Widerstand gegen das neue ERP: Mitarbeiter früh einbinden

Ein neues ERP ändert die Aufgabe: Aus einer Liste wird eine Maske, aus zwei Schritten einer. Zwei Hebel entscheiden mit, ob das Team den Ablauf mitträgt: ob die Betroffenen vor der Entscheidung gefragt werden und ob sie den neuen Ablauf vor dem Start einmal selbst ausgeführt haben. Dieser Artikel ordnet jeder Rolle ein zu klärendes Bedenken und die passende Antwort zu und nennt die deutschen Beteiligungspflichten, die den Zeitpunkt bestimmen.

Worauf es ankommt

Trennen Sie drei Ursachen, denn jede verlangt etwas anderes.

• Der geplante Ablauf verschlechtert die Arbeit einer Rolle. Ein Vorgang braucht mehr Schritte als vorher, eine Information fehlt an der Stelle, an der sie gebraucht wird, oder derselbe Wert wird zweimal erfasst. Antwort: den Ablauf ändern, solange er nicht eingefroren ist.
• Die neue Aufgabe ist unklar. Offen ist, wer künftig entscheidet, wer einen Vorgang freigibt und was aus der bisherigen Zuständigkeit wird. Antwort: ein Gespräch, das Zuständigkeit und neuen Ablauf vollständig benennt.
• Die Übung mit dem neuen Werkzeug fehlt. Die Arbeit bleibt vertraut, die Maske ist neu. Antwort: Schulung plus eine Ausführung des eigenen Ablaufs vor dem Start.

Prüfen Sie je Rolle getrennt, was der geplante Ablauf für diesen Arbeitsplatz bedeutet: Nicht jede Rolle verliert einen Arbeitsschritt, und nicht jede gewinnt einen.

Beteiligungspflichten in Deutschland

In Deutschland bestimmen drei Vorschriften des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) den Zeitpunkt der Gespräche und den Umfang der Beteiligung, alle in der am 14.10.2026 geltenden Fassung.

Für einzelne Mitarbeitende gilt § 81 BetrVG: Veränderungen in ihrem Arbeitsbereich muss der Arbeitgeber ihnen rechtzeitig mitteilen (§ 81 Abs. 2 BetrVG). Plant er technische Anlagen, Arbeitsverfahren und Arbeitsabläufe oder Arbeitsplätze, muss er die vorgesehenen Maßnahmen und ihre Auswirkungen auf Arbeitsplatz, Arbeitsumgebung sowie Inhalt und Art der Tätigkeit mitteilen (§ 81 Abs. 4 Satz 1 BetrVG). Steht fest, dass sich die Tätigkeit ändert und die beruflichen Kenntnisse und Fähigkeiten für die neue Aufgabe nicht ausreichen, erörtert er mit dem Mitarbeitenden, wie sie im Rahmen der betrieblichen Möglichkeiten angepasst werden können (§ 81 Abs. 4 Satz 2 BetrVG); der Mitarbeitende kann dazu ein Betriebsratsmitglied hinzuziehen (§ 81 Abs. 4 Satz 3 BetrVG).

Besteht ein Betriebsrat, kommt § 90 BetrVG hinzu: Der Arbeitgeber muss ihn über die Planung technischer Anlagen sowie von Arbeitsverfahren und Arbeitsabläufen – einschließlich des Einsatzes von Künstlicher Intelligenz – rechtzeitig und unter Vorlage der erforderlichen Unterlagen unterrichten (§ 90 Abs. 1 Nr. 2 und 3 BetrVG). Er muss die vorgesehenen Maßnahmen und ihre Auswirkungen auf die Beschäftigten so rechtzeitig beraten, dass Vorschläge und Bedenken des Betriebsrats in der Planung berücksichtigt werden können (§ 90 Abs. 2 BetrVG). Der Zeitpunkt liegt damit vor dem Abschluss der Planung, nicht danach.

§ 90 BetrVG gibt dem Betriebsrat Informations- und Beratungsrechte, keine Mitbestimmung. Hat das neue ERP eine technische Einrichtung, die objektiv geeignet ist, Verhaltens- oder Leistungsinformationen über die Arbeitnehmer zu erheben oder aufzuzeichnen, greift zusätzlich das Mitbestimmungsrecht des § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG; auf eine Überwachungsabsicht des Arbeitgebers kommt es dabei nicht an (BAG, Urteil vom 28. Januar 2025 – 9 AZR 48/24, Rn. 28). Welche Funktionen das betrifft, ordnet Betriebsrat und ERP-Einführung in Deutschland ein.

Für Österreich und die Schweiz gilt eigenes Recht; die Beteiligung dort beschreiben Betriebsrat und ERP-Einführung in Österreich und Mitwirkung in der Schweiz.

Rollen, Bedenken und die passende Antwort

Die Tabelle ist eine redaktionelle Arbeitshilfe: Sie ordnet jeder Rolle ein Bedenken zu, das Sie im Gespräch klären, und die Antwort, die den Punkt auflöst. Sie sagt nichts über die Häufigkeit von Bedenken; streichen Sie, was für Ihren Betrieb nicht zutrifft.

Rolle	Bedenken, das Sie im Gespräch klären	Antwort: Gespräch, Schulung oder Änderung des Ablaufs
Buchhaltung und Finanzen	Schließt sich der Monat mit dem neuen System ab, und wie stimme ich die Konten ab?	Gespräch vor der Einrichtung; Änderung des Ablaufs: Abstimmungspunkt und Übergabeliste im Monatsabschluss festlegen
Lager und Einkauf	Bleibt der Bestellvorschlag nachvollziehbar, oder entsteht Nacharbeit an den Bestellungen?	Schulung am Bestellvorschlag mit eigenen Beispieldaten; vor dem Start Melde- und Sicherheitsbestände je Artikel neu festlegen und schriftlich bestätigen
Vertrieb und Auftragsbearbeitung	Wie lange dauert ein Auftrag künftig, und wo erfasse ich Sonderfälle?	Schulung in der Auftragserfassung mit Zeitmessung je Auftragsart; Vorlagen für Standard- und Sonderfälle anlegen
Fertigung und Werkstatt	Werden Rückmeldung und Stückliste komplizierter, und wer kontrolliert sie?	Gespräch mit der Werkstattleitung; Schulung an der Rückmeldung; Ablaufänderung: Rückmeldung am Schichtende mit Abgleich der Stückliste
IT und Key User	Bleibe ich Ansprechpartner, und welche Zeit steht mir dafür zu?	Gespräch über Aufgaben, Stellvertretung und Freistellung; Änderung des Ablaufs: Vertretungsregel und feste Sprechzeiten
Geschäftsführung und Inhaber	Was kostet die Beteiligung, und woran erkennen wir nach dem Start, ob sie gewirkt hat?	Gespräch auf Basis der Stundenrechnung unten; Ablaufänderung: je Bereich eine Kennzahl in die Go/No-Go-Entscheidung aufnehmen
Betriebsrat, sofern in Deutschland vorhanden	Sind unsere Vorschläge und Bedenken in der Planung berücksichtigt worden?	Unterrichtung mit den erforderlichen Unterlagen und Beratung nach § 90 BetrVG, bevor die Planung abgeschlossen wird

Ein Beispiel: 40 Beschäftigte, sechs Rollen

Die folgende Rechnung ist eine Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen. Annahmen: Handels- und Fertigungsbetrieb mit 40 Beschäftigten, davon 35 Nutzende im neuen ERP, sechs Rollen mit je einem Gruppengespräch von 1,5 Stunden Dauer und je sechs Beteiligten (fünf Teilnehmende und eine Moderation), zwei Prozessworkshops mit je sechs Teilnehmenden und zwei Stunden Dauer, interner Stundensatz 45 Euro je Stunde. Jede Zeile zählt die Arbeitszeit aller Beteiligten als Personenstunden.

Maßnahme	Rechnung	Personenstunden
Gruppengespräch je Rolle	6 × 1,5 Stunden × 6 Beteiligte	54
Prozessworkshop	2 × 2 Stunden × 6 Teilnehmende	24
Schulung der Nutzenden	35 × 8 Stunden	280
Schattenbetrieb und Nachschulung	35 × 2 Stunden	70
Begleitung durch die Key User	6 Wochen × 6 Stunden	36
Summe		464

Rechenprobe: 54 + 24 + 280 + 70 + 36 = 464 Personenstunden. Bei 45 Euro je interner Stunde sind das 20.880 Euro, je Beschäftigtem 11,6 Stunden und 522 Euro. Diese Personenstunden sind Arbeitszeit Ihrer Leute und gehören in die interne Zeile einer Kostenrechnung, wie sie ERP-Gesamtkosten über fünf Jahre aufbaut; kein Betrag dieses Abschnitts ist ein Marktpreis oder ein Durchschnittswert.

Typische Fehler

• Informieren statt fragen. Eine Veranstaltung erklärt den neuen Ablauf und nimmt keinen Einwand auf; was im Ablauf steckt, bleibt dann ungeprüft. Setzen Sie je Rolle ein Gespräch mit Frage und Protokoll an.
• Sammeln ohne Entscheidung. Bedenken stehen auf der Liste, aber nicht, ob der Ablauf geändert oder beibehalten wird. Führen Sie je Bedenken eine Zeile mit Entscheidung, Datum und Namen.
• Der Key User trägt die Betreuung allein. Regeln Sie Freistellung und Stellvertretung und planen Sie die Zeit als eigene Position ein, damit die Betreuung nicht am Tagesgeschäft hängen bleibt, wie in Key User im ERP-Projekt beschrieben.
• Zusagen mündlich. Eine mündlich zugesagte Zusatzfunktion steht in keiner Liste und droht später als Nachtrag abgerechnet zu werden. Halten Sie jede Zusage im Änderungsverfahren fest, siehe Change Requests im ERP-Projekt.
• Schulung ohne eigene Ausführung. Prüfen Sie am Ende jeder Schulung, dass jede Rolle ihren Ablauf einmal selbst durchlaufen hat.

So gehen Sie vor

1. Erstellen Sie eine Liste je Rolle: welche Aufgabe sich ändert, welcher Schritt wegfällt und welcher hinzukommt.
2. Führen Sie das Gespräch vor der Prozessentscheidung und protokollieren Sie je Bedenken die Entscheidung mit Datum.
3. Entscheiden Sie im Workshop je Ablauf: übernehmen, anpassen oder Ablauf ändern; halten Sie das Ergebnis als Sollprozess fest, siehe Sollprozesse festlegen.
4. Beteiligen Sie in Deutschland den Betriebsrat, sofern vorhanden, vor dem Abschluss der Planung mit Unterlagen und Beratung nach § 90 BetrVG und prüfen Sie je Funktion die Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG; dafür genügt, dass die Einrichtung objektiv geeignet ist, Verhaltens- oder Leistungsinformationen über die Arbeitnehmer zu erheben oder aufzuzeichnen (BAG, Urteil vom 28. Januar 2025 – 9 AZR 48/24, Rn. 28).
5. Schulen Sie je Rolle und lassen Sie den eigenen Ablauf vor dem Start im Schattenbetrieb üben, siehe Endanwender-Schulung planen.
6. Sammeln Sie in den ersten Wochen Rückmeldungen in einer festen Runde und entscheiden Sie je Einwand, wie in Hypercare nach dem Start beschrieben.