Konfigurieren, anpassen, programmieren: Wo die ERP-Anpassung endet

Jede Anpassung beginnt im vorgesehenen Feld und kann beim Eingriff in fremden Quellcode enden. Dazwischen liegen drei Stufen; nach der redaktionellen Einschätzung dieses Artikels nehmen Aufwand und Update-Risiko mit der Stufe zu — bei der Einrichtung, bei späteren Änderungen und bei jedem Update. Die oberste Stufe ist deshalb mehr als eine technische Entscheidung.

Worauf es ankommt

Eine Anpassung ist jede Abweichung vom Herstellerstand, von der Einstellung im vorgesehenen Feld bis zur Änderung im Standardprogramm. Drei Fragen entscheiden, welche Stufe sinnvoll ist:

• Deckt der Pflege- und Updatepfad des Herstellers diese Stufe ab, oder liegt sie außerhalb?
• Dürfen Sie die Änderung nach Ihrer Lizenz vornehmen?
• Was kostet es, die Änderung nach jedem Update nachzuziehen?

Ob eine Stufe noch im Wartungsumfang des Herstellers liegt, ist eine Eigenschaft des Wartungsvertrags und des Systems: Klären Sie vor der Beauftragung, welche Stufen Ihr Vertrag abdeckt. Ab der Kernänderung arbeiten Sie an fremdem Quellcode. Ein ERP ist ein Computerprogramm und damit urheberrechtlich geschützt (in Deutschland § 69a Abs. 3 UrhG, in Österreich § 40a Abs. 1 UrhG, in der Schweiz Art. 2 Abs. 3 URG). In Deutschland ist die Bearbeitung eines solchen Programms dem Rechtsinhaber vorbehalten (§ 69c Nr. 2 UrhG); was in den drei Ländern im Einzelnen erlaubt ist, steht unten im Abschnitt “Wer darf den Code ändern?”

Die fünf Stufen der Anpassung

Die Tabelle ordnet jeder Stufe ein Beispiel, die ausführende Rolle, das Update-Risiko und einen Aufwandsfaktor je Anpassung zu. Die Spalte Update-Risiko nennt mögliche Folgen eines Updates, keine Zusage: Ob eine Folge eintritt und wie stark sie ausfällt, hängt vom jeweiligen Update und vom System ab und ist vor jedem Update zu prüfen. Die Faktoren beziehen sich auf eine einzelne Einstellung als Bezugsgröße 1 und sind eine redaktionelle Einschätzung (Stand 13. Oktober 2026), keine Messung; Ihre eigenen Stundensätze setzen Sie selbst ein.

Stufe	Was geändert wird (Beispiel)	Wer es macht	Update-Risiko	Aufwandsfaktor je Anpassung
1 Einstellung (Konfiguration)	vorgegebenes Feld, zum Beispiel Nummernkreis, Sprache, Lagerort je Betriebsstätte	Fachbereich oder Key User	niedrig: das Update kann eine Voreinstellung überschreiben; die Liste der Einstellungen zeigt, was zu prüfen ist	1
2 Parameter und Regel	Werte und Regeln in vorgesehenen Tabellen, zum Beispiel Freigabegrenze, Rabattstufe, Zahlungsbedingung, Zuordnung des Steuerschlüssels	Key User, bei Unklarheit die Beratung	niedrig bis mittel: das Update kann Wertebereiche oder die Auswertung ändern; die Wirkung des eingetragenen Werts kann sich dadurch ändern	2 bis 4
3 Bericht und Formular	Auswertung, Druckvorlage oder Export, zum Beispiel Lieferschein, Lagerbewertung, CSV-Ausgabe	Key User oder Ihr Partner	mittel: das Update kann eine neue Standardvorlage bringen; Feldbezüge in Ihrer Kopie können brechen	4 bis 10
4 Erweiterung	eigener Programmteil über die vorgesehene Erweiterungsschnittstelle, zum Beispiel eine Automatisierung oder eine Anbindung	Partner oder eigene Entwicklung	hoch: die Erweiterung ruft Herstellerfunktionen auf; ändert das Update diese Funktionen, kann der Aufruf brechen	10 bis 20
5 Kernänderung	Eingriff in den Herstellercode selbst, zum Beispiel in die Buchungs- oder Preislogik	der Rechtsinhaber; Ihr Betrieb oder Ihr Partner nur mit seiner Erlaubnis, in Deutschland und Österreich mit der Ausnahme für die zur bestimmungsgemäßen Benutzung notwendige Bearbeitung, in Deutschland nur ohne entgegenstehende besondere vertragliche Bestimmung	sehr hoch: möglich ist, dass das Update die Änderung überschreibt oder sich mit ihr nicht einspielen lässt; dann erneut einspielen und prüfen	ab 20, laufend

Gehen Sie die Stufen von 1 nach oben und nehmen Sie die erste, die den Ablauf vollständig trägt (redaktionelle Empfehlung). Ein Beispiel mit erfundenen Zahlen: Der Wunsch “Bestellungen über 2.000 Euro muss die Einkaufsleitung freigeben” ist eine Parameterregel der Stufe 2, wenn das System Freigabegrenzen kennt und Rollen auswertet. Erst wenn es das nicht kennt, wird daraus eine Erweiterung oder eine Kernänderung. Ob sich eine Stufe rechnet, zeigt sich in der Nacharbeit nach den Updates, nicht im Angebot für die erste Umsetzung.

Was auf jeder Stufe dazugehört

Eine Anpassung ist eine Änderung am System und wird als solche behandelt. Der BSI IT-Grundschutz verlangt in OPS.1.1.3.A1, dass Änderungen an IT-Komponenten, Software und Konfigurationsdaten geeignet geplant, genehmigt und dokumentiert werden; vorab sollten sie nach derselben Anforderung geeignet getestet werden, und für die Durchführung muss eine Rückfall-Lösung vorhanden sein. Er bindet nicht durch Gesetz, sondern nur dort, wo ein Vertrag, eine Regelung oder eine Weisung ihn festschreibt.

Praktisch heißt das: Jede Anpassung bekommt einen Testfall und einen Rückweg, bevor sie produktiv geht — unabhängig davon, ob sie eine Einstellung oder eine Kernänderung ist (Anpassungen updatefähig halten). Wer eine Anforderung mit Nachträgen und Fristen steuert, findet das Vorgehen im Artikel zu Change Requests.

Wer darf den Code ändern?

In Deutschland ist die Bearbeitung eines Computerprogramms dem Rechtsinhaber vorbehalten (§ 69c Nr. 2 UrhG). § 69d Abs. 1 UrhG nimmt Handlungen davon aus, wenn sie für eine bestimmungsgemäße Benutzung einschließlich der Fehlerberichtigung notwendig sind — aber nur, soweit keine besonderen vertraglichen Bestimmungen vorliegen. Ihre Lizenz kann diesen Spielraum einschränken, weil § 69d Abs. 1 UrhG unter dem Vorbehalt besonderer vertraglicher Bestimmungen steht. Anders liegt es bei der Sicherungskopie und beim Beobachten, Untersuchen oder Testen des Programms: Vertragliche Bestimmungen, die § 69d Abs. 2 und 3 widersprechen, sind nach § 69g Abs. 2 UrhG nichtig.

In Österreich dürfen Computerprogramme vervielfältigt und bearbeitet werden, soweit das für ihre bestimmungsgemäße Benutzung durch die berechtigte Person notwendig ist; die Anpassung an ihre Bedürfnisse gehört nach § 40d Abs. 2 UrhG dazu. Auf dieses Recht kann nach § 40d Abs. 4 UrhG nicht wirksam verzichtet werden; Vereinbarungen über den Umfang der bestimmungsgemäßen Benutzung bleiben aber möglich.

In der Schweiz bestimmt der Urheber nach Art. 11 Abs. 1 lit. a URG, ob, wann und wie das Werk geändert werden darf. Eine dem § 69d Abs. 1 UrhG entsprechende Erlaubnis für die Anpassung an die Bedürfnisse der nutzenden Person haben wir im geöffneten Gesetzestext nicht gefunden. Die Sicherungskopie ist in Art. 24 Abs. 2 URG erlaubt und kann nicht vertraglich wegbedungen werden.

Was Ihre Lizenz im Einzelfall erlaubt, kann dieser Artikel nicht klären: Klären Sie geplante Anpassungen der Stufen 4 und 5 vor der Beauftragung mit Ihrer Rechtsberatung, und lassen Sie den Umfang der Nutzungsrechte im Werkvertrag regeln (Erweiterung beauftragen und abnehmen).

Ein Rechenbeispiel

Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen. Angenommen werden vier Updates in fünf Jahren, ein Aufwand von 2 Stunden für eine einzelne Einstellung (Faktor 1) und 6 beziehungsweise 10 Stunden Nacharbeit je Update für die höheren Stufen. Alle Werte sind Annahmen; Lizenz-, Reise- und Schulungskosten sind nicht enthalten.

Weg	Aufwand einmalig	Aufwand je Update	Summe nach vier Updates
Einstellung (Stufe 1)	2 Stunden	0 Stunden	2 Stunden
Parameterregel (Stufe 2)	4 Stunden	0 Stunden	4 Stunden
Erweiterung (Stufe 4)	32 Stunden	6 Stunden	56 Stunden
Kernänderung (Stufe 5)	40 Stunden	10 Stunden	80 Stunden

Die Rechnung: 32 + 4 × 6 = 56 Stunden, 40 + 4 × 10 = 80 Stunden. Bezogen auf die Parameterregel mit 4 Stunden ist die Erweiterung das Vierzehnfache und die Kernänderung das Zwanzigfache — obwohl alle drei Wege denselben Ablauf lösen. Bei der Kernänderung kommt hinzu, dass sich die Nacharbeit nicht planbar verschieben lässt: Fällt das Update in eine Frist, muss die Änderung vorher nachgezogen sein, wenn sie den Ablauf danach weiter tragen soll.

Typische Fehler

• Ohne Prüfung der Stufen programmieren lassen: Wer den Wunsch direkt an die Entwicklung gibt, riskiert eine Kernänderung, wo eine Parameterregel gereicht hätte. Nach der redaktionellen Annahme dieses Artikels steigt der Aufwand von Stufe zu Stufe, nicht linear.
• Das Update-Risiko mit dem Einführungsaufwand verwechseln: Eine Einstellung ohne Nacharbeit und eine Erweiterung mit sechs Stunden je Update sehen im Angebot ähnlich aus. Rechnen Sie die Summe nach vier Updates.
• Anpassung ohne Rückweg: BSI OPS.1.1.3.A1 verlangt eine Rückfall-Lösung, bevor geändert wird; der IT-Grundschutz bindet nur, wo Vertrag, Regelung oder Weisung ihn festschreiben. Ohne sie bleibt beim misslungenen Update das Zurückspielen einer Sicherung als möglicher Ausweg; dabei können die seit der Sicherung erfassten Vorgänge verloren gehen.
• Anpassung ohne Testfall: Ohne wiederholbaren Testfall merken Sie erst im Betrieb, dass ein Update die Änderung beseitigt hat. Welche Liste Sie vor dem Update abarbeiten, beschreibt die Update-Strategie fürs ERP.
• Kernänderungen gelten lassen, die niemand mehr kennt: Nach zwei Wechseln in der Betreuung kann der Zweck einer solchen Änderung verloren gehen, und die Fehlersuche wird mühsam. Prüfen Sie, was der Wartungsvertrag bei geändertem Herstellercode noch abdeckt.

So gehen Sie vor

1. Beschreiben Sie den Ablauf, der nicht passt, in drei Sätzen: wer handelt, welches Feld ist betroffen, welches Ergebnis fehlt. Ohne diese Beschreibung lässt sich die Stufe nicht bestimmen.
2. Prüfen Sie die Stufen von 1 nach oben und wählen Sie die erste, die den Ablauf trägt. Halten Sie fest, welche Stufen Sie verworfen haben und warum.
3. Fragen Sie Ihren Anbieter, ob die gewählte Stufe im Wartungsumfang liegt und was sie beim nächsten Update kostet (Wartungsvertrag prüfen).
4. Klären Sie vor der Beauftragung die Nutzungsrechte: Eine Kernänderung ist nur mit der Erlaubnis des Rechtsinhabers zulässig; in Deutschland und Österreich greift die gesetzliche Ausnahme für die zur bestimmungsgemäßen Benutzung notwendige Bearbeitung (§ 69d Abs. 1 UrhG, § 40d Abs. 2 UrhG), in Deutschland nur ohne entgegenstehende besondere vertragliche Bestimmung. Für eine Erweiterung brauchen Sie den passenden Umfang im Werkvertrag.
5. Legen Sie Testfall und Rückfall-Lösung fest, bevor Sie produktiv schalten (Anpassungen updatefähig halten).
6. Prüfen Sie vor jedem Update die Regressionsliste und nach dem Einspielen nach. Eine Anpassung, die zwei Updates ohne Prüfung überlebt hat, ist kein Beleg dafür, dass sie trägt.