Kreditlimit und Liefersperre: Forderungsausfall vorbeugen

Eine Liefersperre, die zu früh greift, blockiert den Vertrieb; eine, die zu spät greift, produziert Forderungsausfälle. Die Lösung ist kein einzelner Schalter, sondern ein Kreditlimit, das sich nach der Risikoklasse des Kunden und seinem Auftragsvolumen richtet, und eine klar geregelte Freigabe.

Worauf es ankommt

Zwei Dinge müssen getrennt werden: das Kreditlimit und die Liefersperre. Das Kreditlimit ist der Betrag, den Sie einem Kunden im Normalfall offen lassen. Die Liefersperre ist die Konsequenz, wenn das Limit überschritten ist. Wer beides vermischt, sperrt bei jeder offenen Forderung und blockiert den Vertrieb.

Das Kreditlimit ist eine interne Regel, keine gesetzliche Formel. Es richtet sich nach zwei Größen: der Risikoklasse des Kunden und seinem Auftragsvolumen. Die Risikoklasse stammt aus dem Auskunftei-Bericht; sie sagt, wie wahrscheinlich es ist, dass der Kunde zahlt. Das Auftragsvolumen sagt, wie viel der Kunde bei Ihnen kauft. Ein Kunde mit guter Bonität und hohem Volumen darf ein höheres Limit haben als ein Kunde mit schwacher Bonität und niedrigem Volumen.

Die Bonitätsprüfung natürlicher Personen ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten; reine Daten juristischer Personen fallen nicht automatisch darunter (Art. 4 Abs. 1 DSGVO). In Deutschland und Österreich stützt sie sich auf das berechtigte Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): die Verarbeitung muss für die Zwecke des berechtigten Interesses erforderlich sein, und die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person dürfen nicht überwiegen. In Deutschland darf ein von Auskunfteien ermittelter Wahrscheinlichkeitswert über die Zahlungsfähig- und Zahlungswilligkeit einer natürlichen Person Informationen über Forderungen nur berücksichtigen, soweit die Voraussetzungen des § 31 Abs. 1 BDSG vorliegen und die Forderung trotz Fälligkeit nicht erbracht wurde – etwa weil der Schuldner nach Eintritt der Fälligkeit mindestens zweimal schriftlich gemahnt wurde, die erste Mahnung mindestens vier Wochen zurückliegt, der Schuldner zuvor, jedoch frühestens bei der ersten Mahnung, über die mögliche Berücksichtigung durch eine Auskunftei unterrichtet wurde und die Forderung nicht bestritten hat (§ 31 Abs. 2 Nr. 4 BDSG). In der Schweiz fällt ein überwiegendes Interesse in Betracht, wenn Sie Personendaten zur Prüfung der Kreditwürdigkeit bearbeiten, sofern es sich weder um besonders schützenswerte Personendaten noch um ein Profiling mit hohem Risiko handelt, die Daten Dritten nur bekanntgegeben werden, wenn diese sie für den Abschluss oder die Abwicklung eines Vertrags mit der betroffenen Person benötigen, die Daten nicht älter als zehn Jahre sind und die betroffene Person volljährig ist (Art. 31 Abs. 2 lit. c DSG); die DSGVO gilt zusätzlich, wenn Sie Waren an Personen in der EU anbieten (Art. 3 Abs. 2 DSGVO).

Das Kreditlimit nach Risikoklasse und Auftragsvolumen

Die folgende Tabelle ist ein redaktioneller Vorschlag. Die konkreten Beträge passen Sie an Ihr Geschäft an.

Risikoklasse	Auftragsvolumen	Kreditlimit	Bei Überschreitung	Freigabe durch
A (gut)	beliebig	hoch	Warnung, keine Sperre	Vertrieb
B (mittel)	niedrig	mittel	Liefersperre	Buchhaltung
B (mittel)	hoch	mittel	Liefersperre	Geschäftsführung
C (schwach)	beliebig	niedrig	Liefersperre, Vorkasse	Geschäftsführung

Die Risikoklasse A hat ein hohes Limit; eine Überschreitung löst nur eine Warnung aus. Die Risikoklasse B hat ein mittleres Limit; eine Überschreitung löst eine Liefersperre aus, die die Buchhaltung aufheben kann. Bei hohem Volumen entscheidet die Geschäftsführung. Die Risikoklasse C hat ein niedriges Limit; der Kunde muss Vorkasse leisten, und die Freigabe liegt bei der Geschäftsführung.

Die zivilrechtliche Grundlage der Liefersperre

Die Liefersperre im System ist eine interne Regel. Ob Sie eine geschuldete Lieferung zivilrechtlich zurückhalten dürfen, hängt von den Voraussetzungen des jeweiligen Landes ab:

• DE: Das Zurückbehaltungsrecht nach § 273 BGB setzt voraus, dass Sie aus demselben rechtlichen Verhältnis, auf dem Ihre Lieferpflicht beruht, einen fälligen Anspruch gegen den Kunden haben.
• AT: Nach § 1052 ABGB kann der zur Vorausleistung Verpflichtete seine Leistung bis zur Bewirkung oder Sicherstellung der Gegenleistung verweigern, wenn diese durch schlechte Vermögensverhältnisse des anderen Teils gefährdet ist, die ihm zur Zeit des Vertragsabschlusses nicht bekannt sein mussten.
• CH: Nach Art. 83 OR können Sie Ihre Leistung so lange zurückhalten, bis Ihnen die Gegenleistung sichergestellt wird, wenn der Kunde bei einem zweiseitigen Vertrag zahlungsunfähig geworden ist (etwa Konkurs oder fruchtlose Pfändung) und durch diese Verschlechterung der Vermögenslage Ihr Anspruch gefährdet ist.

Ein Rechenbeispiel

Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen: Ein Kunde der Risikoklasse B kauft im Schnitt 8.000 Euro im Monat bei Ihnen. Sein Kreditlimit liegt bei 12.000 Euro, das entspricht 1,5 Monaten Volumen. Er bestellt eine Ware im Wert von 15.000 Euro. Das Limit ist um 3.000 Euro überschritten; die Liefersperre greift.

Die Buchhaltung prüft den Auskunftei-Bericht. Der Kunde hat keine offenen Forderungen bei der Auskunftei, die Zahlungsmoral ist gut. In diesem angenommenen Fall hebt die Buchhaltung die Sperre auf und dokumentiert die Freigabe im System: Datum, Name, Grund. Die Lieferung geht raus.

Wäre der Kunde der Risikoklasse C, würde die Geschäftsführung entscheiden. Und der Kunde müsste Vorkasse leisten, bevor die Lieferung rausgeht.

Typische Fehler

• Limit nach Bauchgefühl. Ein fester Betrag für alle Kunden, ohne Risikoklasse und Volumen. Gute Kunden sind zu niedrig begrenzt, schwache Kunden zu hoch.
• Sperre bei jeder offenen Forderung. Der Vertrieb wird blockiert, weil eine einzelne offene Forderung innerhalb des Limits die Sperre auslöst.
• Keine definierte Freigabe. Jeder darf eine Sperre aufheben, niemand dokumentiert es. Bei einem Forderungsausfall ist die Entscheidung nicht nachvollziehbar.
• Risikoklasse wird nicht aktualisiert. Die Risikoklasse kann wegen zwischenzeitlicher Veränderungen beim Kunden überholt sein. Ob und wann Sie einen neuen Auskunftei-Bericht einholen, ist eine interne Entscheidung.
• Limit wird nicht geprüft. Das Kreditlimit ist einmal gesetzt und wird nicht angepasst, obwohl sich das Auftragsvolumen oder die Risikoklasse des Kunden geändert hat.

So gehen Sie vor

Die folgenden Schritte sind redaktionell vorgeschlagene interne Regeln; sie sind keine gesetzlichen Pflichten.

1. Klassifizieren Sie Ihre Kunden nach Risikoklasse, basierend auf dem aktuellen Auskunftei-Bericht.
2. Setzen Sie das Kreditlimit nach Risikoklasse und Auftragsvolumen, nicht nach einem festen Betrag.
3. Definieren Sie, wer eine gesperrte Bestellung freigibt: Buchhaltung bei Risikoklasse B, Geschäftsführung bei Risikoklasse C.
4. Dokumentieren Sie jede Freigabe im System: Datum, Name, Grund.
5. Aktualisieren Sie die Risikoklasse mindestens einmal im Jahr, bei Kunden mit hohem Volumen öfter.

Die Freigabe ist ein dokumentierter Vorgang, kein informelles Gespräch. Wer eine Sperre aufhebt, trägt die Verantwortung für die Entscheidung; das Protokoll im System macht sie nachvollziehbar.