Handscanner und mobile Datenerfassung am ERP: Kriterien

Ein Gerät in der Hand bucht noch nichts. Erst die Kette aus Lesegerät, Client, Funkverbindung, Schnittstelle und ERP-Transaktion macht aus einem Scan eine Lagerbewegung.

Worum es bei der Auswahl geht

Ein Scan kann einen Datensatz zeigen — Artikel, Bestand, Lagerplatz — oder eine Buchung auslösen: Wareneingang, Umlagerung, Ausbuchung, Zählwert. Auch eine reine Abfrage lässt sich an das ERP anbinden. Als Auswahlziel dieses Artikels gilt jedoch die Form, die eine Lagerbuchung auslöst.

Entscheidend ist deshalb nicht die Optik des Lesegeräts, sondern ob der Client den gescannten Schlüssel auf einen Artikel im ERP abbildet, die passende Transaktion anspricht und die Buchung nachvollziehbar festhält.

Diese Kriterien zählen

Die Tabelle nennt die fünf Kriterien mit Grund, Prüfung und Frage an den Anbieter.

Kriterium	Warum es zählt	So prüfen Sie es	Frage an den Anbieter
Online- und Offlinebetrieb	Ein Scan ohne Verbindung darf nicht verloren gehen, ein nachgereichter nicht doppelt buchen	Gänge mit dem Testgerät abgehen; notieren, wo die Verbindung abreisst und wann der Vorgang im ERP steht	Was geschieht ohne Verbindung, wie werden nachgereichte Vorgänge gekennzeichnet, wie wird doppeltes Buchen verhindert?
Scanformate	Das Gerät muss Ihre Etiketten lesen, der Client die Felder zerlegen	Etiketten aus Wareneingang, Lager und Versand scannen und die Übergabe an das ERP zeigen lassen	Welche Symboliken und Anwendungsidentifikatoren wertet der Client aus, wie behandelt er das Trennzeichen variabler Felder?
Geräteverwaltung	Geräte werden ersetzt, verloren und weitergegeben	Klären, wer einrichtet, wie Updates kommen und wie ein verlorenes Gerät gesperrt wird	Wie werden Geräte registriert und gesperrt, welche Daten bleiben darauf, wandert die Lizenz mit?
Abgedeckte ERP-Buchungen	Jede fehlende Buchungsart wird zum Zettel oder zum zweiten Erfassungsschritt	Lagerbuchungen auflisten und je Buchung zeigen lassen, wie sie im ERP ankommt	Welche Transaktionen löst ein Scan aus, welche Felder ergänzt der Mitarbeitende?
Akku und Robustheit	Ein leerer Akku und ein ungeschütztes Gehäuse halten die Kette an	Ein Gerät eine Schicht mit Ihrem Scanvolumen testen, im kältesten und feuchtesten Bereich	Welche Laufzeit ist zugesichert, welcher IP-Code nach IEC 60529, welcher Temperaturbereich?

Online- und Offlinebetrieb

Der Unterschied liegt nicht darin, ob ein Gerät Funklücken hat, sondern ob der Client sie auffängt: Er schreibt Vorgänge lokal und überträgt sie später. Drei Fragen entscheiden.

Erkennen Sie im ERP, welche Buchungen aus einem Nachlauf stammen? Bleibt die Reihenfolge erhalten, wenn dieselbe Ware mehrfach bewegt wird? Und trägt jeder Scanvorgang eine eigene Nummer, deren Wiederholung die Schnittstelle erkennt? Ohne diese Nummer ist eine doppelte Buchung beim zweiten Übertragungsversuch nicht ausgeschlossen. Wie Sie Wiederholungen überwachen, zeigt Schnittstellenfehler überwachen und wiederholen.

Scanformate: was der Client zerlegen muss

GS1-128 ist eine Teilmenge der Symbolik Code 128 (Norm ISO/IEC 15417) und trägt mehrere Felder hintereinander. GS1-DataMatrix ist eine 2D-Symbolik nach ISO/IEC 16022 (Version ECC 200); gelesen wird sie mit bildgebenden Lesern, während Lesegeräte ohne Bildaufnahme sie nicht erfassen (GS1 General Specifications, Release 26.0, Abschnitte 5.4, 5.6 und 5.6.1). Die Spezifikation ist ein Standard des Scheme-Betreibers GS1 AISBL; sie gilt, soweit die Parteien ihre Verwendung vereinbaren, und wird nicht als Gesetz angewendet. Die Kennungen selbst werden von den GS1-Mitgliedsorganisationen lizenziert (Abschnitt 1.5 der Spezifikation).

Die Felder beginnen mit einem Anwendungsidentifikator (AI). Für das Lager sind diese Angaben maßgeblich:

AI	Bedeutung	Aufbau nach GS1
00	Serial Shipping Container Code (SSCC) der Versandeinheit	2 + 18 Ziffern
01	Global Trade Item Number (GTIN) des Artikels	2 + 14 Ziffern
10	Charge oder Los	2 + 1 bis 20 Zeichen
17	Verfallsdatum	2 + 6 Ziffern (JJMMTT)
21	Seriennummer	2 + 1 bis 20 Zeichen
37	Anzahl der Einheiten in einer Versandeinheit	2 + 1 bis 8 Ziffern

Drei Punkte prüfen Sie am Client. Bei AI 01 stehen immer 14 Ziffern, ein GTIN-13 mit führender Null; ein Datenfeld muss einheitlich mit oder ohne führende Nullen gefüllt sein. Felder mit vordefinierter Länge aus Table 7-6 der Spezifikation (etwa AI 00, AI 01 und AI 17) brauchen kein Trennzeichen; alle übrigen Felder müssen im Datenstrom mit dem Steuerzeichen GS (ASCII 29) vom folgenden Feld getrennt werden, wenn dort ein weiteres Feld steht. Am Ende des letzten Felds im Symbol soll kein Trennzeichen stehen, ebenso nicht bei bestimmten Anwendungskombinationen, welche die Symbolikspezifikation festlegt (GS1 General Specifications, Release 26.0, Abschnitte 7.8.3 und 7.8.5). Ein Empfängersystem kann das Steuerzeichen GS anders als ASCII 29 deuten (Abschnitt 7.8.4). Und lassen Sie zeigen, welche Felder der Client auswertet und welche er unverändert weitergibt; die Stammdatenseite behandelt Artikelnummer, SKU und GTIN zuordnen.

Geräteverwaltung

Klären Sie den Ablauf: Wer registriert ein neues Gerät, wer spielt Updates ein, wie wird ein verlorenes Gerät gesperrt, und wandert die Lizenz bei einem Gerätetausch mit?

Hält die Anbindung fest, wer wann welche Buchung ausgelöst hat, kommt die arbeitsrechtliche Seite hinzu. In Deutschland unterliegt die Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die objektiv geeignet sind, Verhalten oder Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen, der Mitbestimmung des Betriebsrats, soweit ein Betriebsrat besteht; auf eine Überwachungsabsicht kommt es nicht an (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG; Bundesarbeitsgericht, Beschluss vom 16. Juli 2024 – 1 ABR 16/23, Rn. 25). In Österreich brauchen Kontrollmaßnahmen und technische Systeme zur Kontrolle der Arbeitnehmer die Zustimmung des Betriebsrats, sofern sie die Menschenwürde berühren; ohne Zustimmung ist die Maßnahme nicht rechtswirksam (§ 96 Abs. 1 Z 3 ArbVG). Für Betriebe in der Schweiz gilt ein eigenes Regime (Mitwirkung und Überwachungsverbot in der Schweiz); ausführlich dazu Betriebsrat und ERP-Einführung in Deutschland und Betriebsrat und ERP-Einführung in Österreich.

Abgedeckte ERP-Buchungen

Im Kern steht die Liste der Vorgänge, die ein Scan auslösen soll. Ordnen Sie jede Zeile einem Prozess zu.

Vorgang	Was der Scan leisten muss
Wareneingang	Zugang je Position buchen, Teilmengen und Überlieferung zulassen, mit dem Lieferschein abgleichen (Wareneingang buchen)
Ein- und Umlagerung	Zielplatz bestätigen, Bestand am Platz ändern, bei Bedarf eine Versandeinheit (SSCC) führen
Kommissionierung	Menge je Auftrag entnehmen und ausbuchen, Teilmengen abbilden
Inventur	Zählwert erfassen; klären, ob der Client den Zählwert oder die Differenz überträgt (Kreislaufinventur planen)
Charge und Serie	Charge oder Seriennummer beim Buchen mitführen (Chargenverwaltung einrichten, Seriennummern verwalten)
Retoure	Rücknahme und Wiedereinlagerung getrennt vom Sperrbestand buchen (Retourenprozess aufsetzen)

Zwei Fragen entscheiden je Zeile: Bucht der Client sofort, oder legt er einen Datensatz an, den jemand prüft? Und überträgt er den Zählwert oder die Differenz? Ein Client, der die Differenz bucht, verdoppelt das Ergebnis, wenn zwei Zählungen zusammengeführt werden.

Akku und Robustheit

Legen Sie die Laufzeit an Ihrem Scanvolumen fest und messen Sie sie in einer vollen Schicht im schwierigsten Bereich. Fragen Sie nach einem im Betrieb tauschbaren Akku; ein fest verbauter verlangt ein zweites Gerät. Die Schutzart des Gehäuses wird als IP-Code nach IEC 60529 angegeben, der Norm für die Klassifikation der Schutzgrade von Gehäusen elektrischer Betriebsmittel (Ausgabe 2.2 vom 29. August 2013). Verlangen Sie die genaue Angabe, den Temperaturbereich, die Bedingungen des Falltests und die Bestätigung, dass Zubehör die Schutzart nicht verschlechtert. Die Ziffern allein ersetzen keinen Test in Ihrem Lager.

Woraus sich die Kosten zusammensetzen

Tragen Sie je Angebot diese Felder ein; ein leeres Feld ist eine offene Frage, keine Null: Geräte und Ersatzgerät, Ersatzakkus und Ladetechnik, Client-Lizenz je Gerät oder Benutzer, Einrichtung und laufender Betrieb der Anbindung, Geräteverwaltung, Etiketten und Drucker samt Verbrauchsmaterial, Schulung und Support. Notieren Sie zu jedem Feld, ob es einmalig oder laufend anfällt.

Warnsignale in Angebot und Vertrag

• Abrechnung je Scan oder Buchung ohne Betragsobergrenze.
• Kein Testgerät vor Vertragsabschluss; getestet wird im Produktivsystem.
• Der Anbieter sagt nicht zu, welche ERP-Transaktion ein Scan auslöst.
• Die Lizenz gilt je Gerät, wandert aber bei einem Gerätetausch nicht mit.
• Die Offline-Pufferung bleibt allgemein; die Kennzeichnung nachgereichter Vorgänge fehlt.
• Etiketten sind nur aus dem System des Anbieters vorgesehen, nicht Ihre eigenen.
• Keine Frist, in der die Anbindung nach einem ERP-Update weiterläuft.

Welche Kriterien für welchen Betrieb

Die Tabelle ordnet Fälle aus dem Lager. Sie ersetzt keine Prüfung, zeigt aber, wo Sie zuerst ansetzen.

Betriebsfall	Was am schwersten wiegt
Kleines Lager mit Festplätzen	Scanformate und Buchungsliste: die Etiketten der Lieferanten müssen lesbar sein
Großhandel mit Kommissionierung	Offlinebetrieb und Geräteverwaltung: Gerätezahl je Schicht, Wege zwischen den Plätzen
Fertigung mit Materialentnahme an der Linie	Abdeckung der Buchungen: Entnahme, Rückmeldung und Sperrbestand
Kühl-, Tiefkühl- und Nassbereich	Robustheit und Akku: Schutzart, Temperaturbereich, Handschuhe
Verbund mehrerer Standorte mit Umlagerung	Onlinebetrieb und Reihenfolge der Buchungen zwischen zwei Beständen
Ware mit Charge, Serie oder Verfallsdatum	Scanformate und Transaktionsabdeckung: Charge, Serie und Datum

So vergleichen Sie in sechs Schritten

1. Zählen Sie die Scanvorgänge je Arbeitsplatz und Schicht und notieren Sie die Bereiche.
2. Listen Sie die Lagerbuchungen auf, die künftig am Gerät entstehen sollen.
3. Scannen Sie Ihre Etiketten aus Wareneingang, Lager und Versand mit dem Testgerät.
4. Gehen Sie die Wege ab und protokollieren Sie Verbindungslücken, Zeitstempel und Nachlauf.
5. Füllen Sie je Angebot die Kostenfelder aus und markieren Sie jede Annahme als Annahme.
6. Klären Sie die arbeitsrechtliche Seite vor der Bestellung: in Deutschland und Österreich mit dem Betriebsrat, in der Schweiz nach den Regeln für Mitarbeiterdaten.