Endanwender-Schulung beim ERP-Start: Zeitpunkt, Umfang, Formate

Zwei Größen legen Sie fest, bevor der erste Termin im Kalender steht: den Abstand zum Start und die Stunden je Anwendergruppe. Das Terminmodell ist eine redaktionelle Planungshilfe dieses Artikels; die Stundenzahlen, Blocklängen und Gruppengrößen sind Beispielwerte ohne Erhebung.

Was Sie vorab brauchen

• die Rollenliste aus dem Fachkonzept mit der Aufgabe, die jede Rolle künftig ausführt (siehe Sollprozesse festlegen)
• ein Testsystem mit kopierten Stammdaten (Sandbox), getrennt vom Produktivsystem
• Key User, die die Gruppen unterrichten; ihre eigene Schulung steht in Key-User-Schulung
• den festen Starttermin mit Urlaubs-, Inventur- und Saisonzeiten des Betriebs
• Übungsfälle je Rolle mit Anfangszustand und erwartetem Ergebnis
• je Gruppe einen Raum oder eine Videokonferenz und je Person einen Testzugang
• eine Anwesenheitsliste je Gruppe

Schritt 1: Anwendergruppen bilden

Teilen Sie nach Aufgabe, nicht nach Abteilung: Wer den Vorgang täglich abschließt, braucht einen anderen Umfang als die Vertretung.

• Gruppe A: gelegentliche Nutzung, etwa Vertretung und Aushilfe

• Gruppe B: Kernnutzung, die einen eigenen Vorgang erfasst und ändert

• Gruppe C: Abschluss und Kontrolle, etwa Lager und Buchhaltung

• Gruppe D: Key User, die zusätzlich Kollegen anleiten

• Ergebnis: Jede Person ist genau einer Gruppe zugeordnet, und je Gruppe ist die Aufgabe benannt, die sie im neuen System ausführt.

Schritt 2: Stunden je Anwendergruppe festlegen

Die Tabelle ist eine Beispielplanung mit erfundenen Zahlen; messen Sie die Zeit im ersten Durchlauf.

Anwendergruppe	Beispiel: Stunden	Inhalte
Gelegentliche Nutzung	2, als ein Block	anmelden, suchen, Vorgang ansehen, Beleg drucken
Kernnutzung	6, als zwei Blöcke	Vorgang erfassen, ändern, stornieren, Folgeprozess auslösen
Abschluss und Kontrolle	10, als vier Blöcke	Auswertungen, Abstimmung, Fehlerfälle, Monatsabschluss
Key User, zusätzlich	8, als drei Blöcke	Systemtiefe, Übungsfälle schreiben, Kollegen anleiten
Nachschulung nach dem Start	1 bis 2 je Gruppe	offene Fehler, Sonderfälle aus dem Alltag

Als redaktioneller Richtwert dieses Artikels dauert ein Block höchstens drei Stunden und endet mit einer eigenen Übung; längere Einheiten verlegen Sie auf einen zweiten Tag. Die Stundenzahl je Gruppe ergibt sich aus der Zahl der Blöcke.

• Ergebnis: Je Gruppe steht eine Stundenzahl mit der Zahl der Blöcke im Plan, und die Summe ist als interne Position in der Kapazitätsplanung erfasst, wie in ERP-Projektkapazität beschrieben.

Schritt 3: Das Terminmodell vom Start rückwärts aufstellen

Setzen Sie die Schulung nicht früher als drei Wochen vor dem Start an. Der Abstand ist ein redaktioneller Richtwert dieses Artikels: kurz genug, dass die erste echte Anwendung vor dem Start liegt, lang genug, dass Fehler aus der Schulung noch vor dem Start behoben werden.

Zeitpunkt relativ zum Start	Aufgabe
Start minus 6 Wochen	Sandbox aufsetzen, Übungsfälle schreiben, Key User schulen
Start minus 3 Wochen	erste Gruppenschulung für Kernnutzung sowie Abschluss und Kontrolle
Start minus 2 Wochen	Gruppenschulung der übrigen Gruppen, erster Durchlauf der Übungsfälle
Start minus 1 Woche	Wiederholung im Schattenbetrieb, offene Punkte schließen
Starttag	Key User begleiten die ersten echten Vorgänge am Arbeitsplatz
1. bis 4. Woche danach	kurze Nachschulung je Gruppe, Fehlerliste einarbeiten

Wer früher geschult wird, lernt einen Stand, den die Konfiguration bis zum Start noch ändern kann. Wer erst nach dem Start schult, arbeitet die ersten Tage ohne geübte Anwender. Verschiebt sich der Start, verschiebt sich das Fenster mit.

Halten Sie den Systemstand ab dem Abnahmetest stabil; sonst passt keine Übung mehr zum System, wie im Abnahmetest festgehalten.

• Ergebnis: Jede Gruppe hat einen Termin im Fenster zwischen drei Wochen und einer Woche vor dem Start, und der Termin steht im Cut-over-Plan.

Schritt 4: Übungsfälle für die Sandbox schreiben

Schreiben Sie je Aufgabe der Rollenliste einen Fall: Anfangszustand, Schritte und ein erwartetes Ergebnis, das die Person am Bildschirm prüft.

• ein Fall je Aufgabe, die die Rolle im Alltag ausführt
• Reihenfolge vom einfachen zum schweren Fall, im Rhythmus des Alltags
• je Rolle ein Fehlerfall: falsche Eingabe erkennen, korrigieren, Ergebnis prüfen
• Anfangszustand vor jeder Gruppe zurücksetzen, sonst häufen sich die Daten

Gruppe	Beispiel-Übungsfall	Dauer je Person
Gelegentliche Nutzung	Artikel suchen und Verfügbarkeit lesen	15 Minuten
Kernnutzung	Auftrag erfassen, Teillieferung buchen, Rechnung erstellen	45 Minuten
Lager	Wareneingang buchen und Mengendifferenz melden	30 Minuten
Abschluss und Kontrolle	Tagesumsatz auswerten, offene Posten prüfen	30 Minuten

• Ergebnis: Zu jeder Rolle liegt mindestens ein Übungsfall vor, den eine Person ohne Hilfe abschließen kann.

Schritt 5: Die Sandbox einrichten und schützen

Richten Sie eine eigene Firma oder einen eigenen Mandanten im Testsystem ein, sodass keine Buchung in die produktive Buchhaltung läuft. Kopieren Sie die Stammdaten, oder erfinden Sie Beispieldaten. Enthält die Kopie personenbezogene Daten von Kunden oder Lieferanten, klären Sie mit dem Datenschutzbeauftragten, wer zugreifen darf und wann die Kopie gelöscht wird. Jede Person braucht einen eigenen Zugang mit denselben Rechten wie im Produktivsystem; fehlende Rechte brechen die Übung ab.

• Ergebnis: Die Sandbox ist erreichbar, enthält den freigegebenen Datenstand und wird vor jeder Gruppe zurückgesetzt.

Schritt 6: Das Format je Gruppe wählen

Format	Wofür	Grenze
Präsenz in Kleingruppen von vier bis acht Personen	mehrstufige Vorgänge und die erste Übung in der Sandbox	Raum und Trainerzeit je Gruppe
Online mit geteiltem Bildschirm	verteilte Standorte, kurze Wiederholung	ohne eigenen Zugang bleibt die Übung aus
Kurze Videos und Arbeitsanweisungen	Nachschlagen nach der Schulung	ersetzen die eigene Ausführung nicht
Kollegenschulung durch den Key User	den eigenen Bereich im eigenen Tempo	braucht Freistellung und Vertretung
Begleitung am Arbeitsplatz am Starttag	die ersten echten Vorgänge	eine Person begleitet am Starttag wenige Arbeitsplätze gleichzeitig

Redaktionelle Einschätzung: In die erste Schulung des eigenen Vorgangs gehört ein Format, in dem jede Person selbst klickt. Eine Vorführung zeigt den Ablauf, ersetzt die eigene Ausführung aber nicht.

• Ergebnis: Je Gruppe steht das Format mit Teilnehmerzahl, Dauer und Trainer im Plan.

Was in Deutschland und Österreich den Zeitpunkt betrifft

Für Deutschland gilt die am 14.10.2026 geltende Fassung (BetrVG zuletzt geändert am 19. Juli 2024, GewO am 20. Juli 2026), für Österreich § 94 ArbVG in der seit 1. Januar 1987 geltenden Fassung. Der Arbeitgeber bestimmt Inhalt, Ort und Zeit der Arbeitsleistung nach billigem Ermessen, soweit Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung, Tarifvertrag oder Gesetz nichts anderes festlegen (§ 106 GewO; die Vorschrift gilt seit dem 1. Januar 2003, BAG 10 AZR 330/16 (A), Rz. 64); auf dieser Grundlage legen Sie den Schulungstermin und die Arbeitszeit fest, in der er liegt. Sobald feststeht, dass sich die Tätigkeit ändern wird und die beruflichen Kenntnisse und Fähigkeiten für die künftigen Aufgaben nicht ausreichen, hat der Arbeitgeber mit dem Mitarbeitenden zu erörtern, wie sie im Rahmen der betrieblichen Möglichkeiten angepasst werden können (§ 81 Abs. 4 Satz 2 BetrVG); Einzelheiten stehen in Widerstand gegen das neue ERP.

Besteht ein Betriebsrat, hat der Arbeitgeber auf Verlangen den Berufsbildungsbedarf zu ermitteln und mit ihm Fragen der Berufsbildung zu beraten (§ 96 Abs. 1 BetrVG), und beide Seiten haben darauf zu achten, dass den Beschäftigten unter Berücksichtigung der betrieblichen Notwendigkeiten die Teilnahme an betrieblichen oder außerbetrieblichen Maßnahmen der Berufsbildung ermöglicht wird, auch für ältere, teilzeitbeschäftigte und familienbelastete Beschäftigte (§ 96 Abs. 2 BetrVG). Bei der Durchführung von Maßnahmen der betrieblichen Berufsbildung bestimmt der Betriebsrat nach § 98 Abs. 1 BetrVG mit; nach § 98 Abs. 6 BetrVG gelten die Absätze 1 bis 5 entsprechend, wenn der Arbeitgeber sonstige Bildungsmaßnahmen im Betrieb durchführt. Ob die ERP-Schulung unter die eine oder die andere Fallgruppe fällt, ist eine Rechtsfrage; die Beteiligung im Einzelnen beschreibt Betriebsrat und ERP-Einführung in Deutschland.

In Österreich hat der Betriebsinhaber einen bestehenden Betriebsrat über geplante Maßnahmen der betrieblichen Berufsausbildung sowie der betrieblichen Schulung und Umschulung zum ehestmöglichen Zeitpunkt in Kenntnis zu setzen (§ 94 Abs. 1 ArbVG); an Planung und Durchführung wirkt der Betriebsrat mit, Art und Umfang kann eine Betriebsvereinbarung regeln (§ 94 Abs. 3 ArbVG). Zustimmungspflichten beschreibt Betriebsrat und ERP-Einführung in Österreich, die Mitsprache Mitwirkung in der Schweiz.

So prüfen Sie das Ergebnis

• Jede Person hat den Vorgang ihrer Rolle mindestens einmal selbst ausgeführt.
• Jede Gruppe hat die Übungsfälle ohne Hilfe abgeschlossen; die Stellen mit Hilfe stehen auf der Fehlerliste.
• Für jede Rolle liegt eine Arbeitsanweisung vor, in die die Fehler aus der Schulung eingearbeitet sind.
• Am Starttag ist je Bereich ein Key User als Ansprechpartner eingetragen.
• Die Sandbox bleibt bis vier Wochen nach dem Start offen.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Mögliche Ursache	Abhilfe
Am Starttag fehlen die Schritte	Der letzte Schulungstermin lag mehr als drei Wochen vor dem Start	kurze Wiederholung in der Startwoche, Sandbox offen halten
Die Schulung wird zur Vorführung	Kein Testzugang für die Teilnehmenden	je Person einen Zugang anlegen
Die Key User fehlen im Tagesgeschäft	Freistellung nicht eingeplant	Zeit als Projektposition einplanen
Die Übung passt nicht zum System	Die Konfiguration wurde nach der Schulung geändert	ab dem Abnahmetest nur noch Fehler beheben
Dieselben Fragen kommen nach vier Wochen wieder	Nachschulung fand nicht statt	feste Sprechzeit je Gruppe in den ersten Wochen, wie in Hypercare

Wann Sie Hilfe holen sollten

• Holen Sie einen externen Trainer hinzu, wenn eine Rolle im neuen System eine Aufgabe bekommt, die bisher niemand im Betrieb ausgeführt hat.
• Klären Sie mit Ihrer Rechtsberatung, ob die Schulung unter Maßnahmen der betrieblichen Berufsbildung (§ 98 Abs. 1 BetrVG) oder unter sonstige Bildungsmaßnahmen im Betrieb (§ 98 Abs. 6 BetrVG) fällt; in beiden Fallgruppen ist eine Beteiligung des Betriebsrats bei der Durchführung vorgesehen.
• Fragen Sie den Datenschutzbeauftragten, bevor personenbezogene Daten in die Sandbox kopiert werden.
• Regelt eine Betriebsvereinbarung oder ein Tarifvertrag Schulungszeiten oder Freistellungen, geht sie dem Terminmodell dieses Artikels vor.