ERP mit Kassenfunktion in Österreich: Registrierkassenpflicht

Was § 131b BAO von einem Kassenmodul verlangt

Die Registrierkassenpflicht hängt an den Bareinnahmen eines Betriebs, nicht am Namen des Programms. § 131b Abs. 1 Z 1 BAO verlangt, alle Bareinnahmen zum Zweck der Losungsermittlung mit elektronischer Registrierkasse, Kassensystem oder sonstigem elektronischen Aufzeichnungssystem einzeln zu erfassen. Nach § 131b Abs. 2 BAO ist das System durch eine technische Sicherheitseinrichtung zu schützen: Jeder Barumsatz wird kryptografisch signiert oder gesiegelt, und die Signatur muss auf dem Beleg nachprüfbar sein.

Ein ERP mit Kassenmodul ist damit selbst das elektronische Aufzeichnungssystem, sobald es Barumsätze erfasst und Belege auslöst. Der BMF-Erlass zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht (BMF-AV Nr. 175/2026, Abschnitt 3.1.3.3) nennt Fakturierungsprogramme ausdrücklich: Sie müssen ein Datenerfassungsprotokoll führen, eine Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit ansteuern und Belege nach § 132a BAO ausstellen. Die allgemeinen Aufzeichnungsgrundsätze stehen im Artikel Ordnungsmäßige Buchführung im ERP: Anforderungen in Österreich.

Schritt 1: Liegt ein Barumsatz vor?

Barumsätze sind nach § 131b Abs. 1 Z 3 BAO Umsätze, bei denen die Gegenleistung durch Barzahlung erfolgt. Als Barzahlung gelten auch Bankomat- und Kreditkartenzahlung, andere vergleichbare elektronische Zahlungsformen, Barschecks sowie vom Unternehmer ausgegebene und an Geldes statt angenommene Gutscheine, Bons und Geschenkmünzen; Kartenzahlung und vergleichbare elektronische Zahlungsformen sind aber nur Barzahlung, wenn die Gegenleistung unmittelbar beim Leistungsaustausch und vor Ort an der Kasse erfolgt (Erlass, Abschnitt 2.4.14).

Der Zahlungsort entscheidet mit: Zahlungsanweisung, Online-Banking-Überweisung, PayPal, Einziehungs- und Daueraufträge sowie Kartenzahlungen im Internet sind keine Barzahlung (Erlass, Abschnitt 2.4.14).

Für das ERP ist das der erste Filter: Eine überwiesene Rechnung gehört in die Buchhaltung. Wird sie dennoch im Kassenmodul erfasst, muss sie nicht signiert werden – außer sie steht mit Barumsätzen auf demselben Beleg (Erlass, Abschnitt 3.).

Schritt 2: Sind beide Umsatzgrenzen erfüllt?

Die Verpflichtung besteht ab einem Jahresumsatz von 15.000 Euro je Betrieb – bei genau 15.000 Euro ist diese Grenze erreicht – und nur, wenn die Barumsätze dieses Betriebes 7.500 Euro im Jahr überschreiten (§ 131b Abs. 1 Z 2 BAO). Beide Beträge sind Nettowerte, Jahr ist das Kalenderjahr (Abschnitte 3.8.1 und 3.8.2 des Erlasses). Maßgeblich ist jeder Betrieb für sich: Wer mehrere Betriebe führt, prüft die Grenzen getrennt.

Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen: Ein Handelsbetrieb erzielt 120.000 Euro Umsatz netto und 40.000 Euro Barumsätze, beide Grenzen sind überschritten. Ein zweiter Betrieb kommt auf 900.000 Euro Umsatz netto und 5.000 Euro Barumsätze; dort greift keine Registrierkassenpflicht.

Die Pflicht beginnt mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Grenzen erstmals überschritten wurden (§ 131b Abs. 3 BAO). Sinkende Umsätze beenden sie nicht: Werden die Grenzen in einem Folgejahr nicht überschritten und ist aufgrund besonderer Umstände absehbar, dass sie auch künftig nicht überschritten werden, fällt die Verpflichtung erst mit Beginn des nächstfolgenden Kalenderjahres weg (§ 131b Abs. 3 BAO). Ein Betrieb, der die Grenzen einmal überschritten hat, bleibt daher bis zu diesem Wegfall verpflichtet, auch wenn die Umsätze unter die Grenzen sinken.

Schritt 3: Hebt der Vertriebsweg die Pflicht auf?

Der Vertriebsweg kann die Pflicht beseitigen oder nur den Zeitpunkt verschieben:

• Onlineshop: Für Umsätze ohne Barzahlung aus einer über eine Online-Plattform abgeschlossenen Vereinbarung besteht keine Registrierkassenpflicht (§ 6 BarUV 2015); Einzelaufzeichnung und Belegerteilung bleiben. Nach Abschnitt 6.6.1 des Erlasses zählen sie in die 15.000-Euro-Umsatzgrenze, aber nicht in die Barumsatzgrenze.
• Umsätze im Freien, Hütten, Buschenschänke und kleine Kantinen: Bis 45.000 Euro netto pro Kalenderjahr und Abgabepflichtigem ist die vereinfachte Losungsermittlung zulässig und entfallen Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht, wenn über die Bareingänge keine Einzelaufzeichnungen geführt werden, die eine Losungsermittlung ermöglichen (§ 1 Abs. 1 und 4 BarUV 2015). Begünstigt sind nach § 131 Abs. 4 Z 1 BAO Umsätze von Haus zu Haus oder auf öffentlichen Wegen, Straßen, Plätzen oder anderen öffentlichen Orten, aber nicht in oder in Verbindung mit fest umschlossenen Räumlichkeiten (lit. a), Umsätze in unmittelbarem Zusammenhang mit Hütten wie Alm-, Berg-, Ski- und Schutzhütten (lit. b), Umsätze eines Buschenschanks nach § 2 Abs. 1 Z 5 GewO 1994, dessen Betrieb an nicht mehr als 14 Tagen im Kalenderjahr geöffnet ist (lit. c), und Umsätze einer von einem gemeinnützigen Verein geführten Kantine, die nicht mehr als 52 Tage im Kalenderjahr betrieben wird (lit. d). Bei den Fällen der lit. a und b gilt die Erleichterung nur für den Umsatzteil, der die Voraussetzungen erfüllt (letzter Satz des § 131 Abs. 4 Z 1 BAO).
• Leistungen außerhalb der Betriebsstätte: Die Pflicht bleibt, nur die Erfassung wartet. Der Barumsatz darf nach Rückkehr ohne unnötigen Aufschub nacherfasst werden, wenn der Kunde bei Barzahlung einen Beleg nach § 132a Abs. 3 BAO erhält und eine Durchschrift aufbewahrt wird (§ 7 Abs. 1 BarUV 2015); für Taxi- und Mietwagenumsätze gilt das nicht (§ 7 Abs. 2 BarUV 2015).
• Automaten: Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten, die nach dem 31. Dezember 2015 in Betrieb genommen wurden, lösen keine Registrierkassen- und keine Belegerteilungspflicht aus, wenn die Gegenleistung je Einzelumsatz 20 Euro brutto nicht übersteigt (§ 4 Abs. 1 BarUV 2015; Erlass, Abschnitt 6.4.1). Für vor dem 1. Januar 2016 in Betrieb genommene Automaten, die die Anforderungen der §§ 131b und 132a BAO nicht erfüllen, greifen die Pflichten erst ab 1. Januar 2027; bis dahin sind sie umzustellen, und ab diesem Zeitpunkt gilt § 4 BarUV 2015 auch für sie (§ 323 Abs. 45 BAO, § 9 Abs. 2 BarUV 2015; Erlass, Abschnitt 6.4.3).
• Kreditinstitute: Auf ihre Umsätze sind §§ 131b und 132a BAO nicht anzuwenden (§ 132b BAO).

Die Fälle im Überblick

Die Tabelle verbindet die Prüfschritte und nennt die Folge für das Kassenmodul. Die Spalte Registrierkassenpflicht bezieht sich auf Betriebe, bei denen die Pflicht nach § 131b Abs. 3 BAO bereits begonnen hat; eine einmal entstandene Pflicht endet erst mit dem Wegfall nach dieser Bestimmung.

Fall: Zahlungsart und Vertriebsweg	Barumsatz?	Registrierkassenpflicht	ERP-Konsequenz
Barverkauf im Geschäftslokal bei mindestens 15.000 Euro Jahresumsatz netto und mehr als 7.500 Euro Barumsätzen	ja	ja, ab Beginn der Pflicht nach § 131b Abs. 3 BAO	signiert erfassen, Beleg mit maschinenlesbarem Code
Barverkauf im Geschäftslokal, wenn die Grenzen des § 131b Abs. 1 Z 2 BAO nicht überschritten wurden (keine Pflicht entstanden) oder eine entstandene Pflicht nach § 131b Abs. 3 BAO mit Beginn des nächstfolgenden Kalenderjahres weggefallen ist	ja	nein	Beleg mit den fünf Mindestangaben des § 132a Abs. 3 BAO, keine Signatur
Rechnung, Zahlung per Online-Banking oder PayPal	nein	nein	nur Buchhaltung; Signatur nur, wenn derselbe Beleg auch Barumsätze enthält (Erlass, Abschnitt 3.)
Onlineshop-Bestellung, Kartenzahlung im Internet	nein	nein (§ 6 BarUV 2015)	zählt in die 15.000-Euro-, nicht in die 7.500-Euro-Grenze; Rechnung bleibt
Onlineshop-Bestellung, Barzahlung in der Filiale	ja	ja, wenn der Betrieb die Grenzen des § 131b Abs. 1 Z 2 BAO erstmals überschritten hat und die Pflicht nach § 131b Abs. 3 BAO begonnen hat	im Kassenmodul signiert erfassen
Lieferung oder Montage beim Kunden, Barzahlung vor Ort	ja	ja, wenn der Betrieb die Grenzen des § 131b Abs. 1 Z 2 BAO erstmals überschritten hat und die Pflicht nach § 131b Abs. 3 BAO begonnen hat	Nacherfassung nach Rückkehr, Beleg aushändigen, Durchschrift aufbewahren
Marktstand oder Verkauf von Haus zu Haus – Umsätze auf öffentlichen Wegen, Straßen, Plätzen oder anderen öffentlichen Orten, aber nicht in oder in Verbindung mit fest umschlossenen Räumlichkeiten – bis 45.000 Euro netto im Kalenderjahr, ohne Einzelaufzeichnungen der Bareingänge	ja	nein (§ 131 Abs. 4 Z 1 lit. a BAO, § 1 Abs. 1 und 4 BarUV 2015)	Kassasturz je Kassa, spätestens zu Beginn des nächsten Arbeitstages
Hütten-, Buschenschank- und Kantinenumsätze – unmittelbarer Zusammenhang mit einer Hütte, Buschenschank mit höchstens 14 Öffnungstagen oder von einem gemeinnützigen Verein geführte Kantine mit höchstens 52 Betriebstagen im Kalenderjahr – bis 45.000 Euro netto im Kalenderjahr, ohne Einzelaufzeichnungen der Bareingänge	ja	nein (§ 131 Abs. 4 Z 1 lit. b bis d BAO, § 1 Abs. 1 und 4 BarUV 2015)	Kassasturz je Kassa, spätestens zu Beginn des nächsten Arbeitstages
Warenausgabe- oder Dienstleistungsautomat, nach dem 31. Dezember 2015 in Betrieb genommen, bis 20 Euro brutto je Einzelumsatz	ja	nein (§ 4 Abs. 1 BarUV 2015)	Ermittlung nach Zählwerk oder Bestandsverrechnung
Automat, vor dem 1. Januar 2016 in Betrieb genommen, der die Anforderungen der §§ 131b und 132a BAO nicht erfüllt	ja	nein bis 31. Dezember 2026; Umstellung bis 1. Januar 2027 (§ 323 Abs. 45 BAO, § 9 Abs. 2 BarUV 2015)	ab 1. Januar 2027 gilt § 4 Abs. 1 BarUV 2015 auch für diese Automaten
Umsätze eines Kreditinstituts	ja	nein (§ 132b BAO)	keine Aufzeichnung nach §§ 131b und 132a BAO

Was das Kassenmodul technisch leisten muss

Die RKSV konkretisiert den Schutz nach § 131b Abs. 2 BAO; daraus folgen die Funktionen des Kassenmoduls:

• Datenerfassungsprotokoll: Jeder Barumsatz wird abgespeichert, Trainings- und Stornobuchungen wie Barumsätze (§ 7 Abs. 1 und 2 RKSV). Das Protokoll muss jederzeit im Exportformat der Anlage (Z 3) exportierbar (§ 7 Abs. 5 RKSV) und mindestens vierteljährlich unveränderbar gesichert werden (§ 7 Abs. 3 RKSV); aufzubewahren: sieben Jahre (§ 132 BAO).
• Signatur oder Siegel: Jeder Barumsatz, jeder Monats-, Jahres- und Schlussbeleg sowie jede Trainings- und Stornobuchung wird signiert (§ 9 Abs. 1 RKSV); geprüft wird über den maschinenlesbaren Code am Beleg (§ 14 RKSV).
• Belege des Systems: Startbeleg bei der Inbetriebnahme (§ 6 Abs. 1 RKSV), Monatsbeleg zum Monatsende (§ 8 Abs. 2 RKSV), Jahresbeleg ausdrucken, prüfen und aufbewahren (§ 8 Abs. 3 RKSV).
• Registrierung und Ausfall: Sicherheitseinheiten und Kassen werden über FinanzOnline gemeldet, mit Seriennummer des Signatur- bzw. Siegelzertifikates, Art der Einheit, Kassenidentifikationsnummern und AES-Benutzerschlüssel (§ 16 Abs. 1 RKSV). Jeder nicht nur vorübergehende Ausfall und jede Außerbetriebnahme sind ohne unnötigen Aufschub zu melden (§ 17 Abs. 1 RKSV); ohne andere Kasse ersetzt die Zeichenkette „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ den Signaturwert, samt gut sichtbarem Hinweis am Beleg, und nach der Wiederinbetriebnahme ist über diese Belege ein signierter Sammelbeleg mit Betrag null zu erstellen und im Datenerfassungsprotokoll zu speichern (§ 17 Abs. 4 RKSV).
• Beleginhalt: Zu den Mindestangaben des § 132a Abs. 3 BAO kommen Kassenidentifikationsnummer, Datum und Uhrzeit, Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen und der maschinenlesbare Code als QR-Code, sonst als Barcode oder OCR-Link (§ 11 RKSV). Ein elektronischer Beleg ist zulässig, wenn er unmittelbar nach der Zahlung zugreifbar ist; einen Ausdruck muss der Betrieb auf Verlangen ausfolgen (§ 132a Abs. 1 BAO ab 1. Oktober 2026).
• Filialnetz: Ein verbundenes Gesamtsystem mit mehr als 30 Registrierkassen kann das Finanzamt auf Antrag mit Feststellungsbescheid anerkennen (§ 131b Abs. 4 BAO, § 3 Z 10, §§ 20 bis 23 RKSV).

Seit wann gilt die Pflicht in Österreich?

§ 131b Abs. 1 BAO und die Belegerteilungspflicht des § 132a Abs. 1 bis 7 BAO gelten seit 1. Januar 2016, der Signatur- und Siegelschutz nach § 131b Abs. 2 BAO seit 1. April 2017 (§ 323 Abs. 45 BAO); § 131b Abs. 3 BAO gilt, soweit er sich auf Abs. 1 bezieht, seit 1. Januar 2016 und, soweit er sich auf Abs. 2 bezieht, seit 1. April 2017 (§ 323 Abs. 45 BAO); einzelne Teile der RKSV galten schon ab 1. Januar und 1. Juli 2016 (§ 25 Abs. 1 bis 3 RKSV). Die Beträge 15.000 und 7.500 Euro stehen bereits in der BAO-Fassung vom 2. Januar 2016. § 2 Abs. 1 BarUV 2015 gilt in der Fassung BGBl. II Nr. 321/2025 seit 1. Januar 2026 (§ 9 Abs. 5 BarUV 2015), ebenso die 45.000-Euro-Grenze des § 131 Abs. 4 Z 1 BAO in der Fassung BGBl. I Nr. 97/2025 (§ 323 Abs. 87 BAO). Die RKSV wurde zuletzt durch BGBl. II Nr. 134/2026 geändert, ihre Anlage gilt in der Fassung ab 1. Juli 2026.

Deutschland regelt dasselbe ohne Umsatzgrenzen über § 146a AO; Einzelheiten im Artikel TSE-Pflicht und Belegausgabe in Deutschland.

Was bei einem Verstoß droht

Wer vorsätzlich gegen die Pflicht zur Einrichtung technischer Sicherheitsvorkehrungen oder zur Ausstellung von Belegen verstößt, begeht eine Finanzordnungswidrigkeit; § 51 Abs. 1 lit. c und d, Abs. 2 FinStrG: Geldstrafe bis 5.000 Euro. Aufzeichnungssysteme, die automatisationsunterstützt geführt werden, dürfen nicht durch ein Programm verfälscht werden, mit dem Daten verändert, gelöscht oder unterdrückt werden können; § 51a FinStrG sieht dafür vorsätzlich eine Geldstrafe bis 25.000 Euro vor.

Fehlt die Signatur oder das System, greift die Vermutung ordnungsmäßiger Führung nach § 163 BAO nicht mehr; die Abgabenbehörde kann nach § 184 BAO schätzen. Welche Daten eine Prüfung verlangt, steht im Artikel Betriebsprüfung in Österreich: Digitale Unterlagen bereitstellen.

Checkliste für Ihr ERP

• Prüfen Sie je Betrieb den Jahresumsatz netto (Grenze 15.000 Euro, bei genau 15.000 Euro erreicht) und die Barumsätze netto (Grenze mehr als 7.500 Euro) für das Kalenderjahr; eine einmal entstandene Pflicht endet erst mit Beginn des nächstfolgenden Kalenderjahres, wenn die Grenzen in einem Folgejahr nicht überschritten werden und das aufgrund besonderer Umstände absehbar ist (§ 131b Abs. 3 BAO).
• Ordnen Sie jede Zahlungsart zu: Nur vor Ort erfolgte Bar-, Bankomat-, Kreditkarten- und Gutscheinzahlungen sind Barumsätze.
• Prüfen Sie den Vertriebsweg; Onlineshop, Umsätze im Freien mit ihren Voraussetzungen (keine Verbindung zu fest umschlossenen Räumlichkeiten, Buschenschank höchstens 14 Öffnungstage, gemeinnützige Kantine höchstens 52 Betriebstage, keine Einzelaufzeichnungen der Bareingänge), Außerbetriebsstätte und Automaten folgen eigenen Regeln.
• Verlangen Sie Sicherheitseinrichtung, Protokollexport und Start-, Monats- und Jahresbelege als Funktion, nicht als Zusatz.
• Richten Sie Registrierung über FinanzOnline und den Ablauf bei Ausfall ein, samt signiertem Sammelbeleg mit Betrag null nach der Wiederinbetriebnahme.
• Halten Sie die Belegausgabe so, dass ein Ausdruck auf Verlangen möglich ist; Protokoll vierteljährlich sichern.