Aufbewahrungsfrist berechnen: Fristbeginn und Fristende

Die Aufbewahrungsfrist eines Belegs hat zwei Bezugspunkte: das Kalenderjahr des Beginns und die Zahl der Jahre, die sie dauert. Nicht der Tag auf dem Beleg: Wer ihn zum Rechnen nimmt, setzt das Fristende bis zu einem Jahr zu früh an.

Wie die Frist beginnt

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind (§ 147 Abs. 4 AO). Auch für Kaufleute beginnt die Frist nach § 257 Abs. 5 HGB mit dem Schluss eines Kalenderjahrs, doch knüpft das HGB bei der Eröffnungsbilanz und beim Jahresabschluss an die Feststellung an, die Abgabenordnung an die Aufstellung; beide Ereignisse können in verschiedene Kalenderjahre fallen. Inventar, Einzelabschluss nach § 325 Abs. 2a HGB, Konzernabschluss und Handelsbrief behandelt § 257 Abs. 5 HGB wie § 147 Abs. 4 AO. Wer als Kaufmann beide Pflichten zu erfüllen hat, muss die Unterlage bis zum Ablauf der später endenden Frist vorhalten.

Eine Ausgangsrechnung vom 3. März 2025 und eine vom 28. Dezember 2025 haben denselben Fristbeginn: den 31. Dezember 2025. Bei einem Buch zählt nicht die erste, sondern die letzte Eintragung; ein bis Ende Dezember 2025 fortgeführtes Kassenbuch läuft ab dem 31. Dezember 2025, auch wenn der erste Umsatz aus dem Januar stammt.

Welche Dauer für welche Unterlage gilt

Die Dauer hängt an der Art der Unterlage. § 147 Abs. 3 Satz 1 AO nennt drei Fristen; § 257 Abs. 4 HGB nennt für Kaufleute dieselben, doch fehlt dort die Lieferschein-Erleichterung des § 147 Abs. 3 AO. Aufbewahren muss auch, wer freiwillig steuerlich bedeutsame Aufzeichnungen führt (§ 146 Abs. 6 AO).

Unterlage	Dauer	Grundlage
Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz, zugehörige Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen; Unterlagen nach Art. 15 Abs. 1 und Art. 163 des Zollkodex der Union	10 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 1 und 4a AO
Buchungsbelege	8 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 4 AO
Buchungsbelege bei Instituten, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstituten nach Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO	10 Jahre	Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO; § 257 Abs. 4 Satz 2 HGB
Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe	6 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 2 AO
Wiedergaben abgesandter Handels- und Geschäftsbriefe	6 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 3 AO
Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind	6 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 5 AO
Rechnungen: Doppel der ausgestellten und alle empfangenen Rechnungen	8 Jahre ab Schluss des Jahres der Ausstellung	§ 14b Abs. 1 Sätze 1 und 3 UStG

Was ein Handelsbrief ist, bestimmt § 257 Abs. 2 HGB: ein Schriftstück, das ein Handelsgeschäft betrifft; die Einordnung von E-Mails behandelt der Artikel E-Mails als Handelsbriefe.

Die Achtjahresfrist für Buchungsbelege trifft nicht alle Jahrgänge. Sie gilt nach Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO für Unterlagen, deren Frist nach der bis einschließlich 31. Dezember 2024 geltenden Fassung noch nicht abgelaufen war. Ein Buchungsbeleg aus 2019 lief nach der alten Fassung bis zum 31. Dezember 2029; weil diese Frist am 31. Dezember 2024 noch offen war, endet sie nun am 31. Dezember 2027. Für die Institute, Versicherer und Wertpapierinstitute, die § 257 Abs. 4 Satz 2 HGB nennt, bleibt es bei zehn Jahren (Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO; Art. 95 EGHGB).

So rechnen Sie das Fristende aus

Aus Beginn und Dauer wird ein Datum: Für Fristen verweist § 108 Abs. 1 AO auf die §§ 187 bis 193 des Bürgerlichen Gesetzbuchs, und eine nach Jahren bestimmte Frist endet nach § 188 Abs. 2 BGB mit dem Ablauf des letzten Tages des letzten Jahres. Beginnt sie am Schluss des Kalenderjahrs 2025 und dauert acht Jahre, sind die Jahre 2026 bis 2033 die acht Jahre des Fristlaufs; das Jahr des maßgebenden Ereignisses, hier 2025, zählt nicht mit. Das Fristende ist der 31. Dezember des Jahres, das um die Fristdauer nach dem Jahr des maßgebenden Ereignisses liegt; maßgebendes Ereignis ist bei einem Buch die letzte Eintragung, bei einem handelsrechtlichen Jahresabschluss die Feststellung (§ 147 Abs. 4 AO; § 257 Abs. 5 HGB). Fällt dieser Tag auf einen Sonntag, einen gesetzlichen Feiertag oder einen Sonnabend, endet die Frist nach § 108 Abs. 3 AO erst mit dem Ablauf des nächstfolgenden Werktags. Der Bundesfinanzhof hat § 108 Abs. 3 AO auf alle Arten von Fristen erstreckt, Handlungs- wie Verjährungsfristen, und entschieden, dass eine am Sonnabend, dem 31. Dezember, endende Frist erst am 2. Januar abläuft (Urteil vom 20. Januar 2016, VI R 14/15).

Fünf Belege mit Beginn und Ende

Beispielrechnung mit erfundenen Daten; die Belege stammen von einem Unternehmen außerhalb der Ausnahme des Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO, für die in Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO genannten Institute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute gilt die gesonderte Zeile; angenommen ist, dass am berechneten Fristende keine Steuer mehr offen ist, für die ein Beleg von Bedeutung wäre, und dass keine Ablaufhemmung nach § 171 AO eingreift (sonst § 147 Abs. 3 Satz 5 AO).

Beleg	maßgebliches Datum	Fristbeginn	Dauer	Fristende
Kassenbuch 2025	letzte Eintragung am 30. Dezember 2025	31. Dezember 2025	10 Jahre	31. Dezember 2035
Ausgangsrechnung	ausgestellt am 3. März 2025	31. Dezember 2025	8 Jahre	2. Januar 2034 (§ 108 Abs. 3 AO; der 31. Dezember 2033 ist ein Sonnabend)
Eingangsrechnung	ausgestellt am 20. November 2019	31. Dezember 2019	8 Jahre (bis 31. Dezember 2024: 10 Jahre)	31. Dezember 2027
Empfangene Auftragsbestätigung	eingegangen am 14. August 2024	31. Dezember 2024	6 Jahre	31. Dezember 2030
Empfangener Lieferschein, der kein Buchungsbeleg nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO ist	zugegangen am 5. Februar 2025, Rechnung eingegangen am 18. Februar 2025	kein Jahreslauf (§ 147 Abs. 3 Satz 3 AO)	nach § 147 AO entfällt die Frist; nach § 257 HGB als Handelsbrief 6 Jahre	nach § 147 AO: 18. Februar 2025, vorbehaltlich der Fortdauer nach § 147 Abs. 3 Satz 5 AO; nach § 257 HGB: 31. Dezember 2031

Der Lieferschein ist der Sonderfall, und er hat zwei Fristen. Die Erleichterung der Abgabenordnung greift nur, wenn der Lieferschein kein Buchungsbeleg nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO ist: Dann endet die Frist eines empfangenen Lieferscheins mit dem Erhalt der Rechnung (§ 147 Abs. 3 Satz 3 AO), die eines abgesandten mit dem Versand der Rechnung (Satz 4). Ist er dagegen Buchungsbeleg, gilt die Achtjahresfrist, bei den in Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO genannten Instituten, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstituten die Zehnjahresfrist. In beiden Fällen bleibt die Fortdauer nach Satz 5 vorbehalten, wenn der Lieferschein für eine Steuer von Bedeutung ist, deren Festsetzungsfrist noch läuft. Diese Erleichterung steht in § 147 Abs. 3 AO; in § 257 HGB fehlt sie. Betrifft ein Lieferschein ein Handelsgeschäft, ist er für den Kaufmann Handelsbrief nach § 257 Abs. 2 HGB und deshalb sechs Jahre aufzubewahren (§ 257 Abs. 4 Satz 1 HGB); ist er Buchungsbeleg nach § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB, acht Jahre, bei den in § 257 Abs. 4 Satz 2 HGB genannten Instituten, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstituten zehn Jahre. Das handelsrechtliche Fristende kann daher nach dem steuerlichen liegen: Im Beispiel der Tabelle endet die steuerliche Frist mit dem Erhalt der Rechnung am 18. Februar 2025, die handelsrechtliche am 31. Dezember 2031. Was bei einer Rechnung aufzubewahren ist, steht im Artikel E-Rechnung archivieren.

Wann das Fristende später liegt

§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO macht aus der Frist kein festes Datum: Sie läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Diese Frist beträgt nach § 169 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 AO vier Jahre. Ihren Beginn bestimmt § 170 AO: Bei einer Steuer, für die eine Steuererklärung oder Steueranmeldung einzureichen ist, beginnt sie nach § 170 Abs. 2 Nr. 1 AO mit Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die Erklärung oder Anmeldung eingereicht wird, spätestens mit Ablauf des dritten Kalenderjahrs nach dem Entstehungsjahr; sonst beginnt sie nach § 170 Abs. 1 AO mit Ablauf des Kalenderjahrs der Entstehung. Schon dieser spätere Beginn kann das berechnete Datum überholen. Beispiel: Ein empfangener Handelsbrief aus 2025 ist nach der Tabelle bis zum 31. Dezember 2031 aufzubewahren, weil seine Frist sechs Jahre läuft; ist er für die Umsatzsteuer 2025 von Bedeutung und geht deren Jahreserklärung erst 2028 ein, beginnt die Festsetzungsfrist nach § 170 Abs. 2 Nr. 1 AO mit Ablauf des Kalenderjahrs 2028 und endet nach § 169 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 AO am 31. Dezember 2032, sodass der Brief bis dahin vorzuhalten ist. Eine Ablaufhemmung nach § 171 AO kann das Fristende darüber hinaus hinausschieben. Die verlängerten Fristen des § 169 Abs. 2 Satz 2 AO sind dafür kein Maßstab, weil § 147 Abs. 3 Satz 5 Halbsatz 2 AO sie ausnimmt.

Ein Verlängerungsgrund ist die Außenprüfung; sie verschiebt das Fristende nur, soweit die Unterlage für eine der Steuern von Bedeutung ist, auf die sich die Prüfung erstreckt. Beginnt sie vor Ablauf der Festsetzungsfrist, läuft diese für die geprüften Steuern nicht ab, bevor die aufgrund der Prüfung zu erlassenden Steuerbescheide unanfechtbar geworden sind oder nach einer Mitteilung nach § 202 Abs. 1 Satz 3 AO drei Monate verstrichen sind (§ 171 Abs. 4 Satz 1 AO). Diese Hemmung entfällt, wenn die Prüfung unmittelbar nach ihrem Beginn länger als sechs Monate aus Gründen unterbrochen wird, die die Finanzbehörde zu vertreten hat (Satz 2). Für Steuern, die nach dem 31. Dezember 2024 entstanden sind, endet diese Ablaufhemmung spätestens fünf Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs der Bekanntgabe der Prüfungsanordnung (§ 171 Abs. 4 Satz 3 AO; Art. 97 § 37 Abs. 2 Satz 1 EGAO); für Steuern, die vor dem 1. Januar 2025 entstanden sind, gilt § 171 Abs. 4 AO in der am 31. Dezember 2022 geltenden Fassung weiter (Art. 97 § 37 Abs. 2 Satz 2 EGAO), und die Rückausnahme des Art. 97 § 37 Abs. 3 EGAO für nach dem 31. Dezember 2024 bekanntgegebene Prüfungsanordnungen erfasst § 171 Abs. 4 AO nicht. Diese Höchstgrenze ist keine feste Grenze: Sie verlängert sich um die Dauer einer auf Ihren Antrag verschobenen oder unterbrochenen Prüfung (Satz 4) und um die Dauer zwischenstaatlicher Amtshilfe, mindestens aber um ein Jahr, wenn die Finanzbehörde Sie vorher darauf hingewiesen hat (Sätze 5 und 6); sie gilt nicht, wenn Ihnen vor Ablauf der Festsetzungsfrist die Einleitung eines Strafverfahrens bekanntgegeben wird und deshalb mit der Prüfung nicht begonnen oder eine begonnene Prüfung unterbrochen wird (Satz 7). Eine weitergehende Ablaufhemmung nach anderen Vorschriften bleibt unberührt (Satz 3 Halbsatz 2).

Beispiel: Eine empfangene Auftragsbestätigung aus 2025 ist nach der Tabelle bis zum 31. Dezember 2031 aufzubewahren. Angenommen ist, dass die Umsatzsteuerjahreserklärung 2025 im Jahr 2026 eingereicht worden ist; die Festsetzungsfrist beginnt damit nach § 170 Abs. 2 Nr. 1 AO mit Ablauf des Kalenderjahrs 2026 und endet nach § 169 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 AO am 31. Dezember 2030. Wird im Jahr 2029, also vor Ablauf dieser Frist, eine Außenprüfung für die Umsatzsteuer 2025 angeordnet und begonnen und ist die Auftragsbestätigung für diese Steuer von Bedeutung, läuft die Festsetzungsfrist erst mit der Unanfechtbarkeit der Prüfungsbescheide ab, spätestens am 2. Januar 2035 (§ 108 Abs. 3 AO; der 31. Dezember 2034 ist ein Sonntag); bis dahin läuft auch die Aufbewahrung. Angenommen ist dabei, dass die Prüfung vor Ablauf der Festsetzungsfrist begonnen wurde, ihr Beginn nicht auf Ihren Antrag verschoben und die Prüfung nicht unterbrochen wird, dass keine zwischenstaatliche Amtshilfe in Anspruch genommen wird und dass kein Strafverfahren bekanntgegeben wird. Ein auf Ihren Antrag verschobener Prüfungsbeginn oder eine auf Ihren Antrag unterbrochene Prüfung verlängern die Fünfjahresgrenze um deren Dauer (Satz 4); eine zwischenstaatliche Amtshilfe verlängert sie um deren Dauer, mindestens um ein Jahr, sofern Sie vorher darauf hingewiesen wurden (Sätze 5 und 6); eine vor Ablauf der Festsetzungsfrist bekanntgegebene Einleitung eines Strafverfahrens für eine erfasste Steuer lässt die Fünfjahresgrenze entfallen, wenn deshalb mit der Prüfung nicht begonnen oder eine begonnene Prüfung unterbrochen wird (Satz 7). Eine Unterbrechung der Prüfung um mehr als sechs Monate unmittelbar nach ihrem Beginn aus Gründen, die die Finanzbehörde zu vertreten hat, beseitigt die Hemmung dagegen insgesamt (Satz 2).

Weitere Ablaufhemmungen können das Fristende hinausschieben, wenn die Unterlage für die betroffene Steuer von Bedeutung ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO): ein vor Ablauf der Festsetzungsfrist und außerhalb eines Einspruchs- oder Klageverfahrens gestellter Antrag auf Steuerfestsetzung oder auf Aufhebung oder Änderung einer Steuerfestsetzung oder ihrer Berichtigung nach § 129 AO (§ 171 Abs. 3 AO), ein zulässiger Einspruch oder eine zulässige Klage gegen einen Steuerbescheid, der die Festsetzungsfrist für den gesamten Steueranspruch hemmt (§ 171 Abs. 3a AO), und die vor Ablauf der Festsetzungsfrist bekanntgegebene Einleitung eines Steuerstrafverfahrens oder eines Bußgeldverfahrens wegen einer Steuerordnungswidrigkeit (§ 171 Abs. 5 Satz 2 AO). Was in einer Prüfung vorzulegen ist, steht im Artikel Betriebsprüfung vorbereiten.

Was das Fristende nicht verschiebt

Eine Steuerhinterziehung verlängert die Aufbewahrung nicht: § 147 Abs. 3 Satz 5 Halbsatz 2 AO ordnet an, dass § 169 Abs. 2 Satz 2 AO für die Aufbewahrungsfrist nicht gilt. Dessen zehn Jahre bei hinterzogenen und fünf Jahre bei leichtfertig verkürzten Steuern sind kein Maßstab.

Kürzere außersteuerliche Fristen verkürzen die steuerliche Aufbewahrung nicht (§ 147 Abs. 3 Satz 2 AO). Kürzere Fristen in einem anderen Steuergesetz bleiben möglich (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO): Für die Rechnung über eine steuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück genügen zwei Jahre, wenn der Empfänger kein Unternehmer ist oder die Leistung nicht für sein Unternehmen verwendet (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3, § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG).

Wenn ein Beleg zu früh fehlt

Lassen sich Bücher oder Aufzeichnungen, die nach den Steuergesetzen zu führen sind, nicht vorlegen, sind die Besteuerungsgrundlagen zu schätzen (§ 162 Abs. 2 Satz 2 AO). Ordnungswidrig handelt außerdem, wer vorsätzlich oder leichtfertig entgegen § 147 Abs. 1 Nr. 1 bis 3 oder 4 AO eine Unterlage nicht für die vorgeschriebene Dauer aufbewahrt und dadurch ermöglicht, Steuern zu verkürzen oder nicht gerechtfertigte Steuervorteile zu erlangen (§ 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 7 AO). Geahndet wird sie mit einer Geldbuße bis zu 25.000 Euro, wenn die Handlung nicht nach § 378 AO geahndet werden kann (§ 379 Abs. 6 AO).

Checkliste für Ihr Archiv

1. Fristbeginn als Kalenderjahr festhalten, nicht als Belegdatum (§ 147 Abs. 4 AO).
2. Fristdauer je Belegart hinterlegen: 10, 8 oder 6 Jahre; Buchungsbelege bei Instituten, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstituten nach Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO zehn Jahre (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO; Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO; § 257 Abs. 4 Satz 2 HGB).
3. Fristende als 31. Dezember des Jahres des Fristbeginns plus Fristdauer führen; liegt dieser Tag auf einem Sonntag, einem gesetzlichen Feiertag oder einem Sonnabend, endet die Frist erst mit dem nächsten Werktag (§ 108 Abs. 3 AO).
4. Rechnungen: die Frist nach § 14b UStG und die nach § 147 AO laufen nebeneinander.
5. Lieferscheine nur dann nach Eingang oder Versand der Rechnung aussortieren, wenn sie keine Buchungsbelege sind; Buchungsbelege bleiben acht Jahre, bei den in Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO genannten Instituten, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstituten zehn Jahre (§ 147 Abs. 3 Sätze 3 und 4 AO; Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO; § 257 Abs. 4 Satz 2 HGB). Die Erleichterung steht in § 147 Abs. 3 AO und nicht in § 257 HGB: Für Kaufleute bleibt ein Lieferschein, der ein Handelsgeschäft betrifft und damit Handelsbrief nach § 257 Abs. 2 HGB ist, sechs Jahre aufzubewahren (§ 257 Abs. 4 Satz 1 HGB).
6. Vor dem Aussortieren eines Jahrgangs prüfen, ob eine Festsetzungsfrist noch läuft oder gehemmt ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5, § 171 AO).