Einzel- und Projektfertigung im ERP: Meilensteine und Teilabrechnung

Erfundenes Beispiel, alle Angaben angenommen: eine Sondermaschine mit einer Laufzeit von zehn Monaten, bei der Konstruktion, Beschaffung und Fertigung überlappend laufen. Den Zahlungsplan dieses Beispiels vereinbaren die Parteien ausdrücklich, sodass der Besteller nicht erst bei der Abnahme zahlt; schulden Sie die Lieferung einer herzustellenden beweglichen Sache, greift nach § 650 Abs. 1 Satz 1 BGB das Kaufrecht, und den Zahlungsplan bestimmt der Vertrag. Im ERP treffen deshalb drei Aufgaben zusammen: den Auftrag als Projekt strukturieren, Zahlungen an nachprüfbare Ereignisse binden und zu jedem Stichtag ausweisen, welche Kosten bis zur Fertigstellung noch anfallen.

Projekt, Meilenstein, Fertigungsauftrag: die drei Ebenen

In der Einzelfertigung entsteht für jeden Auftrag ein eigenes Erzeugnis nach den Vorgaben des Kunden (Gabler Wirtschaftslexikon, Stichwort Einzelproduktion). Bei der Auftragsfertigung (Make to Order) werden die Produkte kundenindividuell nach konkreten Vorgaben gefertigt; der Kundenentkopplungspunkt liegt vor dem ersten Produktionsprozessschritt, und die Auftragsabwicklung erfolgt weitgehend kundenspezifisch (Gabler Wirtschaftslexikon, Stichwort Make to Order). Für die Abbildung heißt das: Nicht ein Lagerbestand löst die Fertigung aus, sondern der Kunde; Vorprodukte und Zukaufteile, die Sie für dieses Projekt beschaffen oder auf Vorrat halten, bleiben davon unberührt.

Projektkopf. Projektnummer, Besteller, Auftragswert, Vertragstermin und Projektleitung. Die Projektnummer ist der Kostenträger: Bestellungen, Fertigungsaufträge, Rückmeldungen, Zeiten und Fremdleistungen tragen sie mit. Prüfen Sie, ob Ihr System diese Kosten ohne manuelle Umbuchung auf das Projekt sammelt.

Meilensteine. Ein Meilenstein ist ein definierter Punkt, an dem im Rahmen eines Projekts der Abschluss einer Einzelaktivität überprüft wird (Gabler Wirtschaftslexikon, Stichwort Meilenstein). Für die Abrechnung brauchen Sie je Meilenstein vier Angaben: Nummer, Beschreibung, Nachweis und Zahlungsanteil.

Fertigungsebene. Ein Fertigungsauftrag ist eine Menge von Teilen einer Teileart, die auf einer Fertigungsstufe als eine dispositive Einheit behandelt und zusammen hergestellt wird (Gabler Wirtschaftslexikon, Stichwort Fertigungsauftrag). Je Baugruppe entsteht deshalb ein Fertigungsauftrag mit Projektbezug; den mehrstufigen Aufbau beschreibt Stücklistenarten im Überblick, die Mengenrechnung Materialbedarfsplanung (MRP).

Wann Sie Teile abrechnen (Deutschland)

Was Sie wann berechnen dürfen, legt zuerst der Vertrag fest: geschuldet ist die vereinbarte Vergütung (§ 631 Abs. 1 BGB) oder der vereinbarte Kaufpreis (§ 433 Abs. 2 BGB). Ob Sie zusätzlich von Gesetzes wegen Teile abrechnen können, hängt vom Typ des Vertrags ab.

Werklieferung: Kaufrecht. Für die Sondermaschine schulden Sie die Lieferung einer herzustellenden beweglichen Sache; dieses Geschäft behandelt das BGB nicht nach Werkvertragsrecht, sondern verweist auf die Kaufvorschriften (§ 650 Abs. 1 Satz 1 BGB). § 632a BGB und § 641 BGB stehen im Werkvertragsrecht (Untertitel 1 „Werkvertragsrecht“, Kapitel 1 „Allgemeine Vorschriften“); ein Werklieferungsvertrag erreicht sie deshalb nicht von Gesetzes wegen.

Werkvertragliche Vorschriften wirken an einzelnen Punkten weiter: Nach § 650 Abs. 1 Satz 3 BGB sind bei einer nicht vertretbaren Sache die §§ 642, 643, 645, 648 und 649 BGB anzuwenden, wobei an die Stelle der Abnahme der nach den §§ 446 und 447 maßgebliche Zeitpunkt tritt. Den Zahlungsplan trägt damit allein die Vereinbarung.

Werkvertrag: Abschlagszahlung und Teilabnahme. Beim Werkvertrag kommt zu der Vereinbarung ein gesetzlicher Anspruch hinzu. Nach § 632a Abs. 1 BGB kann der Unternehmer von dem Besteller eine Abschlagszahlung in Höhe des Wertes der von ihm erbrachten und nach dem Vertrag geschuldeten Leistungen verlangen; sind die erbrachten Leistungen nicht vertragsgemäß, kann der Besteller die Zahlung eines angemessenen Teils des Abschlags verweigern (Satz 2). Die Beweislast für die vertragsgemäße Leistung verbleibt bis zur Abnahme beim Unternehmer (Satz 3), sodass Fertigmeldungen und Prüfprotokolle den Abschlag tragen.

Die Leistungen sind durch eine Aufstellung nachzuweisen, die eine rasche und sichere Beurteilung ermöglichen muss (Satz 5). Die Sätze 1 bis 5 gelten auch für erforderliche Stoffe oder Bauteile, die angeliefert oder eigens angefertigt und bereitgestellt sind, wenn dem Besteller nach seiner Wahl Eigentum an ihnen übertragen oder entsprechende Sicherheit geleistet wird (Satz 6). Das Gabler Wirtschaftslexikon nennt die Abschlagszahlung nach § 632a BGB als Ausnahme für Werkverträge von der Regel, dass der Gläubiger eine Teilleistung nicht annehmen muss (Stichwort Teilzahlung (Abschlagszahlung)).

Die zweite Form der Teilabrechnung hängt an der Abnahme: Hat der Vertrag Teile des Werks getrennt abzunehmen und die Vergütung für sie bestimmt, wird die Vergütung für jeden Teil bei dessen Abnahme fällig (§ 641 Abs. 1 Satz 2 BGB); ohne solche Teile bleibt es bei Satz 1, nach dem die Vergütung bei der Abnahme des Werkes zu entrichten ist. Welche Teile abzunehmen sind, muss der Vertrag bestimmen.

Werkvertrag, Werklieferung, Bauvertrag: die Abgrenzung

Vertragstyp	Woran Sie ihn erkennen	Was das für die Teilabrechnung heißt
Werkvertrag (§ 631 BGB)	geschuldet ist ein Erfolg, etwa Montage, Reparatur, Planung oder die Herstellung eines Werks	Abschlagszahlung nach § 632a Abs. 1 BGB; bei Teilabnahme wird die Vergütung je Teil nach § 641 Abs. 1 Satz 2 BGB fällig
Werklieferung (§ 650 Abs. 1 Satz 1 BGB)	geschuldet ist die Lieferung einer herzustellenden oder zu erzeugenden beweglichen Sache	Kaufrecht: kein Abschlagsanspruch aus § 632a BGB und keine Fälligkeit aus § 641 BGB von Gesetzes wegen; der Zahlungsplan gehört in den Vertrag
Bauvertrag (§ 650a Abs. 1 BGB)	geschuldet ist Herstellung, Wiederherstellung, Beseitigung oder Umbau eines Bauwerks, einer Außenanlage oder eines Teils davon	Werkvertragsrecht mit den zusätzlichen Regeln des Kapitels 2; angeordnete Änderungen werden nach § 650b und § 650c BGB vergütet

Im BGB hängen die drei Typen zusammen: Werkvertrag und Werklieferungsvertrag regelt das Werkvertragsrecht, die Bauvertragsregeln folgen dort in Kapitel 2 ab § 650a BGB.

Für eine angeordnete Änderung im Bauvertrag gilt § 650c BGB mit dem Titel „Vergütungsanpassung bei Anordnungen nach § 650b Absatz 2“. Die Höhe der Vergütung ist nach den tatsächlich erforderlichen Kosten mit angemessenen Zuschlägen für allgemeine Geschäftskosten, Wagnis und Gewinn zu ermitteln (Absatz 1 Satz 1). Bei Abschlagszahlungen kann der Unternehmer 80 Prozent einer im Angebot nach § 650b Abs. 1 Satz 2 genannten Mehrvergütung ansetzen, wenn sich die Parteien nicht über die Höhe geeinigt haben oder keine anderslautende gerichtliche Entscheidung ergeht (Absatz 3 Satz 1); wählt er diesen Weg und ergeht keine anderslautende Entscheidung, wird die nach den Absätzen 1 und 2 geschuldete Mehrvergütung erst nach der Abnahme des Werks fällig (Absatz 3 Satz 2). Die allgemeine Abschlagszahlung des Werkvertrags steht daneben in § 632a BGB.

Die Einordnung nimmt Ihnen das Gesetz nicht ab: Ob Ihr Vertrag einen Erfolg, eine Werklieferung oder ein Bauwerk schuldet, entscheidet der vereinbarte Leistungsgegenstand; Grenzfälle gehören in Ihre Rechtsberatung. Für Österreich und die Schweiz nennt dieser Abschnitt keine Vorschriften, weil die geprüften Normen aus dem deutschen BGB stammen.

Welche Abrechnungsbausteine der Vertrag festlegt

Die Tabelle nennt die vier Bausteine, aus denen ein Zahlungsplan für eine Einzelanfertigung besteht, und was jeder im ERP auslöst.

Baustein	Auslöser	Was im ERP entsteht	Was Sie vorher klären
Anzahlung	Auftragserteilung, vor dem ersten Fertigungsschritt	Anzahlungsrechnung, Zahlung mit Projektbezug, Abzug in der Schlussrechnung	Was bei Verzug, Abbestellung oder Mängeln mit dem Betrag geschieht
Meilensteinrechnung	im Vertrag definierter Punkt mit Nachweis	Rechnung mit festem Betrag oder Prozentsatz, verknüpft mit dem Projekt	Wer den Nachweis abzeichnet und in welcher Form
Abschlagsrechnung nach Wert	Nachweis der erbrachten Leistungen; bei einem Werkvertrag in Deutschland gesetzlicher Anspruch nach § 632a Abs. 1 BGB, bei einer Werklieferung nur nach Vereinbarung	Aufstellung aus Rückmeldungen und Zeiten, Rechnung, Abzug in der Schlussrechnung	Ob der Vertrag einen Abschlag vorsieht und wie vollständig die Rückmeldungen bis zum Stichtag sind
Schlussrechnung	bei einem Werkvertrag die Abnahme des Werks (§ 641 Abs. 1 BGB), bei einer Werklieferung der im Vertrag bestimmte Zahlungstermin	Rechnung über den gesamten Auftrag, verrechnet mit allen Anzahlungen und Abschlägen	Welcher Zeitpunkt die Schlussrechnung fällig macht und wie Sie Teilleistungen und Nachträge abgrenzen

Eine Anzahlung ist die Vorauszahlung des Auftraggebers an seinen Lieferanten und eine Form des Handelskredits (Gabler Wirtschaftslexikon, Stichwort Anzahlung). Die steuerliche Behandlung hängt vom Land ab und gehört in die Abstimmung mit Ihrer Steuerberatung; zur Abschlagsrechnung im Handwerk siehe Abschlagsrechnungen im Handwerk (Deutschland).

Rechenbeispiel: Sondermaschine SM-1

Alle Zahlen sind Annahmen und dienen nur der Rechnung. Ein Betrieb verkauft eine Sondermaschine SM-1 zum Festpreis von 480.000 Euro netto mit Liefertermin in zehn Monaten; die Vorkalkulation weist Herstellkosten von 390.000 Euro aus. Die Vorkalkulation ist nach dem Gabler Wirtschaftslexikon die auf die Leistungseinheit bezogene Kalkulation vor der Leistungserstellung und vor allem in Betrieben mit Einzelfertigung die Grundlage der Preisstellung.

Zuerst die Projektstruktur mit den Fertigungsaufträgen:

PSP-Element	Inhalt	Kalkulierte Kosten (Euro)	Fertigungsaufträge
1.1 Konstruktion	Entwurf, Zeichnungen, Steuerungsprogramm	60.000	keiner, Zeiten direkt auf das Projekt
1.2 Zukaufteile	Getriebe, Steuerung, Antriebe	150.000	keiner, Bestellungen mit Projektbezug
1.3 Eigenfertigung	Rahmen, Vorrichtung, Baugruppen	120.000	4
1.4 Montage	Montage, Testlauf, Inbetriebnahme	60.000	1
Summe	vorkalkulierte Herstellkosten	390.000	5

Der Vertrag schuldet die Lieferung einer herzustellenden beweglichen Sache, sodass nach § 650 Abs. 1 Satz 1 BGB Kaufrecht gilt. Anzahlung und Meilensteine sind deshalb ausdrücklich vereinbart (Annahme des Beispiels):

Nr.	Ereignis	Anteil	Betrag netto (Euro)	Nachweis
A	Auftragserteilung	10 Prozent	48.000	unterschriebener Vertrag
M1	Konstruktionsfreigabe durch den Besteller	15 Prozent	72.000	Freigabeprotokoll
M2	Anlieferung der Hauptzukaufteile	20 Prozent	96.000	Wareneingangsbelege
M3	Abnahmetest im Werk	35 Prozent	168.000	Testprotokoll mit den vereinbarten Messwerten
M4	Abnahme beim Besteller und Inbetriebnahme	20 Prozent	96.000	Abnahmeprotokoll
Summe		100 Prozent	480.000

Ende Monat 7 ist M3 erreicht. Das Kostenbild bis zur Fertigstellung stellt Ist-Kosten und Restkosten gegenüber:

Position	Betrag (Euro)	Rechnung
Auftragswert netto	480.000	Festpreis
Vorkalkulierte Herstellkosten	390.000	Summe der PSP-Elemente
Ist-Kosten bis Ende Monat 7	305.000	Material, Fertigung, Fremdleistung, Zeiten je Projekt
Restkosten bis Fertigstellung	95.000	Schätzung aus offenen Arbeitsgängen, offenem Material, Inbetriebnahme, Reserve
Erwartete Gesamtkosten	400.000	305.000 + 95.000
Erwartetes Ergebnis	80.000	480.000 - 400.000, geplant waren 90.000
Abgerechnet bis M3	384.000	48.000 + 72.000 + 96.000 + 168.000
Noch abzurechnen	96.000	480.000 - 384.000
Kostengrad	76,3 Prozent	305.000 ÷ 400.000 × 100
Abrechnungsstand	80 Prozent	384.000 ÷ 480.000 × 100

Die Gegenüberstellung zeigt zwei Dinge. Erstens liegt das erwartete Ergebnis mit 80.000 Euro um 10.000 Euro unter dem Plan. Zweitens liegen Abrechnungsstand und Kostengrad nah beieinander, messen aber Verschiedenes: Der Kostengrad setzt die Ist-Kosten zu den erwarteten Gesamtkosten ins Verhältnis (305.000 zu 400.000), der Abrechnungsstand den abgerechneten Betrag zum Auftragswert (384.000 zu 480.000).

Was der Auftrag für den Zahlungsmittelbestand bedeutet, folgt aus diesen beiden Quoten nicht; Zahlungseingänge und Auszahlungen sind eine eigene Rechnung. Das KMU-Portal des SECO hält dafür fest, dass Budget, Investitionsplan und Liquiditätsrechnung zusammengehören und dass Monatsabschlüsse zeigen, ob die erwarteten Zahlungen eingegangen sind.

Steigt die Schätzung der Restkosten auf 140.000 Euro (Annahme), ergeben sich erwartete Gesamtkosten von 445.000 Euro, ein erwartetes Ergebnis von 35.000 Euro und ein Kostengrad von 68,5 Prozent (305.000 ÷ 445.000 × 100). Ob sich Mehrkosten weitergeben lassen, hängt von der Vereinbarung im Vertrag ab; prüfen Sie das, bevor Sie den letzten Meilenstein abrechnen.

Diese laufende Kostenrechnung heißt Zwischenkalkulation; nach dem Gabler Wirtschaftslexikon ist sie vor allem bei Gütern mit langer Produktionsdauer nötig, um die innerhalb eines Produktionsabschnitts aufgelaufenen Istkosten zu ermitteln und mit Sollkosten zu vergleichen. Die Ist-Kosten je Projekt liefern dafür die Daten; Vorkalkulation und Nachkalkulation stellt Projektkalkulation: Vorkalkulation gegen Nachkalkulation gegenüber.

Typische Fehler

• Sie verlassen sich auf die gesetzliche Abschlagszahlung, obwohl Sie eine Sache zu liefern schulden. Bei einer Werklieferung ordnet § 650 Abs. 1 Satz 1 BGB in Deutschland Kaufrecht an; ohne Abschlagsregelung im Vertrag trägt der Zahlungsplan nicht.
• Bestellungen laufen ohne Projektbezug. Dann landen die Zukaufteile im freien Bestand, und die Ist-Kosten des Auftrags bleiben zu niedrig.
• Rückmeldungen kommen gesammelt am Monatsende. Bei einem Werkvertrag in Deutschland verlangt § 632a Abs. 1 Satz 5 BGB für die Abschlagszahlung eine Aufstellung, die eine rasche und sichere Beurteilung ermöglicht; was die Werkstatt nicht meldet, können Sie nicht nachweisen.
• Die Restkosten bleiben die Vorkalkulation. Damit zeigt das ERP nur, was schon ausgegeben wurde, nicht was noch kommt.
• Anzahlungen hängen nicht am Auftrag. Dann fehlt in der Schlussrechnung der Abzug.
• Das Abnahmedatum wird nicht erfasst. Bei einem Werkvertrag in Deutschland knüpft § 641 Abs. 1 BGB die Fälligkeit an die Abnahme; schulden Sie eine Werklieferung, greift stattdessen Kaufrecht, und der Vertrag bestimmt den Zahlungstermin. Ohne Datum rechnet der Zahlungsplan in beiden Fällen falsch.

So gehen Sie vor

1. Klären Sie, was Ihr Vertrag schuldet: einen Erfolg (Werkvertrag), die Lieferung einer herzustellenden beweglichen Sache (Werklieferung, Kaufrecht nach § 650 Abs. 1 BGB) oder die Errichtung eines Bauwerks (Bauvertrag, § 650a BGB). Danach richten sich die gesetzlichen Zahlungsansprüche und damit die Frage, welche Meilensteine der Vertrag tragen muss.
2. Zerlegen Sie die Maschine in PSP-Elemente und ordnen Sie jedem Element die Kosten aus der Vorkalkulation zu.
3. Legen Sie die Meilensteine mit Nummer, Nachweis, verantwortlicher Person und Zahlungsanteil fest; die Anteile ergeben zusammen 100 Prozent.
4. Bilden Sie je Baugruppe einen Fertigungsauftrag auf das Projekt und versehen Sie jede Bestellung mit dem Projektbezug.
5. Erzeugen Sie die Abschlagsrechnung aus einer Aufstellung der gemeldeten Leistungen; die Schlussrechnung verrechnet alle Anzahlungen und Abschläge.
6. Schätzen Sie zu jedem Meilenstein die Restkosten neu, vergleichen Sie Abrechnungsstand und Kostengrad und tragen Sie das Abnahmedatum im Projekt ein.