Key-User-Schulung: Wie Schlüsselpersonen das System weitergeben

Die Key User tragen ein neues ERP nach dem Start in die Bereiche. Wer sie nur im Fach schult, bekommt Ansprechpartner, die Vorgänge bedienen, aber keine Unterweisung halten können. Der Ablauf führt von der Rollenauswahl bis zur Weitergabe.

Was Sie vorab brauchen

• Eine Liste der Rollen, die nach dem Start im System arbeiten, und ihrer täglichen Prozesse.
• Ein Schulungssystem mit Testdaten und Zugang außerhalb des Live-Betriebs.
• Je Teilnehmenden einen Rechner; für Gruppen bis sechs Personen einen zweiten Bildschirm.
• Kurzanleitungen zu den geschulten Prozessen (Arbeitsanweisungen für das ERP).
• Zeitbudget der Key User und eine Vertretung für ihr Tagesgeschäft (Key User im ERP-Projekt auswählen).
• Ein Formular für die Teilnehmerliste (Name, Rolle, Datum, Ergebnis) und einen Nachschulungstermin.

Schritt für Schritt: Von der Key-User-Schulung zur Kollegenschulung

Schritt 1: Rollen und Prozesse zuschneiden

Legen Sie vor der ersten Schulung fest, welcher Prozess zu welcher Rolle gehört; Grundlage sind die Sollprozesse im Fachkonzept. Der Beispielbetrieb hat 19 Anwendende in vier Rollen (Auftrag und Vertrieb, Einkauf, Lager, Buchhaltung) sowie drei Key User, die die Weitergabe übernehmen. Die Key User stehen in der Schulungstabelle in einer eigenen Zeile und sind in den vier Rollenzeilen nicht mitgezählt; die vier Rollen umfassen 19 Personen, mit den drei Key Usern insgesamt 22. Wer zwei kleine Rollen abdeckt, bekommt beide Fachblöcke.

Schritt 2: Schulungsplan je Rolle aufstellen

Der Plan ordnet jeder Rolle Themen, Stunden und einen Ausstiegstest zu; die Stunden sind Annahmen, kein Marktwert. Die vier Rollenzeilen schulen die 19 Anwendenden ohne die Key User, die Key-User-Zeile steht daneben und ergänzt sie; die Zeile “alle Anwendenden” gilt für alle 22 Personen einschließlich der Key User.

Rolle	Themen	Stunden je Person (Annahme)	Ausstiegstest
Key User (drei Personen)	eigener Fachprozess, Stammdaten, Auswertungen, Fehlerfälle, Unterweisen, Kurzanleitung pflegen	16 Fach und 8 Trainer, zusammen 24	Prozessaufgabe allein lösen, Fehlerfall erklären, 15 Minuten unterweisen
Auftrag und Vertrieb (sechs Personen)	Angebot, Auftrag, Lieferung, Rechnung, Belegkette prüfen	12	drei Aufgaben aus dem Tageslauf ohne Hilfe lösen
Einkauf (vier Personen)	Bestellung, Wareneingang, Lieferanten- und Preisstamm	10	Wareneingang mit Teillieferung buchen
Lager (fünf Personen)	Kommissionierung, Umbuchung, Inventur, Sperren	10	eine Inventurposition zählen, buchen und die Abweichung melden
Buchhaltung (vier Personen)	offene Posten, Zahlungseingang, Auswertungen, Export	10	Zahlungseingang zuordnen und offene Posten auswerten
alle Anwendenden (22 Personen)	Anmeldung, Navigation, Belege suchen, Aufgabenliste	4	anmelden, einen Vorgang finden, eine Störung beschreiben

Rechenprobe: 3 × 24 = 72, 6 × 12 = 72, 4 × 10 = 40, 5 × 10 = 50, 4 × 10 = 40 und 22 × 4 = 88 ergeben 362 Stunden, also 16,5 Stunden je Person (362 ÷ 22). Bezugsgröße sind die 22 Anwendenden aus 19 Personen in den vier Rollen und drei Key Usern.

Schritt 3: Den Ausstiegstest festlegen

Der Ausstiegstest ist eine Aufgabe aus dem eigenen Tagesprozess, die ohne Hilfe im Schulungssystem zu lösen ist; er zeigt, ob die Person den Prozess sicher bedient und ihre Schritte erklären kann. Die Kriterien sind ein redaktioneller Vorschlag. Als Annahme gilt der Test als bestanden, wenn die Aufgabe in 30 Minuten ohne fremde Hilfe gelöst wird und das Ergebnis der Vorgabe entspricht. Wer ihn nicht besteht, übt in einer Kleingruppe und wiederholt ihn nach einer Woche; beim Key User kommt eine Unterweisung von 15 Minuten vor der Gruppe hinzu.

Schritt 4: Die Key User als Trainer ausbilden

Der Trainertag vermittelt, den eigenen Prozess Schritt für Schritt zu erklären, eine Unterweisung aufzubauen, die Gruppe zu führen und Fehler samt Ausweg im System zu benennen. Als Vorschlag der Redaktion gilt die kleinste Einheit jeder Kollegenschulung: vormachen, gemeinsam durchführen, allein durchführen lassen, zurückmelden; als Annahme entfallen ein Drittel der Zeit aufs Erklären und zwei Drittel aufs Üben. Jede Unterweisung bekommt ein Train-the-Trainer-Blatt:

Feld	Inhalt
Lernziel	ein Satz: Was kann die Person nach der Einheit? Zum Beispiel: “Nach der Einheit legen Sie eine Bestellung mit Teillieferung an.”
Zielgruppe	Rolle, Vorkenntnisse, Anzahl der Teilnehmenden
Prozessschritte	nummerierte Reihenfolge vom Vorgang bis zum Abschluss, mit den Stellen, an denen Fehler auftreten
Übungsfall	ein Fall aus dem Tagesgeschäft mit Testdaten, der alle Schritte durchläuft
Ablauf	zeigen fünf Minuten, gemeinsam zehn, allein 15, Rückmeldung fünf (Annahme)
Hilfsmittel	Schulungssystem, Testdaten, Kurzanleitung, zweiter Bildschirm
Kontrolle	die Aufgabe, die jede Person allein löst, mit dem Sollergebnis
Nachschulung	Termin und Name der Ansprechperson nach dem Start
Stand	Datum, Version, verantwortliche Person

Schritt 5: Die Weitergabe im Bereich verankern

Unterweisen Sie in Gruppen von vier bis sechs Personen (Annahme) und am Arbeitsplatz; legen Sie fest, wann der Key User erreichbar ist, und bündeln Sie Rückfragen dort. Neue Mitarbeitende durchlaufen denselben Test. Fragen, die eine Kurzanleitung nicht beantwortet, sammelt der Key User und lässt sie fortschreiben; die nächsten Schritte nach dem Start beschreiben Mitarbeiterwiderstand im ERP-Projekt und Endanwender-Schulung beim ERP-Start.

Schritt 6: Nachschulen und nachhalten

Führen Sie je Person eine Zeile mit Rolle, Datum und Ergebnis. Vier Wochen nach dem Start wiederholen Sie die Aufgaben, die im Ausstiegstest nicht saßen; danach gilt die Schulung als abgeschlossen (Hypercare nach dem Go-live).

Was in Deutschland für die Schulung gilt

Der Arbeitgeber kann Inhalt, Ort und Zeit der Arbeitsleistung nach billigem Ermessen bestimmen, soweit Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung, Tarifvertrag oder Gesetz nichts anderes festlegen (§ 106 GewO). Steht fest, dass sich die Tätigkeit ändern wird und die Kenntnisse dafür nicht ausreichen, muss er mit dem Arbeitnehmer die Anpassung erörtern; dieser kann ein Betriebsratsmitglied hinzuziehen (§ 81 Abs. 4 Satz 2 und 3 BetrVG).

Besteht ein Betriebsrat, hat er bei der Berufsbildung eigene Rechte: Auf sein Verlangen ermittelt der Arbeitgeber den Berufsbildungsbedarf und berät mit ihm darüber, wozu der Betriebsrat Vorschläge machen kann (§ 96 Abs. 1 BetrVG); kommt dabei eine Einigung nicht zustande, können beide Seiten die Einigungsstelle um Vermittlung anrufen (§ 96 Abs. 1a BetrVG). Ändern geplante Maßnahmen die Tätigkeit, sodass die Kenntnisse nicht mehr ausreichen, bestimmt er bei der Einführung betrieblicher Berufsbildungsmaßnahmen mit; kommt keine Einigung zustande, entscheidet die Einigungsstelle (§ 97 Abs. 2 BetrVG). Bei der Durchführung von Maßnahmen der betrieblichen Berufsbildung hat er mitzubestimmen und kann Teilnehmende vorschlagen (§ 98 Abs. 1 und 3 BetrVG); kommt über die Durchführung oder über die vorgeschlagenen Teilnehmenden keine Einigung zustande, entscheidet die Einigungsstelle (§ 98 Abs. 4 BetrVG). Absatz 6 erstreckt die Absätze 1 bis 5 auf sonstige Bildungsmaßnahmen im Betrieb. Wird eine Person mit der Durchführung der betrieblichen Berufsbildung beauftragt, kann er der Bestellung widersprechen, wenn die persönliche oder fachliche Eignung im Sinne des Berufsbildungsgesetzes fehlt (§ 98 Abs. 2 BetrVG).

Planen Sie die Schulungsstunden als Arbeitszeit ein: Arbeitszeit ist nach § 2 Abs. 1 ArbZG die Zeit vom Beginn bis zum Ende der Arbeit ohne Ruhepausen. Nach der Grundregel des § 3 ArbZG darf die werktägliche Arbeitszeit acht Stunden nicht überschreiten und nur auf bis zu zehn Stunden verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden; das ist keine ausnahmslose Grenze: § 7 ArbZG lässt abweichende tarifvertragliche oder darauf gestützte betriebliche Regelungen zu, § 18 ArbZG nimmt bestimmte Beschäftigte, etwa leitende Angestellte, vom Gesetz aus. Das Arbeitszeitgesetz ist am 1. Juli 1994 in Kraft getreten. Eine Teilnehmerliste enthält personenbezogene Daten von Beschäftigten; in Deutschland dürfen sie verarbeitet werden, wenn dies für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist (§ 26 Abs. 1 BDSG). ISO 10015:2019 beschreibt als Leitlinie den Aufbau, die Umsetzung, die Pflege und die Verbesserung eines Systems für Kompetenzmanagement und Personalentwicklung; Normen sind nach der Erläuterung des DIN e. V. freiwillig und werden erst durch Gesetz oder Vertrag verbindlich. Diese Sätze gelten für Betriebe in Deutschland; für Österreich und die Schweiz sind die Regeln gesondert zu prüfen. Welche ERP-Funktionen Mitbestimmung auslösen, steht unter Betriebsrat und ERP-Einführung.

So prüfen Sie das Ergebnis

1. Jede Rolle im Plan hat einen Ausstiegstest mit Aufgabe und Schwelle.
2. Jeder Key User hat Fachblock, Trainertag und Unterweisung abgeschlossen.
3. Jede Unterweisung hat ein Train-the-Trainer-Blatt mit Lernziel, Ablauf und Kontrolle.
4. Die Teilnehmerliste ist geführt und die Ausstiegstests sind ausgewertet.
5. Für jede nicht bestandene Aufgabe gibt es einen Nachschulungstermin.
6. In Betrieben mit Betriebsrat ist die Schulungsplanung mit dem Gremium besprochen (§§ 96 bis 98 BetrVG).

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Abhilfe
Nach dem Start fragen die Kollegen nur noch den Key User	niemand hat den Prozess selbst durchlaufen	Übungsanteil erhöhen, zwei Drittel der Zeit üben lassen
Die Unterweisung dauert doppelt so lange	zu viele Teilnehmende	Gruppe auf vier bis sechs Personen teilen
Der Ausstiegstest wird bestanden, im Alltag fehlen Schritte	die Aufgabe deckt nur einen Ausschnitt ab	Aufgabe aus dem vollständigen Vorgang wählen
Die Kurzanleitung passt nach dem ersten Update nicht mehr	niemand pflegt sie nach der Schulung	Pflege im Train-the-Trainer-Blatt eintragen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Holen Sie die Personalabteilung, den Betriebsrat oder eine arbeitsrechtliche Beratung, sobald eine Betriebsvereinbarung betroffen ist, Schulungen außerhalb der Arbeitszeit stattfinden sollen oder ein Key User mit der Durchführung betrieblicher Berufsbildung beauftragt wird. Externe Unterstützung brauchen Sie, wenn im Betrieb niemand den Trainertag halten kann.