Liquiditätsvorschau aus offenen Posten und Aufträgen ableiten
Kurz gesagt
Die 13-Wochen-Vorschau addiert je Woche die erwarteten Zahlungseingänge aus offenen Forderungen und Aufträgen und die Ausgänge aus Verbindlichkeiten, Löhnen und fälligen Steuerzahlungen. Jede Quelle trägt einen Zuverlässigkeitsfaktor zwischen 0 und 1; die Rangfolge, welche Quelle zuverlässiger ist, ist eine Beispielannahme (im Beispiel: offene Forderungen hoch, Aufträge niedriger, weil sie noch nicht fakturiert sind), keine allgemeine Regel. Die Vorschau ist ein Planwert, kein Versprechen.
Das Wichtigste
- Offene Forderungen sind die zuverlässigste Quelle, Aufträge weniger sicher, weil sie noch nicht fakturiert sind (Beispielannahme, keine Rechtsaussage).
- Steuertermine sind feste Ausgänge mit gesetzlicher Frist, je nach Land monatlich, vierteljährlich oder nach Periode.
- Jede Quelle bekommt einen Zuverlässigkeitsfaktor zwischen 0 und 1; er gewichtet den erwarteten Betrag.
- Die Vorschau ist rollierend: jede Woche schiebt sich eine neue Woche ans Ende.
- Deutschland: Voranmeldung regulär bis zum 10. Tag nach Zeitraumende, auf Antrag um einen Monat verlängerbar, Fristende auf Wochenende oder Feiertag rutscht auf den nächsten Werktag; Österreich: regulär 15. Tag des zweitfolgenden Monats, rutscht bei Fristende auf Samstag, Sonntag, Feiertag, Karfreitag oder 24. Dezember auf den nächsten nicht ausgenommenen Tag; Schweiz: 60 Tage nach Periode, bei jährlicher Abrechnung zusätzlich Raten während des Jahres.
Die Vorschau entsteht aus vier Datenquellen, die Ihr ERP bereits führt: offene Forderungen, offene Verbindlichkeiten, Aufträge und die fälligen Steuertermine. Jede Quelle hat eine andere Zuverlässigkeit, und der Zuverlässigkeitsfaktor macht den Unterschied zwischen einem Planwert und einem Versprechen.
Was Sie vorab brauchen
- die Fälligkeitsliste der offenen Forderungen mit Fälligkeitsdatum und Restbetrag
- die Fälligkeitsliste der offenen Verbindlichkeiten mit Fälligkeitsdatum und Restbetrag
- die Auftragsliste mit erwartetem Rechnungsdatum, Zahlungsziel und Auftragswert
- die fälligen Steuertermine der nächsten 13 Wochen (Umsatzsteuer, Lohnsteuer, Sozialversicherungen)
- den aktuellen Kassenbestand als Ausgangswert
- die Löhne und Gehälter der nächsten 13 Wochen
Diese sechs Angaben gehören auf ein Prüfblatt. Fehlt eine davon, ist die Vorschau nicht nachprüfbar.
Wie der Zuverlässigkeitsfaktor wirkt
Jede Quelle bekommt einen Faktor zwischen 0 und 1. Der gewichtete Betrag ist der erwartete Betrag mal der Faktor. Offene Forderungen sind bereits fakturiert; ist das Zahlungsziel abgelaufen, sind sie fällig. Ihr Faktor liegt nahe bei 1. Aufträge sind noch nicht fakturiert und können storniert oder verhandelt werden; ihr Faktor liegt niedriger. Verbindlichkeiten sind aus der eigenen Buchhaltung planbar; ihr Faktor liegt ebenfalls nahe bei 1. Löhne und fällige Steuertermine sind feste Größen; sie tragen den Faktor 1.
Der Faktor ist eine eigene Annahme, kein Normwert. Sie legen ihn aus der Zahlungshistorie fest und kalibrieren ihn jede Woche gegen die realen Zahlungseingänge. Die Rangfolge, welche Quelle zuverlässiger ist, ist eine Beispielannahme, keine Rechtsaussage: Ein verbindlicher Kaufauftrag begründet bereits eine Zahlungspflicht, und eine offene Forderung ist nicht zwingend fällig.
Schritt für Schritt: die 13-Wochen-Vorschau aufbauen
Schritt 1: Die vier Quellen aus dem ERP ziehen
Ziehen Sie die Fälligkeitslisten der offenen Forderungen und Verbindlichkeiten, die Auftragsliste und die fälligen Steuertermine. Ergebnis: vier Listen mit Datum und Betrag.
Schritt 2: Jeden Posten einer Woche zuordnen
Ordnen Sie jeden Posten der Woche zu, in der er fällig ist oder erwartet wird. Eine Forderung mit Fälligkeitsdatum 10. November 2026 gehört in die Woche vom 9. bis 15. November 2026. Ergebnis: jeder Posten steht in genau einer der 13 Wochen.
Schritt 3: Den Zuverlässigkeitsfaktor je Quelle festlegen
Legen Sie für jede der vier Quellen einen Faktor zwischen 0 und 1 fest. Ergebnis: eine Tabelle mit Quelle, Faktor und Begründung.
Schritt 4: Die gewichteten Beträge rechnen
Multiplizieren Sie jeden Betrag mit dem Faktor seiner Quelle. Ergebnis: ein gewichteter Betrag je Posten.
Schritt 5: Die fälligen Steuertermine eintragen
Tragen Sie die fälligen Steuerzahlungen in die Woche ihres Fälligkeitsdatums ein. Die Fristen unterscheiden sich je Land: In Deutschland ist die Umsatzsteuervoranmeldung regulär bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums zu übermitteln, die Vorauszahlung ist am 10. Tag fällig (§ 18 Abs. 1 UStG); auf Antrag verlängert das Finanzamt die Fristen um einen Monat (§ 46 UStDV), und fällt das Fristende auf einen Sonntag, einen gesetzlichen Feiertag oder einen Sonnabend, so endet die Frist am nächstfolgenden Werktag (§ 108 Abs. 3 AO). In Österreich ist die Voranmeldung regulär spätestens am 15. Tag des zweitfolgenden Kalendermonats zu übermitteln (§ 21 Abs. 1 UStG 1994); fällt das Fristende auf einen Samstag, einen Sonntag, einen gesetzlichen Feiertag, den Karfreitag oder den 24. Dezember, so ist der nächste Tag, der keiner dieser Tage ist, als letzter Tag der Frist anzusehen (§ 108 Abs. 3 BAO). In der Schweiz ist die Steuer innert 60 Tagen nach Ablauf der Abrechnungsperiode zu begleichen (Art. 86 Abs. 1 MWSTG); die Abrechnung erfolgt grundsätzlich vierteljährlich (Art. 35 Abs. 1 MWSTG). Auf Antrag ist seit 1. Januar 2025 auch eine jährliche Abrechnung möglich (Jahresumsatz bis CHF 5’005’000), vorausgesetzt, die bisherigen (drei Jahre massgebend) und künftigen Abrechnungen sind fristgerecht eingereicht und vollumfänglich bezahlt; dann sind Raten zu zahlen (30. Mai, 30. August, 30. November bei der effektiven und Pauschalsteuersatzmethode, 30. August bei der Saldosteuersatzmethode) und die Abrechnung bis Ende Februar des Folgejahres fällig. Ergebnis: die Steuertermine stehen in den richtigen Wochen.
Schritt 6: Die wöchentlichen Nettopositionen und den Bestand addieren
Summieren Sie je Woche die gewichteten Eingänge und die gewichteten Ausgänge. Die Nettoposition ist Eingang minus Ausgang. Der Bestand am Ende der Woche ist der Bestand der Vorwoche plus die Nettoposition. Ergebnis: eine Spalte mit dem erwarteten Kassenbestand je Woche.
Schritt 7: Die Wochen mit Defizit markieren
Markieren Sie jede Woche, in der der Bestand unter den Mindestbestand fällt oder negativ wird. Ergebnis: eine Liste der kritischen Wochen mit dem jeweiligen Defizit.
Beispielrechnung: 13 Wochen aus vier Quellen
Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen: Handelsbetrieb, Horizont 2. November 2026 bis 31. Januar 2027, 13 Wochen, alle Beträge sind Bruttobeträge einschließlich Umsatzsteuer; die Umsatzsteuervorauszahlung ist ein separater Posten. Der Kassenbestand am 2. November 2026 beträgt 25.000 Euro. Die Zuverlässigkeitsfaktoren sind: offene Forderungen 0,95, Aufträge 0,70, offene Verbindlichkeiten 0,98, Löhne und Steuertermine 1,00.
Die Posten und ihre Zuordnung:
| Quelle | Posten | Betrag in Euro | Woche | Faktor | Gewichteter Betrag in Euro |
|---|---|---|---|---|---|
| Forderung | Kunde A, fällig 10.11.2026 | 12.000 | 2 | 0,95 | 11.400 |
| Forderung | Kunde B, fällig 17.11.2026 | 8.000 | 3 | 0,95 | 7.600 |
| Forderung | Kunde C, fällig 01.12.2026 | 15.000 | 5 | 0,95 | 14.250 |
| Auftrag | Kunde D, Rechnung erwartet 15.12.2026, Zahlungsziel 14 Tage, Zahlung erwartet 29.12.2026 | 20.000 | 9 | 0,70 | 14.000 |
| Auftrag | Kunde E, Rechnung erwartet 29.12.2026, Zahlungsziel 14 Tage, Zahlung erwartet 12.1.2027 | 10.000 | 11 | 0,70 | 7.000 |
| Verbindlichkeit | Lieferant F, fällig 10.11.2026 | 6.000 | 2 | 0,98 | 5.880 |
| Verbindlichkeit | Lieferant G, fällig 01.12.2026 | 9.000 | 5 | 0,98 | 8.820 |
| Löhne | wöchentliche Löhne 4.500 (13 × 4.500 = 58.500) | 4.500 | 1 bis 13 | 1,00 | 4.500 je Woche |
| Steuer | Umsatzsteuervorauszahlung, fällig 10.11.2026 | 7.500 | 2 | 1,00 | 7.500 |
Die wöchentlichen Nettopositionen und der erwartete Kassenbestand:
| Woche | Zeitraum | Eingänge in Euro | Ausgänge in Euro | Netto in Euro | Bestand am Wochenende in Euro |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2.–8.11.2026 | 0 | 4.500 | −4.500 | 20.500 |
| 2 | 9.–15.11.2026 | 11.400 | 17.880 | −6.480 | 14.020 |
| 3 | 16.–22.11.2026 | 7.600 | 4.500 | +3.100 | 17.120 |
| 4 | 23.–29.11.2026 | 0 | 4.500 | −4.500 | 12.620 |
| 5 | 30.11.–6.12.2026 | 14.250 | 13.320 | +930 | 13.550 |
| 6 | 7.–13.12.2026 | 0 | 4.500 | −4.500 | 9.050 |
| 7 | 14.–20.12.2026 | 0 | 4.500 | −4.500 | 4.550 |
| 8 | 21.–27.12.2026 | 0 | 4.500 | −4.500 | 0.050 |
| 9 | 28.12.2026–3.1.2027 | 14.000 | 4.500 | +9.500 | 9.550 |
| 10 | 4.–10.1.2027 | 0 | 4.500 | −4.500 | 5.050 |
| 11 | 11.–17.1.2027 | 7.000 | 4.500 | +2.500 | 7.550 |
| 12 | 18.–24.1.2027 | 0 | 4.500 | −4.500 | 3.050 |
| 13 | 25.–31.1.2027 | 0 | 4.500 | −4.500 | −1.450 |
Die Summe der gewichteten Eingänge beträgt 54.250 Euro, die der gewichteten Ausgänge 80.700 Euro. Der Saldo über 13 Wochen ist damit −26.450 Euro; der Ausgangsbestand von 25.000 Euro sinkt auf −1.450 Euro. Das Defizit entsteht in Woche 13, weil in den Wochen 12 und 13 keine Eingänge mehr anstehen.
Ohne den Zuverlässigkeitsfaktor würde die Vorschau die Aufträge mit dem vollen Auftragswert rechnen. Die Eingänge stünden dann bei 63.250 Euro statt 54.250 Euro, und der Bestand am 31. Januar 2027 bei 7.550 Euro statt −1.450 Euro. Der Faktor verschiebt das Ergebnis um 9.000 Euro, die Differenz zwischen vollem Auftragswert und gewichtetem Betrag.
So prüfen Sie das Ergebnis
- Summenprobe: 54.250 Euro Eingänge minus 80.700 Euro Ausgänge ergibt −26.450 Euro; 25.000 Euro minus 26.450 Euro ergibt −1.450 Euro, den Bestand am 31. Januar 2027.
- Zuordnungsprobe: Jeder Posten steht in genau einer Woche; die Summe der wöchentlichen Eingänge ist 54.250 Euro, die der Ausgänge 80.700 Euro.
- Faktorprobe: 12.000 × 0,95 = 11.400; 20.000 × 0,70 = 14.000; 6.000 × 0,98 = 5.880.
- Defizitprobe: Die Woche mit dem niedrigsten Bestand ist Woche 13 mit −1.450 Euro; sie ist die einzige Woche unter null.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Mögliche Ursache | Abhilfe |
|---|---|---|
| Die Vorschau zeigt ein Defizit, das in der Realität nicht eintritt | die Zuverlässigkeitsfaktoren sind zu niedrig angesetzt | die Faktoren gegen die realen Zahlungseingänge der letzten 13 Wochen kalibrieren |
| Die Vorschau zeigt einen Überschuss, der nicht eintritt | die Aufträge werden mit dem vollen Wert gerechnet | den Faktor für Aufträge senken und die Stornierungshistorie prüfen |
| Zwei Berichte nennen verschiedene Bestände | anderer Datenstand, andere Filter oder andere Woche | Datenstand, Filter und Wochenabgrenzung beider Berichte notieren und angleichen |
| Die Steuertermine fehlen in der Vorschau | die Fristen je Land sind nicht abgeglichen | die Fristen für Deutschland, Österreich und die Schweiz einzeln eintragen und prüfen |
| Der Bestand springt in einer Woche stark | ein großer Posten ist in die falsche Woche gefallen | das Fälligkeitsdatum des Postens mit dem Kalender abgleichen |
Wann Sie Hilfe holen sollten
- Wenn die Vorschau als Ziel- oder Kreditnachweis dienen soll: Sie ist ein Planwert. Verbinden Sie sie mit den Ist-Daten der letzten Monate.
- Wenn die Zuverlässigkeitsfaktoren nicht aus der Zahlungshistorie abgeleitet werden können: Klären Sie die Annahmen mit Ihrer Steuerberatung.
- Wenn die Steuertermine unklar sind, weil Ihr Betrieb in mehreren Ländern abrechnet: Die Fristen unterscheiden sich je Land. Für die Abgrenzung hilft Offene Posten sauber führen weiter.