ERP mit Kassenmodul: Wann TSE-Pflicht und Belegausgabe greifen

Was die TSE-Pflicht vorschreibt

Die TSE-Pflicht steht in § 146a Abs. 1 Satz 2 der Abgabenordnung (AO). Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst, muss das System und die digitalen Aufzeichnungen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) schützen. Die TSE besteht aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle (§ 146a Abs. 1 Satz 2 bis 4 AO). Die digitalen Aufzeichnungen sind auf dem Speichermedium zu sichern und für Nachschauen sowie Außenprüfungen verfügbar zu halten.

Die Pflicht gilt erstmals für Kalenderjahre nach dem 31. Dezember 2019, also seit 1. Januar 2020 (Art. 97 § 30 Abs. 1 EGAO). Für jeden erfassten aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall verlangt § 146a Abs. 2 AO zusätzlich, dem Beteiligten einen Beleg auszustellen und zur Verfügung zu stellen; die anderen Vorgänge des Absatzes 1 sind davon nicht erfasst.

Wann Ihr ERP ein elektronisches Aufzeichnungssystem ist

Die TSE-Pflicht und die Belegausgabepflicht treffen nur elektronische Aufzeichnungssysteme. § 1 Abs. 1 Satz 1 der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) definiert diese als elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen.

Entscheidend ist die Kassenfunktion. Nach dem Anwendungserlass zur Abgabenordnung (AEAO zu § 146a, Nr. 1.2) haben elektronische Aufzeichnungssysteme eine Kassenfunktion, wenn sie der Erfassung und Abwicklung von zumindest teilweise baren Zahlungsvorgängen dienen können. Das gilt auch für vergleichbare elektronische, vor Ort genutzte Zahlungsformen wie die Geldkarte oder virtuelle Kundenkonten sowie vor Ort angenommene Gutscheine und Guthabenkarten. Eine Kassenlade ist nicht erforderlich.

Ein ERP mit Kassenmodul wird zum elektronischen Aufzeichnungssystem, wenn das Modul der Erfassung und Abwicklung von zumindest teilweise baren Zahlungsvorgängen dienen kann. Ein ERP, das dagegen nur saldierte Bareinnahmen und -ausgaben übernimmt, die in einem Kassensystem, Kassenbuch oder Kassenbericht aufgezeichnet wurden, und keine Grundaufzeichnungsfunktion für bare Geschäftsvorfälle hat, ist ein elektronisches Buchhaltungsprogramm und fällt nicht unter § 146a AO (AEAO zu § 146a, Nr. 1.5.3; § 1 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 KassenSichV).

Die Abgrenzung läuft über die Funktion, nicht über den Namen des Moduls. Ein ERP-Modul, das als „Kasse” bezeichnet wird, aber nur saldierte Tagesbeträge aus einem separaten Kassensystem übernimmt, ist ein Buchhaltungsprogramm. Umgekehrt kann ein Modul, das als „Buchhaltung” bezeichnet wird, ein elektronisches Aufzeichnungssystem sein, wenn es der Erfassung und Abwicklung von zumindest teilweise baren Zahlungsvorgängen dienen kann. Die offene Ladenkasse ist kein elektronisches oder computergestütztes Kassensystem und damit kein elektronisches Aufzeichnungssystem (§ 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV); die TSE-Pflicht trifft sie deshalb nicht.

Die Entscheidung nach ERP-Funktion

ERP-Funktion	Elektronisches Aufzeichnungssystem?	TSE-Pflicht	Belegausgabepflicht
Barverkauf, der im Kassenmodul erfasst und abgewickelt wird	ja (Kassenfunktion)	ja	ja; Beleg für jeden aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall
Rechnung mit Barzahlung, Barzahlung im Kassenmodul erfasst und abgewickelt	ja (Kassenfunktion)	ja	ja; Beleg für jeden aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall
Rechnung mit Barzahlung, Barzahlung nur saldiert im Buchhaltungsmodul gebucht (keine Grundaufzeichnungsfunktion)	nein (Buchhaltungsprogramm)	nein	nein; Rechnung nur in den Pflichtfällen des § 14 Abs. 2 UStG
Online-Shop ohne Kassenfunktion, z. B. nur Kartenzahlung und Überweisung	nein (keine Kassenfunktion)	nein	nein; Rechnung nur in den Pflichtfällen des § 14 Abs. 2 UStG

Zwei Fälle zeigen den Unterschied. Ein Einzelhandelbetrieb erfasst und abwickelt jeden Barverkauf im Kassenmodul des ERP. Für jeden dieser aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfälle stellt das Kassenmodul einen Beleg aus und stellt ihn dem Kunden zur Verfügung. Ein Maschinenhersteller stellt dagegen eine Rechnung und bucht die Barzahlung des Kunden saldiert im Buchhaltungsmodul, das keine Grundaufzeichnungsfunktion hat und die Bareinnahmen aus einem Kassenbericht übernimmt. Er erfasst keinen baren Zahlungsvorgang und unterliegt § 146a AO nicht.

Was auf dem Beleg stehen muss

§ 6 Satz 1 KassenSichV verlangt mindestens sieben Angaben:

Nr.	Pflichtangabe
1	vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
2	Datum der Belegausstellung sowie Beginn und Ende des Vorgangs
3	Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung
4	Transaktionsnummer
5	Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe, Steuersatz oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung
6	Seriennummer des Aufzeichnungssystems und der TSE
7	Prüfwert der Vorgangsbeendigung und fortlaufender Signaturzähler

Die Angaben müssen für jedermann ohne maschinelle Unterstützung lesbar sein, aus einem QR-Code auslesbar sein oder in einer elektronischen Rechnung enthalten sein (§ 6 Satz 2 KassenSichV); einer dieser drei Wege genügt. Der QR-Code und der strukturierte Teil der elektronischen Rechnung müssen jeweils der digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung (DSFinV) entsprechen, die für die zugehörige Art des Aufzeichnungssystems vorgeschrieben ist; wie sie zu befüllen sind, richtet sich nach der DSFinV-K und ihrem Anhang I (§ 6 Satz 3 KassenSichV; AEAO zu § 146a, Nr. 2.4.1). Ein Beleg wird in Papierform oder mit Zustimmung des Belegempfängers elektronisch in einem standardisierten Datenformat ausgegeben (§ 6 Satz 5 KassenSichV).

Seit wann gilt die Pflicht

Die TSE-Pflicht und die Belegausgabepflicht gelten erstmals für Kalenderjahre nach dem 31. Dezember 2019, also seit 1. Januar 2020 (Art. 97 § 30 Abs. 1 EGAO). Die KassenSichV selbst ist am 7. Oktober 2017 in Kraft getreten. Der AEAO zu § 146a in der Neufassung des BMF-Schreibens vom 30. Juni 2023 gilt mit Wirkung vom 1. Januar 2024.

Der § 6 KassenSichV, auf den sich die Angaben auf dem Beleg stützen, gilt in der Fassung der Zweiten Verordnung zur Änderung der Kassensicherungsverordnung vom 14. Januar 2026 (BGBl. 2026 I Nr. 10), die am 1. Februar 2026 in Kraft getreten ist (Art. 1 Nr. 5 Buchst. b und c, Art. 4 Abs. 1). Diese Fassung stellt die drei Darstellungswege des Satzes 2 nebeneinander und ergänzt in Satz 5 den Hinweis, dass andere gesetzliche Vorgaben unberührt bleiben. Dieselbe Verordnung ändert weitere Vorschriften der KassenSichV, unter anderem zu EU-Taxametern, Wegstreckenzählern und zur Zertifizierung; ihre Artikel 2 und 3 treten erst am 1. Januar 2027 und am 1. März 2027 in Kraft. Die korrespondierende AEAO-Änderung vom 17. März 2026 passt die Beleganforderungen an (Nr. 2.4.1 und 2.4.4) und ergänzt einen Absatz in Nr. 2.5.7; die hier zitierten Nummern 1.2 und 1.5.3 bleiben unverändert.

Gibt es Ausnahmen

Elektronische Buchhaltungsprogramme, die keine Grundaufzeichnungsfunktion für bare Geschäftsvorfälle haben und nur die ggf. täglich saldierten Bareinnahmen und Barausgaben übernehmen, die in einem Kassensystem, Kassenbuch oder Kassenbericht aufgezeichnet wurden, sind keine elektronischen Aufzeichnungssysteme (§ 1 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 KassenSichV; AEAO zu § 146a, Nr. 1.5.3). Ein ERP, das ausschließlich als Buchhaltungsprogramm eingesetzt wird, braucht daher keine TSE und muss keine Belege ausgeben.

Ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion, das die MaRisk und BAIT der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht erfüllt und von einem Kreditinstitut im Sinne des § 1 Abs. 1 KWG betrieben wird, unterliegt nicht den Anforderungen des § 146a AO (AEAO zu § 146a, Nr. 1.2).

Was bei einem Verstoß droht

§ 379 Abs. 1 Satz 1 AO zählt die Ordnungswidrigkeiten auf. Genannt sind Nr. 4 (ein elektronisches Aufzeichnungssystem nicht oder nicht richtig verwenden) und Nr. 5 (es nicht oder nicht richtig schützen), jeweils bei vorsätzlichem oder leichtfertigem Handeln, das es ermöglicht, Steuern zu verkürzen. Für diese Fälle sieht § 379 Abs. 6 AO eine Geldbuße bis zu 25.000 Euro vor, wenn die Tat nicht nach § 378 AO geahndet wird.

Checkliste für Ihren Betrieb

• Prüfen Sie, ob Ihr Kassenmodul der Erfassung und Abwicklung von zumindest teilweise baren Zahlungsvorgängen dienen kann; dann ist es ein elektronisches Aufzeichnungssystem.
• Übernimmt das ERP nur saldierte Bareinnahmen und -ausgaben aus einem Kassensystem, Kassenbuch oder Kassenbericht und hat keine Grundaufzeichnungsfunktion, ist es ein Buchhaltungsprogramm ohne TSE-Pflicht.
• Für jeden aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall, den das Kassenmodul erfasst, stellen Sie dem Beteiligten einen Beleg aus und stellen ihn zur Verfügung (§ 146a Abs. 2 Satz 1 AO).
• Der Beleg trägt die sieben Mindestangaben nach § 6 Satz 1 KassenSichV. Für die Darstellung genügt einer der drei Wege: die Angaben sind für jedermann ohne maschinelle Unterstützung lesbar, sie sind aus einem QR-Code auslesbar oder sie stehen im strukturierten Teil einer elektronischen Rechnung; QR-Code und strukturierter Teil müssen der DSFinV entsprechen (§ 6 Sätze 2 und 3 KassenSichV).
• Belege geben Sie in Papierform oder nur mit Zustimmung des Kunden elektronisch in einem standardisierten Datenformat aus (§ 6 Satz 5 KassenSichV).
• Melden Sie das System innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme dem Finanzamt (§ 146a Abs. 4 AO).
• Ein Online-Shop ohne Kassenfunktion braucht keine TSE und keinen Kassenbeleg; die Zahlungsart eines einzelnen Umsatzes beseitigt die Kassenfunktion nicht. Eine Rechnung ist nur in den Pflichtfällen des § 14 Abs. 2 UStG erforderlich.