Drei-Wege-Abgleich: Bestellung, Wareneingang und Rechnung prüfen

Was Sie vorab brauchen

• die Bestellung mit bestellter Menge und bestelltem Preis
• den Wareneingang mit gelieferter Menge
• die Eingangsrechnung mit berechneter Menge, berechnetem Preis und berechnetem Betrag
• eine Toleranzregel für Menge, Preis und Betrag, die Sie je Betrieb festlegen
• eine Entscheidung, wer Abweichungen über der Toleranz prüft und freigibt

Schritt für Schritt: Drei-Wege-Abgleich durchführen

Schritt 1: Toleranzen festlegen

Legen Sie für jede Abweichung eine Toleranz fest, innerhalb derer das System die Rechnung bei entsprechender Einrichtung automatisch bucht. Die Toleranzen sind redaktionelle Empfehlungen, keine gesetzliche Vorgabe; Sie passen sie an Artikel, Lieferant und Volumen an.

Abweichung	Toleranz (Beispiel)	Wirkung
Menge	0 Prozent	Jede Mengenabweichung geht zur manuellen Prüfung
Preis	2 Prozent	Abweichungen bis 2 Prozent werden bei entsprechender Einrichtung automatisch gebucht
Betrag	50 Euro	Abweichungen bis 50 Euro werden bei entsprechender Einrichtung automatisch gebucht

• Ergebnis: Bei entsprechender Einrichtung bucht das System Rechnungen innerhalb der Toleranzen automatisch und leitet darüber hinausgehende Abweichungen zur manuellen Prüfung weiter.

Schritt 2: Bestellung und Wareneingang abrufen

Rufen Sie für die Rechnung die zugehörige Bestellung und den Wareneingang ab. Die Bestellung liefert die bestellte Menge und den vereinbarten Bestellpreis; der Wareneingang liefert die gelieferte Menge. Die Rechnungsmenge wird mit dem tatsächlichen Wareneingang abgeglichen, der Preis mit dem vereinbarten Bestellpreis; bei Teil- und Überlieferung grenzt der Wareneingang die gelieferte Menge ab.

• Ergebnis: Das System zeigt die bestellte Menge, den bestellten Preis und die gelieferte Menge nebeneinander.

Schritt 3: Rechnung gegen Bestellung und Wareneingang prüfen

Vergleichen Sie die Rechnung mit den beiden Belegen: Die berechnete Menge wird mit der gelieferten Menge abgeglichen, der berechnete Preis mit dem bestellten Preis, der berechnete Betrag mit dem erwarteten Betrag (gelieferte Menge mal bestellter Preis).

• Ergebnis: Das System zeigt die Abweichungen in Menge, Preis und Betrag.

Schritt 4: Abweichungen bewerten

Prüfen Sie, ob jede Abweichung innerhalb der Toleranz liegt. Liegt eine Abweichung darüber, geht die Rechnung zur manuellen Prüfung. In Deutschland verlangen die GoBD (Rz. 100) Kontrollen, zu denen Abstimmungskontrollen gehören; der Drei-Wege-Abgleich ist eine solche Kontrolle.

• Ergebnis: Jede Abweichung ist als innerhalb oder außerhalb der Toleranz gekennzeichnet.

Schritt 5: Buchung entscheiden

Buchen Sie die Rechnung, wenn alle Abweichungen innerhalb der Toleranz liegen. Weicht eine Abweichung darüber hinaus, prüft eine Person die Rechnung und entscheidet, ob sie gebucht, korrigiert oder zurückgewiesen wird. Für den Vorsteuerabzug gilt je Land: In Deutschland setzt § 15 UStG eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG voraus, in Österreich § 12 UStG 1994 die in der Rechnung gesondert ausgewiesene Steuer, in der Schweiz Art. 28 MWSTG den Nachweis der bezahlten Vorsteuer, der nach Art. 81 Abs. 3 MWSTG nicht ausschließlich an eine ordnungsgemäße Rechnung gebunden ist.

• Ergebnis: Die Rechnung ist gebucht, zur Prüfung freigegeben oder zurückgewiesen.

Worin der Abgleich rechtlich verankert ist

Der Drei-Wege-Abgleich ist eine Kontrolle, die sicherstellt, dass die Rechnung zur Lieferung und zur Bestellung passt. Er ist keine gesetzliche Pflicht, aber er stützt zwei rechtliche Anforderungen.

In Deutschland verlangen die GoBD (Rz. 100) Kontrollen, zu denen Abstimmungskontrollen gehören; der Drei-Wege-Abgleich ist eine solche Kontrolle. Die GoBD (Rz. 77) verlangen außerdem, dass jedem Geschäftsvorfall ein Beleg zugrunde liegt; die Rechnung ist der Beleg für den Wareneingang.

Für den Vorsteuerabzug gelten je Land unterschiedliche Voraussetzungen. In Deutschland setzt § 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG voraus, dass der Unternehmer eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG besitzt; die Vorschrift lässt etwa eine bezahlte Anzahlungsrechnung vor der Lieferung ausdrücklich zu. In Österreich erlaubt § 12 Abs. 1 Z 1 lit. a UStG 1994 den Abzug der in einer Rechnung (§ 11 UStG 1994) gesondert ausgewiesenen Steuer. In der Schweiz erlaubt Art. 28 Abs. 1 lit. a MWSTG den Abzug der in Rechnung gestellten Inlandsteuer; Voraussetzung ist der Nachweis, dass die Vorsteuer bezahlt wurde (Art. 28 Abs. 3 MWSTG). Nach Art. 81 Abs. 3 MWSTG gilt die freie Beweiswürdigung: Der Nachweis darf nicht ausschließlich vom Vorliegen bestimmter Beweismittel abhängen. Die Rechnung ist der übliche Nachweis, der Abzug ist aber nicht an eine ordnungsgemäße Rechnung gebunden. Weist die hier betrachtete Lieferrechnung sachliche Fehler auf, die sich nicht klären lassen (falsche Menge, falscher Preis, falsche Zuordnung), ist sie nicht ordnungsgemäß, und der Vorsteuerabzug ist in Deutschland und Österreich gefährdet.

Ein Rechenbeispiel

Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen: Sie bestellen 200 Stück eines Artikels zu je 12,00 Euro, das sind 2.400,00 Euro. Der Lieferant liefert 190 Stück (Teil- und Überlieferung: 10 Stück fehlen). Die Rechnung berechnet 190 Stück zu je 12,60 Euro, das sind 2.394,00 Euro.

Abgleich	Bestellung / Wareneingang	Rechnung	Abweichung	Toleranz	Ergebnis
Menge	190 Stück geliefert	190 Stück berechnet	0 Prozent	0 Prozent	innerhalb
Preis	12,00 Euro bestellter Preis	12,60 Euro berechneter Preis	5 Prozent	2 Prozent	außerhalb
Betrag	2.280,00 Euro erwartet (190 × 12,00)	2.394,00 Euro berechnet	114,00 Euro	50 Euro	außerhalb

Die Menge passt zur Lieferung: Der Lieferant berechnet die gelieferten 190 Stück, nicht die bestellten 200. Der Preis weicht um 5 Prozent ab, das liegt über der 2-Prozent-Toleranz. Der Betrag weicht um 114,00 Euro ab, das liegt über der 50-Euro-Toleranz.

Buchungsentscheidung: Bei entsprechender Einrichtung wird die Rechnung nicht automatisch gebucht. Die Preis- und Betragsabweichung gehen zur manuellen Prüfung. Eine Person prüft, ob der höhere Preis berechtigt ist, und entscheidet, ob die Rechnung gebucht, korrigiert oder zurückgewiesen wird.

So prüfen Sie das Ergebnis

• Mengenabgleich: Die berechnete Menge entspricht der gelieferten Menge, nicht der bestellten.
• Preisabgleich: Der berechnete Preis weicht innerhalb der Toleranz vom bestellten Preis ab.
• Betragabgleich: Der berechnete Betrag weicht innerhalb der Toleranz vom erwarteten Betrag ab.
• Freigabe: Bei entsprechender Einrichtung sind Rechnungen außerhalb der Toleranz zur manuellen Prüfung gekennzeichnet und nicht automatisch gebucht.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Mögliche Ursache	Lösung
Rechnung wird nicht automatisch gebucht	Preis- oder Betragsabweichung über der Toleranz	Abweichung manuell prüfen und freigeben
Menge weicht ab	Teil- oder Überlieferung, falsche Belegzuordnung oder Erfassungsfehler	Tatsächliche Lieferung und Belegzuordnung prüfen, dann den fehlerhaften Beleg korrigieren
Rechnung passt nicht zur Bestellung	Falsche Bestellung zugeordnet	Zuordnung korrigieren, Abgleich erneut durchführen
Vorsteuerabzug wird bestritten	Rechnung ist nicht ordnungsgemäß (DE, AT) bzw. der Nachweis der Vorsteuer ist lückenhaft (CH)	Rechnung korrigieren lassen (DE § 15 UStG, AT § 12 UStG 1994) bzw. Nachweis der Vorsteuer ergänzen (CH Art. 28 MWSTG)

Wann Sie Hilfe holen sollten

Holen Sie Ihre Steuerberatung hinzu, wenn der Vorsteuerabzug von der Rechnung abhängt und die Rechnung nicht ordnungsgemäß ist, wenn Abweichungen regelmäßig über der Toleranz liegen und die Ursache unklar ist, oder wenn die GoBD-Kontrollen (DE) nicht nachvollziehbar dokumentiert sind.