leistungen (Telekommunikations-, Rundfunk- und Fernsehdienstleistungen sowie auf elektronischem Weg erbrachte sonstige Leistungen) an Empfänger in anderen Mitgliedstaaten im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 10.000 Euro und überschreiten Sie diesen Betrag auch im laufenden Kalenderjahr nicht, und sind Sie in nur einem Mitgliedstaat ansässig, greift die Ausnahme des § 3c Abs. 4 UStG: Der Lieferort liegt dann nach den allgemeinen Regeln im Ansässigkeits- beziehungsweise Ursprungsmitgliedstaat, nicht im Bestimmungsmitgliedstaat, bei einem in Deutschland ansässigen Unternehmer also im Inland. Verzichten Sie gegenüber dem Finanzamt auf die Ausnahme, bleibt es bei Absatz 1; der Verzicht bindet Sie mindestens zwei Kalenderjahre (§ 3c Abs. 4 Satz 1 bis 3 UStG). Erfolgt Ihre erste unter die Regelung fallende Lieferung oder sonstige Leistung vor dem Beginn dieses Kalendervierteljahrs, so gilt die Sonderregelung nach Art. 57d Abs. 1 der Durchführungsverordnung (EU) Nr. 282/2011 ab dem Tag dieser ersten Lieferung oder Leistung, sofern die Anzeige spätestens am zehnten Tag des Monats eingeht, der auf diese erste Lieferung oder Leistung folgt. Als praktischen Fall nennt das BZSt den Umsatz, mit dem die 10.000-Euro-Schwelle im laufenden Quartal überschritten wird: Dann wählen Sie im Registrierungsformular als Registrierungsbeginn die erstmalige Leistungserbringung und tragen den Tag der Überschreitung ein; nach dem zehnten Tag des Folgemonats ist eine rückwirkende Registrierung nicht möglich (Bundeszentralamt für Steuern).
Ergebnis: Sie wissen, ob für das Quartal eine Erklärung ansteht.
Schritt 2: Umsätze je Mitgliedstaat und Steuersatz aus dem ERP ziehen
Der Ort der Lieferung eines innergemeinschaftlichen Fernverkaufs liegt dort, wo sich der Gegenstand bei Beendigung der Beförderung befindet, also im Bestimmungsmitgliedstaat (§ 3c Abs. 1 Satz 1 UStG); dort gilt dessen Steuersatz (Bundeszentralamt für Steuern). Filtern Sie je Position deshalb nach Lieferadresse statt Rechnungsadresse, nach den Erwerbergruppen des § 3c Abs. 1 Satz 3 UStG und nach dem Steuersatz des Bestimmungsstaats. Erwerber sind Empfänger nach § 3a Abs. 5 Satz 1 UStG (Nichtunternehmer) sowie die in § 1a Abs. 3 Nr. 1 UStG genannten Personen, die die maßgebende Erwerbsschwelle nicht überschreiten und nicht auf ihre Anwendung verzichtet haben; auch ein Unternehmer kann danach Erwerber eines Fernverkaufs sein. Lieferungen, die über Ihre elektronische Schnittstelle laufen und bei denen Sie als Lieferer gelten, gehören ebenfalls in die Auswertung (§ 3 Abs. 3a Satz 1, § 18j Abs. 1 Satz 1 Nummer 1 UStG). Welche Rolle Unternehmereigenschaft und Erwerbsschwelle spielen, steht unter OSS-Steuerermittlung nach Bestimmungsland.
Ergebnis: eine Liste mit Zeilen aus Mitgliedstaat, Steuersatz, Nettoentgelt und Steuerbetrag.
Schritt 3: Fremdwährung einheitlich in Euro umrechnen
Die Erklärung verlangt Euro-Beträge. Für Werte in fremder Währung ist einheitlich der von der Europäischen Zentralbank festgestellte Umrechnungskurs des letzten Tages des Besteuerungszeitraums anzuwenden; ist für diesen Tag kein Kurs festgelegt, der des nächsten Tages (Bundeszentralamt für Steuern). Der Quartalsendkurs weicht von einem Kurs je Rechnungstag ab; bucht Ihre Buchhaltung zu Tageskursen, kann daraus eine Kursdifferenz entstehen, die Sie bei der Abstimmung ausweisen.
Ergebnis: Alle Zeilen stehen in Euro, der verwendete Kurs ist festgehalten.
Schritt 4: Summen mit dem Hauptbuch abstimmen
Legen Sie die Summe aus der Auswertung neben die Erlöse und die Steuerverbindlichkeit Ihrer Buchhaltung, bevor Sie absenden. Die Rechnung steht unten im Beispiel. Läuft eine Differenz auf, suchen Sie die Ursache; in der Erklärung verdeckt sie sich nur.
Ergebnis: Die Abweichung ist null oder benannt.
Schritt 5: Die Steuererklärung übermitteln
Die Steuererklärung ist innerhalb eines Monats nach Ablauf des Besteuerungszeitraums über die amtlich bestimmte Schnittstelle an das BZSt zu übermitteln (§ 18j Abs. 4 Satz 1 UStG). Die Frist endet damit am 30. April, 31. Juli, 31. Oktober und 31. Januar des Folgejahres; auch für ein Quartal ohne Umsätze ist eine Erklärung abzugeben, eine Nullmeldung (Bundeszentralamt für Steuern). Im Portal steht ein Steuererklärungsformular mit Import-Funktion bereit; die Umsätze sind je Mitgliedstaat und Steuersatz getrennt anzugeben (Bundeszentralamt für Steuern).
Ergebnis: Die Erklärung ist abgesendet, die Rückmeldung liegt im Postfach des Portals.
Schritt 6: Den Steuerbetrag fristgerecht zahlen
Die selbst berechnete Steuer ist am letzten Tag des auf den Besteuerungszeitraum folgenden Monats fällig (§ 18j Abs. 4 Satz 2 und 3 UStG). Überweisen Sie so, dass der Betrag bis dahin bei der Bundeskasse eingeht; ein Lastschrifteinzug ist nicht möglich. Im Verwendungszweck müssen das Kassenzeichen und der Besteuerungszeitraum stehen, sonst lässt sich die Zahlung nicht zuordnen (Bundeszentralamt für Steuern).
Ergebnis: Zahlungseingang und erklärter Betrag stimmen überein.
Schritt 7: Aufzeichnungen führen und Berichtigungen nachtragen
Die Aufzeichnungen zum Verfahren sind zehn Jahre ab dem Ende des Jahres des Umsatzes aufzubewahren und auf Anfrage elektronisch bereitzustellen (§ 22 Abs. 1 Satz 4 UStG). Das BZSt verlangt dafür eine Excel-Datei über das Portal; die bereitgestellte Standard-Audit-Datei und der SAF-OSS-Leitfaden der EU dienen als Vorlage (Bundeszentralamt für Steuern). Der Leitfaden führt je Vorgang unter anderem Mitgliedstaat des Verbrauchs, Steuersatz, Nettobetrag und Steuerbetrag in Euro sowie Währung und Umrechnungskurs (SAF-OSS XSD User Guide, Version 1.01 EN). Fehler tragen Sie in der nächsten Erklärung im Korrekturabschnitt nach, aufgeschlüsselt nach Besteuerungszeitraum und Mitgliedstaat (Bundeszentralamt für Steuern). Möglich ist das innerhalb von drei Jahren ab dem Tag, an dem die ursprüngliche Erklärung abzugeben war, für das dritte Quartal also ab dem 31. Oktober (Art. 61 Abs. 2 der Durchführungsverordnung (EU) Nr. 282/2011); die Berichtigung zeigen Sie mit einer späteren Steuererklärung unter Angabe des zu berichtigenden Besteuerungszeitraums an (§ 18j Abs. 4 Satz 5 UStG).
Ergebnis: Aufzeichnungen und Korrekturen sind nachvollziehbar abgelegt.
Beispielrechnung: OSS-Summe gegen das Hauptbuch abstimmen
Ein in Deutschland ansässiger Versandhändler nimmt am Verfahren teil. Für das dritte Quartal 2026 (1. Juli bis 30. September) liefert das ERP die folgende Auswertung. Die Steuersätze sind für dieses Beispiel angenommen; maßgeblich ist der Satz des Mitgliedstaats, in dem der Umsatz zu versteuern ist (Bundeszentralamt für Steuern).
| Mitgliedstaat | Steuersatz (angenommen) | Nettoentgelt in Euro | Steuer in Euro |
|---|---|---|---|
| Frankreich | 20 Prozent | 40.000,00 | 8.000,00 |
| Frankreich | 10 Prozent | 5.000,00 | 500,00 |
| Italien | 22 Prozent | 12.000,00 | 2.640,00 |
| Niederlande | 21 Prozent | 8.000,00 | 1.680,00 |
| Summe | 65.000,00 | 12.820,00 |
Nachgerechnet: 40.000,00 × 0,20 = 8.000,00; 5.000,00 × 0,10 = 500,00; 12.000,00 × 0,22 = 2.640,00; 8.000,00 × 0,21 = 1.680,00. Die Nettoentgelte summieren sich auf 65.000,00 Euro, die Steuer auf 12.820,00 Euro.
Dieselben Zahlen muss die Buchhaltung hergeben:
| Prüfschritt | OSS-Erklärung | Hauptbuch | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| Nettoentgelte je Land und Satz | 65.000,00 Euro | Summe der OSS-Erlöskonten | muss übereinstimmen |
| Steuerbetrag des Quartals | 12.820,00 Euro | Verbindlichkeitenkonto OSS-Verfahren | muss übereinstimmen |
| Zahlung an die Bundeskasse | 12.820,00 Euro | Abgang auf dem Verbindlichkeitenkonto | muss übereinstimmen |
Die OSS-Erklärung ist eine eigene Steuererklärung neben der Umsatzsteuer-Voranmeldung. Führt ein Unternehmer im Inland Leistungen nach § 18j Abs. 1 Satz 1 UStG aus, ist die allgemeine Voranmeldung nach § 18 Abs. 1 bis 4 UStG nicht anzuwenden (§ 18j Abs. 4 Satz 4 UStG). Prüfen Sie deshalb, dass kein OSS-Umsatz doppelt erscheint und keiner in beiden Erklärungen fehlt; die Zuordnung der Steuerschlüssel behandelt Steuerschlüssel im ERP.
Diese vier Ursachen prüfen Sie zuerst:
- Das ERP nimmt das Rechnungsland statt des Lieferlands; der Umsatz landet im falschen Mitgliedstaat.
- Eine steuerfreie innergemeinschaftliche Warenlieferung an einen Unternehmer mit gültiger USt-IdNr erscheint in der OSS-Erklärung; sie gehört in die Zusammenfassende Meldung aus dem ERP. Umgekehrt kann ein in § 1a Abs. 3 Nr. 1 UStG genannter Unternehmer unter der Erwerbsschwelle Erwerber eines Fernverkaufs sein; sein Unternehmerstatus allein begründet keine Meldung.
- Eine Gutschrift wurde im Folgemonat gebucht. Ob sie den Besteuerungszeitraum der Lieferung mindert oder als Berichtigung nachzutragen ist, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
- Der Umsatz fällt unter die 10.000-Euro-Ausnahme des § 3c Abs. 4 UStG und gehört deshalb nicht in die Erklärung, sofern Sie nicht gegenüber dem Finanzamt auf die Ausnahme verzichtet haben.
So prüfen Sie das Ergebnis
- Die Summe der Nettoentgelte je Mitgliedstaat und Satz stimmt in Auswertung, Erklärung und OSS-Erlöskonten überein.
- Der Steuerbetrag der Erklärung entspricht dem Stand des Verbindlichkeitenkontos am Quartalsende.
- Die Überweisung trägt Kassenzeichen und Besteuerungszeitraum und ist rechtzeitig bei der Bundeskasse eingegangen.
- Für das Quartal liegt eine abgesendete Erklärung vor, auch ohne Umsätze.
- Die Auswertungen liegen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist ab.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Ursache | Abhilfe |
|---|---|---|
| Die Summe der Erklärung weicht von der Buchhaltung ab | Ein Umsatz ist im falschen Besteuerungszeitraum oder mit dem falschen Land gebucht | Auswertung auf den Zeitraum umstellen, in dem die Steuer entstanden ist (Zeitraum der Leistungsausführung nach § 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchstabe g UStG; abweichend die Zahlungsannahme nach Buchstabe i und die Vereinnahmung nach Buchstabe b), und auf den Bestimmungsmitgliedstaat (§ 3c Abs. 1 UStG); Differenz je Land und Satz ausweisen |
| Ein Umsatz steht in keiner der beiden Erklärungen | Das ERP führt den Umsatz mit deutscher Umsatzsteuer, weil es die Teilnahme am Verfahren nicht kennt | Steuerschlüssel je Bestimmungsland anlegen und die Auswertung mit der Voranmeldung zusammenführen |
| Ein Umsatz an einen Verbraucher steht in der Zusammenfassenden Meldung | Der Kunde ist im Stammdatensatz als Unternehmer markiert | Unternehmerstatus allein löst keine Meldepflicht aus. In die Zusammenfassende Meldung gehören nach § 18a UStG innergemeinschaftliche Warenlieferungen, innergemeinschaftliche sonstige Leistungen nach § 3a Abs. 2 UStG und Dreiecksgeschäfte nach § 25b Abs. 2 UStG; ein Fernverkauf an einen Verbraucher gehört in die OSS-Erklärung |
| Die Zahlung wird nicht zugeordnet | Im Verwendungszweck fehlen Kassenzeichen oder Besteuerungszeitraum | Klären Sie die Zuordnung mit dem BZSt, bevor Sie erneut überweisen; für künftige Zahlungen gehören Kassenzeichen und Besteuerungszeitraum in den Verwendungszweck. Ein Lastschrifteinzug ist nicht möglich |
| Die Frist ist verstrichen | Die Nullmeldung wurde für ein umsatzloses Quartal nicht abgegeben | Erklärung nachreichen; bei wiederholtem Verstoß schließt die Finanzbehörde nach § 18j Abs. 6 UStG von dem Verfahren aus |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Die Anzeige und der erste Meldedurchlauf gehören zur Steuerberatung, wenn Ihr ERP die Umsätze noch nicht nach Bestimmungsland trennt: Die Registrierung wirkt grundsätzlich erst ab dem Kalendervierteljahr, das auf die Anzeige folgt; fällt die erste erfasste Lieferung oder Leistung in ein laufendes Quartal, lässt sie sich nach Art. 57d Abs. 1 der Durchführungsverordnung (EU) Nr. 282/2011 noch bis zum zehnten Tag des Folgemonats anzeigen und gilt dann ab dieser ersten Lieferung oder Leistung. Der Aufwand für eine spätere Korrektur liegt bei Ihnen. Holen Sie Unterstützung außerdem, wenn Gutschriften, Rücksendungen oder Verkäufe über einen Marktplatz in dieselbe Periode fallen. Die Zahlen für die Abstimmung kommen aus dem Monatsabschluss im ERP; die Stammdaten dafür stehen in den Debitoren- und Kreditorenstammdaten.