Zahlungsbedingungen festlegen: Zahlungsziel, Skonto, Anzahlung

Zahlungsbedingungen entscheiden, wann das Geld eingeht und ab wann Sie mahnen dürfen. Das ERP setzt sie je Kundengruppe um und bildet daraus die Fälligkeit, auf der Mahnlauf, Liquiditätsvorschau und Außenstandsdauer rechen. Wer ein Zahlungsziel für alle Kunden pauschal hinterlegt, verschenkt Liquidität bei Neukunden; gegenüber der öffentlichen Hand ist eine Frist von mehr als 30 Tagen nur mit ausdrücklicher, sachlich gerechtfertigter Vereinbarung wirksam, und über 60 Tage ist sie unwirksam (§ 271a Abs. 2 BGB).

Worauf es ankommt

Drei Stellschrauben bestimmen die Zahlungsbedingung: das Zahlungsziel, das Skonto und die Anzahlung. Das Zahlungsziel legt den Zahlungstermin fest: Das ERP zählt die vereinbarten Tage ab dem gewählten Fristbeginn, zum Beispiel dem Zugang der Rechnung; der Gläubiger kann die Leistung im Zweifel nicht vor dieser Zeit verlangen (§ 271 Abs. 2 BGB). Das Skonto ist ein prozentualer Abzug, den der Kunde erhält, wenn er innerhalb einer kurzen Skontofrist zahlt. Die Anzahlung ist ein Teilbetrag, der vor der Lieferung fällig ist.

Aus diesen drei Werten bildet das ERP die Fälligkeit. Sie ist der Stichtag, ab dem der Mahnlauf läuft und die Liquiditätsvorschau den Zahlungseingang erwartet. Die Fälligkeit ist zugleich der Anker für den Verzug: Ab wann der Kunde im Verzug ist und Sie Zinsen verlangen dürfen, regelt das nationale Recht. In Deutschland ist es § 286 BGB, in Österreich § 1334 ABGB, in der Schweiz Art. 102 OR.

Zwei Grenzen sind in Deutschland hart: Eine Zahlungsfrist von mehr als 60 Tagen nach Empfang der Gegenleistung ist nur wirksam, wenn sie ausdrücklich vereinbart und im Hinblick auf die Belange des Gläubigers nicht grob unbillig ist (§ 271a Abs. 1 BGB). Gegenüber einem öffentlichen Auftraggeber ist eine Frist von mehr als 30 Tagen nur wirksam, wenn sie ausdrücklich getroffen und aufgrund der besonderen Natur oder der Merkmale des Schuldverhältnisses sachlich gerechtfertigt ist, und eine Frist von mehr als 60 Tagen ist unwirksam (§ 271a Abs. 2 BGB).

Zahlungsbedingungen je Kundengruppe

Die folgende Tabelle zeigt, welche Zahlungsbedingungen sich je Kundengruppe eignen, wie sie auf die Liquidität wirken und wann der Mahnlauf ansetzen darf. Die Zahlungsbedingungen sind eine redaktionelle Empfehlung, keine gesetzliche Vorgabe.

Kundengruppe	Zahlungsbedingungen	Liquiditätswirkung	Mahn-Trigger
Neukunde	30 Prozent Anzahlung vor Lieferung, Rest 14 Tage nach Zugang der Rechnung, kein Skonto	Geld kommt vor der Lieferung; Forderungsrisiko sinkt	Tag 15 (Tag nach Fälligkeit; Fälligkeit am 14. Tag nach Zugang der Rechnung)
Bestandskunde	Zahlungsziel 30 Tage nach Zugang der Rechnung, Skonto 2 Prozent in 10 Tagen	Geld kommt am Tag 10, wenn Skonto gezogen, sonst am Tag 30	Tag 31 (Tag nach Fälligkeit; Fälligkeit am 30. Tag nach Zugang der Rechnung)
Öffentliche Hand (DE)	Zahlungsziel 30 Tage nach Zugang der Rechnung, kein Skonto	Geld kommt am Tag 30	Tag 31 (Tag nach Fälligkeit; Fälligkeit am 30. Tag nach Zugang der Rechnung); mehr als 30 Tage nur ausdrücklich und sachlich gerechtfertigt, mehr als 60 Tage unwirksam (§ 271a Abs. 2 BGB)
Ausland	Zahlungsziel nach Vertrag, Anzahlung ohne Bonitätsprüfung	längeres Zahlungsziel, Währungsrisiko	Tag nach der vertraglichen Fälligkeit; Verzugseintritt je nach anwendbarem Recht

Als gewählte ERP-Regel setzt der Mahnlauf am Tag nach der Fälligkeit an; das Gesetz bestimmt keinen einheitlichen frühesten Zeitpunkt. Die Bedingung, unter der der Verzug eintritt, unterscheidet sich je Land: In Deutschland löst die Mahnung nach Fälligkeit den Verzug aus (§ 286 Abs. 1 BGB); bei einer Entgeltforderung tritt er spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein (Abs. 3 Satz 1), gegenüber einem Verbraucher nur mit besonderem Hinweis in der Rechnung. In Österreich fällt die Verzögerung dem Schuldner zur Last, wenn er den durch Gesetz oder Vertrag bestimmten Zahlungstag nicht einhält (§ 1334 Satz 1 ABGB). In der Schweiz wird der Schuldner durch Mahnung in Verzug gesetzt, sobald die Verbindlichkeit fällig ist (Art. 102 Abs. 1 OR); bei einem verabredeten Verfalltag tritt der Verzug mit dessen Ablauf ein (Abs. 2).

Im Verzug fallen Zinsen an: In Deutschland 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz bei einer Entgeltforderung ohne Verbraucherbeteiligung (§ 288 Abs. 2 BGB), in Österreich in Rechtsgeschäften nach § 455 UGB 9,2 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 456 UGB) und 4 Prozent, soweit der Schuldner für die Verzögerung nicht verantwortlich ist (§ 1000 Abs. 1 ABGB, § 1333 Abs. 1 ABGB), in der Schweiz 5 Prozent (Art. 104 Abs. 1 OR).

Ein Rechenbeispiel

Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen: Der Betrieb rechnet jeden Monat gleichmäßig 100.000 Euro auf Rechnung, und die Kunden zahlen tatsächlich nach 30 Tagen. Die durchschnittliche Forderung, die im Umlauf ist, beträgt 100.000 Euro ÷ 30 × 30 = 100.000 Euro.

Verkürzen Sie die tatsächliche Einzugsdauer auf 14 Tage, sinkt die durchschnittliche Forderung auf 100.000 Euro ÷ 30 × 14 = 46.667 Euro. Die Differenz von 53.333 Euro ist Liquidität, die früher im Betrieb ist. Das Vertragsziel allein bewirkt den Außenstand nicht; maßgebend ist, wann die Kunden tatsächlich zahlen.

Tatsächliche Einzugsdauer	Durchschnittliche Forderung	Liquiditätseffekt
30 Tage	100.000 Euro	–
14 Tage	46.667 Euro	+53.333 Euro

Die Formel folgt der Methode des Forderungsumschlags: Forderungsumschlag = Kreditumsatz ÷ durchschnittliche Forderung, Einzugsdauer = 365 ÷ Forderungsumschlag (OpenStax, Formeln 19.8–19.10).

Das Skonto wirkt in die andere Richtung: Ziehen 50 Prozent der Kunden 2 Prozent Skonto in 10 Tagen, kommen diese 50 Prozent am Tag 10 statt am Tag 30. Die durchschnittliche Forderung sinkt zusätzlich, der Umsatz um 2 Prozent auf die gezahlten Beträge.

Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen; die Werte hängen von Ihrem Umsatz, Ihrer Skontoziehrate und Ihrer Zahlungszielverteilung ab.

Typische Fehler

• Ein Zahlungsziel für alle Kunden. Neukunden und Bestandskunden haben ein unterschiedliches Forderungsrisiko. Ein einheitliches 30-Tage-Zahlungsziel verschenkt Liquidität bei Neukunden; wer es gegenüber der öffentlichen Hand auf mehr als 30 Tage ausdehnt, braucht dafür eine ausdrückliche, sachlich gerechtfertigte Vereinbarung, und über 60 Tage ist die Frist unwirksam (§ 271a Abs. 2 BGB).
• Skontofrist und Zahlungsziel verwechseln. Die Skontofrist ist die kurze Frist, in der der Kunde Skonto erhält. Das Zahlungsziel ist die volle Frist. Wer die Skontofrist als Zahlungsziel einstellt, mahnt zu früh.
• Fälligkeit aus dem Rechnungsdatum bilden. Die Fälligkeit entsteht aus der Zahlungsbedingung, nicht aus dem Rechnungsdatum. Weicht sie ab, ist die Zahlungsbedingung im Stammdatensatz falsch.
• Öffentliche Hand wie Bestandskunde behandeln. Die 30-Tage-Grenze des § 271a Abs. 2 BGB gilt nur für öffentliche Auftraggeber: Wer dort mehr als 60 Tage einstellt, hat eine unwirksame Frist; auch 31 bis 60 Tage sind nur mit ausdrücklicher, sachlich gerechtfertigter Vereinbarung wirksam.
• Ausland ohne anwendbares Recht. Ohne Wahl des Rechts ist unklar, wann der Verzug eintritt und welche Zinsen gelten. Das Recht gehört in den Vertrag.

So gehen Sie vor

1. Legen Sie je Kundengruppe die Zahlungsbedingung an: Zahlungsziel, Skontofrist, Skontoprozentsatz, Anzahlung.
2. Prüfen Sie die Fälligkeit: Das ERP muss sie aus der Zahlungsbedingung bilden, nicht aus dem Rechnungsdatum.
3. Setzen Sie den Mahnlauf als gewählte ERP-Regel an den Tag nach der Fälligkeit und trennen Sie die Texte je Land und Kundenart.
4. Prüfen Sie die öffentliche Hand: 30 Tage; mehr als 30 Tage nur ausdrücklich und sachlich gerechtfertigt, mehr als 60 Tage unwirksam (§ 271a Abs. 2 BGB).
5. Rechnen Sie den Liquiditätseffekt nach: Durchschnittliche Forderung vor und nach der Änderung.
6. Messen Sie die Außenstandsdauer nach der Änderung und passen Sie die Kundengruppen an.