Low-Code neben dem ERP: Wofür sich Eigenentwicklung lohnt

Nicht jede Lücke im ERP rechtfertigt einen Eingriff in den Standard. Eine Ergänzung neben dem Kern lässt sich ändern, ohne dessen Updatepfad zu berühren, und wieder abschalten, solange sie nur über die Schnittstelle liest und schreibt, keine Buchungen erzeugt und keine Daten führt, die schon im ERP geführt werden. Drei Fragen tragen die Entscheidung: Welche Daten berührt die Lücke, welchen Prüfpfad verlangt sie, und wer betreibt sie nach dem Aufbau?

Worauf es ankommt

Datenbezug. Eine Ergänzung, die Artikel, Preise oder Kunden zusätzlich pflegt, wird zur zweiten Quelle derselben Sache. Legen Sie vor dem Aufbau fest, welches System führt und welche Systeme nur lesen; wie Sie das festhalten, steht im Artikel Führendes System für Stammdaten.

Prüfpfad. Sobald die Ergänzung Buchungen erzeugt oder verändert, berührt sie in Deutschland die Buchführungspflichten: Buchungen und sonst erforderliche Aufzeichnungen sind “einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet” vorzunehmen (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO). Dazu treten die GoBD, die Verwaltungsanweisung des Bundesministeriums der Finanzen in der Fassung vom 14. Juli 2025: Sie verlangen für jedes DV-System eine Verfahrensdokumentation, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind (Rz. 151). Was ein DV-System ist, fassen sie weit: Zum DV-System gehören nach Rz. 20 auch Haupt-, Vor- und Nebensysteme samt den Schnittstellen zwischen den Systemen, und es kommt nicht darauf an, ob sie im Haus oder in einer Cloud betrieben werden.

Personenbezug. Verarbeitet das Formular oder der Workflow personenbezogene Daten, gilt für Verantwortliche in Deutschland und Österreich Art. 25 DSGVO (gilt ab 25. Mai 2018): Geeignete technische und organisatorische Maßnahmen sind schon bei der Festlegung der Mittel für die Verarbeitung und dann bei der Verarbeitung selbst zu treffen und müssen die Datenschutzgrundsätze wie die Datenminimierung wirksam umsetzen (Abs. 1); durch Voreinstellung dürfen grundsätzlich nur die für den Zweck erforderlichen Daten verarbeitet werden (Abs. 2). Die DSGVO kann nach Art. 3 Abs. 2 auch einen Verantwortlichen oder Auftragsverarbeiter ohne Sitz in der Union erfassen, wenn die Verarbeitung damit zusammenhängt, betroffenen Personen, die sich in der Union befinden, Waren oder Dienstleistungen anzubieten oder ihr Verhalten in der Union zu beobachten; das betrifft etwa ein Schweizer Unternehmen mit Angeboten an Kunden in der EU. Für die Schweiz verlangt Art. 7 DSG in der Fassung des revidierten Gesetzes (in Kraft seit 1. September 2023), die Datenbearbeitung ab der Planung technisch und organisatorisch so auszugestalten, dass die Datenschutzvorschriften eingehalten werden (Abs. 1), und die Bearbeitung durch Voreinstellungen auf das nötige Mindestmass zu beschränken (Abs. 3).

Betrieb. Kernänderungen sind bei jedem Update erneut zu prüfen. Ob eine Ergänzung daneben aus diesem Prüfpfad fällt, ist eine Annahme, die zu prüfen ist: Sie setzt voraus, dass die Ergänzung nur über die Schnittstelle liest und schreibt, keine Daten führt, die das ERP führt, und keine Buchungen erzeugt. Gehört die Ergänzung über ihre Schnittstelle zum DV-System, verlangen die GoBD auch für sie eine Verfahrensdokumentation (Rz. 151) und die Beschreibung der Kontrollen (Rz. 102). Kommt ein System hinzu oder wird gewechselt, ist anlassbezogen zu prüfen, ob das eingesetzte DV-System dem dokumentierten entspricht (Rz. 101). Das braucht einen Eigentümer, sonst bleibt die Ergänzung nach dem Anlass liegen.

Welche Lücke gehört wohin

Die Tabelle ordnet vier Arten von Lücken ein und nennt je die Bedingung, unter der die Ergänzung trägt. Sie ersetzt die Einzelfallprüfung nicht. Die Stufen der Anpassung innerhalb des Kerns beschreibt der Artikel Grenzen der ERP-Anpassung.

Art der Lücke	Ergänzung neben dem ERP, wenn …	In den Kern, wenn …
Formular (Erfassung, Checkliste)	die Maske Angaben aufnimmt, die danach gesichtet und im ERP erfasst werden, und keine Stammdaten, Preise oder Buchungen entstehen	das Formular Buchungen, Preise, Bestände oder Stammdaten erzeugt oder ändert
Workflow (Genehmigung, Status, Wiedervorlage)	der Ablauf den Weg der Entscheidung festhält und das Ergebnis im ERP nachgetragen wird	die Freigabe den Beleg oder die Buchung selbst sperrt oder freigibt; in Deutschland gehören Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen und Funktionstrennungen zum internen Kontrollsystem (GoBD Rz. 100)
Auswertung (Liste, Kennzahl, Auswertung über zwei Quellen)	die Auswertung Daten über eine nur lesende Schnittstelle bezieht und nach dem Zweck wieder verworfen wird	die Zahl in Abschluss, Meldung oder Freigabe eingeht, etwa Bestandswert oder Umsatzsteuer
Berechnung (Preis, Menge, Ausbeute, Kennzahl)	die Rechnung eine Vor- oder Nebenrechnung bleibt, deren Ergebnis geprüft und im ERP erfasst wird	der Wert in einen Beleg fließt: Rechnungsbetrag, Steuerbetrag, Preisfindung, Bestandsbewertung, Lohnabrechnung

Neben der Art der Lücke entscheidet die Menge: Eine Plattform trägt mehrere Ergänzungen, jede einzelne braucht aber Zweck, Eigentümer und Ende.

Regeln für den Betrieb

1. Eigentümer und Zweck. Je Ergänzung ein Name im Fachbereich, der Zweck in einem Satz und ein Datum, an dem geprüft wird, ob sie noch gebraucht wird.
2. Zugriff aus dem ERP übernehmen. Die Rollen richten sich nach dem Berechtigungskonzept des ERP; wer dort nichts ändern darf, darf es über die Ergänzung auch nicht. In Deutschland nennt die GoBD Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen und Funktionstrennungen als Beispiele der Kontrollen nach Rz. 100, und ihre Beschreibung ist Teil der Verfahrensdokumentation (Rz. 102).
3. Personendaten vorab regeln. Zweck und Datenminimierung vor dem Aufbau festlegen (Art. 25 DSGVO für Deutschland und Österreich, Art. 7 DSG für die Schweiz); die DSGVO kann nach Art. 3 Abs. 2 auch einen Verantwortlichen ohne Sitz in der Union erfassen, wenn er betroffenen Personen in der Union Waren oder Dienstleistungen anbietet. Verarbeitet ein Dienstleister die Daten im Auftrag für Sie, etwa auf einer Plattform außerhalb des Hauses, kommt in Deutschland und Österreich ein Vertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO hinzu, in der Schweiz eine Übertragung nach Art. 9 DSG.
4. Definition versionieren und exportierbar halten. Ohne Export der eigenen Definition und der Daten hängt die Ergänzung an einem einzigen Konto.
5. Dokumentieren und testen. Buchhaltungsrelevante Ergänzungen gehören in die Verfahrensdokumentation; die GoBD zählen zum DV-System auch Vor- und Nebensysteme samt ihren Schnittstellen und verlangen dafür eine Verfahrensdokumentation (Deutschland: GoBD Rz. 20 und 151). Jede Änderung braucht einen Testfall, der vor dem nächsten Release läuft; wie Sie Anpassungen pflegen, steht im Artikel Anpassungen updatefähig halten.

Ein Rechenbeispiel

Beispielrechnung mit angenommenen Werten: interner Stundensatz 90 Euro, Stundensatz des ERP-Anbieters 150 Euro, Plattformgebühr 120 Euro im Monat, zwei Releases in fünf Jahren. Verglichen wird dieselbe Lücke einmal als Anpassung im Kern und einmal als Ergänzung daneben.

Posten	Anpassung im Kern	Ergänzung daneben
Aufbau, einmalig	8 Std intern (720 Euro) + 16 Std Anbieter (2.400 Euro) = 3.120 Euro	10 Std intern = 900 Euro
Nachführung je Release	3 Std Anbieter = 450 Euro	entfällt (Annahme)
Plattformgebühr, 60 Monate	entfällt	7.200 Euro
Summe nach fünf Jahren	4.020 Euro	8.100 Euro

Für eine einzelne Lücke bleibt die Kernanpassung in dieser Rechnung günstiger, und auch bei zwei Lücken steht die Ergänzung mit 9.000 Euro gegen 8.040 Euro noch schlechter da; die Plattformgebühr von 7.200 Euro trifft hier auf nur zwei Aufbauten von je 900 Euro. Die Ergänzung rechnet sich erst ab drei vergleichbaren Lücken: Bei drei Lücken stehen 9.900 Euro (3 × 900 Euro Aufbau und 7.200 Euro Gebühr) gegen 12.060 Euro für drei Kernanpassungen. Nicht enthalten sind die Tests nach einem Release: Die Schnittstelle, über die die Ergänzung liest, kann sich ändern. Die Werte sind angenommen, nicht erhoben; rechnen Sie mit Ihren Stundensätzen und der tatsächlichen Zahl der Releases.

Wo Ergänzungen scheitern

• Zweite Datenhaltung. Stammdaten werden in der Ergänzung nachgeführt, und zwei Listen zeigen unterschiedliche Preise. Abhilfe: ein führendes System, alle anderen lesen.
• Kernlogik nachgebaut. Die Ergänzung berechnet einen Betrag, den auch das ERP bildet; die Differenz erscheint im Beleg. Abhilfe: nur der Kern rechnet, die Ergänzung stellt dar.
• Kein Eigentümer. Wenn der Anlass für die Maske endet, bleibt sie ohne Eigentümer in Betrieb. Abhilfe: Prüftermin und Abschaltplan gehören in den ersten Entwurf.
• Offene Zugriffe. Wer den Link hat, darf ändern; in Deutschland berührt das die Kontrollen nach GoBD Rz. 100. Abhilfe: Rollen aus dem ERP, keine eigenen Konten.
• Keine Änderungshistorie. Bei Prüfung oder Update fehlt der Nachweis, wer wann geändert hat. In Deutschland muss die Verfahrensdokumentation dem tatsächlich eingesetzten Verfahren entsprechen und ihre Änderungen müssen historisch nachvollziehbar sein (GoBD Rz. 154); die Ergänzung zählt dazu, soweit sie zum Verfahren der Buchführung gehört. Abhilfe: Definition und Änderungen versionieren.

So gehen Sie vor

1. Lücke beschreiben. Prozessschritt, Beteiligte und die Daten, die hinein- und hinausgehen, in einem Satz je Punkt festhalten.
2. Datenbezug prüfen. Personenbezogen, buchhaltungsrelevant, Preis, Steuerbetrag oder Bestand betroffen? Wenn ja, nach der Tabelle in den Kern oder mit Vertrag, Rollen und Dokumentation arbeiten.
3. Beide Wege rechnen. Aufbau, Nachführung je Release und feste Plattformkosten über die geplante Nutzungsdauer gegenüberstellen.
4. Regeln festlegen. Eigentümer, Rollen, Zweck, Prüftermin, Export der Definition und Abschaltung schriftlich.
5. Nachhalten. Nach jedem Release und einmal im Jahr prüfen: Läuft die Ergänzung noch, berührt sie neue Daten, und kann der Standard die Aufgabe inzwischen selbst?