Monatsabschluss im ERP: Die Checkliste für die Buchhaltung

Ein Monatsabschluss prüft, ob die Zahlen im ERP zu den Belegen, dem Kontoauszug und den Nebenbüchern passen. Wer erst am Monatsende zu prüfen beginnt, findet Differenzen, die sich nicht mehr aufklären lassen. Dieser Ablauf ordnet die Schritte und nennt je Schritt Bericht und Prüfung.

Was Sie vorab brauchen

• die Stichtagsregel und die Fristen des Landes
• für jeden Schritt den Bericht im ERP und die Person, die ihn erzeugt
• das Format, in dem die Steuerberatung die Daten erwartet
• die Regel, wer die Periode sperrt und wer eine Ausnahme freigibt
• einen Ablageort für die Abstimmberichte mit Datum und Bearbeiter

Was den Monatsrhythmus vorgibt

In Deutschland und Österreich setzt die Umsatzsteuer den Takt; in der Schweiz ist der Monatsabschluss eine innere Routine, weil die Mehrwertsteuer dort grundsätzlich quartalsweise abgerechnet wird.

Land	Abrechnungszeitraum	Frist
Deutschland	Kalendervierteljahr; Kalendermonat, wenn die Steuer des vorangegangenen Kalenderjahrs mehr als 9.000 Euro betragen hat (Satz 2), und im Kalenderjahr der Aufnahme der Tätigkeit sowie im folgenden Kalenderjahr (Satz 4); für die Besteuerungszeiträume 2021 bis 2026 gilt dazu abweichend von Satz 4: Hat der Unternehmer die Tätigkeit nur in einem Teil des vorangegangenen Kalenderjahrs ausgeübt, ist die tatsächliche Steuer in eine Jahressteuer umzurechnen, bei Aufnahme im laufenden Kalenderjahr ist die voraussichtliche Steuer des laufenden Kalenderjahrs maßgebend (Satz 6; die Abweichung ist auf 2021 bis 2026 befristet). Befreiung möglich, wenn die Steuer nicht mehr als 2.000 Euro betragen hat (Satz 3) (§ 18 Abs. 2 UStG)	regulär 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums, auf Antrag um einen Monat verlängert (§ 18 Abs. 1 UStG, § 46 UStDV)
Österreich	Kalendermonat; Kalendervierteljahr, wenn die Umsätze des vorangegangenen Kalenderjahrs 100.000 Euro nicht überstiegen haben (§ 21 Abs. 1 und 2 UStG 1994)	15. Tag des zweitfolgenden Kalendermonats (§ 21 Abs. 1 UStG 1994)
Schweiz	Kalenderquartal; halbjährlich bei Abrechnung nach Saldosteuersätzen (Art. 35 Abs. 1 MWSTG); auf Antrag monatlich bei regelmässigem Vorsteuerüberschuss oder jährlich bei einem Umsatz von nicht mehr als 5 005 000 Franken pro Jahr aus steuerbaren Leistungen (Art. 35 Abs. 1bis MWSTG)	innert 60 Tagen nach Ablauf der Abrechnungsperiode (Art. 71 Abs. 1 MWSTG)

Schritt für Schritt: die Checkliste

Die Tabelle ist der Ablaufplan: Bank zu Buch, Kasse zu Kassenbuch, Nebenbuch zu Hauptbuch. Die Abschnitte darunter erklären, worauf es ankommt.

Schritt	Verantwortlich	Bericht im ERP	Nachweis
1 Belegstand schließen	Buchhaltung	Journal und Liste der Geschäftsvorfälle ohne Beleg	Jeder buchungspflichtige Geschäftsvorfall ist erfasst und seinem Beleg zugeordnet; zu einer Buchung können mehrere Belege gehören (Deutschland: GoBD Rz. 71 und 77)
2 Bank abstimmen	Buchhaltung	Kontoauszugimport und Abstimmbericht Bank	Saldo Bank laut Buchführung entspricht dem Saldo des Kontoauszugs
3 Kasse abstimmen	Kassenverantwortliche	Kassenbuch; Tagesabschlussbericht als vorgeschlagener Kontrollnachweis	Gezählter Bestand entspricht dem Bestand laut Kassenbuch; die erforderlichen Tagesaufzeichnungen liegen vor
4 Nebenbücher abstimmen	Buchhaltung	Kontenabstimmung Debitoren, Kreditoren, Vorräte	Summe der Personenkonten entspricht dem Saldo des Sammelkontos (Deutschland: GoBD Rz. 95 und 98)
5 Abgrenzen und Umsatzsteuer abstimmen	Buchhaltung mit Steuerberatung	Umsatzsteuerauswertung und Liste der Abgrenzungen	Zahllast laut ERP entspricht der übermittelten Anmeldung
6 Periode sperren und protokollieren	Buchhaltung	Periodensperre und Abschlussprotokoll	Eine Buchung in die gesperrte Periode wird abgewiesen und protokolliert

Schritt 1: Belegstand schließen

Vor jeder Abstimmung muss der Rückstand weg sein. In Deutschland ist die Erfassung unbarer Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen unbedenklich, und die Verbuchung im Journal des Hauptsystems ist bis zum Ablauf des folgenden Monats nicht zu beanstanden, wenn die einzelnen Geschäftsvorfälle bereits in einem Vor- oder Nebensystem die Grundaufzeichnungsfunktion erfüllen und die Einzeldaten aufbewahrt werden (GoBD Rz. 47 und 87 in der Fassung vom 14. Juli 2025); Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO). In Österreich gelten Eintragungen in den für Umsatz-, Einkommen- und Ertragsteuern (ausgenommen Abzugssteuern) zu führenden Büchern und Aufzeichnungen als zeitgerecht, wenn sie spätestens einen Monat und 15 Tage nach Ablauf des Kalendermonats erfolgen; an die Stelle des Kalendermonats tritt das Kalendervierteljahr, wenn dieses auf Grund umsatzsteuerrechtlicher Vorschriften der Voranmeldungszeitraum ist (§ 131 Abs. 1 Z 2 lit. a BAO).

Nach den GoBD muss jedem Geschäftsvorfall ein Beleg zugrunde liegen (Rz. 77), die Zuordnung zwischen Beleg und Buchung muss in angemessener Zeit nachprüfbar sein (Rz. 71 bis 73), und zu einer Buchung können mehrere Belege gehören (Rz. 71; ein Buchungsbeleg kann umgekehrt mehrere Geschäftsvorfälle enthalten, Rz. 65). Fristen und Fallstricke beschreibt Zeitgerechte Buchung im ERP. Endzustand: Jeder buchungspflichtige Geschäftsvorfall ist vollständig erfasst und mit seinem Beleg verknüpft; eine Buchung kann mehrere Belege zusammenfassen.

Schritt 2: Bank abstimmen

Der Saldo des Bankkontos in der Buchhaltung und der Saldo des Kontoauszugs müssen am Stichtag übereinstimmen; in Deutschland gehören solche Abstimmungskontrollen zum internen Kontrollsystem (GoBD Rz. 100). Ordnen Sie jede Auszugszeile zu; die Kontoauszugsnummer allein genügt bei umfangreichem Beleganfall nicht (GoBD Rz. 73 und 74). Aufbau und Regeln stehen im Bankabgleich, das Einlesen der Auszugsdatei in Kontoauszug einlesen.

Offene Zahlungen blockieren den Abschluss: Sie liegen beim Debitor, beim Kreditor oder in der Klärung. Endzustand: keine offene Zeile im Bankabgleich, Differenz zum Auszug null.

Schritt 3: Kasse abstimmen

Zählen Sie den Bestand und stellen Sie ihn dem Kassenbuch gegenüber. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind in Deutschland täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO); in Österreich sollen bei Büchern, die nach § 124 oder § 125 BAO zu führen sind oder ohne gesetzliche Verpflichtung geführt werden, alle Bareingänge und Barausgänge täglich einzeln festgehalten werden (§ 131 Abs. 1 Z 2 lit. b BAO); wer nur Einnahmen und Ausgaben nach § 126 Abs. 2 und 3 BAO aufzeichnet, soll alle Bargeschäfte einzeln festhalten (§ 131 Abs. 1 Z 2 lit. c BAO). Fehlt eine erforderliche Tagesaufzeichnung, lässt sich der Monat nicht mehr belegen. Führen Sie mehrere Kassen, stimmen Sie jede einzeln ab. Wie der Abschluss ins ERP kommt, beschreibt Kassen-Tagesabschluss ins ERP buchen; den Tagesabschluss sehen wir als vorgeschlagenen Kontrollnachweis, nicht als eigene gesetzliche Pflicht. Endzustand: Gezählter Bestand und Kassenbuch stimmen überein, die erforderlichen Tagesaufzeichnungen liegen vor.

Schritt 4: Nebenbücher gegen das Hauptbuch abstimmen

Die Summe der Personenkonten muss den Saldo des zugehörigen Sammelkontos ergeben. Nach den GoBD sind Geschäftsvorfälle nach Sach- und Personenkonten geordnet darzustellen (Rz. 95), und die Regeln zur Kontenfunktion gelten für die Nebenbücher entsprechend (Rz. 98); in der Schweiz ergänzen Hilfsbücher wie die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung das Hauptbuch (Art. 1 Abs. 1 und 3 GeBüV). Eine Vorschrift, die diese Abstimmung ausdrücklich anordnet, haben wir in den geöffneten Normen nicht gefunden; sie folgt aus der Ordnungs- und Kontrollpflicht, und die GoBD verlangen Abstimmungskontrollen (Rz. 100). Den Ablauf beschreibt Nebenbücher mit dem Hauptbuch abstimmen. Endzustand: Debitoren, Kreditoren und Vorräte zeigen je null Differenz zum Sachkonto.

Schritt 5: Abgrenzen und Umsatzsteuer abstimmen

Jeder Geschäftsvorfall ist periodengerecht der Abrechnungsperiode zuzuordnen, zwingend dem Geschäftsjahr (GoBD Rz. 51). Prüfen Sie, ob Aufwand und Ertrag des Monats vollständig sind: Leistungen ohne Rechnungseingang, Rechnungen für den Folgemonat, laufende Posten wie Miete oder Versicherung. Was abgegrenzt wird, entscheiden Sie mit der Steuerberatung; die Buchung folgt dem Ablauf für Rechnungsabgrenzung. Stellen Sie dann die Zahllast aus dem ERP neben die übermittelte Voranmeldung. Endzustand: Jede Abweichung ist benannt und berichtigt, jede Abgrenzung hat einen Beleg.

Schritt 6: Periode sperren und protokollieren

Sperren Sie die abgelaufene Periode, sobald die Abstimmungen vorliegen. Nach dem Sperren darf eine Buchung nur über eine protokollierte Freigabe hinein: In Deutschland darf eine Buchung nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO, § 239 Abs. 3 HGB), in der Schweiz gilt dasselbe nach Art. 3 GeBüV. Die GoBD verlangen, dass Kontrollen eingerichtet, ausgeübt und protokolliert werden (Rz. 100); Abläufe und Zuständigkeiten gehören in die Verfahrensdokumentation, in der Schweiz in Arbeitsanweisungen (Art. 4 GeBüV).

Halten Sie im Abschlussprotokoll fest, welche Abstimmungen mit welchem Ergebnis gelaufen sind, wer sie abgenommen hat und welche Korrekturen gebucht wurden; die Sperre richten Sie wie in Änderungen protokollieren ein. Endzustand: Das Protokoll liegt ab, die Periode ist gesperrt, ein Buchungsversuch wird abgewiesen und protokolliert.

So prüfen Sie das Ergebnis

1. Ziehen Sie die Saldenliste, vergleichen Sie sie mit dem Vormonat und erklären Sie jede große Abweichung.
2. Verfolgen Sie fünf Belege in beide Richtungen: von der Buchung zum Beleg und zurück (GoBD Rz. 71 und 72).
3. Stellen Sie Banksaldo gegen den Auszug und gezählten Kassenbestand gegen das Kassenbuch.
4. Rechnen Sie die Summe der Personenkonten gegen die Sammelkonten und die Vorräte gegen das Bestandskonto.
5. Versuchen Sie eine Probebuchung in die gesperrte Periode; sie muss abgewiesen und protokolliert werden.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Mögliche Ursache	Vorgehen
Die Bankdifferenz verschwindet am Monatsersten von selbst	Buchung liegt in der falschen Periode	Stichtag beider Seiten angleichen und die Buchung richtig datieren
Nebenkonten und Sammelkonto bleiben unterschiedlich	manuelle Buchung am Personenkonto vorbei	Journal nach Konto und Buchungsart filtern, über das Personenkonto neu buchen
Das Kassenbuch endet ohne Tagesaufzeichnung	ein Tag mit Bargeschäften wurde nicht festgehalten	Aufzeichnung nachholen, Differenz dokumentieren und den Ausdruck ablegen
Die Zahllast weicht von der übermittelten Anmeldung ab	falscher Steuerschlüssel oder falsche Periode	Steuerschlüssel prüfen und die Periodenzuordnung korrigieren
Die Periode lässt sich nicht sperren	Abschreibungs- oder Steuerlauf ist offen	Lauf beenden, dann sperren
Die Zahlen ändern sich nach der Übergabe	nachträgliche Buchung in der gesperrten Periode	Freigabe protokollieren und den Export neu erzeugen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Abgrenzung, Bewertung und Rückstellungen gehören in die Steuerberatung. Fällt eine Differenz in eine gesperrte Periode oder ein abgeschlossenes Geschäftsjahr, klären Sie das Vorgehen, bevor Sie buchen. Welche Daten die Steuerberatung braucht, steht in der Monatsübergabe an den Steuerberater, der Jahresabschluss folgt Jahresabschluss vorbereiten.