Kassen-Tagesabschluss ins ERP: Vom Z-Bon zur Buchung
Kurz gesagt
Der Kassenabschluss verdichtet die Einzelbelege zu Summen. In Deutschland hält, wer Bücher führt, Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich fest (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO); ein ERP, das nur saldierte Bareinnahmen aufnimmt, führt keine Grundaufzeichnung (AEAO zu § 146a, Nr. 1.5.3). Buchen Sie erst nach der Prüfung gegen den Kassenbericht.
Das Wichtigste
- Wer in Deutschland Bücher führt, hält Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich fest (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO).
- Deutschland: Die Kasse trägt die Grundaufzeichnung, das ERP übernimmt die saldierten Summen (AEAO zu § 146a, Nr. 1.5.3).
- Deutschland: Der Kassenabschluss trennt die Summen nach Geschäftsvorfall, Steuerschlüssel und Zahlart und wird digital gespeichert (DSFinV-K, Kapitel 3.3).
- Österreich: Registrierkassenpflicht ab 15.000 Euro Jahresumsatz und mehr als 7.500 Euro Barumsatz (§ 131b Abs. 1 Z 2 BAO).
- Schweiz: Für buchführungspflichtige Unternehmen ist der Kassenbericht Buchungsbeleg des Tages (Art. 957a Abs. 3 OR), Aufbewahrung zehn Jahre (Art. 958f Abs. 1 OR).
Der Tagesabschluss ist die Naht zwischen Kasse und Buchhaltung: Das Kassensystem verdichtet die Einzelbelege zu Summen, das ERP macht daraus Erlöse, Umsatzsteuer, Zahlungswege und Bestandsänderungen. Als Z-Bon oder Z-Abschlag wird hier der Beleg bezeichnet, den das Kassensystem beim Kassenabschluss erzeugt.
Was Sie vorab brauchen
- Den Abschluss des Tages aus der Kasse mit Nummer, Zeitpunkt, Summen je Steuersatz und Zahlart und Bargeldbestand; in Deutschland als DSFinV-K-Kassenabschluss, in der Schweiz als Kassenbericht. In Österreich liefert das Datenerfassungsprotokoll die Einzelbelege samt Monats- und Jahresbeleg; die Tagessummen verdichten Sie daraus im ERP.
- Die Rollenverteilung: Die Kasse führt die Grundaufzeichnung, das ERP bucht die Summen. Ein ERP, das nur saldierte Bareinnahmen und Barausgaben aufnimmt, führt keine Grundaufzeichnung (AEAO zu § 146a, Nr. 1.5.3); die andere Seite behandelt ERP mit Kassenmodul.
- Eine Zuordnungstafel von den Steuerschlüsseln und Zahlarten der Kasse zu Schlüsseln und Konten des ERPs; zum Kontenrahmen siehe SKR03 oder SKR04.
- Einen Schlüssel je Abschluss aus Kassen-ID, Abschlussnummer und Datum gegen Dubletten (GoBD Rz. 41).
- Den Kassenbericht in lesbarer Form für den Abgleich.
Wie der Kassenabschluss aufgebaut ist
Die Datensatzbeschreibung für den Kassendatenexport veröffentlicht die Finanzverwaltung über das Bundeszentralamt für Steuern. Sie gliedert in Einzelaufzeichnungen, Stammdaten und Kassenabschluss. Der Kassenabschluss fasst alle Vorgänge mit dem Vorgangstyp „Beleg“ eines Zeitraums zusammen und stellt die Verbindung von den Einzeldaten zur täglichen Summe zur Verbuchung her (DSFinV-K, Kapitel 3.1 bis 3.3 und 4.1). Vorgänge mit dem Präfix „AV“ wie Trainingsbuchungen, Belegabbrüche und Bestellungen gehen nicht in diese Summen ein; die offene Ladenkasse ohne elektronisches Aufzeichnungssystem fällt nicht unter die Kassenschnittstelle (DSFinV-K, Abschnitt „Nicht unter §§ 146, 146a AO i. V. m. § 1 KassenSichV fallende Aufzeichnungssysteme“).
Drei Dateien tragen ihn: Z_GV_Typ mit Brutto, Netto und Steuer je Geschäftsvorfalltyp und Steuerschlüssel, Z_Zahlart mit dem Betrag je Zahlart, Z_Waehrungen mit dem Bargeldbestand je Währung als Grundlage des Kassensturzes (Kapitel 3.3.1 bis 3.3.3). Die Trennung nach Zahlart und Steuerschlüssel macht kenntlich, was GoBD Rz. 55 verlangt; vollzählig und lückenlos bleibt die Aufzeichnung, wenn die Einzelbelege unverändert erhalten bleiben (GoBD Rz. 36). Dem Abschluss kommt Buchungsbelegfunktion zu; seine Daten sind digital zu speichern.
Vier Gliederungsebenen ordnen die Daten: Vorgangstyp, Vorgangsname, Geschäftsvorfalltyp und Geschäftsvorfallname (Kapitel 4.1.1 bis 4.1.4). Der Geschäftsvorfalltyp trägt Ihre Buchungsregeln; er trennt die Erlösvorgänge von den reinen Kassenbewegungen Anfangsbestand, Geldtransit, Privatentnahme, Lohnzahlung, Ein- und Auszahlung sowie DifferenzSollIst (Anhang C). Zahlarten stehen in Anhang D, Steuerschlüssel in Anlage 2.
| Land | Datenquelle des Abschlusses | Was ins ERP geht | Grundlage (Stand 14. Oktober 2026) |
|---|---|---|---|
| Deutschland | Kassenabschluss des Kassensystems, Export im DSFinV-K-Format | Brutto, Netto und Steuer je Geschäftsvorfall und Steuerschlüssel, Betrag je Zahlart, Bargeldbestand | § 146 Abs. 1 und § 146a Abs. 1 AO, §§ 3 und 4 KassenSichV, DSFinV-K |
| Österreich | Datenerfassungsprotokoll der Registrierkasse: Einzelbelege mit Betrag je Steuersatz, dazu Monats- und Jahresbeleg | Im ERP verdichtete Summen je Steuersatz, dazu Ihre Zahlungsart-Auswertung; die Abschlussstruktur mit Abschlussnummer und Bargeldbestand ist eine DSFinV-K-Vorgabe für Deutschland | § 131b Abs. 1 BAO, §§ 7, 8 und 9 RKSV |
| Schweiz | Kassenbericht des Tages als Buchungsbeleg | Summen je Mehrwertsteuersatz und Zahlungsart | Art. 957a Abs. 2, 3 und 5, Art. 958f OR |
Für die Buchführung selbst gilt in jedem Land ein eigener Rahmen: Buchführung im ERP in Österreich und Buchführung im ERP in der Schweiz führen die jeweiligen Anforderungen aus.
In Ihrem ERP brauchen die Steuerschlüssel eine Entsprechung: Anlage 2 führt Schlüssel für den jeweils geltenden allgemeinen und ermäßigten Satz (ID 1 und 2) und getrennte Schlüssel für historische Sätze, etwa ID 11 mit 19 Prozent und ID 12 mit 7 Prozent ab 1. Juli 2020, ID 21 mit 16 Prozent und ID 22 mit 5 Prozent ab 1. Januar 2021. Führen Sie die Zuordnung mit Gültigkeitsdatum; heute gelten 19 Prozent (§ 12 Abs. 1 UStG) und 7 Prozent (§ 12 Abs. 2 UStG).
Beispielrechnung: ein Verkaufstag von der Kasse bis zur Buchung
Alle Zahlen sind erfunden und dienen als Rechenbeispiel. Ein Einzelhändler in Deutschland schliesst am Abend ab; die Kasse weist zwei Steuersätze und vier Zahlarten aus.
| Größe | Brutto | Netto | Umsatzsteuer |
|---|---|---|---|
| Umsatz 19 Prozent | 3.570,00 | 3.000,00 | 570,00 |
| Umsatz 7 Prozent | 1.070,00 | 1.000,00 | 70,00 |
| Summe | 4.640,00 | 4.000,00 | 640,00 |
| Zahlart der Kasse (DSFinV-K, Anhang D) | Betrag | Zielkonto im ERP |
|---|---|---|
| Bar | 1.240,00 | Kasse |
| ECKarte | 2.300,00 | Verrechnung girocard |
| Kreditkarte | 600,00 | Verrechnung Kreditkarte |
| ElZahlungsdienstleister | 500,00 | Verrechnung Zahlungsdienstleister |
| Summe | 4.640,00 |
In diesem Beispiel bestehen alle Vorgänge aus Umsätzen, deshalb entspricht die Zahlartensumme dem Umsatz: 1.240,00 + 2.300,00 + 600,00 + 500,00 = 4.640,00. Sobald erlösfreie Kassenbewegungen wie Geldtransit oder Anzahlungen mitlaufen, gilt das nicht mehr. Daraus entsteht die Sammelbuchung des Tages:
| Soll | Haben | Betrag |
|---|---|---|
| Kasse | 1.240,00 | |
| Verrechnung girocard | 2.300,00 | |
| Verrechnung Kreditkarte | 600,00 | |
| Verrechnung Zahlungsdienstleister | 500,00 | |
| Erlöse 19 Prozent | 3.000,00 | |
| Umsatzsteuer 19 Prozent | 570,00 | |
| Erlöse 7 Prozent | 1.000,00 | |
| Umsatzsteuer 7 Prozent | 70,00 |
Die Kassenschublade folgt getrennt: Anfangsbestand 300,00 plus Barumsatz 1.240,00 minus Geldtransit zur Bank 1.000,00 sind rechnerisch 540,00, gezählt sind 538,00. Die Differenz von 2,00 Euro ist ein Fehlbetrag und gehört in eine eigene Zeile; der Geschäftsvorfalltyp DifferenzSollIst bildet genau diese Abweichung ab (DSFinV-K, Anhang C).
Die Bestandsbewegung kommt aus den Positionen, nicht aus den Summen:
| Artikel | Menge | Einstandspreis | Bestandsminderung |
|---|---|---|---|
| Artikel A | 60 | 12,00 | 720,00 |
| Artikel B | 40 | 15,00 | 600,00 |
| Artikel C | 20 | 8,00 | 160,00 |
| Summe | 120 | 1.480,00 |
Der Wareneinsatz von 1.480,00 Euro wird gegen den Bestand gebucht; Aufwands- und Bestandsverfahren stellt Bestandsveränderungen buchen gegenüber.
Schritt für Schritt: Tagesabschluss ins ERP bringen
Schritt 1: Abschluss an der Kasse auslösen
Erzeugen Sie den Abschluss nach dem letzten Vorgang; er weist Nummer, Zeitpunkt, Summen je Steuersatz und Zahlart und den Bargeldbestand aus. In Deutschland sind die Abschlussdaten digital zu speichern (DSFinV-K, Kapitel 3.3). In Österreich erfasst die Registrierkasse die Einzelbelege im Datenerfassungsprotokoll (§ 7 Abs. 1 RKSV); einen Tagesabschluss bilden Sie daraus. Ergebnis: In Deutschland liegt ein Abschluss mit Nummer, Datum und vollständigen Summen vor; in Österreich das Datenerfassungsprotokoll mit den Einzelbelegen, aus denen Sie die Tagessumme bilden.
Schritt 2: Export bereitstellen
In Deutschland der DSFinV-K-Export; Version 2.3 ist für Aufzeichnungen ab dem 1. Juli 2022 anzuwenden und reicht aus, Version 2.4 bringt nur redaktionelle Änderungen. In Österreich der Export des Datenerfassungsprotokolls, das nach § 7 Abs. 5 RKSV jederzeit auf einen externen Datenträger exportiert werden können muss; es enthält die Einzelbelege (jeder einzelne Barumsatz) sowie Monats- und Jahresbeleg (§§ 7 und 8 RKSV), aus denen das ERP die Tagessummen bildet. Ergebnis: In Deutschland liegt der DSFinV-K-Export mit Kassen-ID, Abschlussnummer, Zeitpunkt und Summen im Eingangsverzeichnis; in Österreich der Datenerfassungsprotokoll-Export mit den Einzelbelegen, die das ERP zu Summen je Steuersatz verdichtet.
Schritt 3: Schlüssel und Konten zuordnen
Legen Sie je Steuerschlüssel und Zahlart das Zielkonto fest, mit Gültigkeitsangaben. Jede Zahlart braucht ein eigenes Verrechnungskonto, damit Kartenumsätze nicht im Kassenbestand landen. Ergebnis: Jeder Schlüssel der Datei hat ein Konto oder wird abgewiesen.
Schritt 4: Import wiederholbar machen
Sperren Sie den Import über Kassen-ID, Abschlussnummer und Datum. Ein und derselbe Geschäftsvorfall darf nicht mehrfach aufgezeichnet werden (GoBD Rz. 41); ohne Sperre entstehen bei jedem Wiederholungslauf Dubletten. Ergebnis: Ein zweiter Lauf erzeugt keine zweite Buchung, sondern eine Meldung.
Schritt 5: Prüfen und buchen
Rechnen Sie Umsatz, Steuer je Satz, Zahlartensumme und Kassenbestand nach und buchen Sie nur bei Übereinstimmung. Wer in Deutschland Bücher führt, hält Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich fest (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO); die Verbuchung im Hauptbuch ist bis zum Ablauf des folgenden Monats nicht zu beanstanden, wenn die Kasse die Einzelaufzeichnung trägt und die Einzeldaten erhalten bleiben (GoBD Rz. 87). Ergebnis: Der Tag steht gebucht, mit Prüfsumme und Buchungsdatum.
Schritt 6: Bestandsbewegungen buchen
Buchen Sie die Positionen getrennt von den Summen: Menge mal Einstandspreis gegen den Bestand. Der Kassendatenexport deckt nur den Teil des Systems ab, der unter die Kassenschnittstelle fällt; weitere Daten, etwa der Warenwirtschaft, bleiben gesondert bereitzustellen (AEAO zu § 146a, Nr. 2.3). Ergebnis: Die Summe der Bestandsminderungen stimmt mit den verkauften Mengen überein.
Schritt 7: Abgleichen und ablegen
Legen Sie Kassenbericht, Exportdatei und Buchung zusammen ab. Deutschland: Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre (§ 147 Abs. 3 AO). Österreich: Das Datenerfassungsprotokoll ist zumindest vierteljährlich unveränderbar auf einem externen Medium zu sichern (§ 7 Abs. 3 RKSV). Schweiz: Geschäftsbücher und Buchungsbelege zehn Jahre, ab Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f Abs. 1 OR). Ergebnis: Jeder Tag hat ein vollständiges Dokumentenpaket.
So prüfen Sie das Ergebnis
- Bruttoumsatz der Buchung gegen den Kassenbericht: im Beispiel 4.640,00 Euro auf beiden Seiten.
- Steuer nachrechnen: 3.570,00 minus 3.570,00 geteilt durch 1,19 ergibt 570,00, ebenso 1.070,00 minus 1.070,00 geteilt durch 1,07 ergibt 70,00.
- Zahlartensummen mit den Erlösen abstimmen: Stellen Sie nur die Erlös-Geschäftsvorfalltypen gegen den Umsatz. Zahlarten wie Bar enthalten auch erlösfreie Kassenbewegungen (Anfangsbestand, Geldtransit, Ein- und Auszahlung), die eine Differenz erzeugen können, ohne Umsatz zu sein (DSFinV-K, Kapitel 3.3 und Anhang C).
- Kassenbestand nachrechnen: Anfangsbestand plus Barumsatz minus Geldtransit; die Abweichung zum gezählten Bestand wird zur eigenen Zeile.
- Vollständigkeit prüfen: Vergleichen Sie die Zahl der eingelesenen Vorgänge und den abgedeckten BON_ID-Bereich mit dem dokumentierten Abschluss. Die DSFinV-K führt im Stamm_Abschluss die erste und die letzte BON_ID (Z_START_ID, Z_ENDE_ID); die BON_ID ist die Vorgangs-ID und muss nicht numerisch fortlaufend sein, die letzte ID ist keine Beleganzahl (DSFinV-K, Datei Stamm_Abschluss und Datei Bonkopf). Unvollständige Läufe wiederholen Sie nach Schnittstellenfehler überwachen und wiederholen.
- Belegzusammenhang prüfen: Kassenbericht, Exportdatei und Buchung tragen dasselbe Datum und, wo eine Abschlussnummer vergeben wird (Deutschland), dieselbe Abschlussnummer.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Ursache | Abhilfe |
|---|---|---|
| Die Buchung ist doppelt | Import ohne Schlüsselprüfung wiederholt | Import über Kassen-ID, Abschlussnummer und Datum sperren, Dublette per Änderungsprotokoll stornieren |
| Zahlartensumme weicht vom Umsatz ab | Eine Zahlart fehlt in der Zuordnungstafel, liegt auf dem falschen Verrechnungskonto, oder erlösfreie Kassenbewegungen sind mitgezählt | Zahlarten vollständig auflisten, je Zahlart ein Konto, nur Erlösvorgänge gegen den Umsatz stellen |
| Kassenbestand stimmt nicht | Bargeldbewegungen wie Wechselgeld, Ein- und Auszahlung fehlen als eigene Vorgänge | Anfangsbestand, Geldtransit und Privatentnahme getrennt erfassen, Differenz als DifferenzSollIst buchen |
| Umsatzsteuer passt nicht | Steuerschlüssel ohne Gültigkeitsdatum zugeordnet, etwa bei historischem Satz | Zuordnung mit Gültigkeitsangaben führen, Prüfsumme je Satz rechnen |
| Bestand ändert sich nicht | Nur Abschlusssummen importiert, die Positionen fehlen | Artikelzuordnung prüfen, Positionen getrennt buchen |
Wann Sie Hilfe holen sollten
- Ihr Kassensystem liefert nur einen Gesamtbetrag statt Summen je Steuersatz und Zahlart.
- Sie ändern Steuersatz, Zahlungsmittel oder Kontenkonzept; dann gehören Zuordnungstafel, Prüfsumme und Buchungsregeln gemeinsam angepasst.
- Sie führen mehrere Kassen oder Filialen mit eigenen Nummernkreisen und verarbeiten die Abschlüsse in einem Lauf.
- Die Einordnung des Kassenabschlusses als Buchungsbeleg oder als Aufzeichnung entscheidet über Ihre Aufbewahrungsfrist; das klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.