Forderungsausfall in Österreich: Umsatzsteuer berichtigen

Wer in Österreich eine Rechnung stellt und das Geld nicht bekommt, muss die Umsatzsteuer nicht endgültig tragen. § 16 Abs. 3 Z 1 Umsatzsteuergesetz 1994 (UStG 1994) ordnet an, dass § 16 Abs. 1 UStG 1994 sinngemäß gilt, wenn das Entgelt für eine steuerpflichtige Lieferung oder sonstige Leistung uneinbringlich geworden ist. Der leistende Unternehmer berichtigt dann den dafür geschuldeten Steuerbetrag, der Leistungsempfänger den in Anspruch genommenen Vorsteuerabzug (§ 16 Abs. 1 Z 1 und 2 UStG 1994; VwGH 29.1.2015, 2012/15/0012). Wird das Entgelt später vereinnahmt, sind Steuerbetrag und Vorsteuerabzug erneut zu berichtigen.

Wer betroffen ist – und wer nicht

Die Berichtigung setzt voraus, dass die Steuer schon geschuldet wird, obwohl das Geld noch nicht eingegangen ist. Das ist die Sollbesteuerung: Nach § 19 Abs. 2 Z 1 lit. a UStG 1994 entsteht die Steuerschuld mit Ablauf des Kalendermonats, in dem die Lieferung oder sonstige Leistung ausgeführt worden ist; stellt man die Rechnung später aus, verschiebt sich dieser Zeitpunkt um einen Kalendermonat.

Nicht betroffen ist, wer nach vereinnahmten Entgelten versteuert. Nach § 17 Abs. 2 UStG 1994 ist das für die betroffenen Umsätze verpflichtend, wenn der Unternehmer insoweit nach §§ 21 und 23 EStG 1988 nicht buchführungspflichtig ist oder wenn sein Gesamtumsatz aus den übrigen Tätigkeiten in einem der beiden vorangegangenen Kalenderjahre nicht mehr als 110.000 Euro betragen hat; die Steuer entsteht dann erst mit Ablauf des Kalendermonats der Vereinnahmung (§ 19 Abs. 2 Z 1 lit. b UStG 1994). Das Finanzamt kann auf Antrag die Sollbesteuerung gestatten. Wer keine Umsatzsteuer geschuldet hat, hat nichts zu berichtigen.

Dasselbe gilt für Kleinunternehmer: Nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994 sind die Umsätze eines Kleinunternehmers steuerfrei – eines Unternehmers, der sein Unternehmen im Inland oder in einem anderen Mitgliedstaat betreibt und dessen Umsätze nach § 1 Abs. 1 Z 1 und 2 UStG 1994 im vorangegangenen Kalenderjahr die Kleinunternehmergrenze von 55.000 Euro nicht und im laufenden Kalenderjahr noch nicht übersteigen; bei der Grenze bleiben Umsätze aus Hilfsgeschäften einschließlich der Geschäftsveräußerungen und die in Z 27 aufgezählten steuerfreien Umsätze außer Ansatz. Eine Überschreitung der Grenze um nicht mehr als 10 Prozent lässt die Steuerbefreiung bis zum Ende des Kalenderjahres bestehen. Betreibt der Unternehmer sein Unternehmen in einem anderen Mitgliedstaat, gilt die Befreiung nur unter den zusätzlichen Voraussetzungen des § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994 (unionsweiter Jahresumsatz bis 100.000 Euro und Inanspruchnahme der Befreiung im dort genannten Verfahren). Nach § 6 Abs. 3 UStG 1994 kann der Unternehmer bis zur Rechtskraft des Bescheides schriftlich auf die Befreiung verzichten; der Verzicht wirkt nur vom Beginn eines Kalenderjahres an und bindet ihn mindestens fünf Kalenderjahre. § 16 Abs. 3 Z 1 UStG 1994 erfasst nur steuerpflichtige Lieferungen und Leistungen – wer nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994 befreit ist und nicht verzichtet hat, hat keine österreichische Umsatzsteuer zu berichtigen.

Wann eine Forderung uneinbringlich ist

Wann ein Entgelt uneinbringlich geworden ist, sagt das Gesetz nicht. Der Verwaltungsgerichtshof entscheidet nach den Umständen des Einzelfalls und verlangt, dass die Forderung bei objektiver Betrachtung wertlos ist; die bloße Zweifelhaftigkeit der Einbringlichkeit genügt nicht (VwGH 3.9.2008, 2003/13/0109; VwGH 28.10.2008, 2006/15/0361). Als echte Fälle von Uneinbringlichkeit nennt die Verwaltungspraxis die Zahlungsunfähigkeit des Schuldners sowie eine Entgeltminderung auf Grund eines Gerichtsurteils oder eines Vergleichs (Umsatzsteuerrichtlinien 2000, Rz 2388); der Grund der Uneinbringlichkeit ist gleichgültig (VwGH 29.1.2015, 2012/15/0012).

Eine Wertberichtigung in der Bilanz berechtigt nicht automatisch zur Korrektur der Umsatzsteuer, weil nach Bilanzierungsgrundsätzen bereits die Zweifelhaftigkeit einer Forderung zu einer Abwertung zwingt (VwGH 3.9.2008, 2003/13/0109; VwGH 31.3.2011, 2007/15/0171). Für die Praxis heißt das: Mahnstufen allein belegen keine Uneinbringlichkeit. Sie brauchen einen Nachweis, etwa die Eröffnung eines Insolvenzverfahrens, einen fruchtlosen Exekutionsversuch oder ein Urteil mit Entgeltsminderung.

So rechnen Sie den Betrag aus und ordnen ihn zu

Berichtigt wird nur der Ausfall, und zwar mit dem Steuersatz des betroffenen Umsatzes (Umsatzsteuerrichtlinien 2000, Rz 2385 und 2389). Die Entgeltminderung ist der Nettoanteil des ausgefallenen Betrags: Entgeltminderung = Bruttoausfall ÷ (1 + Steuersatz), Steuerminderung = Entgeltminderung × Steuersatz.

Die Zuordnung folgt dem Zeitpunkt: Die Berichtigung ist für den Veranlagungszeitraum vorzunehmen, in dem die Änderung des Entgeltes eingetreten ist (§ 16 Abs. 1 letzter Satz UStG 1994). Eine im Eintrittszeitraum unterlassene Berichtigung kann nicht in einem späteren Zeitraum nachgeholt werden (VwGH 27.9.2024, Ra 2023/15/0075). Der Ausfall wirkt deshalb auf die Umsatzsteuervoranmeldung jenes Voranmeldungszeitraums, in dem die Uneinbringlichkeit eintritt – nicht auf den Zeitraum, in dem Sie den Ausfall entdecken.

Welchen Weg die Korrektur nimmt, hängt vom Verfahrensstand ab. Solange der Fälligkeitstag des Voranmeldungszeitraums – der 15. Tag des zweitfolgenden Kalendermonats – nicht verstrichen ist, gilt auch eine berichtigte Voranmeldung als Voranmeldung (§ 21 Abs. 1 UStG 1994). Danach hat das Finanzamt die Steuer festzusetzen, weil sich die Selbstberechnung als nicht richtig erweist; eine Festsetzung ist nur so lange möglich, als kein den Voranmeldungszeitraum beinhaltender Veranlagungsbescheid erlassen wurde (§ 21 Abs. 3 UStG 1994). Berichtigen Sie den Eintrittszeitraum deshalb, solange einer dieser beiden Wege offen ist; ist der Jahresbescheid für dieses Jahr schon ergangen, klären Sie das weitere Vorgehen mit Ihrer Steuerberatung.

Die fünf Schritte:

1. Zahlungsunfähigkeit belegen (Insolvenzbekanntmachung, Exekutionsprotokoll, Urteil oder Vergleich) und den Zeitpunkt festhalten.
2. Bruttoausfall und Nettoanteil trennen; Entgeltminderung und Steuerminderung wie oben berechnen.
3. Den Voranmeldungszeitraum des Eintritts bestimmen.
4. Prüfen, welcher Weg noch offen ist: vor dem Fälligkeitstag die berichtigte Voranmeldung, danach die Festsetzung nach § 21 Abs. 3 UStG 1994 – beides nur, solange kein den Voranmeldungszeitraum beinhaltender Jahresbescheid ergangen ist.
5. Bei späterer Zahlung den darauf entfallenden Anteil im Zeitraum der Vereinnahmung wieder hinzurechnen.

Fristen und Stichtage

Die Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) ist grundsätzlich bis spätestens 15. Tag des zweitfolgenden Kalendermonats elektronisch zu übermitteln; ist dem Unternehmer die elektronische Übermittlung mangels technischer Voraussetzungen unzumutbar, hat sie auf dem amtlichen Vordruck zu erfolgen (§ 21 Abs. 1 UStG 1994). Bei monatlichem Voranmeldungszeitraum ist die UVA für Jänner bis 15. März fällig. Für Unternehmer, deren Umsätze nach § 1 Abs. 1 Z 1 und 2 UStG 1994 im vorangegangenen Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überstiegen haben, ist der Voranmeldungszeitraum grundsätzlich das Kalendervierteljahr; sie können durch fristgerechte Abgabe einer Voranmeldung für den ersten Kalendermonat eines Veranlagungszeitraums mit Wirkung für den ganzen Veranlagungszeitraum den Kalendermonat wählen (§ 21 Abs. 2 UStG 1994). § 16 UStG 1994 gilt in dieser Fassung seit 1. Jänner 1995 (BGBl. Nr. 663/1994). § 17 UStG 1994 gilt in der Fassung seit 1. Jänner 2019 (BGBl. I Nr. 62/2018); die darin genannte Grenze von 110.000 Euro stand schon in der bis 31. Dezember 2018 geltenden Fassung. Die Kleinunternehmergrenze von 55.000 Euro gilt seit 1. Jänner 2025 (davor 35.000 Euro).

Beispielrechnung: Rechnung, Ausfall und Quote

Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen. Normalsatz 20 Prozent (§ 10 Abs. 1 UStG 1994), monatlicher Voranmeldungszeitraum, Leistung und Rechnung im Februar 2026. Rechnung 2026-0417 an die Beispiel Handel GmbH (erfunden): Entgelt 12.000,00 Euro, Umsatzsteuer 2.400,00 Euro, Brutto 14.400,00 Euro.

Vorgang	Zeitpunkt	UVA-Zeitraum	Entgelt	Umsatzsteuer 20 % (Normalsatz)
Rechnung 2026-0417, Leistung Februar 2026	Februar 2026	02/2026	+12.000,00 Euro	+2.400,00 Euro
Uneinbringlichkeit, Zahlungsunfähigkeit des Kunden	Juni 2026	06/2026	−12.000,00 Euro	−2.400,00 Euro
Quote des Insolvenzverwalters	November 2026	11/2026	+4.000,00 Euro	+800,00 Euro

Der Kunde zahlt im November 2026 eine Quote von 4.800,00 Euro brutto (erfunden). Darin stecken 4.000,00 Euro Entgelt und 800,00 Euro Umsatzsteuer: Diesen Anteil rechnen Sie im Voranmeldungszeitraum der Vereinnahmung wieder hinzu. Über die ganze Kette hat die Buchhaltung nur die 800,00 Euro abgeführt, die auf die tatsächlich eingegangenen 4.000,00 Euro entfallen; die restlichen 1.600,00 Euro aus dem endgültigen Ausfall bleiben abgesetzt.

Was das ERP richtig buchen muss

Die Berichtigung ist ein Fall für die Forderungsbuchhaltung, nicht für die Bilanzierung. Eine Einzelwertberichtigung auf dem Debitorenkonto mindert den Gewinn, ersetzt aber die Umsatzsteuerberichtigung nicht. Im ERP brauchen Sie deshalb eine eigene Buchung mit dem Steuercode des Umsatzes, und die Periodenzuordnung muss dem Zeitpunkt der Uneinbringlichkeit folgen, nicht dem Erfassungsdatum. Wird die UVA aus den Steuercodes erzeugt, muss der Zeitraum passen, sonst landet die Minderung im falschen Monat; wie die Steuercodes aufgebaut sind, steht in Steuercodes im ERP für die UVA. Die Ausbuchung gehört in die Offene-Posten-Verwaltung, und für spätere Quoten oder Nachzahlungen braucht der Ablauf eine Wiedervorlage, damit die zweite Berichtigung nicht untergeht.

Ausnahmen und Verwechslungen

Eine Sonderregel betrifft die Gegenseite: Entrichtet ein dritter Unternehmer den auf die Minderung des Entgeltes entfallenden Steuerbetrag an das Finanzamt, kann die Berichtigung des Vorsteuerabzugs unterbleiben; der Dritte schuldet dann die Steuer (§ 16 Abs. 2 UStG 1994). Für den Forderungsausfall ist kein Belegaustausch vorgesehen: Der Gläubiger kann die Entgeltminderung in Höhe des Forderungsausfalls vornehmen, ohne den Schuldner zu verständigen; das Finanzamt des Gläubigers weist das Finanzamt des Schuldners per Kontrollmitteilung auf die Uneinbringlichkeit hin (Umsatzsteuerrichtlinien 2000, Rz 2389).

Nicht zu verwechseln ist der Forderungsausfall mit dem Fall, dass ein Entgelt entrichtet wurde und die Lieferung oder Leistung ausbleibt (§ 16 Abs. 3 Z 2 UStG 1994), sowie mit der gemeinsamen Änderung von Entgelten unterschiedlich besteuerter Umsätze, für die ein Beleg zu erteilen ist (§ 16 Abs. 5 UStG 1994). Eine andere Entgeltminderung behandelt Skonto und Umsatzsteuer in Österreich; die deutsche Regelung steht unter Forderungsausfall in Deutschland.

Checkliste für Ihren Betrieb

1. Zeitpunkt der Uneinbringlichkeit mit einem Nachweis belegen, nicht mit Mahnstufen.
2. Netto- und Bruttoausfall trennen; Entgeltminderung = Bruttoausfall ÷ (1 + Steuersatz).
3. Die Minderung nach § 16 Abs. 1 UStG 1994 dem Voranmeldungszeitraum zuordnen, in dem die Uneinbringlichkeit eintritt.
4. Die Minderung in der Voranmeldung des Eintrittszeitraums erfassen, solange dessen Fälligkeitstag (15. Tag des zweitfolgenden Kalendermonats) offen ist; sonst die Festsetzung nach § 21 Abs. 3 UStG 1994 prüfen – und den Ausfall nicht in eine spätere UVA verschieben.
5. Ist der Jahresbescheid für dieses Jahr schon ergangen, den weiteren Weg mit der Steuerberatung klären; eine nachgereichte Voranmeldung wirkt nach § 21 Abs. 1 UStG 1994 nicht mehr als Voranmeldung.
6. Erlöskonto und Steuercode im ERP setzen; Einzelwertberichtigung getrennt führen.
7. Wiedervorlage für Quoten und Nachzahlungen; erneute Berichtigung im Zeitraum der Zahlung.
8. Bei Istbesteuerung (§ 17 Abs. 2 UStG 1994) oder Kleinunternehmerbefreiung (§ 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994) prüfen, ob überhaupt österreichische Umsatzsteuer zu berichtigen ist; wer nach § 6 Abs. 3 UStG 1994 auf die Befreiung verzichtet hat, ist steuerpflichtig.
9. UVA-Ausdruck, Insolvenzunterlagen und Buchungsbelege zur Prüfung ablegen.