Artikel und Preise vom ERP an Filialkassen verteilen

Artikelstamm und Verkaufspreise liegen im ERP, verkauft wird an der Kasse. Dazwischen liegen ein Export, ein Import und ein Zeitfenster, in dem Aushang, Kasse und Zentrale denselben Preis nennen müssen. Der folgende Ablauf beschreibt diese Strecke und die Entscheidungen, die Sie vor dem ersten Preiswechsel treffen.

Worauf es ankommt

Das ERP führt den Artikel und den Preis, die Kasse übernimmt beides und rechnet damit. Jeder Satz braucht einen Schlüssel, den beide Systeme kennen: die Artikelnummer aus dem ERP und, wo die Kasse über den Barcode sucht, die GTIN (Zuordnung: Artikelnummer, SKU und GTIN).

Über jede Preisänderung entscheiden drei Angaben, die in einem einzigen Feld liegen können:

Datum	Was es festhält	Wo es geführt wird
Änderungsdatum	wann ein Preis im ERP erfasst wurde	ERP, Preisliste
Gültigkeitsdatum	ab welchem Kalendertag der Preis gilt	ERP, Preisliste; geht an die Kasse
Wirksamkeit an der Kasse	ab welchem Zeitpunkt die Kasse mit dem Preis rechnet	Kassen-Import samt Bestätigung

Werden beide Daten gleichgesetzt, wirkt jeder Tippfehler sofort; getrennt geführt, können Sie einen Preis für den 1. November vorbereiten und am 31. Oktober nach Ladenschluss ausspielen. Schreiben Sie das Gültigkeitsdatum als vollständiges Kalenderdatum im Format JJJJ-MM-TT (RFC 3339, Abschnitt 5.6 „full-date“: vierstelliges Jahr, Monat und Tag, durch Bindestriche getrennt), und prüfen Sie, dass ERP, Änderungsliste und Kasse dasselbe Format führen: Aus einem zweistelligen Jahr oder einem Datum ohne Jahr lässt sich beim Import nicht mehr eindeutig ableiten, welcher Tag gemeint ist.

Welche Wege die Daten zur Kasse nehmen

Die Tabelle stellt vier Wege vom ERP zur Kasse gegenüber. Welchen Ihr System unterstützt, halten Sie in der Schnittstellenbeschreibung fest.

Weg	Was übertragen wird	Verhalten beim Preiswechsel	Was Sie festlegen
Vollabgleich	die vollständige Artikel- und Preisliste	setzt alle Preise auf den ERP-Stand	Zeitfenster, Reihenfolge, Umgang mit Sätzen, die nur die Kasse kennt
Änderungsliste	nur geänderte Sätze mit Änderungs-ID	jeder Satz trägt sein Gültigkeitsdatum	Reihenfolge, Wiederholung nach Abbruch, Bestätigung je Satz
Datei-Import in der Filiale	eine Datei (CSV oder XML) aus dem ERP	die Filiale spielt sie im Backoffice ein	wer importiert, wann, und wie der Erfolg geprüft wird
Abruf durch die Kasse	der ERP-Stand auf Anfrage	wirkt, sobald die Kasse abruft	Anmeldung, Zeitplan, Verhalten ohne Verbindung

Für Preise ist die Änderungsliste die genauere Variante: ein Gültigkeitsdatum je Satz und eine Bestätigung je Kasse. Den Vollabgleich behalten Sie als Kontrolllauf, um eine Kasse auf einen bekannten Stand zurückzusetzen. Zu den Dateiformaten gilt, was im CSV-Austausch mit dem ERP steht.

Was das Recht zur Preisangabe verlangt

Die Auszeichnungspflicht trifft den Betrieb dort, wo er Waren anbietet; die Verteilung im ERP ist der Weg dorthin (Stand 14. Oktober 2026).

Land	Pflicht beim Angebot	Beim Preiswechsel	Grundlage
Deutschland	Gegenüber Verbrauchern den Gesamtpreis nennen; Waren, die Kunden unmittelbar entnehmen können, durch Preisschilder oder Beschriftung auszeichnen	Ein Vorbehalt am Regal ist nur bei Liefer- oder Leistungsfristen von mehr als vier Monaten zulässig, mit Angabe der voraussichtlichen Frist, und bei Dauerschuldverhältnissen; bei jeder angekündigten Ermäßigung einer Ware den niedrigsten Gesamtpreis der letzten 30 Tage angeben, ausgenommen individuelle Ermäßigungen sowie bei schnell verderblichen Waren oder Waren mit kurzer Haltbarkeit, wenn der Preis wegen drohender Gefahr des Verderbs oder drohenden Ablaufs der Haltbarkeit herabgesetzt und dies den Verbrauchern kenntlich gemacht wird	§§ 3 Abs. 1, 8 Abs. 1, 10 Abs. 1, 11 Abs. 1, 2 und 4 PAngV, in Kraft seit 28. Mai 2022
Österreich	Gegenüber Verbrauchern Bruttopreise in österreichischer Währung auszeichnen, für einen durchschnittlich aufmerksamen Betrachter leicht lesbar und zuzuordnen; in Regalen von Selbstbedienungsbetrieben wird die leichte Lesbarkeit bei 8 Millimetern Verkaufspreisschrift und 4 Millimetern Grundpreisschrift vermutet, bei digitaler Preisauszeichnung beim Grundpreis ab 3,5 Millimetern; ist die Verkaufspreisschrift größer als 8 Millimeter, hat die Grundpreisschrift 50 Prozent davon zu betragen	Bei Selbstbedienung nach der Entnahme keinen höheren als den im Entnahmezeitpunkt ausgezeichneten Preis verlangen, annehmen oder sich versprechen lassen; bei angekündigten Ermäßigungen für Sachgüter den vorherigen niedrigsten Preis der letzten 30 Tage im selben Vertriebskanal angeben, bei Sachgütern, die weniger als 30 Tage auf dem Markt sind, den bisherigen niedrigsten, ausgenommen schnell verderbliche Sachgüter und Sachgüter mit kurzer Haltbarkeit, wenn die Ermäßigung wegen des Ablaufs des Mindesthaltbarkeitsdatums erfolgt	§§ 2, 4 Abs. 1 und 1a, 9, 9a Abs. 1 bis 3, 15 Abs. 1 PrAG; § 4 Abs. 1a in der Fassung BGBl. I Nr. 102/2025, in Kraft seit 30. Dezember 2025, § 15 Abs. 1 in der Fassung BGBl. I Nr. 43/2026, in Kraft seit 1. Juli 2026
Schweiz	Gegenüber Konsumentinnen und Konsumenten den tatsächlich zu bezahlenden Preis in Schweizerfranken nennen; bei messbaren Waren zusätzlich den Grundpreis, der bei den in Art. 5 Abs. 3 PBV genannten Waren entfällt; in Zahlen, leicht sichtbar und gut lesbar	Detail- und Grundpreis durch Anschrift an der Ware oder unmittelbar daneben; in anderer leicht zugänglicher und gut lesbarer Form (Regalanschrift, Preisliste, Katalog) zulässig, wenn die Anschrift an der Ware wegen der Vielzahl preisgleicher Waren oder aus technischen Gründen nicht zweckmässig ist, und ausserdem für Antiquitäten, Kunstgegenstände, Orientteppiche, Pelzwaren, Uhren, Schmuck und andere Gegenstände aus Edelmetallen, wenn der Preis CHF 5’000 übersteigt; bei Änderung des Mehrwertsteuersatzes die Preisanschrift innert drei Monaten nach Inkrafttreten anpassen und in dieser Frist gut sichtbar darauf hinweisen	Art. 3 Abs. 1, 4 Abs. 1bis, 5 Abs. 1 und 3, 7 Abs. 1 bis 3, 8 Abs. 1 PBV, Fassung Stand 1. Januar 2025

Verstöße sind in Deutschland Ordnungswidrigkeiten nach § 20 PAngV in Verbindung mit § 3 Abs. 1 Satz 1 Nummer 2 WiStrG 1954 (Geldbuße bis 25.000 Euro, § 3 Abs. 2 WiStrG 1954); § 20 PAngV nennt die Pflicht nach § 11 Abs. 1 PAngV ausdrücklich. In Österreich sind sie Verwaltungsübertretungen nach § 15 Abs. 1 PrAG: schon wer einen höheren als den ausgezeichneten Preis verlangt, annimmt oder sich versprechen lässt, und bei Selbstbedienung schon wer bei einer Preisänderung nach der Entnahme des Sachguts mehr als den im Entnahmezeitpunkt ausgezeichneten Preis verlangt; die Geldstrafe beträgt bis 2.500 Euro, maximal 10.000 Euro, bei Wiederholung bis 3.750 Euro, maximal 15.000 Euro (§ 15 Abs. 1 in der Fassung BGBl. I Nr. 43/2026, in Kraft seit 1. Juli 2026).

Die 30-Tage-Angabe setzt Preise mit Zeitraum statt eines überschriebenen Einzelwerts voraus. In Deutschland gilt sie nur für Waren: Ausgenommen sind individuelle Preisermäßigungen sowie Preisermäßigungen für schnell verderbliche Waren oder Waren mit kurzer Haltbarkeit, wenn der Preis wegen einer drohenden Gefahr des Verderbs oder eines drohenden Ablaufs der Haltbarkeit herabgesetzt und dies den Verbrauchern kenntlich gemacht wird (§ 11 Abs. 4 PAngV). In Österreich gilt sie nur für Sachgüter, im selben Vertriebskanal und nicht bei schnell verderblichen Sachgütern oder Sachgütern mit kurzer Haltbarkeit, wenn die Ermäßigung wegen des Ablaufs des Mindesthaltbarkeitsdatums erfolgt (§ 9a Abs. 1 und 3 PrAG). Für die Buchführung und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen in Deutschland gilt ergänzend: Veränderungen müssen so protokolliert werden, dass der ursprüngliche Inhalt feststellbar bleibt (§ 146 Abs. 4 AO; GoBD Rz. 59, Fassung vom 14. Juli 2025); bei einer Änderung von Stammdaten muss die eindeutige Bedeutung in den zugehörigen Bewegungsdaten erhalten bleiben, und gegebenenfalls müssen Stammdatenänderungen ausgeschlossen oder Stammdaten mit Gültigkeitsangaben historisiert werden, um mehrdeutige Verknüpfungen zu verhindern (GoBD Rz. 111).

Schritt für Schritt: eine Preisänderung ausrollen

1. Änderung erfassen: Legen Sie den neuen Preis mit Änderungsdatum und Gültigkeitsdatum an, und beenden Sie den alten Preis mit seinem Enddatum, statt ihn zu überschreiben.
2. Änderung prüfen: Sehen Sie die Änderungsliste vor dem Ausspielen durch: Preis, Steuerschlüssel, Mengeneinheit für den Grundpreis, Sperrkennzeichen. Endstand: eine freigegebene Liste je Filiale.
3. Termin festlegen: Gültigkeitstag am Tageswechsel nach Ladenschluss, Ausspielfenster davor.
4. Ausspielen: Senden Sie die Änderungsliste außerhalb der Öffnungszeit, jeden Satz mit Änderungs-ID und Gültigkeitsdatum.
5. Bestätigen lassen: Jede Kasse quittiert jede Änderungs-ID. Endstand: eine Statusliste, in der jede Kasse auf bestätigt steht oder mit der Zahl ihrer offenen Sätze.
6. Etiketten mitziehen: Versorgen Sie Regaletiketten, digitale Preisauszeichnung und Aushänge aus demselben Datensatz, damit sie am Gültigkeitstag wechseln — bei einer Preissenkung erst, wenn die betroffenen Kassen bestätigt haben; sonst nennt die Auszeichnung einen Preis, den die Kasse noch nicht kennt.
7. Nachkontrolle am Gültigkeitstag: Vergleichen Sie je Kasse den letzten bestätigten Stand mit der Änderungsliste, ziehen Sie offene Sätze nach und prüfen Sie die Verkäufe des Tages auf Preisabweichungen.

Was passiert, wenn eine Kasse offline ist

Dieser Fall gehört in die Schnittstellenbeschreibung, weil er sich nicht vermeiden lässt:

• Die Kasse verkauft mit dem letzten bestätigten Stand und rechnet mit dem alten Wert; Preise, die in der Zwischenzeit gültig wurden, kennt sie nicht.
• Richtung beachten: Eine Preiserhöhung erreicht die Kasse verspätet, sie rechnet dann niedriger ab als ausgezeichnet. Bei einer Preissenkung ist es umgekehrt: Sobald die Auszeichnung auf den neuen Preis umgestellt ist, würde die Kasse mehr verlangen, als ausgezeichnet ist. In Österreich ist das Verlangen, Annehmen oder Sichversprechenlassen eines höheren als des ausgezeichneten Preises eine Verwaltungsübertretung, bei Selbstbedienung auch nach der Entnahme (§ 15 Abs. 1 PrAG); legen Sie daher vorher fest, wie die Kasse den ausgezeichneten Preis einhält, etwa durch Prüfen und manuelles Korrigieren der betroffenen Positionen.
• Die Zentrale sieht die Lücke in der Statusliste (Kasse offen, Zahl der nicht bestätigten Sätze); ohne sie fällt die Abweichung am Tagesabschluss auf.
• Nach dem Verbinden läuft ein Nachlauf über alle Änderungen seit dem letzten bestätigten Stand, in der Reihenfolge des Gültigkeitsdatums.
• Preisänderungen greifen zwischen zwei Vorgängen; läuft ein Beleg, wartet die Änderung auf dessen Abschluss.
• Verkäufe aus der Offline-Zeit bleiben Teil der Tagesauswertung und lassen sich über den Vergleich mit dem gültigen Preis je Position ausweisen; Fehlerlisten und Wiederholungen behandelt Schnittstellenfehler überwachen und wiederholen.
• Eine ersetzte Kasse braucht einen Vollabgleich oder den letzten bestätigten Stand der alten Kasse; ausgelistete Artikel sperren Sie statt zu löschen, damit laufende Vorgänge abschließbar bleiben.

Ein Rechenbeispiel

Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen: Ein Händler erhöht zum 1. November die Preise von 120 Artikeln, im Beispiel je Artikel um genau 0,20 Euro. Das ERP erzeugt 120 Änderungssätze. Vier der fünf Kassen bestätigen am 31. Oktober um 20:15 Uhr; die fünfte war seit dem 30. Oktober ohne Verbindung und bestätigt am 3. November um 8:10 Uhr.

An den beiden Verkaufstagen erfasst sie 214 Belege, darunter 38 Positionen mit geänderten Artikeln, im Beispiel je eine Einheit und je genau 0,20 Euro unter dem neuen Preis: 38 × 1 × 0,20 Euro = 7,60 Euro, die an dieser Kasse zu niedrig berechnet wurden. An beiden Tagen steht sie in der Statusliste auf offen; der Nachlauf am 3. November zieht die 120 Sätze nach. Bei einer Preissenkung und am Gültigkeitstag umgestellter Auszeichnung kehrt sich die Abweichung um: Die Kasse rechnet dann mehr ab als ausgezeichnet, was sie in Österreich nach § 15 Abs. 1 PrAG nicht darf. Ob die Filiale die 7,60 Euro ausgleicht, ist eine Entscheidung des Betriebs.

Typische Fehler

• Der alte Preis wird überschrieben: Der Preis der letzten 30 Tage lässt sich nicht mehr belegen, obwohl Deutschland und Österreich ihn bei angekündigten Ermäßigungen für Waren beziehungsweise Sachgüter verlangen (§ 11 Abs. 1 PAngV; § 9a Abs. 1 PrAG).
• Der Preiswechsel wird ohne Blick auf die Richtung ausgerollt: Bei einer Preissenkung rechnet die offline Kasse mehr ab als ausgezeichnet, was in Österreich eine Verwaltungsübertretung ist (§ 15 Abs. 1 PrAG).
• Die Mengeneinheit für den Grundpreis wird nicht mitverteilt: Grundpreis am Etikett und an der Kasse fallen auseinander.
• Der Import läuft während der Öffnungszeit: Für dieselben Waren stehen kurzzeitig zwei Preise im Raum.
• Filialen ändern Preise im Kassenbackoffice, und der Schnittstellenentwurf lässt offen, was der Import damit macht: Bleibt die Änderung unprotokolliert, ist später nicht nachvollziehbar, mit welchem Preis die Filiale geplant hat.
• Bestätigungen fehlen: Die Zentrale hält eine Kasse für aktuell, die den neuen Preis nicht erhalten hat.

Was in der Schnittstellenbeschreibung stehen muss

• Schlüssel: Artikelnummer, GTIN, Regeln für Varianten und Gebinde.
• Felder und Daten je Satz: Bezeichnung, Preis, Steuerschlüssel, Mengeneinheit, Sperrkennzeichen, Änderungs-ID, Änderungs- und Gültigkeitsdatum im Format JJJJ-MM-TT.
• Übertragung und Bestätigung: Weg, Ausspielfenster, Reihenfolge, Wiederholung nach Abbruch, Quittung je Änderungs-ID und Kasse, Statusliste, Eskalation nach einer festgelegten Frist.
• Preissenkung: Wie die Kasse den ausgezeichneten Preis einhält, solange sie den neuen Preis nicht hat (Etikettenwechsel erst nach den Bestätigungen; Prüfen und manuelles Korrigieren der betroffenen Positionen).
• Auslistung: Sperren oder Löschen und der Umgang mit laufenden Vorgängen.