ERP-Lagermodul oder eigenes WMS: Entscheidungskriterien
Kurz gesagt
Ob das ERP-Lagermodul reicht, entscheidet nicht die Unternehmensgröße, sondern die Lagerorganisation: Wer Lagerplätze einzeln führt, jeden Zugriff bestätigt und in mehreren Schichten auf denselben Bestand zugreift, braucht ein Lagerverwaltungssystem (WMS); VDI 3601 beschreibt Mengen- und Lagerplatzverwaltung, Fördermittelsteuerung und die Kontrolle der Systemzustände als Aufgaben eines WMS (Ausgabe September 2015). In Deutschland, Österreich und der Schweiz gelten dieselben Kriterien; ob feste Plätze, eine Schicht und rund 300 Positionen am Tag genügen, ist eine offen gerechnete Prüfannahme dieses Artikels und kein Normwert — entscheidend ist, ob Ihr heutiges System die Funktionen der Kriterientabelle nachweislich leistet.
Das Wichtigste
- Ein WMS hält im Lager den Bestand je Lagerplatz, disponiert die Förder- und Transportmittel und kontrolliert die Systemzustände (VDI 3601, Ausgabe September 2015).
- Als elementare Funktionen einer Lagerverwaltung nennt die VDI-Richtlinie 3601 (Ausgabe September 2015) das Führen von Mengen und Lagerplätzen sowie die Steuerung und Disposition der Förder- und Transportmittel.
- VDI 5600 Blatt 1 (Ausgabe Oktober 2016) ordnet ERP-Systemen die mittel- und längerfristige Planung mit geringem Detaillierungsgrad zu.
- Schwellenwerte der Entscheidungstabelle dieses Artikels: 300 Lagerplätze, 300 Kommissionierpositionen am Tag, 2 Schichten, Chargen je Lagerplatz, automatisierte Technik.
- Diese fünf Schwellenwerte sind Prüfannahmen dieses Artikels mit eigener Rechnung, keine Norm- oder Marktwerte; sie allein entscheiden nicht, maßgeblich sind die nachgewiesenen Funktionen aus der Kriterientabelle.
- Nach der FAQ des VDI gelten VDI-Richtlinien freiwillig; verbindlich werden sie erst durch Verweis in einer Vorschrift oder einem Vertrag.
Ein Lagerverwaltungssystem ist keine größere Ausführung des ERP-Lagermoduls, sondern eine eigene Systemschicht. Die Frage stellt sich an jedem Vorgang, der auf denselben Bestand trifft: Kann das System, das den Bestand führt, auch sagen, wo die Ware liegt und wer sie zuerst entnehmen darf?
Worum es bei der Auswahl geht
Ein Warehouse-Management-System (WMS, in der Praxis auch Lagerverwaltungssystem oder LVS genannt) ist die Systemschicht, die im Lager Mengen und Lagerplätze führt, die Förder- und Transportmittel disponiert und die Zustände des Systems kontrolliert. Die VDI-Richtlinie 3601 (Ausgabe September 2015, Abschnitt 1) zählt dazu das Führen von Mengen und Lagerplätzen, die Steuerung und Disposition der Fördermittel sowie die Betriebs- und Optimierungsstrategien. Sie erläutert die Integration eines WMS in über- und untergeordnete IT-Systeme und behandelt in diesem Rahmen das ERP, die Materialflusssteuerung und die speicherprogrammierbare Steuerung in eigenen Abschnitten (4.1 bis 4.3).
Die Entscheidung lautet deshalb nicht WMS gegen ERP, sondern: Welche Aufgaben muss die Lagerschicht übernehmen, und leistet das System, das den Bestand heute führt, sie noch? Zwei Größen tragen die Antwort: die Ebene, auf der Bestand geführt wird, und die Zahl der Zugriffe, die gleichzeitig auf denselben Bestand treffen. VDI 3590 Blatt 2 (Ausgabe Juli 2002) gliedert die Systemfindung in Basisdaten, Kennzahlen, Nebenbedingungen und Zielvorgaben sowie Entscheidungshilfen für Organisations-, Informations- und Materialflusssystem (Abschnitte 2.1.1 bis 2.3.2); dieselbe Reihenfolge passt zu dieser Wahl.
Den Unterschied der Ebenen beschreibt auch die VDI-Richtlinie für Fertigungsmanagementsysteme: ERP-Systeme arbeiten danach mittel- und längerfristig und mit geringem Detaillierungsgrad (VDI 5600 Blatt 1, Ausgabe Oktober 2016, Einleitung Seite 2). Ein WMS führt dagegen den Bestand je Lagerplatz und die Transportvorgänge im Lager (Kernfunktionen Bestands- und Transportverwaltung, Abschnitte 6.3 und 6.4).
Diese Kriterien zählen
Die Tabelle übersetzt die Kernfunktionen und die Zusatzfunktionen, die VDI 3601 einem WMS zuschreibt (Abschnitte 6 und 7), in Prüfschritte, die Sie ohne Anbieter ausführen können.
| Kriterium | Warum es zählt | Wie Sie es prüfen | Frage an den Anbieter |
|---|---|---|---|
| Bestandsebene | Erst ein Bestand je Platz erlaubt eine gerichtete Entnahme | Zehn Artikel auswählen und den Bestand je Lagerplatz abrufen | “Führt Ihr System Bestand je Lagerplatz, und ist der Platz je Lagereinheit abfragbar?” |
| Lagerplatzstamm | Ohne geführte Plätze gibt es keine Platzsuche bei der Einlagerung (Abschnitt 6.1 Lagerstruktur) | Prüfen, ob freie Plätze, Platzgruppen und Sperren je Platz pflegbar sind | “Wie wird ein Platz angelegt, geändert und gesperrt, und wer darf das?” |
| Rückmeldung je Zugriff | Bestandsverwaltung und Transportverwaltung sind Kernfunktionen (Abschnitte 6.3 und 6.4); jede Buchung braucht einen Auslöser | Eine Stunde mitzählen, wie viele Bestätigungen der Prozess je Position verlangt | “Welche Schritte bestätigt das System, und was geschieht bei einer fehlenden Bestätigung?” |
| Belegkette Wareneingang bis Warenausgang | Wareneingang und Warenausgang sind eigene Kernfunktionen (Abschnitte 6.5 und 6.7) | Eine Teillieferung und eine gesperrte Ware durchspielen | “Bleibt gesperrte Ware für den Versand unerreichbar?” |
| Chargen, Seriennummern, Mindesthaltbarkeit | Zusatzfunktionen des WMS (Abschnitte 7.1, 7.14 und 7.19) | Eine Entnahme mit ablaufender Charge im Test durchspielen | “Verhindert das System die Entnahme einer gesperrten oder abgelaufenen Charge?” |
| Anbindung an Förder- und Lagertechnik | VDI 3601 behandelt die Materialflusssteuerung (Abschnitt 4.2) und die speicherprogrammierbare Steuerung (Abschnitt 4.3) als eigene Themen der Systemlandschaft (Abschnitt 4) | Erheben, welche Anlagen heute Daten liefern und in welchem Takt | “Welche Anlagen steuert Ihr System an, über welche Schnittstelle und mit welchem Takt?” |
Den administrativen Rahmen behandelt die Richtlinie getrennt (Abschnitt 5: Benutzer- und Rechteverwaltung, Mehrsprachigkeit, Parameter, Ergonomie, Archivierung). Klären Sie die Rollen, bevor Sie Schulungen planen: Wer darf einen Platz sperren, wer eine Zählung bestätigen?
Die Entscheidungstabelle: ab welcher Größe ein WMS
Die Tabelle nennt je Kriterium einen Schwellenwert und die Empfehlung, die ab diesem Wert gilt. Die Schwellenwerte sind Prüfannahmen dieses Artikels, keine Normwerte und keine Marktangaben; keine dieser Zahlen belegt für sich, dass ein System die Aufgabe leistet. Ersetzen Sie sie durch Ihre eigenen Messwerte.
Für die zweite Zeile gilt diese Annahme einer Beispielrechnung mit erfundenen Werten: Eine Kommissionierposition kostet 90 Sekunden einschließlich Weg, Greifen und Bestätigen, eine Person arbeitet 7,5 Stunden je Schicht. Das sind 27.000 Sekunden geteilt durch 90 Sekunden, also 300 Positionen je Person und Schicht.
| Kriterium | Schwellenwert | Empfehlung | Begründung |
|---|---|---|---|
| Lagerplätze, auf denen dieselbe Ware liegen kann | 300 | Bis 300: ERP-Lagermodul, solange jeder Artikel einen festen Platz oder eine feste Zone hat. Ab 300: WMS prüfen | Hängt an der Lagerplatzstrategie, nicht an der Zahl: Bei fester Zuordnung ist der Lagerort aus dem Artikel bestimmbar, bei chaotischer Vergabe muss jede eingelagerte Lagereinheit mit ihrem Lagerplatz dokumentiert sein (ReKom-Abschlussbericht, Seite 7) |
| Kommissionierpositionen je Tag | 300 | Bis 300: ERP-Lagermodul, solange eine kommissionierende Person in einer Schicht arbeitet. Ab 300: WMS prüfen | 300 Positionen sind nach der Annahme oben die Tagesleistung einer Person; darüber reicht eine Person in einer Schicht nicht aus, und arbeiten dann zwei oder mehr Personen gleichzeitig, braucht jede eine Rückmeldung je Position, sonst arbeitet jede auf einem anderen Stand (redaktionelle Einschätzung) |
| Schichten, die denselben Bestand bearbeiten | 2 | Eine Schicht: ERP-Lagermodul. Zwei oder mehr: WMS prüfen | Bei einer Schicht lässt sich die Buchung am Schichtende nachziehen; ab der zweiten Schicht liest sonst eine Person einen Stand, den die vorige schon verändert hat (redaktionelle Einschätzung) |
| Chargen- oder Serienführung mit Entnahmereihenfolge | gefordert | Nicht gefordert: ERP-Lagermodul. Gefordert: WMS prüfen | Chargen, Seriennummern und Mindesthaltbarkeitsdaten sind Zusatzfunktionen des WMS (Abschnitte 7.1, 7.14 und 7.19); soll die Reihenfolge je Lagerplatz gesteuert werden, muss sie dort liegen, wo der Platz geführt wird |
| Automatisiertes Lager oder Fördertechnik | vorhanden | Keine Technik: ERP-Lagermodul. Vorhanden: WMS | Regalbediengeräte, Förderstrecken und Sortieranlagen werden über Materialflusssteuerung und SPS angesteuert; VDI 3601 behandelt beide als eigene Themen der Systemlandschaft (Abschnitte 4.2 und 4.3) |
Zur Größenordnung: Der ReKom-Abschlussbericht rechnet an einem Referenzlager mit 480 Regalmodulen zu je drei Fächern, also 1.440 Lagerfächern für 1.440 Artikel (Seite 46). Der Bericht nennt als Nachteil der chaotischen Vergabe, dass jeder eingelagerte Artikel mit seinem Lagerplatz dokumentiert sein muss (Seite 7) — bei 1.440 Fächern sind das 1.440 Zuordnungen. Werden mehrere Schwellen gleichzeitig überschritten, addieren sich die Anforderungen: Mehrere kommissionierende Personen, ein Platzstamm und eine Technikanbindung bedingen einander (redaktionelle Einschätzung). Liegt nur eine Zeile über ihrem Wert, prüfen Sie zuerst, ob Ihr heutiges System die Funktionen aus der Kriterientabelle leisten kann.
Ob eine Chargen- oder Serienführung gefordert ist und woraus sich das ergibt, steht in der Chargenverwaltung im ERP; dieser Artikel behandelt nur die Systemfrage.
Woraus sich die Kosten zusammensetzen
Die Kosten haben vier Blöcke. Einmalig fallen der Aufbau der Lagerstruktur an (Plätze nummerieren und beschriften, Artikel zuordnen, Strategien festlegen), die Anbindung an das ERP (Richtung, Felder, Takt, Fehlerbehandlung), die Geräte im Lager (Scanner, Drucker, Etiketten, Netz) und die Schulung. Laufend kommen Lizenz, Wartung, Betrieb und die Pflege des Platzstamms hinzu.
Lassen Sie die Abrechnungsbasis schriftlich geben: Lizenz je Benutzer, je Lagerplatz, je Lager oder je Mengeneinheit. Fragen Sie zu jeder dieser Basen nach, ob der geplante Ausbau des Lagers oder der geplante Schichtbetrieb zusätzliche lizenzpflichtige Einheiten erzeugt: Ob das geschieht, folgt aus dem vereinbarten Abrechnungsmodell und nicht aus der Zahl der Lagerplätze oder der Beschäftigten allein. Rechnen Sie Ausbau und Schichtplanung gegen die genannte Basis nach. Beträge nennt dieser Artikel nicht, weil Preise und Tagessätze sich ändern.
Fragen Sie die Stammdatenpflege ab, bevor Sie Preise vergleichen: Wer legt einen Platz an, wer ändert die Zuordnung bei einem Sortimentswechsel, und in welchem System geschieht das? Lassen Sie diese Arbeiten als Aufwandsposten im Angebot ausweisen. Das Lehrbuch von ten Hompel und Schmidt behandelt diesen Weg in einem eigenen Kapitel: Anforderungsdefinition und Schwachstellenanalyse (Abschnitt 8.3), Lastenheft (8.4.2), Angebotsvergleich (8.5.3) und Referenzbesuche (8.5.5), Schulung (8.7.3) sowie Abnahme mit Leistungstest, Störfallszenarien und Verfügbarkeitsnachweis (8.8).
Warnsignale in Angebot und Vertrag
- Die Anbindung an das ERP ist nur mit einem Satz erwähnt: Fragen Sie Richtung, Feldliste, Takt und die Regel für Fehler nach.
- Wenn zwei Systeme denselben Bestand führen und nicht festgelegt ist, welches ihn führt und welches ihn nur liest, klären Sie die Führungsrolle vor der Abnahme.
- Ist die Abnahme nur mit “läuft” beschrieben, verlangen Sie einen Leistungstest mit Ihren Datenmengen und ein Störfallszenario (ten Hompel/Schmidt, Abschnitte 8.8.1 und 8.8.2).
- Beim Referenzbesuch (Abschnitt 8.5.5) prüfen Sie, ob das gezeigte Lager einen ähnlichen Aufbau und ähnliche Datenmengen hat wie Ihres.
- Staffelt die Lizenz nach Lagerplätzen oder nach Benutzern, fragen Sie nach, ob der geplante Ausbau des Lagers und der geplante Schichtbetrieb zusätzliche lizenzpflichtige Einheiten erzeugen.
- Ist für Platzstamm und Zuordnung niemand namentlich verantwortlich, legen Sie die Rolle vor der Entscheidung fest.
So gehen Sie in fünf Schritten vor
- Erheben Sie die Basisdaten: Lagerplätze insgesamt, frei und belegt, Kommissionierpositionen je Tag, Schichten, Chargen- und Serienführung, vorhandene Technik. VDI 3590 Blatt 2 nennt Basisdaten und Kennzahlen als ersten Schritt der Systemfindung (Abschnitte 2.1.1 und 2.1.2); eine Kennzahlenliste mit Weg pro Position, Zeit pro Position und Anfahrtshäufigkeit je Lagerplatz steht in Tabelle 1 des ReKom-Abschlussberichts (Seiten 27 bis 29).
- Messen Sie eine Stunde im Lager: Positionen, Wege, Bestätigungen. Rechnen Sie daraus den Bedarf je Schicht und vergleichen Sie ihn mit der Annahme in der Entscheidungstabelle.
- Prüfen Sie die Kriterientabelle Zeile für Zeile gegen Ihr heutiges System, mit einer Auswertung oder einem Test im Lager, und notieren Sie je Zeile erfüllt, teilweise oder nicht erfüllt. Ob die Buchbestände stimmen, die jede Zuordnung voraussetzt, zeigt Bestandsgenauigkeit messen.
- Bestimmen Sie vor jeder Ausschreibung, welche Lagerplatzstrategie zu Ihrem Sortiment passt: Sie entscheidet, welche Platzdaten das System führen muss. Die Wahl zwischen Festplatz, chaotischer Vergabe und Zonen zeigt Lagerplätze vergeben, den Zeitaufwand der Verfahren Kommissionierverfahren im Vergleich, und welche Geräte Bewegungen bestätigen, mobile Datenerfassung am ERP.
- Schreiben Sie ein Lastenheft und verlangen Sie Angebote mit Anbindungstest und Abnahme. Entscheiden Sie erst, wenn die Anbindung an Ihr ERP mit Ihren Datenmengen gelaufen ist: Ein WMS ohne geklärte Führungsrolle für den Bestand erzeugt zwei Zahlen, die auseinanderlaufen.