Dropshipping im ERP abbilden: Bestellung, Direktlieferung, Rechnung

Dropshipping bedeutet, dass der Lieferant die Ware direkt an Ihren Kunden schickt. Im ERP ist das ein Streckengeschäft: zwei Verträge, zwei Rechnungen, eine Lieferung. Sind die Belege nicht verknüpft, laufen Einkauf, Versand und Rechnung auseinander, und die Marge je Bestellung ist nicht mehr sichtbar.

Was Sie vorab brauchen

• Den Lieferantenstamm mit der Direktlieferadresse: Der Lieferant liefert an den Kunden, nicht an Ihr Lager.
• Den Artikelstamm mit der Lieferantenbeziehung: Welcher Lieferant liefert welchen Artikel, zu welchem Einkaufspreis.
• Eine Statusliste für Kundenbestellungen und Lieferantenbestellungen sowie die Zuordnung zwischen beiden.
• Die Entscheidung über die Kundenkommunikation: Welcher Status löst welche Mitteilung aus.
• Eine Testbestellung, die die ganze Kette durchläuft: Kundenbestellung, Lieferantenbestellung, Lieferung, beide Rechnungen.

Schritt für Schritt: Von der Kundenbestellung zur Marge

Schritt 1: Artikel als Direktlieferartikel einrichten

Verknüpfen Sie den Artikel mit dem Lieferanten und legen Sie den Einkaufspreis fest. Deaktivieren Sie Lagerbewegungen für diesen Artikel: Die Ware kommt nicht in Ihr Lager. Setzen Sie den Lagerbestand nur auf null, wenn der Artikel nicht vorrätig ist; der bilanzielle Bestand richtet sich nach der wirtschaftlichen Zurechnung (§ 246 Abs. 1 HGB), nicht allein nach dem Lagerort. Wird der Artikel auch aus Ihrem eigenen Lager geliefert, halten Sie beide Wege und lassen Sie das System nach der Verfügbarkeit entscheiden. Endzustand: Der Artikelstamm zeigt den Lieferanten; der Lagerbestand bleibt unverändert.

Schritt 2: Lieferantenbestellung aus der Kundenbestellung erzeugen

Bestätigen Sie die Kundenbestellung; richten Sie ein, dass daraus die Lieferantenbestellung mit Verweis auf die Kundenbestellung erzeugt wird, sofern Ihr ERP die automatische Erzeugung unterstützt. Die Lieferadresse in der Lieferantenbestellung ist der Kunde, nicht Ihr Lager. Die Menge ist die bestellte Menge, der Preis der Einkaufspreis aus dem Artikelstamm. Endzustand: Die Lieferantenbestellung ist offen und trägt die Kundenbestellnummer.

Schritt 3: Status zuordnen

Legen Sie fest, welcher Status der Kundenbestellung welchem Status der Lieferantenbestellung entspricht. Das Mapping ist eine betriebliche Regel: Das System leitet es nicht selbst ab. Die Regel lautet: Der Status der Kundenbestellung darf nur so weit voranschreiten, wie der Status der Lieferantenbestellung es zulässt. Die Tabelle zeigt ein Mapping mit sechs Status; die Mitteilung senden Sie, nicht der Lieferant.

Status Kundenbestellung	Status Lieferantenbestellung	Was der Kunde erfährt
Bestätigt	Offen (noch nicht an den Lieferanten gesendet)	Bestellbestätigung
Bestellt	Bestellt (Lieferant hat bestätigt)	keine Mitteilung
Versendet	Versendet, Sendungsnummer erfasst	Versandbenachrichtigung mit Sendungsnummer
Geliefert	Geliefert, Lieferschein erfasst	Lieferbestätigung
Storniert	Storniert	Stornierungsmitteilung
Berechnet	Berechnet, Lieferantenrechnung erfasst	Rechnung

Schritt 4: Lieferung ohne Lagerbewegung erfassen

Erfassen Sie die Lieferscheinbestätigung des Lieferanten: Datum, Menge, Sendungsnummer, falls vorhanden. Die Lieferung wird direkt vom Lieferanten an den Kunden gebucht, ohne Wareneingang und ohne Auslagerung aus Ihrem Bestand. Der Lieferschein verweist auf die Kundenbestellung und die Lieferantenbestellung. Endzustand: Die Kundenbestellung ist „geliefert“; der Lagerbestand bleibt unverändert.

Schritt 5: Lieferantenrechnung und Kundenrechnung erfassen

Erfassen Sie die Lieferantenrechnung gegen die Lieferantenbestellung; der Drei-Wege-Abgleich aus Bestellung, Lieferung und Rechnung schließt. Die Kundenrechnung entsteht aus der Kundenbestellung zum Verkaufspreis. Beide Rechnungen verweisen auf die Kundenbestellung, die Kette ist damit vollständig: Kundenbestellung, Lieferantenbestellung, Lieferung, Lieferantenrechnung, Kundenrechnung. In Deutschland verlangen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD, BMF-Schreiben vom 28. November 2019, BStBl I S. 1269, geändert durch die Schreiben vom 11. März 2024, BStBl I S. 374, und vom 14. Juli 2025), dass Belege über eindeutige Zuordnungsmerkmale mit den Buchungen verknüpft sind (Rz. 71 und 72).

Schritt 6: Marge berechnen

Marge = Nettoverkaufspreis − Nettoeinkaufspreis − von Ihnen getragene Versandkosten. Beispielrechnung (fiktive Zahlen): Der Kunde bestellt 10 Stück zu je 24,90 Euro netto, der Lieferant rechnet 10 Stück zu je 14,50 Euro netto ab, Sie tragen 6,00 Euro Versandkosten. Marge = 249,00 − 145,00 − 6,00 = 98,00 Euro. Marge in Prozent = 98,00 ÷ 249,00 × 100 = 39,4 Prozent.

Schritt 7: Festlegen, wer den Kunden was informiert

Das vereinbarte Mapping legt fest, welcher Status eine Kundenmitteilung löst. Die Bestellbestätigung senden Sie, wenn die Kundenbestellung bestätigt ist. Die Versandbenachrichtigung mit Sendungsnummer senden Sie, wenn der Lieferant den Versand bestätigt, sofern er eine Sendungsnummer liefert. Storno und Verzögerung kommunizieren Sie, nicht der Lieferant. Der Lieferant spricht nicht mit dem Kunden; die gesamte Kommunikation läuft über Sie.

Was die GoBD für den Prozess verlangt (Deutschland)

An den Dropshipping-Prozess stellen die GoBD vier Anforderungen:

• Jeder Geschäftsvorfall wird vollzählig und lückenlos aufgezeichnet (Rz. 36). Das gilt auch für Vorgänge, die im Lieferantenportal oder per E-Mail abgewickelt werden. Die GoBD verlangen die vollständige Aufzeichnung, erlauben aber Haupt-, Vor- und Nebensysteme (Rz. 20); dass alles im ERP erfasst wird, ist eine redaktionelle Empfehlung.
• Buchungen sind durch Belege nachgewiesen (Belegprinzip, Rz. 30), und Belege sind über eindeutige Zuordnungsmerkmale mit den Buchungen verknüpft (Rz. 71 und 72). Dass Kundenbestellung, Lieferantenbestellung, Lieferschein und beide Rechnungen im ERP verknüpft sind, ist eine redaktionelle Empfehlung für die Umsetzung.
• Werden neben bildhaften Urschriften auch elektronische Meldungen bzw. Datensätze ausgestellt (identische Mehrstücke derselben Belegart), ist die Aufbewahrung der tatsächlich weiterverarbeiteten Formate mit vollständigem Dateninhalt ausreichend, sofern diese über die höchste maschinelle Auswertbarkeit verfügen; andernfalls sind beide Formate aufzubewahren (Rz. 76). Eingehende elektronische Belege werden im empfangenen Format aufbewahrt (Rz. 131).
• Der Prozess ist dokumentiert, und das dokumentierte Verfahren entspricht dem eingesetzten Verfahren (Rz. 151 und 154). Ändern Sie das Statusmapping, aktualisieren Sie die Dokumentation.

Die GoBD sind eine deutsche Verwaltungsanweisung; in Österreich und der Schweiz gelten sie nicht. Dort ist die Dokumentation des Prozesses eine betriebliche Regel, keine GoBD-Anforderung.

So prüfen Sie das Ergebnis

1. Geben Sie eine Testbestellung auf: Die Lieferantenbestellung entsteht mit Verweis und der Kundenadresse.
2. Erfassen Sie die Lieferscheinbestätigung: Die Kundenbestellung wechselt auf „geliefert“; der Lagerbestand bleibt unverändert.
3. Erfassen Sie die Lieferantenrechnung: Der Drei-Wege-Abgleich schließt, die Marge ist sichtbar.
4. Prüfen Sie die Belegkette: Von der Kundenrechnung aus lassen sich Kundenbestellung, Lieferantenbestellung und Lieferung nachvollziehen.
5. Prüfen Sie die Kundenmitteilungen: Jeder Statuswechsel hat die im Mapping definierte Mitteilung ausgelöst.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Abhilfe
Die Lieferantenbestellung trägt keinen Verweis auf die Kundenbestellung	die Erzeugungsregel ist nicht hinterlegt	automatische Erzeugung mit Verweisfeld einrichten
Die Ware kommt in Ihren Lagerbestand	der Artikel ist nicht als Direktlieferartikel eingerichtet	Artikel als Direktlieferartikel einrichten, Lagerbewegungen deaktivieren
Die Marge ist je Bestellung nicht sichtbar	die Lieferantenrechnung ist nicht mit der Kundenbestellung verknüpft	Lieferantenrechnung an die Lieferantenbestellung, diese an die Kundenbestellung verknüpfen
Der Kunde erhält zwei Versandbenachrichtigungen	Lieferant und Sie senden beide	Kundenkommunikation des Lieferanten deaktivieren, Mitteilung nur aus Ihrem System senden
Der Status der Kundenbestellung springt zu weit vor	das Mapping erlaubt Status, die die Lieferantenbestellung nicht erreicht hat	Mapping verschärfen: Kundenstatus nur bis zum erreichten Lieferantenstatus
Der Lieferschein trägt keine Sendungsnummer	die Sendungsnummer wird bei der Lieferscheinbestätigung nicht erfasst	Sendungsnummer als Pflichtfeld setzen, sofern der Lieferant sie liefert

Wann Sie Hilfe holen sollten

Stellt sich die Frage, welche der beiden Lieferungen umsatzsteuerlich relevant ist, liegt die Antwort in einem anderen Artikel: in Deutschland Streckengeschäft und Umsatzsteuer, in Österreich Reihengeschäft und Umsatzsteuer in Österreich. Fehlt Ihrem ERP der Direktlieferweg, ist die Lücke in der Belegkette und der Statuslogik; dafür brauchen Sie eine Beratung, die Ihr System kennt.