E-Mails als Handelsbriefe: Welche Sie archivieren müssen

§ 147 Absatz 1 der Abgabenordnung (AO) zählt die Unterlagen auf, die in Deutschland geordnet aufzubewahren sind. Für die E-Mail-Korrespondenz sind vier Gruppen maßgeblich: die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe (Nummer 2), die Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe (Nummer 3), die Buchungsbelege (Nummer 4) und die sonstigen Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind (Nummer 5). Für Kaufleute steht die Pflicht für Handelsbriefe und Buchungsbelege in § 257 Absatz 1 Nummer 2 bis 4 des Handelsgesetzbuchs (HGB).

Was ein Handelsbrief ist, sagt § 257 Absatz 2 HGB in einem Satz: Handelsbriefe sind nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen. Handelsgeschäfte sind nach § 343 Absatz 1 HGB alle Geschäfte eines Kaufmanns, die zum Betrieb seines Handelsgewerbes gehören. Entscheidend ist damit der Bezug zu einem konkreten Geschäft des Betriebs, nicht die Form des Dokuments und nicht seine Überschrift.

Was der Bundesfinanzhof entschieden hat

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat am 30. April 2025 entschieden, dass Handels- und Geschäftsbriefe im Sinne des § 147 Absatz 1 Nummer 2 und 3 AO auch E-Mails sein können (BFH, Beschluss vom 30. April 2025 – XI R 15/23). Aufzubewahren ist nach dieser Entscheidung die gesamte betriebliche Korrespondenz, die sich auf die Vorbereitung, Durchführung oder Rückgängigmachung eines Handelsgeschäfts bezieht. Auf die Form kommt es nicht an.

Der Beschluss betrifft auch die sonstigen Unterlagen nach § 147 Absatz 1 Nummer 5 AO. Nach Leitsatz 2 fallen Dokumentationen über Konzernverrechnungspreise unter diese Nummer. Aufzubewahren sind danach auch E-Mails, soweit sie Vorgänge enthalten, die für die Verrechnungspreisdokumentation und damit für die Besteuerung von Bedeutung sind (BFH, Beschluss vom 30. April 2025 – XI R 15/23, Leitsatz 2, unter IV.1.b bb). Bei einer E-Mail, die weder Handelsbrief noch Buchungsbeleg ist, ist deshalb zusätzlich zu prüfen, ob sie einen solchen steuerlich bedeutsamen Inhalt hat.

Für die Außenprüfung sind die Leitsätze 3 und 4 wichtig. Die Finanzbehörde darf grundsätzlich alle E-Mails mit steuerlichem Bezug anfordern (Leitsatz 3). Ein Gesamtjournal über alle E-Mails darf sie nicht verlangen, weil dafür auch Angaben zu Nachrichten ohne steuerlichen Bezug zusammengetragen werden müssten (Leitsatz 4). Der Steuerpflichtige hat ein Erstqualifikationsrecht: Er wählt aus, welche Daten er vorlegt.

Die GoBD des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) gehen denselben Weg. Sie sind kein Gesetz, sondern eine Verwaltungsanweisung (BMF-Schreiben vom 28. November 2019, BStBl I S. 1269, in der Fassung vom 14. Juli 2025); sie binden die Finanzbehörden in der Prüfung, während die Aufbewahrungspflicht selbst in § 147 AO und § 257 HGB steht. Nach Rz. 121 der GoBD kommt es auf Inhalt und Funktion der Daten an, nicht auf ihre Bezeichnung. Eine E-Mail mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs ist danach aufbewahrungspflichtig. Dient sie nur als Transportmittel für einen angehängten Beleg und enthält keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen, ist sie selbst nicht aufbewahrungspflichtig.

Welche Mail-Typen Sie aufbewahren müssen

Die Tabelle ordnet typische Nachrichten eines Betriebs mit deutscher Steuerpflicht ein. Maßgeblich ist der Inhalt, nicht der Betreff (GoBD Rz. 121).

Mail-Typ	Einordnung	Aufbewahrungspflicht in Deutschland	Format
Angebot oder Anfrage, eingegangen	Handelsbrief: betrifft die Vorbereitung eines Handelsgeschäfts (§ 257 Abs. 2, § 343 Abs. 1 HGB)	ja, sechs Jahre (§ 147 Abs. 1 Nr. 2, Abs. 3 Satz 1 AO)	im Empfangsformat (GoBD Rz. 131)
Eigenes abgesandtes Angebot	Wiedergabe eines abgesandten Handelsbriefs (§ 147 Abs. 1 Nr. 3 AO; § 238 Abs. 2 HGB)	ja, sechs Jahre	im Ursprungsformat; elektronisch erstellt und auf Papier versandt: Papierform genügt (GoBD Rz. 119)
Auftragsbestätigung, eingegangen oder abgesandt	Handelsbrief; mit Kontierung und Verbuchung zusätzlich Buchungsbeleg (GoBD Rz. 63)	ja; sechs Jahre, als Buchungsbeleg acht Jahre (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO)	im Empfangs- oder Ursprungsformat (GoBD Rz. 131, 133)
Reklamation oder Mängelrüge	Handelsbrief: betrifft die Durchführung oder Rückgängigmachung eines Handelsgeschäfts (BFH XI R 15/23)	ja, sechs Jahre	im Empfangs- oder Ursprungsformat
Rechnung, eingegangen oder als Doppel abgesandt	Buchungsbeleg (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 AO) und Rechnung nach § 14b Abs. 1 UStG	ja, acht Jahre	Empfangsformat; bei E-Rechnung genügt der strukturierte Teil, der menschenlesbare Teil einer hybriden E-Rechnung nur bei zusätzlichen oder abweichenden, für die Besteuerung bedeutsamen Informationen (GoBD Rz. 119, 131 in der Fassung vom 14. Juli 2025)
E-Mail nur als Transportmittel für eine angehängte Rechnung	keine eigene Funktion als Handelsbrief, Buchungsbeleg oder sonstige steuerlich bedeutsame Unterlage (GoBD Rz. 121; § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO)	nein; der Anhang selbst ja, acht Jahre	für den Anhang das Empfangsformat
Nachricht mit sonstigem steuerlich bedeutsamen Inhalt, etwa zur Konzernverrechnungspreisdokumentation	sonstige Unterlage, soweit für die Besteuerung von Bedeutung (§ 147 Abs. 1 Nr. 5 AO; BFH XI R 15/23, Leitsatz 2)	ja, sechs Jahre	im Empfangs- oder Ursprungsformat (GoBD Rz. 131, 133)
Newsletter oder Werbemail ohne Bezug zu einem konkreten Geschäft	betrifft kein Handelsgeschäft und enthält keinen steuerlich bedeutsamen Inhalt (§ 257 Abs. 2 HGB; § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO)	nein	keine Vorgabe

Ein und dieselbe Nachricht kann beide Funktionen haben. Erhält ein Handelsbrief mit der Kontierung und Verbuchung zusätzlich die Funktion eines Buchungsbelegs (GoBD Rz. 63), ist er nach beiden Vorschriften zu behandeln; praktisch maßgeblich ist dann die längere Frist von acht Jahren.

Wie lange E-Mails aufzubewahren sind

Handelsbriefe und die sonstigen steuerlich bedeutsamen Unterlagen nach § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO fallen in die Gruppe der sonstigen Unterlagen und damit in die Sechsjahresfrist; Buchungsbelege in die Achtjahresfrist (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO). Beide Fristen beginnen mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden, der Buchungsbeleg entstanden oder die sonstige Unterlage nach § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO; für den Handelsbrief und den Buchungsbeleg eines Kaufmanns ebenso § 257 Abs. 5 HGB). Für Rechnungen tritt eine eigene Achtjahresfrist hinzu, die mit dem Schluss des Kalenderjahrs der Ausstellung beginnt (§ 14b Abs. 1 UStG).

Beispielrechnung: Ein Angebot geht am 12. März 2026 ein. Die Sechsjahresfrist beginnt am 31. Dezember 2026 und endet am 31. Dezember 2032. Eine im selben Jahr eingegangene Lieferantenrechnung als Buchungsbeleg ist bis zum 31. Dezember 2034 aufzubewahren.

Die Frist ist kein fester Endtermin. Sie läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist; die Verlängerung der Festsetzungsfrist auf zehn Jahre bei einer hinterzogenen und auf fünf Jahre bei einer leichtfertig verkürzten Steuer (§ 169 Abs. 2 Satz 2 AO) gilt dafür nicht (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Die Achtjahresfrist für Buchungsbelege gilt nach Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO erstmals für Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist nach der bis zum 31. Dezember 2024 geltenden Fassung noch nicht abgelaufen war. Für die Fristen des § 257 Abs. 4 HGB gilt dieselbe Anwendung nach Art. 95 EGHGB. Für Institute im Sinne des § 1 Abs. 1b des Kreditwesengesetzes, für der Versicherungsaufsicht unterliegende Personen und Gesellschaften und für Wertpapierinstitute bleiben Buchungsbelege zehn Jahre (§ 257 Abs. 4 Satz 2 HGB; Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO).

In welchem Format Sie E-Mails archivieren

Die GoBD verlangen, dass eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (Rz. 131). Eine Umwandlung in ein anderes Format ist eine Konvertierung und nur unter den Voraussetzungen der Rz. 135 zulässig: Es darf keine bildliche oder inhaltliche Veränderung geben, es dürfen keine aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren gehen, die Konvertierung muss in der Verfahrensdokumentation beschrieben sein, und die maschinelle Auswertbarkeit sowie der Datenzugriff dürfen nicht eingeschränkt werden.

Für E-Mails ist die Umwandlung in ein PDF riskant. Nach Rz. 129 der GoBD gehen dabei die Informationen des Kopfteils verloren, etwa der Absender; danach lässt sich nicht mehr nachvollziehen, wie der tatsächliche Zugang der Nachricht erfolgt ist.

Aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Unterlagen, die elektronisch entstanden oder eingegangen sind, dürfen außerdem nicht mehr ausschließlich ausgedruckt aufbewahrt werden; sie müssen während der Frist unveränderbar erhalten bleiben (Rz. 119). § 147 Abs. 2 AO verlangt zusätzlich, dass die Wiedergabe während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden kann. Für E-Rechnungen im Sinne des § 14 Abs. 1 Satz 3 und 6 UStG genügt die Aufbewahrung des strukturierten Teils; der menschenlesbare Teil einer hybriden Rechnung ist nur dann zusätzlich zu halten, wenn er zusätzliche oder abweichende, für die Besteuerung bedeutsame Informationen enthält (Rz. 119 und 131 in der Fassung vom 14. Juli 2025). Wie der Eingang einer E-Rechnung abläuft, beschreibt der Artikel zum E-Rechnung im Eingangsprozess.

Wurde ein Handelsbrief elektronisch erstellt und in Papierform abgesandt, ist es unter Zumutbarkeitsgesichtspunkten nicht zu beanstanden, nur die Papierform aufzubewahren (Rz. 119 und 133). Für die abgesandten Briefe, die der Betrieb elektronisch hält, bleibt es beim Ursprungsformat (Rz. 133).

Wie die Ablage prüfbar bleibt

Eine Nachricht, die nur im Postfach liegt und dort gelöscht werden kann, erfüllt die Anforderung der unveränderbaren Aufbewahrung nicht (GoBD Rz. 119). Prüfen Sie deshalb, ob die Nachricht mit ihrem Anhang in einem Archiv liegt, aus dem sie vor Ablauf der Frist weder verschwinden noch verändert werden kann.

Die Ablage muss geordnet sein; ein bestimmtes Ordnungssystem ist nicht vorgeschrieben (Rz. 117). Ein elektronisches Dokument ist mit einem nachvollziehbaren und eindeutigen Index zu versehen, und die Verknüpfung zwischen Index und Dokument muss über die gesamte Frist erhalten bleiben (Rz. 122). Auf einen Index können Sie verzichten, wenn organisatorische Maßnahmen sicherstellen, dass das Dokument auch ohne Index verwaltet werden kann, und wenn dies in angemessener Zeit nachprüfbar ist (Rz. 122). Eingang, Archivierung und eine Konvertierung sind zu protokollieren (Rz. 117). Für jedes eingesetzte Datenverarbeitungssystem gehört eine Verfahrensdokumentation dazu (Rz. 151); ihre Gliederung beschreibt der Artikel zur Verfahrensdokumentation für das ERP.

Auf Verlangen muss der Datenzugriff möglich sein. Sind die Unterlagen mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, kann die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen und das System nutzen, die Daten nach ihren Vorgaben maschinell auswerten lassen oder ihre Übertragung in einem maschinell auswertbaren Format verlangen (§ 147 Abs. 6 Satz 1 AO). Die drei Zugriffsarten beschreibt der Artikel zur Datenträgerüberlassung im ERP.

Was bei einem Verstoß droht

Wer vorsätzlich oder leichtfertig eine Unterlage nach § 147 Abs. 1 Nummer 1 bis 4 AO nicht oder nicht für die vorgeschriebene Dauer aufbewahrt und dadurch ermöglicht, Steuern zu verkürzen oder nicht gerechtfertigte Steuervorteile zu erlangen, handelt ordnungswidrig (§ 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 7 AO); die Nummer nennt nur § 147 Abs. 1 Nr. 1 bis 3 und 4 AO, nicht Nr. 5. Die Geldbuße kann bis zu 25.000 Euro betragen, wenn die Tat nicht nach § 378 AO geahndet werden kann (§ 379 Abs. 6 AO). Fehlt die Unterlage, ohne dass eine Verkürzung möglich wird, greift dieser Tatbestand nicht.

Ein zweiter Hebel betrifft den Datenzugriff. Räumt der Betrieb den Zugriff nach § 147 Abs. 6 AO nicht ein, kann die Finanzbehörde ein Verzögerungsgeld von 2.500 Euro bis 250.000 Euro festsetzen (§ 146 Abs. 2c AO). § 146 Abs. 2c AO in der ab dem 1. Januar 2025 geltenden Fassung ist nach Art. 97 § 37 Abs. 4 EGAO erstmals auf Steuern und Steuervergütungen anzuwenden, die nach dem 31. Dezember 2024 entstehen; für früher entstandene Steuern gilt die am 1. Januar 2023 geltende Fassung weiter, es sei denn, für sie wurde nach dem 31. Dezember 2024 eine Prüfungsanordnung nach § 196 AO bekanntgegeben. Auf diesem Weg setzt die Finanzverwaltung die Vorlage von E-Mails in der Außenprüfung durch.

Checkliste für Ihren Betrieb

1. Prüfen Sie, ob geschäftsbezogene E-Mails in einem Archiv liegen, aus dem sie während der Frist nicht gelöscht oder verändert werden können (GoBD Rz. 119).
2. Halten Sie eingehende Nachrichten im Empfangsformat und wandeln Sie sie nur unter den Voraussetzungen der Rz. 135 um.
3. Vergeben Sie jedem Dokument einen eindeutigen Index und halten Sie die Verknüpfung über die gesamte Frist; verwalten Sie Dokumente ohne Index, müssen organisatorische Maßnahmen das ermöglichen und in angemessener Zeit nachprüfbar sein (Rz. 122).
4. Beschreiben Sie Eingang, Archivierung und Konvertierung in der Verfahrensdokumentation (Rz. 117, 151).
5. Trennen Sie private und geschäftliche Nachrichten; die Pflicht trifft die betriebliche Korrespondenz mit Bezug zu einem Handelsgeschäft und Nachrichten mit sonstigen für die Besteuerung bedeutsamen Inhalten, etwa zur Verrechnungspreisdokumentation (§ 147 Abs. 1 Nr. 5 AO).
6. Stellen Sie den Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 AO auf die archivierten Nachrichten technisch sicher.
7. Prüfen Sie zum Jahresende, für welche neu hinzugekommenen Unterlagen die Fristen nach § 147 Abs. 4 AO beginnen.