Preislisten anlegen: Staffelpreise, Kundengruppen und Gültigkeit
Kurz gesagt
Legen Sie je Kundengruppe eine Preisliste an mit Basispreis, Staffeln und Gültigkeitszeitraum, und ordnen Sie jedem Kunden seine Gruppe zu. Welcher Preis bei mehreren Preisen gewinnt, hängt vom System ab; als Modell schlägt dieser Artikel vor, Kundenpreis, dann Aktion, dann Gruppenpreis, dann Basispreis zu wählen und die Staffel auf den gewonnenen Preis anzuwenden. Prüfen Sie in Ihrem ERP, ob die Reihenfolge konfigurierbar ist oder fest vorgegeben.
Das Wichtigste
- Eine Preisliste trägt Basispreis, Staffeln und Gültigkeitszeitraum; sie gilt je Kundengruppe.
- Im Modell dieses Artikels gewinnt der Kundenpreis vor Aktion, Gruppenpreis und Basispreis.
- Die Staffel (Mengenrabatt) passt den gewonnenen Preis an die Bestellmenge an.
- Die Aktion ist ein zeitlich begrenzter Preis; sie gilt nur im eingestellten Gültigkeitszeitraum.
- Die Auflösung bei mehreren Preisen hängt vom System ab; das Modell ist ein redaktioneller Vorschlag.
Was Sie vorab brauchen
- Die Kundengruppen, die Sie im Vertrieb unterscheiden (im Beispiel: Großhandel, Wiederverkäufer, Endkunde)
- Den Basispreis je Artikel in Euro netto
- Die Staffeln je Artikel: Mengenstufen und Rabattsatz (im Beispiel: 1–49 Stück 0 Prozent, 50–99 Stück 5 Prozent, ab 100 Stück 10 Prozent)
- Den Gültigkeitszeitraum je Preisliste: Start- und Enddatum
- Die Zuordnung jedes Kunden zu genau einer Kundengruppe
- Die Felder für Basispreis, Kundenpreis, Gruppenpreis, Staffel und Aktion im Artikel-, Kunden- und Konditionenstamm Ihres ERP
Schritt für Schritt: Preisliste mit Kundengruppen und Staffeln anlegen
Schritt 1: Kundengruppen anlegen
Legen Sie die Kundengruppen an, die Sie im Vertrieb unterscheiden. Im Beispiel: Großhandel, Wiederverkäufer, Endkunde. Eine Kundengruppe ist eine Gruppe von Kunden, die denselben Preis erhält.
Schritt 2: Kunden den Gruppen zuordnen
Ordnen Sie jedem Kunden genau eine Kundengruppe zu. Der Gruppenpreis gilt für alle Kunden der Gruppe. Im Modell dieses Artikels erhält ein Kunde ohne Gruppe den Basispreis, wenn für ihn kein Kundenpreis gepflegt ist, keine aktive Aktion greift und kein Gruppenpreis vorliegt.
Schritt 3: Preisliste je Gruppe anlegen
Legen Sie je Kundengruppe eine Preisliste an. Die Preisliste trägt den Basispreis je Artikel, die Staffeln und den Gültigkeitszeitraum. Der Listenpreis ist der in der Preisliste angegebene Preis; er ist die Grundlage, von der Rabatte abgezogen werden.
Schritt 4: Basispreis und Staffeln eintragen
Tragen Sie den Basispreis je Artikel ein. Dann tragen Sie die Staffeln ein: je Mengenstufe den Rabattsatz. Im Beispiel: 1–49 Stück 0 Prozent, 50–99 Stück 5 Prozent, ab 100 Stück 10 Prozent. Die Staffel ist ein Mengenrabatt, der je nach Abnahmemenge gewährt wird.
Schritt 5: Gültigkeitszeitraum setzen
Setzen Sie den Gültigkeitszeitraum der Preisliste: Start- und Enddatum. Innerhalb des Zeitraums gilt die Preisliste. Was außerhalb des Zeitraums gilt, hängt vom System ab: Prüfen Sie, ob Ihr ERP dann auf eine andere Preisliste zurückgreift oder den Preis nicht mehr zuordnet.
Schritt 6: Kundenpreis und Aktion pflegen
Pflegen Sie für Kunden mit individuellem Preis den Kundenpreis (Kunde plus Artikel). Pflegen Sie Aktionen als zeitlich begrenzte Preise mit eigenem Gültigkeitszeitraum.
Gültigkeit: Wann eine Preisliste greift
Eine Preisliste gilt nur im eingestellten Gültigkeitszeitraum. Tragen Sie Start- und Enddatum ein. Welches Datum das ERP für die Gültigkeitsprüfung heranzieht (Bestelldatum, Rechnungsdatum, Lieferdatum), hängt vom System ab: Prüfen Sie in Ihrem ERP, welches Preisdatum maßgeblich ist, ob das konfigurierbar ist oder fest vorgegeben, und was außerhalb des Zeitraums gilt.
Zwei Regeln halten die Gültigkeit übersichtlich:
- Eine Preisliste je Gruppe hat genau einen Gültigkeitszeitraum; überlappende Zeiträume derselben Gruppe vermeiden Sie.
- Eine Aktion ist eine Preisliste mit kurzem Gültigkeitszeitraum; sie endet am letzten Aktionsdatum.
Berühren sich zwei Preislisten derselben Gruppe, endet die eine am Vortag der anderen, im Beispiel 01.01.–30.06.2026 und 01.07.–31.12.2026. So gibt es an jedem maßgeblichen Datum genau eine gültige Preisliste je Gruppe.
So bestimmen Sie den Preis: ein Modell
Wie das ERP den Preis bestimmt, hängt vom System ab. Das Modell dieses Artikels ist ein redaktioneller Vorschlag, den Sie in Ihrem ERP prüfen: ob die Reihenfolge konfigurierbar ist oder fest vorgegeben.
Bestimmungsreihenfolge:
- Kundenpreis (individuell, Kunde plus Artikel)
- Aktionspreis (zeitlich begrenzter Preis)
- Gruppenpreis (Kundengruppe plus Artikel)
- Basispreis (Preisliste)
- Staffel (Mengenrabatt, passt den gewonnenen Preis an die Menge an)
Auflösungsreihenfolge (welcher Preis gewinnt):
| Rang | Preisquelle | Gilt, wenn |
|---|---|---|
| 1 | Kundenpreis | für diesen Kunden und Artikel gepflegt |
| 2 | Aktionspreis | Aktion zum maßgeblichen Datum aktiv, kein Kundenpreis |
| 3 | Gruppenpreis | für die Kundengruppe gepflegt, kein Kundenpreis und keine aktive Aktion |
| 4 | Basispreis | keine der oberen Quellen gepflegt |
Die Staffel wird auf den gewonnenen Preis angewendet: Die Bestellmenge wählt die Mengenstufe, der Rabattsatz senkt den Preis. Der mengenabhängige Rabatt ist der Staffelrabatt; die Priorität zwischen den Preisquellen ist Teil des Modells.
Beispiel: Zwei Preise, eine Rechnung
Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen. Der Kunde “Muster GmbH” (Gruppe “Großhandel”) bestellt am 15.10.2026 100 Stück des Artikels X.
| Preisquelle | Wert |
|---|---|
| Kundenpreis (Muster GmbH plus X) | 10,00 Euro |
| Aktionspreis (Aktion 1.–31.10.2026) | 8,00 Euro |
| Gruppenpreis (Großhandel plus X) | 9,00 Euro |
| Basispreis (Preisliste) | 12,00 Euro |
| Staffel (ab 100 Stück) | 10 Prozent |
Konflikt: Der Aktionspreis (8,00 Euro) ist niedriger als der Kundenpreis (10,00 Euro). Welcher gilt?
Auflösung: Im Modell dieses Artikels gewinnt der Kundenpreis, weil er spezifischer ist als die Aktion. Die Staffel wird auf den Kundenpreis angewendet: 100 Stück, 10 Prozent, 10,00 × 0,90 = 9,00 Euro. Der Rechnungspreis ist 9,00 Euro, nicht 8,00 Euro.
So prüfen Sie das Ergebnis
- Jeder Kunde gehört zu genau einer Kundengruppe.
- Jede Preisliste hat einen Basispreis, Staffeln und einen Gültigkeitszeitraum.
- Eine Testbestellung für einen Kunden mit Kundenpreis liefert im Modell den Kundenpreis, nicht den Gruppenpreis.
- Eine Testbestellung über 100 Stück liefert den Staffelpreis.
- Eine Testbestellung außerhalb des Aktionszeitraums liefert den normalen Preis.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Ursache | Abhilfe |
|---|---|---|
| Der Gruppenpreis gilt nicht, obwohl der Kunde zur Gruppe gehört | Kunde ist keiner Gruppe zugeordnet | Kunden der Gruppe zuordnen |
| Die Staffel greift nicht | Mengenstufe nicht erreicht oder Staffel nicht gepflegt | Bestellmenge prüfen, Staffel eintragen |
| Der Aktionspreis gilt nach dem Ende | Enddatum der Aktion liegt in der Zukunft | Enddatum auf das letzte Aktionsdatum setzen |
| Der Kundenpreis wird nicht angewendet | Kundenpreis nicht für diesen Artikel gepflegt | Kundenpreis für den Artikel pflegen |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Holen Sie Hilfe, wenn die Preisauflösung in Ihrem ERP anders läuft als das Modell dieses Artikels, wenn Sie mehrere Preislisten mit überlappenden Gültigkeitszeiträumen führen oder wenn die Staffel auf den Kundenpreis angewendet werden soll, Ihr System das aber nicht tut. Die Umsatzsteuer- und Buchungswirkung von Rabatt und Skonto beschreibt Rabatte, Boni und Skonto im B2B.