Standard-ERP oder Individualentwicklung: So entscheiden Sie

Der Anlass für diese Entscheidung ist eine einzelne Sonderfunktion: Konditionen je Kunde, ein zusätzlicher Freigabeschritt, eine Auswertung, die der Standard nicht kennt. Dann lautet die Frage nicht, welches System besser ist, sondern ob Sie den Standard ergänzen oder künftig eigenen Code tragen.

Worum es bei der Entscheidung geht

Beide Wege lösen denselben Ablauf, verteilen die Kosten aber anders. Beim Standard fallen die Einrichtung und, je nach Lizenzmodell, auch der Lizenzpreis am Anfang an; Wartung und Updates laufen danach weiter. Bei einer Eigenentwicklung — gleichbedeutend mit Individualentwicklung — ist in der Beispielrechnung dieses Artikels die erste Fassung der kleinere Teil; die Pflege über die Nutzungsdauer wird dort der größere. Wer nur die Angebote für die erste Fassung vergleicht, lässt die laufende Position außer Acht.

Der zweite Unterschied liegt in den Rechten und in der Zuständigkeit. In Deutschland bleibt das Urheberrecht am Code beim Entwickler (§ 29 Abs. 1 UrhG); Sie erhalten die Nutzungsrechte, die der Vertrag einräumt (§ 31 Abs. 1 UrhG) — fehlt eine einzelne Bezeichnung der Nutzungsarten, entscheidet der Vertragszweck (§ 31 Abs. 5 Satz 1 UrhG). Kann nur eine Person einen Ablauf erklären, hängt der Betrieb an dieser Person.

Diese Kriterien zählen

Die Tabelle ordnet jedem Kriterium die Prüfung zu, die Sie ohne Anbieterhilfe machen können, und die Frage, die Sie schriftlich stellen. Die Reihenfolge ist ein Vorschlag, keine Rangfolge.

Kriterium	Warum es zählt	Wie Sie es prüfen	Frage an die Entwicklung
Herkunft der Anforderung	Eine gesetzliche Pflicht trifft Ihren Betrieb unabhängig von der Software; die Software muss sie abbilden können. Eine Eigenheit dagegen ist Gestaltungsspielraum	Notieren Sie zu jeder Anforderung die Quelle: Gesetz, Kundenvertrag, eigener Wunsch	“Wie lösen andere Kunden diese Anforderung mit Ihrem Standard?”
Deckung im Standard	Ein Teil der Lücken sind Einstellungen, Parameter, Berichte oder Erweiterungen, kein Programm	Im Testsystem mit einer Kopie Ihrer Daten nachstellen, zwei Stunden Zeit einplanen	“Mit welcher Einstellung oder Erweiterung geht das heute?”
Verhalten bei Updates	Was außerhalb des Herstellerstands liegt, müssen Sie gegen neue Versionen prüfen und nachziehen	Nach dem Update-Rhythmus fragen und den Aufwand des letzten Updates eintragen	“Wer zieht die Anpassung nach dem Update nach, zu welchem Preis?”
Kosten über zehn Jahre	In der Beispielrechnung unten ist die erste Fassung die kleinere Position; die Nacharbeit entscheidet dort	Rechnung des nächsten Abschnitts mit Ihren Stundensätzen füllen	“Was kostet eine Änderung in Jahr 3, was in Jahr 7?”
Rechte am Code	Die eingeräumten Befugnisse entscheiden, wer den Code weiterentwickeln darf	Vertrag auf Quelltext, Bearbeitung, Weitergabe sowie Übertragung oder Lizenzumfang prüfen	“Welche Nutzungsarten räumen Sie mir ein?”
Pflege und Wissen	Ohne Dokumentation und einen zweiten Wissensträger hängt die Weiterentwicklung an einer Person	Zwei Personen nennen lassen, die Auslöser, Regel und Testfall erklären	“Wie übergeben Sie Dokumentation und Testfälle?”

Was Eigenentwicklung über zehn Jahre kostet

Die folgende Rechnung ist eine Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen. Annahmen: ein Handelsbetrieb mit 25 Nutzerplätzen, eine Sonderfunktion für Konditionen je Kunde, externer Stundensatz 120 Euro, interner Stundensatz 60 Euro, Betrachtungszeitraum zehn Jahre, alle Beträge netto und nicht abgezinst. Die Lizenz des Standardsystems zahlen Sie unabhängig von dieser Entscheidung; sie steht deshalb nicht in der Rechnung.

Die Rechnung folgt dem Muster einer Lebenszykluskosten-Rechnung, wie sie als DIN EN 60300-3-3:2005-03 (deutsche Fassung der EN 60300-3-3:2004; die IEC-Ausgabe 60300-3-3:2017 ED3 ersetzt die zweite Ausgabe) genormt ist. Die Norm bindet von sich aus nicht: verbindlich wird sie, wenn Gesetze oder Verträge auf sie verweisen, und ihr Text ist kostenpflichtig. Die Positionen, Stundensätze und Jahre dieser Beispielrechnung sind deshalb eine redaktionelle Zuordnung für den Vergleich, kein Normschema und kein Marktdurchschnitt.

Position	Annahme der Beispielrechnung	Einmalig (im genannten Jahr)	Je Jahr	Zehn Jahre
Entwicklung extern	600 Stunden à 120 Euro	72.000 Euro	–	72.000 Euro
Fachliche Mitwirkung intern	250 Stunden à 60 Euro	15.000 Euro	–	15.000 Euro
Test und Abnahme	80 Stunden à 60 Euro	4.800 Euro	–	4.800 Euro
Dokumentation	60 Stunden à 120 Euro	7.200 Euro	–	7.200 Euro
Wartung und Fehlerbehebung	100 Stunden à 120 Euro	–	12.000 Euro	120.000 Euro
Weiterentwicklung	80 Stunden à 120 Euro	–	9.600 Euro	96.000 Euro
Anpassung an Gesetzes- und Formatänderungen	40 Stunden à 120 Euro	–	4.800 Euro	48.000 Euro
Betrieb und Überwachung	pauschal	–	2.400 Euro	24.000 Euro
Technologiewechsel in Jahr 6	200 Stunden à 120 Euro	24.000 Euro	–	24.000 Euro
Einarbeitung einer zweiten Person in Jahr 4	3 Tage à 1.200 Euro	3.600 Euro	–	3.600 Euro
Summe		126.600 Euro	28.800 Euro	414.600 Euro

Rechenprobe: Einmalig 72.000 + 15.000 + 4.800 + 7.200 = 99.000 Euro, dazu 24.000 Euro im Jahr 6 und 3.600 Euro im Jahr 4, zusammen 126.600 Euro. Laufend 12.000 + 9.600 + 4.800 + 2.400 = 28.800 Euro im Jahr, über zehn Jahre 288.000 Euro. Gesamtkosten = 126.600 + 288.000 = 414.600 Euro; geteilt durch 120 Monate ergibt das 3.455 Euro im Monat.

Gegenrechnung: Kostet die Umstellung Ihrer Prozesse auf den Standard sechs Stunden Mehraufwand im Monat à 60 Euro, sind das 360 Euro im Monat und 43.200 Euro über zehn Jahre. Dann trägt der Standard den Ablauf in diesem Beispiel billiger. Nach der redaktionellen Entscheidungsregel dieses Artikels muss die Sonderfunktion monatlich mehr als 3.095 Euro aufwiegen — die Differenz zwischen den 3.455 Euro der Eigenentwicklung und den 360 Euro der Prozessumstellung —, damit die Eigenentwicklung günstiger liegt; erst oberhalb von 3.455 Euro im Monat deckt sie ihre eigenen Kosten. Nicht eingerechnet sind Erlöse aus der Besonderheit, etwa schnellere Angebote, und das Risiko, dass die Sonderfunktion den Anschluss an neue Versionen verliert. Die Kosten des Standardsystems rechnet ERP-Gesamtkosten über fünf Jahre aus.

Wem der Quelltext gehört und wer ihn pflegt

In Deutschland ist ein Entwicklungsauftrag ein Werkvertrag, wenn ein bestimmter Erfolg geschuldet ist: Dann schuldet der Unternehmer die Herstellung des Werkes, der Besteller die Vergütung (§ 631 Abs. 1 BGB). Abnahme und Fälligkeit der Vergütung hängen daran (§ 640 Abs. 1, § 641 Abs. 1 BGB). Beim Dienstvertrag schuldet der eine Teil dagegen die versprochenen Dienste (§ 611 Abs. 1 BGB); welcher Vertragstyp für Ihren Auftrag gilt, hängt davon ab, was geschuldet ist. Was bei der Abnahme zu prüfen ist, steht unter Abnahme und Mängelrechte.

In Deutschland bleibt der Entwickler Urheber des Codes: Das Urheberrecht ist nicht übertragbar (§ 29 Abs. 1 UrhG), es werden Nutzungsrechte eingeräumt (§ 31 Abs. 1 UrhG). Bezeichnen Sie die Nutzungsarten nicht einzeln, entscheidet der Vertragszweck, welche eingeräumt sind (§ 31 Abs. 5 Satz 1 UrhG). Vervielfältigung und Bearbeitung des Programms sind dem Rechtsinhaber vorbehalten (§ 69c Nr. 1 und 2 UrhG); nach § 69d Abs. 1 UrhG bedürfen von diesen Handlungen nur die nicht der Zustimmung des Rechtsinhabers, die für eine bestimmungsgemäße Benutzung einschließlich der Fehlerberichtigung notwendig sind, und das nur, soweit keine besonderen vertraglichen Bestimmungen vorliegen; weitere gesetzliche Erlaubnisse bleiben unberührt, insbesondere die Sicherungskopie, die nach § 69d Abs. 2 UrhG nicht vertraglich untersagt werden darf, sowie die an ihre Voraussetzungen gebundene Dekompilierung zur Herstellung von Interoperabilität nach § 69e UrhG. Für Computerprogramme sind die §§ 32 bis 32g UrhG nicht anzuwenden (§ 69a Abs. 5 UrhG); die Vergütung bleibt damit Vertragssache. Schafft ein Arbeitnehmer das Programm in Wahrnehmung seiner Aufgaben oder nach den Anweisungen seines Arbeitgebers, ist ausschließlich der Arbeitgeber zur Ausübung aller vermögensrechtlichen Befugnisse berechtigt, sofern nichts anderes vereinbart ist (§ 69b Abs. 1 UrhG).

Für neu entwickelten Code gilt je Land eine eigene Regel. Die Tabelle nennt die heute geöffnete Grundlage und die Folge für die Pflege.

Land	Wer die Rechte an neu entwickeltem Code hat	Was daraus für die Pflege folgt
Deutschland	Der Entwickler bleibt Urheber; Nutzungsrechte werden nach dem Vertrag eingeräumt (§ 29 Abs. 1, § 31 Abs. 1 UrhG); sind die Nutzungsarten nicht einzeln bezeichnet, entscheidet der Vertragszweck (§ 31 Abs. 5 Satz 1 UrhG). Schafft ein Arbeitnehmer das Programm in Wahrnehmung seiner Aufgaben oder nach den Anweisungen des Arbeitgebers, ist ausschließlich der Arbeitgeber zur Ausübung aller vermögensrechtlichen Befugnisse berechtigt, sofern nichts anderes vereinbart ist (§ 69b Abs. 1 UrhG)	Ein fremder Dienstleister braucht für die Weiterentwicklung ein eingeräumtes Bearbeitungsrecht; ohne Zustimmung des Rechtsinhabers sind nach § 69d Abs. 1 UrhG von den Handlungen des § 69c Nr. 1 und 2 UrhG nur die für die bestimmungsgemäße Benutzung notwendigen Handlungen einschließlich der Fehlerberichtigung frei, und das nur, soweit keine besonderen vertraglichen Bestimmungen vorliegen; weitere gesetzliche Erlaubnisse bleiben unberührt (Sicherungskopie nach § 69d Abs. 2 UrhG; Dekompilierung zur Herstellung von Interoperabilität nach § 69e UrhG). Die Übertragung eines Nutzungsrechts braucht grundsätzlich die Zustimmung des Urhebers (§ 34 Abs. 1 Satz 1 UrhG); ohne Zustimmung ist sie bei der Gesamt- oder Teilveräußerung eines Unternehmens möglich (§ 34 Abs. 3 Satz 1 UrhG), im Übrigen ist eine abweichende Vereinbarung möglich (§ 34 Abs. 5 Satz 2 UrhG)
Österreich	Schafft ein Dienstnehmer das Programm in Erfüllung seiner dienstlichen Obliegenheiten, steht dem Dienstgeber ein unbeschränktes Werknutzungsrecht zu, wenn er mit dem Urheber nichts anderes vereinbart hat (§ 40b UrhG). Werknutzungsrechte an Programmen sind ohne Einwilligung des Urhebers übertragbar, wenn nichts anderes vereinbart ist (§ 40c UrhG)	Die Weitergabe an einen anderen Pfleger ist nach dem geöffneten Gesetzestext ohne Einwilligung möglich; ob der Vertrag sie ausschließt, entscheidet der Vertragstext. Vervielfältigungen und Bearbeitungen sind ohne Zustimmung zulässig, soweit sie für die bestimmungsgemäße Benutzung durch den zur Benutzung Berechtigten notwendig sind, einschließlich der Anpassung an dessen Bedürfnisse (§ 40d Abs. 2 UrhG); auf die Rechte aus Abs. 2 und 3 kann wirksam nicht verzichtet werden, Vereinbarungen über den Umfang der bestimmungsgemäßen Benutzung bleiben aber möglich (§ 40d Abs. 4 UrhG)
Schweiz	Das Urheberrecht ist übertragbar (Art. 16 Abs. 1 URG); die Übertragung eines Teilrechts erfasst andere Teilrechte nur, wenn dies vereinbart ist (Art. 16 Abs. 2 URG). Wird in einem Arbeitsverhältnis bei Ausübung dienstlicher Tätigkeiten und in Erfüllung vertraglicher Pflichten ein Programm geschaffen, ist der Arbeitgeber allein zur Ausübung der ausschliesslichen Verwendungsbefugnisse berechtigt (Art. 17 URG)	Für die Pflege durch Dritte zählt die eingeräumte Befugnis, nicht ihre Form: Rechte können übertragen werden (Art. 16 Abs. 1 URG), Nutzungen können aber auch durch eine Lizenz erlaubt werden, bei der die Rechte beim Rechteinhaber bleiben (IGE, Rechte abtreten und Lizenzen vergeben). Beim Lizenzieren können die erlaubten Nutzungen nach Ort, Zeit und Umfang beschränkt sein; prüfen Sie deshalb, ob die Lizenz Bearbeitung und die Weitergabe an einen Dienstleister einschliesst (IGE)

Praxisnah ist damit weniger die Frage, wem das Urheberrecht formal zusteht, als welche Befugnisse Ihr Vertrag nennt und wer sie ausüben kann — ob durch Übertragung oder durch eine Lizenz. Ein Auftrag über eine eigenständige Erweiterung sollte Spezifikation, Abnahme und Rechte in einem Dokument regeln (Erweiterung beauftragen und abnehmen). Wie weit Anpassung ohne Programmierung reicht, zeigt Konfigurieren, anpassen, programmieren; für kleine Ergänzungen neben dem Kern siehe Low-Code neben dem ERP.

Warnsignale in Angebot und Vertrag

• Der Quelltext kommt erst am Ende. Steht die Herausgabe nur „bei Vertragsende” oder „auf Anfrage”, ist unklar, wann Sie ihn erhalten und was danach damit geschehen darf.
• Keine Nutzungsart genannt. Sind die Nutzungsarten nicht einzeln bezeichnet, entscheidet der Vertragszweck, was eingeräumt ist (§ 31 Abs. 5 Satz 1 UrhG). Nach § 69d Abs. 1 UrhG sind ohne Zustimmung des Rechtsinhabers von den Handlungen des § 69c Nr. 1 und 2 UrhG nur die für die bestimmungsgemäße Benutzung notwendigen Handlungen einschließlich der Fehlerberichtigung frei, und das nur, soweit keine besonderen vertraglichen Bestimmungen vorliegen; weitere gesetzliche Erlaubnisse bleiben unberührt, etwa die Sicherungskopie nach § 69d Abs. 2 UrhG und die Dekompilierung zur Herstellung von Interoperabilität nach § 69e UrhG. Jede Weiterentwicklung darüber hinaus braucht ein eingeräumtes Bearbeitungsrecht.
• Eine Person kennt die Regel. Ohne Dokumentation, Testfälle und einen zweiten Wissensträger hängt der Betrieb an einem Namen.
• Gesetzes- und Formatänderungen fehlen. Wer die Pflege übernimmt, muss Anpassungen an neue gesetzliche Vorgaben und Datenformate leisten können; nennen Sie das im Vertrag.
• Kein Rückweg geplant. Ohne Export in ein lesbares Format und ohne benannten Ausstieg bleibt die Eigenentwicklung auch dann im Betrieb, wenn sie sich nicht mehr trägt (Anpassungen updatefähig halten).

So entscheiden Sie in fünf Schritten

1. Anforderung einordnen. Halten Sie fest, ob die Anforderung aus Gesetz, Kundenvertrag oder eigenem Wunsch stammt. Ist sie gesetzlich, prüfen Sie zuerst, ob ein Standard sie im geforderten Land abbildet.
2. Standard ausschöpfen. Stellen Sie den Ablauf im Testsystem nach und nehmen Sie die erste Stufe, die ihn trägt: Einstellung, Parameterregel, Bericht, Erweiterung. Reicht keine dieser Stufen, wird programmiert.
3. Zehn Jahre rechnen. Füllen Sie die Kostentabelle mit Ihren Stundensätzen, addieren Sie einmalige und laufende Positionen getrennt und setzen Sie den Betrag je Monat gegen den Aufwand einer Prozessumstellung.
4. Rechte und Pflege klären. Lassen Sie Quelltext, Bearbeitung, Weitergabe sowie Übertragung oder Lizenzumfang in den Vertrag schreiben, benennen Sie zwei Wissensträger und regeln Sie, wer Anpassungen an Gesetze und Formate leistet. Wer Betrieb und Weiterentwicklung übernimmt, behandelt ERP-Betreuung: intern, Partner oder Mischmodell.
5. Ausstieg mitrechnen. Legen Sie Exportformat, Rückbau der Anbindungen und die Bedingungen fest, unter denen ein anderer Dienstleister übernimmt.

Läuft eine abgelöste Eigenbau-Lösung noch neben dem neuen System, hilft die Bestandsaufnahme aus Eigenbau in Access oder Excel ablösen. Kann eine der vier Stufen aus Schritt 2 den Ablauf doch tragen, entfällt die Eigenentwicklung; welcher Weg dann günstiger ist, entscheidet der Kostenvergleich aus dem Abschnitt zur Zehn-Jahres-Rechnung.