Individuelle ERP-Erweiterung beauftragen: Spezifikation und Abnahme

Was Sie vorab brauchen

• eine schriftliche Anforderung, die das gewünschte Ergebnis beschreibt
• die Felder und Daten, die die Erweiterung verarbeiten soll
• die Abnahmekriterien, die Sie prüfen können
• die Nutzungsrechte, die Sie an der Software erhalten sollen
• die Übergabeliste: Quellcode, Dokumentation, Testfälle

Schritt für Schritt: Die Erweiterung beauftragen

Schritt 1: Anforderung definieren

Beschreiben Sie das Ergebnis, das die Erweiterung liefern soll. Nennen Sie die betroffenen ERP-Module, die Felder und die Daten, die die Erweiterung verarbeiten soll. Definieren Sie die Eingaben, die Ausgaben und die Grenzen des Ergebnisses. Eine präzise Anforderung ist die Grundlage für die Spezifikation und die Abnahme.

Schritt 2: Spezifikation schreiben

Die Spezifikation ist die Grundlage des Werkvertrags. Sie legt fest, was die Erweiterung leisten muss, wie sie abgenommen wird, welche Nutzungsrechte Sie erhalten und was der Auftragnehmer übergeben muss. Die Spezifikation enthält vier Teile: die Anforderung, die Abnahmekriterien, die Nutzungsrechtsklausel und die Übergabeliste.

Ein Beispiel für die Spezifikation einer Sonderfunktion, die eine kundenspezifische Preisstaffel berechnet:

• Anforderung: Die Erweiterung berechnet den Endpreis eines Artikels anhand einer kundenspezifischen Preisstaffel. Sie liest die Staffelmengen aus dem Kundenstamm und den Staffelpreisen aus dem Artikelstamm. Sie gilt für alle Belegarten im Modul Vertrieb.
• Abnahmekriterien: (1) Bei einer Bestellmenge von 100 Stück wird der Staffelpreis für die Stufe 100+ angewendet. (2) Bei einer Bestellmenge von 50 Stück wird der Staffelpreis für die Stufe 50+ angewendet. (3) Bei einer Bestellmenge unter der niedrigsten Stufe wird der Listenpreis angewendet. (4) Die Erweiterung bricht nicht ab, wenn der Kunde keine Staffelmengen hat.
• Nutzungsrechtsklausel: Sie erhalten ein uneingeschränktes, übertragbares Nutzungsrecht an der Erweiterung für die Dauer der Nutzung des ERP-Systems. Sie dürfen die Erweiterung durch einen von Ihnen beauftragten Dienstleister ändern lassen. Der Auftragnehmer versichert, dass er die Nutzungsrechte an der Erweiterung selbst hält oder zur Einräumung berechtigt ist, und räumt Ihnen die Nutzungsrechte ein.
• Übergabeliste: (1) Quellcode der Erweiterung in einem Versionierungsarchiv. (2) Dokumentation der Erweiterung mit Beschreibung der Felder, der Logik und der Schnittstellen. (3) Testfälle mit den erwarteten Ergebnissen. (4) Ein Installations- und Update-Handbuch.

Schritt 3: Abnahmekriterien vereinbaren

Legen Sie fest, wie Sie prüfen, ob die Erweiterung das vereinbarte Ergebnis liefert. Die Abnahmekriterien müssen objektiv und nachvollziehbar sein. Jedes Kriterium sollte ein konkretes, prüfbares Ergebnis beschreiben. In Deutschland müssen Sie das vertragsmäßig hergestellte Werk abnehmen, es sei denn, die Beschaffenheit schließt die Abnahme aus (§ 640 Abs. 1 BGB). Unwesentliche Mängel rechtfertigen keine Verweigerung. Als abgenommen gilt ein Werk auch, wenn der Auftragnehmer nach Fertigstellung des Werks eine angemessene Frist zur Abnahme gesetzt hat und Sie die Abnahme nicht innerhalb dieser Frist unter Angabe mindestens eines Mangels verweigert haben (§ 640 Abs. 2 BGB, DE).

Schritt 4: Nutzungsrechte vereinbaren

Die Software ist urheberrechtlich geschützt (§ 69a UrhG, DE). Welche Nutzungsrechte Sie erhalten, bestimmt sich aus dem Vertrag; ohne ausdrückliche Klausel aus dem Vertragszweck (§ 31 Abs. 5 UrhG). Legen Sie in der Spezifikation fest, welche Rechte Sie erhalten: Nutzung, Änderung, Weitergabe. Der Rechtsinhaber der Software — nicht zwingend der Auftragnehmer selbst, denn schafft ein Arbeitnehmer das Programm in Wahrnehmung seiner Aufgaben, stehen die vermögensrechtlichen Befugnisse grundsätzlich dem Arbeitgeber zu (§ 69b UrhG) — behält die Rechte, die er Ihnen nicht einräumt. Ohne eine klare Nutzungsrechtsklausel bleibt unklar, ob Sie die Erweiterung ändern oder einem anderen Dienstleister anvertrauen dürfen; soweit keine besonderen vertraglichen Bestimmungen vorliegen, bedürfen Handlungen, die für eine bestimmungsgemäße Benutzung des Programms einschließlich der Fehlerberichtigung notwendig sind, nicht der Zustimmung des Rechtsinhabers (§ 69d Abs. 1 UrhG).

Schritt 5: Übergabe vereinbaren

Legen Sie fest, was der Auftragnehmer übergeben muss: Quellcode, Dokumentation, Testfälle. Die Übergabeliste ist Teil der Spezifikation. Sie stellt sicher, dass Sie die Erweiterung auch nach dem Projekt weiter pflegen und anpassen können. Ohne Quellcode und Dokumentation sind Sie auf den Auftragnehmer angewiesen, um die Erweiterung zu ändern oder zu aktualisieren.

Schritt 6: Vertrag abschließen

Schließen Sie den Werkvertrag ab. Der Vertrag enthält die Spezifikation als Anlage. In Deutschland regelt § 631 BGB die Pflichten: Der Auftragnehmer muss das versprochene Werk herstellen, Sie müssen die vereinbarte Vergütung entrichten. In Österreich gilt § 1151 ABGB (AT), in der Schweiz Art. 363 OR (CH). Vereinbaren Sie zusätzlich die Vergütung, die Termine und die Gewährleistung.

Schritt 7: Abnehmen

Nehmen Sie die Erweiterung ab, wenn sie das vereinbarte Ergebnis liefert. Prüfen Sie die Abnahmekriterien. Nehmen Sie ein mangelhaftes Werk wissend ab, stehen Ihnen die Rechte nach § 634 Nr. 1–3 BGB nur zu, wenn Sie sie bei der Abnahme vorbehalten (§ 640 Abs. 3 BGB, DE). Dokumentieren Sie die Abnahme schriftlich. In Deutschland beginnt die Verjährung der Mängelansprüche nach § 634 Nr. 1, 2 und 4 BGB bei Werken, deren Erfolg in der Herstellung, Wartung oder Veränderung einer Sache oder in Planungs- oder Überwachungsleistungen besteht, mit der Abnahme (§ 634a Abs. 1 Nr. 1, Abs. 2 BGB); im Übrigen gilt die regelmäßige Verjährung.

So prüfen Sie das Ergebnis

Die Abnahme ist die Prüfung. Vergleichen Sie die gelieferte Erweiterung mit den Abnahmekriterien der Spezifikation. Prüfen Sie die Funktionen, die Felder und die Daten. Weicht die Erweiterung von der Spezifikation ab, prüfen Sie, ob der Mangel wesentlich ist: Wegen unwesentlicher Mängel kann die Abnahme nicht verweigert werden (§ 640 Abs. 1 BGB, DE). Dokumentieren Sie das Ergebnis der Prüfung. Prüfen Sie auch die Übergabeliste: Liegen Quellcode, Dokumentation und Testfälle vor?

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Mögliche Ursache	Umgang
Die Erweiterung liefert nicht das vereinbarte Ergebnis	Unklare Anforderung in der Spezifikation	Anforderung präzisieren, Spezifikation aktualisieren, neu abnehmen
Die Nutzungsrechte sind unklar	Fehlende Nutzungsrechtsklausel	Nutzungsrechtsklausel ergänzen, Vertrag aktualisieren
Der Quellcode fehlt	Fehlende Übergabeliste	Übergabeliste ergänzen, Quellcode anfordern
Die Abnahme wird verzögert	Unklare Abnahmekriterien	Abnahmekriterien objektivieren, Prüfung dokumentieren

Wann Sie Hilfe holen sollten

Holen Sie einen Anwalt hinzu, wenn die Nutzungsrechte oder die Abnahme umstritten sind. Die Spezifikation ist die Grundlage des Werkvertrags; was im Einzelfall vertragsgemäß ist, klärt der Anwalt.