Interner oder externer Projektleiter für die ERP-Einführung
Kurz gesagt
Die Wahl zwischen interner, externer und geteilter Projektleitung hängt von der Projektgröße und der internen Kapazität ab. Die Verantwortung für Abnahme, Budget und Änderungen bleibt als Vertragspartnerstellung beim Unternehmen; einzelne Entscheidungsbefugnisse, etwa die Abnahme, kann das Unternehmen dem externen Leiter durch Vollmacht übertragen, dann wirkt seine Erklärung für das Unternehmen. In Deutschland unterscheidet das BGB zwischen Dienstvertrag (§ 611 Abs. 1) und Werkvertrag (§ 631 Abs. 1), in Österreich zwischen Dienstvertrag und Werkvertrag (§ 1151 ABGB).
Das Wichtigste
- § 611 Abs. 1 BGB: Der Dienstleistende schuldet die versprochenen Dienste, der Besteller die vereinbarte Vergütung.
- § 631 Abs. 1 BGB: Der Unternehmer schuldet die Herstellung des versprochenen Werkes, der Besteller die vereinbarte Vergütung.
- § 1151 ABGB (Österreich): Dienstvertrag bei Verpflichtung zur Dienstleistung auf eine gewisse Zeit, Werkvertrag bei Übernahme der Herstellung eines Werkes gegen Entgelt.
- § 164 Abs. 1 BGB: Eine Willenserklärung innerhalb der Vertretungsmacht wirkt unmittelbar für und gegen den Vertretenen; Entscheidungsbefugnisse sind damit delegierbar.
- § 640 Abs. 1 BGB: Der Besteller ist verpflichtet, das vertragsmäßig hergestellte Werk abzunehmen.
- DIN 69901-5:2009-01 ist eine Terminologienorm (Begriffe) und schreibt keine Projektplanung vor.
Die Frage, ob ein Mitarbeiter die ERP-Einführung leiten kann oder ein externer Leiter nötig ist, ist eine Auswahlentscheidung, keine Rangfolge. Sie hängt von drei Größen ab: der Projektgröße (Umfang, Dauer, Budget), der internen Kapazität (verfügbare Stunden, Fachwissen) und der Verantwortung, die nicht delegierbar ist. Dieser Artikel gibt Kriterien, keine Empfehlung für einen bestimmten Anbieter.
Diese Kriterien zählen
Sechs Kriterien strukturieren die Wahl; jedes lässt sich ohne Anbieterangaben prüfen.
| Kriterium | Was es entscheidet | So prüfen Sie es |
|---|---|---|
| Projektgröße | ob die Leitung eine Vollzeit- oder Teilzeitrolle ist | Umfang, Dauer und Budget des Projekts gegen die verfügbaren Stunden eines internen Mitarbeiters rechnen |
| Interne Kapazität | ob ein Mitarbeiter neben seiner regulären Arbeit das Projekt führen kann | die wöchentlichen Stunden, die der Mitarbeiter für das Projekt aufbringen kann, gegen den Projektplan abgleichen |
| Unabhängigkeit | ob der Leiter Interessenkonflikte hat | ob der interne Mitarbeiter auch für die Umsetzung verantwortlich ist (Konflikt: Kontrolle und Ausführung in einer Person) |
| Vertragsgrundlage | ob der externe Leiter einen Dienst- oder Werkvertrag erhält | ob der Anbieter die versprochenen Dienste schuldet (Dienstvertrag, § 611 Abs. 1 BGB) oder das vereinbarte Werk (Werkvertrag, § 631 Abs. 1 BGB); in Österreich § 1151 ABGB |
| Wissensübertragung | ob das Projektwissen im Unternehmen bleibt | ob der externe Leiter Dokumentation und Schulung der internen Key User vertraglich zusagt |
| Verfügbarkeit | ob der Leiter über die gesamte Projektdauer verfügbar ist | die geplante Projektdauer gegen die Verfügbarkeit des internen Mitarbeiters oder des externen Anbieters abgleichen |
DIN 69901-5:2009-01 ist eine Terminologienorm: Sie legt Begriffe des Projektmanagements fest (im Inhaltsverzeichnis 110 Begriffe, von „Ablaufplan” bis „Zielerreichung”) und schreibt keine Projektplanung vor. Sie bindet nicht durch Gesetz; Vertragspartner können ihre Anwendung vertraglich verbindlich vereinbaren. Ohne eine solche Vereinbarung dient sie als gemeinsames Vokabular.
Woraus sich die Kosten zusammensetzen
Die Kosten setzen sich aus drei Komponenten zusammen, je nach Leitungsmodell:
- Interne Leitung: Der Mitarbeiter arbeitet neben seiner regulären Aufgabe am Projekt. Die Kosten sind die Opportunitätskosten (die reguläre Arbeit, die nicht getan wird) plus eventuelle Schulungen. Es gibt keine externe Vergütung, aber die Kapazität des Mitarbeiters ist über die gesamte Projektdauer gebunden.
- Externe Leitung: Die Vergütung des externen Leiters richtet sich nach dem Vertragstyp: Beim Dienstvertrag ist sie nach der Leistung der Dienste fällig, bei Bemessung nach Zeitabschnitten nach deren Ablauf (§ 614 BGB); beim Werkvertrag grundsätzlich bei der Abnahme des Werkes (§ 641 BGB). Der Vertragstyp bestimmt die Fälligkeit, nicht das Vergütungsmodell: Ein Stundensatz ist eine mögliche Gestaltung beim Dienstvertrag, eine Pauschale nach Projektabschluss eine mögliche Gestaltung beim Werkvertrag. Dazu kommen Reisekosten und eventuelle Lizenzkosten für Projektmanagement-Tools.
- Geteilte Leitung: Ein interner Mitarbeiter führt das Projekt, ein externer Berater unterstützt in Phasen mit hoher Komplexität (z. B. Datenmigration, Schnittstellen). Die Kosten sind die Summe der internen Opportunitätskosten und der externen Vergütung für die unterstützten Phasen.
Preise und Tagessätze sind hier nicht als „typisch” angegeben; sie hängen vom Anbieter, der Region und der Projektkomplexität ab. Für eine Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen: ein internes Projekt von 12 Monaten mit 20 Stunden pro Woche internem Aufwand und einem externen Berater für 3 Monate à 2 Tage pro Woche.
Warnsignale in Angebot und Vertrag
- Keine definierten Deliverables: Das Angebot nennt keine konkreten Ergebnisse, nur „Projektmanagement”.
- Keine Abnahmekriterien: Es ist nicht festgelegt, wann das Projekt als abgeschlossen gilt.
- Offene Vertragslaufzeit: Die Laufzeit ist nicht begrenzt oder kann einseitig verlängert werden.
- Keine Datenübergabe: Die Dokumentation und das Projektwissen verbleiben beim Anbieter.
- Versteckte Kosten: Reisekosten, Lizenzkosten oder Überstunden sind nicht im Angebot enthalten.
Welche Kriterien für welchen Betrieb
Die folgende Zuordnung ist eine redaktionelle Einschätzung und keine Vorgabe der Gesetze: Sie ordnet jeder Kombination aus Projektgröße und interner Kapazität das Leitungsmodell zu, das nach unserer Einschätzung den kürzeren Weg bietet.
| Projektgröße | Interne Kapazität | Leitungsmodell | Begründung |
|---|---|---|---|
| Klein (unter 6 Monate, unter 50.000 Euro) | Hoch (ein Mitarbeiter kann 50 % der Zeit aufbringen) | Intern | Die Opportunitätskosten sind gering, das Wissen bleibt im Unternehmen |
| Klein | Gering (kein Mitarbeiter kann 50 % aufbringen) | Geteilt | Ein externer Berater unterstützt in den kritischen Phasen |
| Mittel (6 bis 18 Monate, 50.000 bis 200.000 Euro) | Hoch | Geteilt | Ein interner Leiter führt, ein externer Berater unterstützt bei Komplexität |
| Mittel | Gering | Extern | Ein externer Leiter führt das Projekt, ein interner Key User unterstützt |
| Groß (über 18 Monate, über 200.000 Euro) | Hoch | Extern mit internem Key User | Die Komplexität erfordert einen erfahrenen externen Leiter, das Wissen wird durch den internen Key User gesichert |
| Groß | Gering | Extern | Ein externer Leiter führt das Projekt, die internen Ressourcen sind für die Umsetzung verfügbar |
Die Verantwortung für Abnahme, Budget und Änderungen bleibt als Vertragspartnerstellung in jedem Modell beim Unternehmen. Die Entscheidungsbefugnisse selbst sind delegierbar: Das Unternehmen kann dem externen Leiter die Abnahme, die Budgetfreigabe oder die Änderungsentscheidung durch Vollmacht übertragen; dann wirkt seine Erklärung unmittelbar für das Unternehmen (§ 164 BGB). Ohne Vollmacht bleibt die Abnahme Sache des Bestellers, also des Unternehmens (§ 640 BGB). Im Dienstvertrag (§ 611 BGB) gibt es keine Abnahme im eigentlichen Sinne, weil dort kein Werk geschuldet ist. In Österreich gilt dasselbe: § 1151 Abs. 2 ABGB verweist für die damit verbundene Geschäftsbesorgung auf die Vorschriften über den Bevollmächtigungsvertrag.
So vergleichen Sie in fünf Schritten
- Projektgröße bestimmen: Umfang, Dauer und Budget des Projekts festlegen.
- Interne Kapazität prüfen: Die verfügbaren Stunden und das Fachwissen der internen Mitarbeiter ermitteln.
- Vertragsgrundlage wählen: Für einen externen Leiter entscheiden, ob ein Dienstvertrag (versprochene Dienste) oder ein Werkvertrag (vereinbartes Werk) passt.
- Kriterien abgleichen: Die sechs Kriterien aus der Tabelle gegen die Angebote prüfen.
- Verantwortung klären: Die Vertragspartnerstellung des Unternehmens und die delegierbaren Entscheidungsbefugnisse (Abnahme, Budget, Änderungen) im Vertrag festlegen.