Lagerbestand zum Umstellungstag: Zählen, bewerten, übernehmen
Kurz gesagt
Der Lagerbestand zum Umstellungstag ist der Anfangsbestand des neuen Systems. Legen Sie ein Zählzeitfenster fest, in dem Sie das Lager körperlich zählen, übernehmen Sie die Bewertung aus dem Altsystem und klären Sie jede Differenz zwischen Zählung, Alt- und Neusystem. In Deutschland stützt § 240 HGB die Inventarpflicht, § 6 Abs. 1 Nr. 2 EStG die Bewertung des Umlaufvermögens.
Das Wichtigste
- Zählzeitfenster: Lagerbewegungen einfrieren, dann körperlich zählen; das Ergebnis ist der Bestand zum Stichtag.
- Bewertung übernehmen: Umlaufvermögen zu Anschaffungs- oder Herstellungskosten; DE: bei voraussichtlich dauernder Wertminderung kann der niedrigere Teilwert angesetzt werden (§ 6 Abs. 1 Nr. 2 EStG); AT: Abschreibung auf den niedrigeren Börsenkurs oder Marktpreis, sonst auf den beizulegenden Wert (§§ 206, 207 UGB).
- Differenzen klären: jede Abweichung zwischen Zählung, Alt- und Neusystem dokumentieren und zuordnen.
- Abgleich: Tabelle mit gezählter Menge, korrigiertem Altbestand und Neusystemwert; erst dann ist die Übernahme abgeschlossen.
- DE: § 240 Abs. 3 HGB verlangt bei der Festwertansetzung von regelmäßig ersetztem Sachanlagevermögen und Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen in der Regel alle drei Jahre eine körperliche Bestandsaufnahme.
Jede unklare Menge oder Bewertung, die Sie zum Umstellungstag ins neue System übernehmen, zieht sich durch jede Bestandsabfrage, jede Kalkulation und jede Bilanz des neuen Systems. Die Übernahme ist ein geprüfter Vorgang mit fünf Schritten: Zählzeitfenster, Zählung, Bewertung, Differenzen, Abgleich.
Was Sie vorab brauchen
- den exportierten Lagerbestand aus dem Altsystem als Datei, mit Artikelnummer, Menge und Bewertung
- die Feldliste des neuen ERP für den Lagerbestand, markiert, welche Felder Pflicht sind
- einen Zählplan: welche Lagerorte, welche Artikel, wer zählt wann
- einen Abgleichbogen, auf dem Sie je Artikel gezählte Menge, Altsystembestand, korrigierten Altbestand und Neusystemwert notieren
- zwei Personen: eine führt die Zählung durch, eine prüft und abzeichnet
Schritt für Schritt: Lagerbestand übernehmen
Schritt 1: Zählzeitfenster festlegen
Legen Sie ein Zeitfenster fest, in dem keine Lagerbewegungen mehr gebucht werden. Das Fenster ist so kurz wie möglich und so lang wie nötig: ein Tag oder ein Wochenende, in dem das Lager steht. Frieren Sie die Bewegungen ein, indem Sie keine Lieferungen annehmen und keine Auslieferungen buchen. Notieren Sie den letzten gebuchten Vorgang vor dem Einfrieren; er ist die Grenze zwischen Alt- und Neusystem. Das Ergebnis der Zählung ist der Bestand zum Stichtag, dem letzten Tag des eingefrorenen Fensters.
In Deutschland stützt § 240 HGB die Inventarpflicht: Der Kaufmann hat für den Schluss eines jeden Geschäftsjahrs ein Inventar aufzustellen (§ 240 Abs. 2 HGB). In Österreich ist die Eröffnungsbilanz und der Jahresabschluss nach § 193 UGB aufzustellen.
Schritt 2: Lager körperlich zählen
Zählen Sie das Lager körperlich, nicht nach Systembestand. Gehen Sie den Zählplan durch: Lagerort für Lagerort, Artikel für Artikel. Notieren Sie die gezählte Menge je Artikel. Zählen Sie doppelt, wenn der Bestand hoch ist: eine Person zählt, eine prüft. Markieren Sie gezählte Artikel, damit nichts doppelt gezählt wird. Das Ergebnis ist die gezählte Menge je Artikel, die Sie in den Abgleichbogen tragen.
Schritt 3: Bewertung aus dem Altsystem übernehmen
Übernehmen Sie die Bewertung aus dem Altsystem, soweit sie den gesetzlichen Grundsätzen entspricht. In Deutschland ist das Umlaufvermögen zu den Anschaffungs- oder Herstellungskosten anzusetzen, vermindert um Abzüge nach § 6b; ist der Teilwert auf Grund einer voraussichtlich dauernden Wertminderung niedriger, kann dieser angesetzt werden (§ 6 Abs. 1 Nr. 2 EStG). Handelsrechtlich können Sie für den Wertansatz gleichartiger Vermögensgegenstände des Vorratsvermögens nach § 256 HGB unterstellen, dass die zuerst oder die zuletzt angeschafften oder hergestellten zuerst verbraucht oder veräußert wurden (FIFO oder LIFO), soweit es den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht. In Österreich sind Gegenstände des Umlaufvermögens mit den Anschaffungs- oder Herstellungskosten anzusetzen, vermindert um Abschreibungen (§ 206 UGB); § 207 UGB verlangt Abschreibungen auf den niedrigeren Börsenkurs oder Marktpreis am Abschlussstichtag, und wenn kein Börsenkurs oder Marktpreis festzustellen ist und die Anschaffungs- oder Herstellungskosten den beizulegenden Wert übersteigen, auf diesen Wert.
Übernehmen Sie die Bewertung je Artikel, nicht als Summe. So bleibt jede Bewertung nachvollziehbar.
Schritt 4: Differenzen klären
Vergleichen Sie die gezählte Menge mit dem Altsystembestand. Jede Abweichung ist eine Differenz, die Sie klären, bevor Sie in das Neusystem laden. Typische Ursachen sind unbuchte Bewegungen, Dubletten, veraltete Bestände oder fehlerhafte Buchungen. Dokumentieren Sie je Differenz die Ursache und den korrigierten Wert. Erst wenn Zählung und Altsystem übereinstimmen, ist der Bestand belastbar.
Schritt 5: Abgleich zwischen Zählung, Alt- und Neusystem erstellen
Erstellen Sie den Abgleich als Tabelle. Je Artikel tragen Sie die gezählte Menge, den Altsystembestand, den korrigierten Altbestand, den Neusystembestand und die Differenz ein. Die Tabelle ist die Abnahme: Die Übernahme für einen Artikel ist abgeschlossen, wenn gezählte Menge, korrigierter Altbestand und Neusystembestand übereinstimmen und jede Differenz zwischen gezählter Menge und ursprünglichem Altsystembestand dokumentiert ist.
Fiktives Beispiel:
| Artikel | Gezählt (Stück) | Altsystem (Stück) | Korrigierter Altbestand (Stück) | Neusystem (Stück) | Differenz (Stück) | Ursache |
|---|---|---|---|---|---|---|
| A-100 | 120 | 120 | 120 | 120 | 0 | – |
| A-200 | 45 | 50 | 45 | 45 | -5 | unbuchte Auslieferung |
| A-300 | 80 | 80 | 80 | 80 | 0 | – |
Der Bestandswert ergibt sich aus gezählter Menge mal Bewertung je Artikel. Beispielrechnung: Artikel A-200, gezählt 45 Stück, Bewertung 10,00 Euro je Stück, ergibt 450,00 Euro Bestandswert.
So prüfen Sie das Ergebnis
Der Abgleich ist die Abnahme. Je Artikel vergleichen Sie drei Zahlen: die gezählte Menge, den korrigierten Altbestand und den Neusystembestand. Die Übernahme für einen Artikel ist abgeschlossen, wenn diese drei Zahlen übereinstimmen und jede Differenz zwischen gezählter Menge und ursprünglichem Altsystembestand dokumentiert ist. Prüfen Sie zusätzlich den Bestandswert: Summe der gezählten Mengen mal Bewertung je Artikel. Weicht der Bestandswert ab, ist die Bewertung nicht korrekt übernommen. Abzeichnen Sie den Abgleich, wenn alle Zahlen übereinstimmen und alle Differenzen dokumentiert sind.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Mögliche Ursache | Umgang |
|---|---|---|
| Gezählt und Altsystem weichen ab | unbuchte Bewegungen, Dubletten, veraltete Bestände | Differenz klären, Ursache dokumentieren, korrigierten Wert laden |
| Bewertung fehlt im Neusystem | Mapping auf ein falsches Altfeld | Mapping korrigieren, betroffene Sätze neu laden |
| Bestandswert stimmt nicht | Bewertung je Artikel falsch übernommen | Bewertung je Artikel prüfen, neu berechnen |
| Neusystem zeigt andere Menge als gezählt | Zählung nicht korrekt übertragen | Zählung neu übertragen, Abgleich wiederholen |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Holen Sie Ihre Steuerberatung hinzu, wenn die Bewertung nicht den gesetzlichen Grundsätzen entspricht, etwa bei dauernder Wertminderung, oder wenn der Abgleich nicht aufgeht. Was im Einzelfall ordnungsmäßig ist, klärt die Steuerberatung.