Fertigungsauftrag im ERP: Vom Planauftrag zur Rückmeldung
Kurz gesagt
Ein Fertigungsauftrag durchläuft in dem hier dargestellten Buchungsmodell die Stufen Planauftrag, Freigabe, Materialentnahme, Rückmeldung, Wareneingang und Abschluss; vor der Freigabe ist er ein Planauftrag ohne Buchung. Das Modell ist keine Systemvorgabe: Welche Status Ihr ERP führt, ob ein Status automatisch gesetzt wird und welche Buchung er auslöst, prüfen Sie in Ihrem System nach. Im Modell bucht die Materialentnahme Rohmaterial vom Lager ab und dem Auftrag zu, die Rückmeldung schreibt Gutmenge, Ausschuss und Istzeiten fort, und der Wareneingang legt die fertigen Erzeugnisse zu Herstellkosten ins Lager.
Das Wichtigste
- Im Modell dieses Artikels ist der Planauftrag das Ergebnis der Bedarfsrechnung vor der Freigabe; er ändert keine gebuchte Lagermenge.
- Im Modell dieses Artikels folgt die Freigabe nach der Verfügbarkeitsprüfung von Material, Werkzeugen und untergeordneten Teilen; sofern das System Reservierungsbestände führt, kann Material danach reserviert und entnommen werden.
- Im Modell dieses Artikels bucht die Materialentnahme Rohmaterial vom Lager ab, die Materialkosten gehen auf den Auftrag, die Reservierung wird verbraucht.
- Im Modell dieses Artikels erfasst die Rückmeldung Gutmenge, Ausschuss und Istzeiten und schreibt den Auftragsfortschritt fort.
- Im Modell dieses Artikels legt der Wareneingang die Fertigerzeugnisse zu Herstellkosten ins Lager, sofern die Endrückmeldung vorliegt oder das System den Zugang daraus ableitet; unfertige Erzeugnisse und Herstellkonto werden ausgeglichen.
- Im Modell dieses Artikels löst der Abschluss offene Reservierungen auf, und die Nachkalkulation stellt Ist- und Plankosten gegenüber; technischer und kaufmännischer Abschluss können getrennt erfolgen.
Ein Fertigungsauftrag im ERP trägt Stückliste, Arbeitsplan, Termine und Kosten. In dem Modell dieses Artikels ist an jeden Statusschritt eine Buchung im Lager und in der Kostenrechnung geknüpft; das ist keine Systemvorgabe, denn ein Statusschritt kann je System und Konfiguration nur Mengen und Reservierungen verändern, nur Kosten sammeln oder beides. Die geöffneten Quellen halten die Bereiche getrennt: Die Lagerbestandsführung erfasst die physischen Lagerbewegungen und dazu dispositive Bestände wie Reservierungen, während die Auftragsfortschrittskontrolle den Stand der Aufträge aus den Rückmeldungen der Produktion bereitstellt (Gabler Wirtschaftslexikon, Stichwort PPS-System). Welcher Status welche Wirkung hat, prüfen Sie in Ihrem System nach. Wer weiß, welcher Schritt welche Menge und welchen Wert bewegt, kann zu hohe Bestände und unerklärliche Nachkalkulationen in seinem System einordnen.
Was ein Fertigungsauftrag festhält
Ein Fertigungsauftrag bündelt die Teile einer Teileart, die auf einer Fertigungsstufe gemeinsam hergestellt werden; für Planung und Steuerung gilt dieses Los als eine Einheit (Gabler Wirtschaftslexikon, Stichwort Fertigungsauftrag). An ihm hängen die Stückliste mit den benötigten Teilen, der Arbeitsplan mit den Arbeitsgängen, die Termine und die geplanten Kosten.
Ein Arbeitsgang ist ein einzelner Fertigungsschritt dieses Auftrags, etwa das Bohren eines Lochs oder das Lackieren eines Blechs; mehrere Arbeitsgänge bilden einen Arbeitsplan (Gabler Wirtschaftslexikon, Stichwort Arbeitsgang).
Der noch nicht freigegebene Auftrag heißt in diesem Artikel Planauftrag. Er ist ein Planungsergebnis und noch keine Lagerbewegung: In der Bedarfsrechnung zählt er als geplanter Zugang des Erzeugnisses, und seine Teile stehen als Bedarf den verfügbaren Mengen gegenüber. Verfügbar ist der Lageranfangsbestand abzüglich Sicherheitsbestand zuzüglich geplanter Lagerzugänge; Reservierungen erhöhen den Bedarf, der gedeckt werden muss (Gabler Wirtschaftslexikon, Stichwort Nettobedarf).
Wie aus dem Planauftrag ein Fertigungsauftrag wird
Zwischen Planung und Fertigung liegen in einem PPS-System mehrere Stufen: Die Durchlaufterminierung legt fest, wann welcher Arbeitsgang laufen soll; die Kapazitätsplanung vergleicht den Zeitbedarf mit der verfügbaren Kapazität und verlagert Aufträge bei Engpässen; die Verfügbarkeitsprüfung klärt, ob Material, Werkzeuge und untergeordnete Teile bereitstehen. Erst die Aufträge, die im Freigabehorizont liegen, gehen danach in die Fertigung (Gabler Wirtschaftslexikon, Stichwort PPS-System).
Diese Freigabe ist die Schnittstelle zwischen Planung und Steuerung: Sie macht die geplanten Lose und Arbeitsgänge verbindlich, und die Auftragsdaten stammen aus Durchlauf- und Kapazitätsterminierung (Gabler Wirtschaftslexikon, Stichwort Einplanung). Freigabe, Maschinenbelegung und Betriebsdatenerfassung bilden zusammen die Werkstattsteuerung (Gabler Wirtschaftslexikon, Stichwort Produktionssteuerung).
Die Zeiten und Mengen für diese Stufen kommen aus dem Arbeitsplan; wie Sie ihn aufbauen, steht in Arbeitsplan erstellen: Rüstzeit und Stückzeit, die Mengenrechnung davor in Materialbedarfsplanung (MRP) Schritt für Schritt und der Kapazitätsabgleich in Kapazitätsplanung: Auslastung und Engpass berechnen.
Die Status und ihre Buchungen
Die Tabelle zeigt das Buchungsmodell dieses Artikels, nicht die Vorgabe eines Systems: je Stufe die Mengenbuchung im Lager, die Buchung in Kosten und Werten und die Bedingung, unter der der Schritt in diesem Modell gilt. Ob es den Status in Ihrem System gibt, ob er automatisch gesetzt wird und welche Buchung er auslöst, prüfen Sie dort nach.
| Stufe im Modell | Buchung im Lager | Buchung in Kosten und Werten | Bedingung und Grenze |
|---|---|---|---|
| Planauftrag | kein Zugang und kein Abgang; die geplante Menge zählt nur in der Bedarfsrechnung | keine Istkosten; die Vorkalkulation liefert einen Planwert je Stück | gilt, solange der Auftrag nicht freigegeben ist; ohne Freigabe gibt es keine Reservierung und keine Entnahme |
| Freigabe und Reservierung | Reservierung mindert den verfügbaren Bestand, nicht die gebuchte Lagermenge | noch keine Istkosten; Soll-Mengen und Soll-Zeiten stehen fest | setzt voraus, dass das System Reservierungsbestände führt und dem Auftrag Material zugeordnet ist |
| Materialentnahme | Abgang Rohmaterial vom Lager; die Reservierung wird zum Verbrauch | Materialeinzelkosten gehen auf den Auftrag, Materialgemeinkosten folgen dem Zuschlagssatz | gilt für zugeordnetes Material; eine Rückgabe an das Lager ist möglich, solange der Auftrag offen ist |
| Rückmeldung | gemeldete Gutmenge zählt als Zwischenstand, bis die Erzeugnisse fertig sind | Istzeiten und Fertigungskosten werden dem Auftrag zugerechnet; unfertige Erzeugnisse stehen zu Herstellkosten im Bestand | erfasst Gutmenge, Ausschuss und Zeiten; nach einer Teilrückmeldung bleibt der Auftrag offen |
| Wareneingang | Zugang der Fertigerzeugnisse ins Lager; die unfertigen Erzeugnisse werden abgesetzt | die gesammelten Herstellkosten werden zum Bestandswert der Fertigerzeugnisse | Voraussetzung im Modell: die Endrückmeldung der Menge liegt vor oder das System leitet den Zugang daraus ab; die Reihenfolge prüfen Sie in Ihrem System |
| Abschluss | offene Reservierungen und Restmengen werden aufgelöst; der Auftrag zählt nicht mehr in der Disposition | die Nachkalkulation stellt Istkosten Plankosten gegenüber und weist Abweichungen aus | technischer und kaufmännischer Abschluss können getrennt erfolgen; prüfen Sie das in Ihrem System |
Was zwischen Materialentnahme und Wareneingang mit den Kosten passiert
Die Materialentnahme ist ein Warenausgang, also die Entnahme von Waren aus dem Lager (Gabler Wirtschaftslexikon, Stichwort Warenausgang). Sie bucht Material vom Lager ab und dem Auftrag zu. Die Rückmeldung stützt sich auf die Betriebsdatenerfassung: Sie hält unter anderem fest, wann ein Arbeitsgang beginnt und endet, wann ein Auftrag freigegeben und wann er fertig wird, dazu Mengen- und Qualitätsangaben, und liefert daraus den Auftragsfortschritt (Gabler Wirtschaftslexikon, Stichwort Betriebsdatenerfassung). Die gebrauchten Zeiten stehen als Istzeit im Auftrag, also als die Zeit, die für einen Arbeitsablauf tatsächlich verbraucht wurde (Gabler Wirtschaftslexikon, Stichwort Istzeit).
Damit sammelt der Auftrag Material- und Fertigungskosten an. Herstellkosten umfassen in der Regel die Summe aus Materialeinzel- und Materialgemeinkosten sowie Fertigungseinzel- und Fertigungsgemeinkosten (Gabler Wirtschaftslexikon, Stichwort Herstellkosten). Den Planwert je Stück liefert die Vorkalkulation: Sie stützt sich auf Stücklisten und Vorgabezeiten und wird nach der Fertigung gegen die Nachkalkulation gehalten (Gabler Wirtschaftslexikon, Stichwort Vorkalkulation).
Solange die Teile nicht fertig sind, stehen sie als unfertige Erzeugnisse im Bestand, also als bereits bearbeitete, aber noch nicht vollendete Teile. Zum Lagerbestand zählen in der Fertigung neben Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen auch halbfertige und fertige Erzeugnisse (Gabler Wirtschaftslexikon, Stichwort Lagerbestand). Die Kostenrechnung führt dafür eigene Bestandskonten, die beim Abschluss mit den Herstellkonten ausgeglichen werden; die fertig gestellten Erzeugnisse gehen zulasten der Konten für Fertigerzeugnisse (Gabler Wirtschaftslexikon, Stichwort unfertige Erzeugnisse). In der reinen Kontenführung nimmt ein Fabrikatekonto die hergestellten Fertigerzeugnisse zu Herstellkosten auf; in kleineren Betrieben werden stattdessen auch gemischte Herstellkonten geführt (Gabler Wirtschaftslexikon, Stichwörter Fabrikatekonto und unfertige Erzeugnisse).
Erst der Wareneingang gibt diesen Wert an das Lager weiter. Die Nachkalkulation rechnet anschließend die tatsächlich angefallenen Istkosten auf die Leistungseinheit und vergleicht sie mit der Planung; Mehrausschuss wird dabei zu Istkosten bewertet und als Abweichung ausgewiesen (Gabler Wirtschaftslexikon, Stichwörter Nachkalkulation und Ausschussabweichung). Wie die Bestandsveränderung in Ihrer Buchhaltung ankommt, hängt vom Bestandsverfahren ab; das beschreibt Bestandsveränderungen buchen: Aufwand oder Bestand.
Ein Beispielauftrag in Zahlen
Alle Zahlen dieses Abschnitts sind erfunden und als Annahmen gekennzeichnet. Ein Betrieb startet einen Auftrag über 102 Stück einer Baugruppe; 100 Stück werden gut, 2 Stück sind Ausschuss.
| Annahme | Wert |
|---|---|
| Material je Stück | 4 Standfüße à 1,50 Euro, also 6,00 Euro |
| Rüstzeit je Auftrag | 0,5 Stunden |
| Stückzeit | 6 Minuten je Stück |
| Fertigungslohn | 40,00 Euro je Stunde |
| Materialgemeinkosten | 10 Prozent der Materialkosten |
| Fertigungsgemeinkosten | 100 Prozent der Fertigungseinzelkosten |
| Schritt | Menge und Zeit | Wert |
|---|---|---|
| Materialentnahme | 102 Stück mal 4 Standfüße, also 408 Standfüße | 612,00 Euro Materialeinzelkosten, dazu 61,20 Euro Materialgemeinkosten |
| Rückmeldung | 10,7 Stunden (0,5 Stunden Rüstzeit plus 102 mal 6 Minuten), 100 Stück gut, 2 Stück Ausschuss | 428,00 Euro Fertigungseinzelkosten, dazu 428,00 Euro Fertigungsgemeinkosten |
| Wareneingang | 100 Stück ins Lager | 1.529,20 Euro Herstellkosten, also 15,29 Euro je Stück |
| Abschluss | Auftrag geschlossen | Abweichung von 29,20 Euro gegen die Vorkalkulation von 1.500,00 Euro |
Rechnung: 612,00 plus 61,20 plus 428,00 plus 428,00 ergibt 1.529,20 Euro Herstellkosten. Geteilt durch 100 gute Stücke ergibt das 15,292 Euro, gerundet 15,29 Euro je Stück. Die 12,00 Euro Materialkosten der beiden Ausschussteile bleiben im Auftrag und verteilen sich auf die guten Stücke; deshalb liegt der Istwert über den 15,00 Euro der Vorkalkulation.
Typische Fehler
- Keine Rückbuchung nach einer Materialrückgabe. Wird zurückgegebenes Material physisch ins Lager gelegt, aber nicht zurückgebucht, weist die Lagerführung einen zu niedrigen Rohmaterialbestand aus, während die Materialkosten im Auftrag stehen bleiben. Prüfen Sie, ob das System eine Rückgabe als eigenen Beleg bucht (Gabler Wirtschaftslexikon, Stichwort Lagerbestand).
- Reservierung ohne Auftragsbezug. Sie mindert den verfügbaren Bestand, ohne dass ein Auftrag sie verbraucht; die Bedarfsrechnung sieht dann zu wenig verfügbare Menge.
- Rückmeldung ohne Ausschussangabe. Wird Ausschuss nicht erfasst, gilt die gemeldete Menge vollständig als Gutmenge. In diesem Modell fällt dann der Bestandszugang höher aus als die brauchbare Menge, und in der Nachkalkulation fehlt die bewertete Differenz zwischen geplantem und tatsächlichem Ausschuss (Gabler Wirtschaftslexikon, Stichwort Ausschussabweichung). Ob und wie sich das auf den Bestandswert auswirkt, hängt von der Mengen- und Bewertungslogik Ihres Systems ab; prüfen Sie, ob Ihre Endrückmeldung Ausschuss getrennt erfasst.
- Wareneingang vor der Endrückmeldung. Im Modell enthält der Bestand dann Mengen, die noch nicht fertig sind, und der Wert je Stück passt nicht zu den gesammelten Herstellkosten.
- Abschluss ohne Nachkalkulation. Abweichungen bleiben ungeklärt, und die nächste Vorkalkulation übernimmt die alte Schätzung.
- Stammdaten nach der Freigabe geändert. Wird die Stückliste nach dem Start überarbeitet, passen Auftrag und Nachkalkulation nicht zusammen; wie Sie Änderungen steuern, steht in Stücklistenänderungen: Versionen und Freigabe.
So prüfen Sie die Statusführung in Ihrem System
- Lassen Sie die Statusliste des Fertigungsmoduls ausgeben und notieren Sie zu jedem Status, welche Buchung er auslöst.
- Legen Sie einen Testauftrag an und prüfen Sie, ob die Freigabe Material reserviert und ob sich die Reservierung wieder auflösen lässt.
- Prüfen Sie, ob Materialentnahme und Rückmeldung getrennt gebucht werden oder ob das System die Entnahme bei der Rückmeldung nachzieht.
- Prüfen Sie, wann der Bestandszugang entsteht, mit welchem Wert, und ob eine Teilrückmeldung den Auftrag offen lässt.
- Klären Sie mit Ihrer Buchhaltung, welche Kostenbestandteile in Ihrem Land in den Bestandswert eingehen; die drei Länderartikel dazu sind Herstellungskosten nach HGB, Herstellungskosten nach UGB und Herstellungskosten nach OR.
- Halten Sie fest, wer einen Abschluss rücknehmen darf und ob Rückmeldungen danach noch erlaubt sind.
Andere Fertigungsarten bringen zusätzliche Buchungsschritte: Bei verlängerter Werkbank steht Material bei einem Dritten, das beschreibt Lohnfertigung und Beistellung im ERP; bei Einzelanfertigungen mit langer Laufzeit kommen Teilabrechnungen hinzu, siehe Einzel- und Projektfertigung im ERP. Was Ihr ERP erheben sollte, steht in Betriebsdatenerfassung: Welche Daten Sie wirklich erfassen sollten.