Abschlagsrechnungen im Handwerk: Voraussetzungen und ERP-Ablauf
Kurz gesagt
In Deutschland dürfen Sie für erbrachte und nach dem Vertrag geschuldete Leistungen Abschläge fordern (§ 632a Abs. 1 BGB); beim Verbraucherbauvertrag sind zusammen höchstens 90 Prozent der Gesamtvergütung zulässig (§ 650m Abs. 1 BGB). Die Umsatzsteuer entsteht für ein vor Ausführung der Leistung vereinnahmtes Entgelt mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums der Vereinnahmung (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchstabe a UStG), und die Schlussrechnung muss die vor Ausführung vereinnahmten Teilentgelte samt der darauf entfallenden Steuer absetzen (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG).
Das Wichtigste
- Abschlag nur für erbrachte und nach dem Vertrag geschuldete Leistungen, nachgewiesen durch eine Aufstellung (§ 632a Abs. 1 BGB).
- VOB/B einbezogen: Abschlagsansprüche werden binnen 21 Tagen nach Zugang der Aufstellung fällig (§ 16 Abs. 1 Nr. 3 VOB/B); endet die Frist an einem Sonntag, einem Sonnabend oder einem am Leistungsort staatlich anerkannten allgemeinen Feiertag, tritt nach § 193 BGB der nächste Werktag an die Stelle des letzten Fristtags. Die VOB/B ist kein Gesetz.
- Verbraucherbauvertrag: Abschläge höchstens 90 Prozent der Gesamtvergütung einschließlich Nachträgen; Sicherheit von 5 Prozent bei der ersten Abschlagszahlung (§ 650m Abs. 1 und 2 BGB).
- Umsatzsteuer entsteht für ein vor Ausführung der Leistung vereinnahmtes Entgelt mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums der Vereinnahmung (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchstabe a UStG); die Endrechnung setzt die vor Ausführung vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallende Steuer ab (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG).
- Bauleistung nach § 13b Abs. 2 Nr. 4 UStG, ohne die dort ausgenommenen Planungs- und Überwachungsleistungen, an einen Leistungsempfänger, der Unternehmer ist und nachhaltig entsprechende Leistungen erbringt: Der Leistungsempfänger schuldet die Steuer, die Abschlagsrechnung weist keine Umsatzsteuer aus (§ 13b Abs. 5 Satz 2, § 14a Abs. 5 UStG).
- Einbehalt einer vereinbarten Sicherheit in Teilbeträgen: nur bei einbezogener VOB/B höchstens 10 Prozent je Zahlung, bis die Sicherheitssumme erreicht ist (§ 17 Abs. 6 Nr. 1 VOB/B).
Wer im Handwerk Abschläge fordert, bewegt sich in zwei Rechtsgebieten: Das Werkvertragsrecht entscheidet, ob und in welcher Höhe ein Abschlag verlangt werden kann, das Umsatzsteuerrecht entscheidet, welche Steuer die Abschlagsrechnung auslöst und wie die Schlussrechnung sie verrechnet. Was der Vertrag regelt, geht dem Gesetz vor; beim Verbraucherbauvertrag zieht das Gesetz eine Grenze. Die folgenden Abschnitte arbeiten die Kette von der ersten Aufstellung bis zur Schlusszahlung mit einem durchgerechneten Beispiel ab.
Wann Sie einen Abschlag verlangen können
§ 632a Abs. 1 Satz 1 BGB lautet: Der Unternehmer kann von dem Besteller eine Abschlagszahlung in Höhe des Wertes der von ihm erbrachten und nach dem Vertrag geschuldeten Leistungen verlangen. Eine Zahlung auf eine noch nicht erbrachte Leistung ist damit keine Abschlagszahlung, sondern eine Vorauszahlung. Die Leistungen sind nach Satz 5 durch eine Aufstellung nachzuweisen, die eine rasche und sichere Beurteilung ermöglicht.
Zwei Gegengewichte gehören dazu. Sind die erbrachten Leistungen nicht vertragsgemäß, kann der Besteller die Zahlung eines angemessenen Teils des Abschlags verweigern (Satz 2). Und die Beweislast für die vertragsgemäße Leistung bleibt bis zur Abnahme beim Unternehmer (Satz 3). Für Stoffe und Bauteile, die nur angeliefert oder eigens angefertigt und bereitgestellt sind, greift die Abschlagszahlung nach Satz 6 nur, wenn dem Besteller nach seiner Wahl Eigentum übertragen oder entsprechende Sicherheit geleistet wird.
Ist die VOB/B in den Vertrag einbezogen, gilt ihr Zahlungsregime: Nach § 16 Abs. 1 Nr. 1 VOB/B sind Abschlagszahlungen auf Antrag in möglichst kurzen Zeitabständen oder zu den vereinbarten Zeitpunkten zu gewähren, und zwar in Höhe des Wertes der jeweils nachgewiesenen vertragsgemäßen Leistungen einschließlich des ausgewiesenen, darauf entfallenden Umsatzsteuerbetrages; die Leistungen sind durch eine prüfbare Aufstellung nachzuweisen. Nach Nr. 3 werden Ansprüche auf Abschlagszahlungen binnen 21 Tagen nach Zugang der Aufstellung fällig; fällt der letzte Tag der Frist auf einen Sonntag, einen Sonnabend oder einen am Leistungsort staatlich anerkannten allgemeinen Feiertag, tritt nach § 193 BGB der nächste Werktag an seine Stelle. Nach Nr. 2 können Gegenforderungen einbehalten werden, andere Einbehalte nur in den im Vertrag und in den gesetzlichen Bestimmungen vorgesehenen Fällen. Nach Nr. 4 sind Abschlagszahlungen ohne Einfluss auf die Haftung und gelten nicht als Abnahme von Teilen der Leistung.
Die VOB/B ist kein Gesetz, sondern das Klauselwerk DIN 1961, das der Deutsche Vergabe- und Vertragsausschuss für Bauleistungen aufstellt; sie wirkt für einen Auftrag nur, wenn sie in den Vertrag einbezogen ist. Gelesen wurde die Ausgabe 2016 (BAnz AT 13.07.2012 B3 mit Änderungen aus BAnz AT 19.01.2016 B3 und Berichtigung BAnz AT 01.04.2016 B1).
Für wen die Regeln gelten und für wen nicht
§ 632a BGB steht im Werkvertragsrecht. Ein Werkvertrag verpflichtet den Unternehmer nach § 631 Abs. 1 BGB zur Herstellung des versprochenen Werkes und den Besteller zur Entrichtung der vereinbarten Vergütung. Wer eine Sache verkauft, eine Dienstleistung ohne Erfolg schuldet oder eine Sache vermietet, hat keinen Werkvertrag; dort trägt § 632a BGB die Abschlagsforderung nicht. Ist die VOB/B wirksam in den Vertrag einbezogen, kann sie das Zahlungsregime abweichend gestalten, und zwar auch enger als § 632a BGB: § 16 Abs. 1 Nr. 1 VOB/B verlangt einen Antrag und eine prüfbare Aufstellung.
Für Bauverträge gilt ergänzend das gesetzliche Bauvertragsrecht der §§ 650a ff. BGB, das nach der Fachinformation Bundesbau am 1. Januar 2018 in Kraft getreten ist: Ein Bauvertrag ist nach § 650a Abs. 1 BGB ein Vertrag über die Herstellung, die Wiederherstellung, die Beseitigung oder den Umbau eines Bauwerks, einer Außenanlage oder eines Teils davon; eine Instandhaltung erfasst Abs. 2 nur, wenn das Werk für Konstruktion, Bestand oder bestimmungsgemäßen Gebrauch von wesentlicher Bedeutung ist. Ob ein Auftrag darunterfällt, entscheidet das Werk, nicht die Branche. § 650g Abs. 4 BGB zur prüffähigen Schlussrechnung gilt für einen Bauvertrag; ohne Bauvertrag bleibt es bei § 641 Abs. 1 BGB. Die 90-Prozent-Grenze des § 650m Abs. 1 BGB gilt enger, nämlich für Verbraucherbauverträge.
Ein Verbraucherbauvertrag ist nach § 650i Abs. 1 BGB ein Vertrag, durch den ein Unternehmer von einem Verbraucher zum Bau eines neuen Gebäudes oder zu erheblichen Umbaumaßnahmen an einem bestehenden Gebäude verpflichtet wird. Für ihn schreibt § 650i Abs. 2 BGB die Textform vor, und § 650m Abs. 1 BGB lässt Abschlagszahlungen nur bis zusammen 90 Prozent der vereinbarten Gesamtvergütung einschließlich der Vergütung für Nachtragsleistungen nach § 650c BGB zu. Gegenüber einem Unternehmer als Besteller gilt diese Grenze nicht; dort bleibt es bei § 632a BGB und der vertraglichen Regelung.
Was die Abschlagsrechnung auslöst und was sie enthalten muss
Eine Rechnung über eine Zahlung vor Ausführung der Leistung ist eine Rechnung wie jede andere: Nach § 14 Abs. 5 Satz 1 UStG gelten die Absätze 1 bis 4 des § 14 UStG sinngemäß. Sie braucht damit die Angaben des Absatzes 4, etwa Anschriften, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer und Steuersatz mit Steuerbetrag. Eine Besonderheit nennt Absatz 4 Nummer 6: In den Fällen des Absatzes 5 Satz 1 ist der Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder des Teilentgelts anzugeben, sofern er feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum übereinstimmt. Dieser Zeitpunkt ist im ERP kein Freitext, sondern ein Feld, weil er den Voranmeldungszeitraum bestimmt.
Die Steuer entsteht nach § 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchstabe a UStG mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Leistung ausgeführt worden ist. Wird das Entgelt oder ein Teilentgelt vereinnahmt, bevor die Leistung ausgeführt worden ist, entsteht die Steuer insoweit mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums der Vereinnahmung. Von einer Anzahlung zu unterscheiden ist die Teilleistung: Sie liegt vor, wenn für bestimmte Teile einer wirtschaftlich teilbaren Leistung das Entgelt gesondert vereinbart wird; für sie entsteht die Steuer mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Teilleistung ausgeführt worden ist. Die Steuer ist nach vereinbarten Entgelten zu berechnen (§ 16 Abs. 1 Satz 1 UStG), sofern das Finanzamt nicht die Berechnung nach vereinnahmten Entgelten gestattet hat (§ 20 UStG). Die Voranmeldung ist bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums zu übermitteln (§ 18 Abs. 1 UStG).
Wer die Steuer schuldet, hängt von der Konstellation ab:
| Konstellation | Steuerschuldner | Was die Abschlagsrechnung ausweist |
|---|---|---|
| Bauleistung nach § 13b Abs. 2 Nr. 4 UStG, also Werklieferungen und sonstige Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken, die der Herstellung, Instandsetzung, Instandhaltung, Änderung oder Beseitigung von Bauwerken dienen, ohne die dort ausgenommenen Planungs- und Überwachungsleistungen, an einen Leistungsempfänger, der Unternehmer ist und nachhaltig entsprechende Leistungen erbringt (§ 13b Abs. 2 Nr. 4 und Abs. 5 Satz 2 UStG) | der Leistungsempfänger | keine Umsatzsteuer, dafür die Angabe “Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers” (§ 14a Abs. 5 UStG) |
| Leistung an einen anderen Unternehmer oder an eine Privatperson | der leistende Betrieb | den Regelsteuersatz von 19 Prozent mit Steuerbetrag (§ 12 Abs. 1 UStG); der ermäßigte Satz gilt nur für die in § 12 Abs. 2 UStG aufgezählten Umsätze |
| Leistung eines Kleinunternehmers (§ 19 Abs. 1 UStG) | niemand | keine Umsatzsteuer; die Steuerbefreiung gilt nicht, wenn der Unternehmer nach § 19 Abs. 3 UStG auf ihre Anwendung verzichtet hat |
In der ersten Zeile müssen beide Voraussetzungen zugleich vorliegen: Die abgerechnete Leistung ist eine Bauleistung im Sinne des § 13b Abs. 2 Nr. 4 UStG, und der Leistungsempfänger ist ein Unternehmer, der nachhaltig entsprechende Leistungen erbringt; ob er die Leistung für eine eigene Bauleistung verwendet, ist nach § 13b Abs. 5 Satz 2 UStG unerheblich.
Auf der Empfängerseite gilt: Der Unternehmer kann die gesetzlich geschuldete Steuer für Leistungen, die ein anderer Unternehmer für sein Unternehmen ausgeführt hat, abziehen, wenn er eine nach den §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung besitzt (§ 15 Abs. 1 Nr. 1 Satz 1 und 2 UStG). Soweit der Steuerbetrag auf eine Zahlung vor Ausführung dieser Leistung entfällt, ist er schon abziehbar, wenn die Rechnung vorliegt und die Zahlung geleistet worden ist (Satz 3). Bei einem Einbehalt vor Ausführung der Leistung fehlt diese Zahlung; der Abzug folgt dort der Zahlung. Nach Ausführung der Leistung trägt die Rechnung mit gesondertem Steuerausweis den Abzug dagegen ohne Zahlung. Wie das Reverse-Charge-Verfahren im System einzurichten ist, beschreibt Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.
Wie die Schlussrechnung die Abschläge verrechnet
Für einen Bauvertrag verknüpft § 650g Abs. 4 BGB die Vergütung mit zwei Voraussetzungen: Der Besteller hat das Werk abgenommen oder die Abnahme ist nach § 641 Abs. 2 BGB entbehrlich, und der Unternehmer hat eine prüffähige Schlussrechnung erteilt. Prüffähig ist sie, wenn sie eine übersichtliche Aufstellung der erbrachten Leistungen enthält und für den Besteller nachvollziehbar ist; sie gilt als prüffähig, wenn der Besteller nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang begründete Einwendungen gegen ihre Prüffähigkeit erhebt. Diese Frist betrifft nur die Prüffähigkeit, nicht Einwendungen gegen die Höhe oder gegen Mängel. Ohne Bauvertrag bleibt es bei § 641 Abs. 1 BGB: Die Vergütung ist bei der Abnahme zu entrichten, und ist das Werk in Teilen abzunehmen und die Vergütung für die einzelnen Teile bestimmt, bei der Abnahme des jeweiligen Teils.
Umsatzsteuerlich schließt die Schlussrechnung die Abschläge ab: Nach § 14 Abs. 5 Satz 2 UStG sind in einer Endrechnung die vor Ausführung der Leistung vereinnahmten Teilentgelte und die auf sie entfallenden Steuerbeträge abzusetzen, wenn über die Teilentgelte Rechnungen ausgestellt worden sind. Unterbleibt der Absatz, weist die Endrechnung Steuer für Entgelte aus, die bereits erfasst sind. Für das ERP heißt das: Die Schlussrechnung ist keine zweite Rechnung über die Gesamtleistung, sondern eine Rechnung mit Verrechnungszeilen für jeden Abschlag. Für die Rechnung über die ausgeführte Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen gilt zugleich die Ausstellungsfrist von sechs Monaten nach der Ausführung (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG).
Ist die VOB/B einbezogen, gilt für den Zahlungstermin § 16 Abs. 3 Nr. 1 VOB/B: Der Anspruch auf Schlusszahlung wird alsbald nach Prüfung und Feststellung fällig, spätestens innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Schlussrechnung; die Frist verlängert sich auf höchstens 60 Tage nur, wenn sie sachlich gerechtfertigt und ausdrücklich vereinbart ist. Einwendungen gegen die Prüfbarkeit müssen bis zum Ablauf der jeweiligen Frist und mit Begründung erhoben werden; verzögert sich die Prüfung, ist das unbestrittene Guthaben sofort als Abschlagszahlung zu zahlen.
Sicherheiten und Einbehalt
Ein Einbehalt ist keine Preisermäßigung, sondern zurückbehaltenes Entgelt, das als Sicherheit dient. Die Höhe folgt aus dem Vertrag; die VOB/B setzt dafür Grenzen, das Gesetz gibt dem Unternehmer einen eigenen Anspruch auf Sicherheit.
| Regel | Was sie bestimmt | Wann sie gilt |
|---|---|---|
| § 17 Abs. 2 VOB/B | Wenn im Vertrag nichts anderes vereinbart ist, kann Sicherheit durch Einbehalt oder Hinterlegung von Geld oder durch Bürgschaft eines Kreditinstituts oder Kreditversicherers geleistet werden; der Auftragnehmer hat die Wahl unter den Arten und kann eine Sicherheit durch eine andere ersetzen (Abs. 3) | nur, wenn die VOB/B einbezogen ist |
| § 17 Abs. 6 Nr. 1 VOB/B | Soll der Auftraggeber die Sicherheit in Teilbeträgen von seinen Zahlungen einbehalten, darf er jede Zahlung um höchstens 10 Prozent kürzen, bis die vereinbarte Sicherheitssumme erreicht ist; bei Rechnungen ohne Umsatzsteuer nach § 13b UStG bleibt die Umsatzsteuer bei der Berechnung des Einbehalts unberücksichtigt; der einbehaltene Betrag ist mitzuteilen und binnen 18 Werktagen auf ein Sperrkonto einzuzahlen | nur, wenn die VOB/B einbezogen ist und eine Sicherheit in Teilbeträgen vereinbart wurde |
| § 17 Abs. 8 VOB/B | Eine nicht verwertete Sicherheit für die Vertragserfüllung ist zum vereinbarten Zeitpunkt, spätestens nach Abnahme und Stellung der Sicherheit für Mängelansprüche zurückzugeben (Nr. 1); eine nicht verwertete Sicherheit für Mängelansprüche nach Ablauf von 2 Jahren, sofern kein anderer Rückgabezeitpunkt vereinbart ist (Nr. 2). In beiden Fällen darf der Auftraggeber einen entsprechenden Teil der Sicherheit zurückhalten, soweit geltend gemachte Ansprüche noch nicht erfüllt sind (Nr. 2) oder Ansprüche bestehen, die die gestellte Mängelsicherheit nicht umfasst (Nr. 1) | nur, wenn die VOB/B einbezogen ist und nichts anderes vereinbart wurde |
| § 650f Abs. 1, 3 und 7 BGB | Der Unternehmer kann vom Besteller Sicherheit für die auch in Zusatzaufträgen vereinbarte und noch nicht gezahlte Vergütung einschließlich Nebenforderungen verlangen, die mit 10 Prozent des zu sichernden Vergütungsanspruchs anzusetzen sind; der Anspruch entfällt nicht dadurch, dass der Besteller Erfüllung verlangen kann oder das Werk abgenommen ist. Die üblichen Kosten der Sicherheitsleistung hat der Unternehmer dem Besteller bis zu einem Höchstsatz von 2 Prozent für das Jahr zu erstatten; eine von den Absätzen 1 bis 5 abweichende Vereinbarung ist unwirksam (Abs. 7) | bei einem Bauvertrag nach § 650a BGB; die Absätze 1 bis 5 gelten nicht, wenn der Besteller eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist, über deren Vermögen ein Insolvenzverfahren unzulässig ist (Abs. 6 Nr. 1), oder wenn er Verbraucher ist und ein Verbraucherbauvertrag nach § 650i BGB oder ein Bauträgervertrag nach § 650u BGB vorliegt (Abs. 6 Nr. 2); die Ausnahme für den Verbraucher gilt nicht, wenn ein zur Verfügung über die Finanzierungsmittel des Bestellers ermächtigter Baubetreuer das Bauvorhaben betreut (Abs. 6 Satz 2) |
| § 650m Abs. 2 BGB | Beim Verbraucherbauvertrag ist dem Verbraucher bei der ersten Abschlagszahlung eine Sicherheit von 5 Prozent der vereinbarten Gesamtvergütung für die rechtzeitige Herstellung des Werks ohne wesentliche Mängel zu leisten; erhöht sich der Vergütungsanspruch durch Anordnungen oder Vertragsänderungen um mehr als 10 Prozent, kommt bei der nächsten Abschlagszahlung eine weitere Sicherheit von 5 Prozent des zusätzlichen Anspruchs hinzu. Auf Verlangen des Unternehmers geschieht das durch Einbehalt | nur beim Verbraucherbauvertrag nach § 650i BGB |
| § 650m Abs. 4 BGB | Eine Vereinbarung ist unwirksam, die den Verbraucher zu einer Sicherheitsleistung für die vereinbarte Vergütung verpflichtet, die die nächste Abschlagszahlung oder 20 Prozent der vereinbarten Vergütung übersteigt (Satz 1) | beim Verbraucherbauvertrag, wenn der Unternehmer Abschlagszahlungen nach § 632a BGB verlangt (Satz 1), und ebenso, wenn die Parteien Abschlagszahlungen vereinbart haben (Satz 2); eine Abschlagsvereinbarung ist für Satz 1 nicht erforderlich |
Der Besteller darf außerdem schon nach § 632a Abs. 1 Satz 2 BGB einen angemessenen Teil des Abschlags verweigern, wenn die erbrachten Leistungen nicht vertragsgemäß sind, und nach der Fälligkeit nach § 641 Abs. 3 BGB die Zahlung eines angemessenen Teils der Vergütung zurückhalten, wenn er die Beseitigung eines Mangels verlangen kann; angemessen ist dafür in der Regel das Doppelte der für die Beseitigung erforderlichen Kosten. Prüfen Sie in jedem Fall, wem die Sicherheit dient: Der Einbehalt nach der VOB/B sichert den Auftraggeber, die Sicherheit nach § 650m Abs. 2 BGB sichert den Verbraucher.
Zeitachse vom Abschlag bis zur Schlusszahlung (Beispielrechnung)
Beispielannahmen: Der Auftrag lautet über 120.000,00 Euro netto, die VOB/B ist als Ganzes einbezogen, die Leistung unterliegt dem Regelsteuersatz, ein Fall der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach § 13b UStG liegt nicht vor, und vereinbart ist eine Sicherheit von 3.000,00 Euro netto, die aus der ersten Abschlagszahlung einbehalten wird. Die Leistung wird am 15. September 2026 abgenommen. Angenommen ist ferner, dass die Aufstellung dem Auftraggeber an ihrem Datum zugeht und dass Ostermontag (2026 der 6. April) am Leistungsort ein gesetzlicher Feiertag ist; in Bayern ist Ostermontag nach dem Feiertagsgesetz ein gesetzlicher Feiertag. Alle Zahlen und Daten sind erfunden und dienen nur der Veranschaulichung.
| Schritt | Zeitpunkt 2026 | Vorgang | Betrag netto | Betrag brutto | Wirkung |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 12. Februar | Auftrag, VOB/B einbezogen, Sicherheit von 3.000,00 Euro vereinbart | 120.000,00 Euro | – | Bezugsgröße für Abschlagshöhe und Sicherheit |
| 2 | 16. März | Aufstellung und Abschlagsrechnung 1 über erbrachte Leistungen | 30.000,00 Euro | 35.700,00 Euro | Frist von 21 Tagen nach Zugang der Aufstellung (§ 16 Abs. 1 Nr. 3 VOB/B) endet rechnerisch am 6. April 2026, dem Ostermontag, und damit nach § 193 BGB am 7. April 2026 |
| 3 | 20. März | Zahlung mit Einbehalt: 3.000,00 Euro netto bleiben als Sicherheit zurück | 27.000,00 Euro | 32.130,00 Euro | Umsatzsteuer entsteht mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums März aus der Vereinnahmung; Voranmeldung bis 10. April 2026 |
| 4 | 19. Juni | Aufstellung und Abschlagsrechnung 2 | 60.000,00 Euro | 71.400,00 Euro | Zahlung am 29. Juni 2026, vollständig; fällig am 10. Juli 2026; Umsatzsteuer im Voranmeldungszeitraum Juni |
| 5 | 15. September | Schlussrechnung über Grundauftrag 120.000,00 Euro und Nachtrag 6.000,00 Euro | 126.000,00 Euro | 149.940,00 Euro | setzt die vor Ausführung vereinnahmten Teilentgelte von 87.000,00 Euro netto und 16.530,00 Euro Steuer ab (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG); es verbleiben 39.000,00 Euro netto / 46.410,00 Euro brutto, darin die einbehaltene Sicherheit von 3.000,00 Euro netto / 3.570,00 Euro brutto |
| 6 | 15. September | Zahlbarer Rest nach Abschlagsverrechnung und Einbehalt | 36.000,00 Euro | 42.840,00 Euro | spätestens fällig am 15. Oktober 2026 (§ 16 Abs. 3 Nr. 1 VOB/B) |
| 7 | vereinbarter Termin, sonst nach Ablauf von 2 Jahren | Rückgabe der Sicherheit | 3.000,00 Euro | 3.570,00 Euro | § 17 Abs. 8 Nr. 2 VOB/B; der Betrag ist Entgelt, keine Entgeltminderung |
Der Einbehalt von 3.000,00 Euro netto, brutto 3.570,00 Euro, ist genau 10 Prozent der ersten Abschlagszahlung von 35.700,00 Euro brutto; mehr lässt § 17 Abs. 6 Nr. 1 VOB/B bei einer Sicherheit in Teilbeträgen je Zahlung nicht zu. Die Steuer verteilt sich auf drei Voranmeldungszeiträume:
| Voranmeldungszeitraum 2026 | Entgelt netto | Umsatzsteuer 19 Prozent | Grund |
|---|---|---|---|
| März | 27.000,00 Euro (Abschlagszahlung nach Einbehalt) | 5.130,00 Euro | Vereinnahmung vor Ausführung der Leistung, § 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchstabe a UStG |
| Juni | 60.000,00 Euro (Abschlag 2, gezahlt am 29. Juni 2026) | 11.400,00 Euro | Vereinnahmung vor Ausführung der Leistung |
| September | 39.000,00 Euro (36.000,00 Euro Restforderung und 3.000,00 Euro einbehaltenes Entgelt) | 7.410,00 Euro | Ausführung der Leistung, § 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchstabe a UStG |
| Summe | 126.000,00 Euro | 23.940,00 Euro |
Nachgerechnet: 27.000,00 + 60.000,00 + 36.000,00 + 3.000,00 = 126.000,00 Euro Entgelt; über Abschlagsrechnungen abgerechnet waren 90.000,00 Euro, davon 87.000,00 Euro vereinnahmt und 3.000,00 Euro als Sicherheit einbehalten. 5.130,00 + 11.400,00 + 7.410,00 = 23.940,00 Euro Steuer, das sind 19 Prozent von 126.000,00 Euro. Der einbehaltene Teil bleibt in der Umsatzsteuer erfasst, weil er Entgelt ist; rechnet der Betrieb nach vereinnahmten Entgelten (§ 20 UStG), tritt für ihn an die Stelle der Ausführung die Vereinnahmung (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchstabe b UStG). Für die Vorsteuer des Auftraggebers gilt die Zahlung nur, soweit der Steuerbetrag auf eine Zahlung vor Ausführung der Leistung entfällt (§ 15 Abs. 1 Nr. 1 Satz 3 UStG); nach der Ausführung genügt die Rechnung mit gesondertem Steuerausweis (§ 15 Abs. 1 Nr. 1 Satz 1 und 2 UStG), sodass auch der einbehaltene Teil abziehbar ist, obwohl er noch nicht gezahlt wurde.
Was das ERP je Schritt führen muss
| Objekt oder Feld | Inhalt | Wofür es gebraucht wird |
|---|---|---|
| Auftrag oder Projekt | Auftragssumme netto, Steuersatz, Regelung zu Abschlägen und Sicherheit, einbezogene Vertragsordnung | Bezugsgröße für Abschlagshöhe, Sicherheitssumme und die 90-Prozent-Grenze des § 650m Abs. 1 BGB |
| Abschlagsplan | vorgesehene Termine, zugrunde liegende Aufstellungen, erbrachte Leistungen je Abschlag | Fälligkeitstermine nach § 16 Abs. 1 Nr. 3 VOB/B und Grundlage des Mahnwesens |
| Abschlagsrechnung | Bezug auf Auftrag und Aufstellung, eigener Nummernkreis, Steuerschlüssel, Zeitpunkt der Vereinnahmung | Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG und Zuordnung zum Voranmeldungszeitraum |
| Abschlagsverrechnung | Verknüpfung jeder Teilrechnung mit der Schlussrechnung, Abzug von Entgelt und Steuer | § 14 Abs. 5 Satz 2 UStG |
| Sicherheit | Sicherheitssumme, einbehaltener Betrag je Zahlung, für noch nicht erfüllte Ansprüche zurückbehaltener Teil, Mitteilung des Auftraggebers mit Betrag und Sperrkonto, Rückgabetermin | § 17 Abs. 6 und 8 VOB/B; § 650f Abs. 1, 3 und 7 BGB; § 650m Abs. 1, 2 und 4 BGB |
| Abnahme und Prüffrist | Datum der Abnahme, Zugang der Schlussrechnung, Frist für Einwendungen gegen die Prüffähigkeit | § 641 Abs. 1 und § 650g Abs. 4 BGB; § 16 Abs. 3 Nr. 1 VOB/B |
| Belegkette | Aufstellung, Aufmaß, Nachtragsanordnung, Abnahmeprotokoll, Sicherheitenvereinbarung | Nachweis der Abschlagshöhe und Prüffähigkeit der Schlussrechnung |
Führen Sie den Einbehalt nicht in einem Skonto- oder Rabattkonto: Er mindert das Entgelt nicht und ändert die abgerechneten 126.000,00 Euro nicht. Führen Sie ihn als eigenen Posten mit Rückgabetermin und verknüpfen Sie ihn mit der Sicherheitenvereinbarung. Die Steuerschlüssel je Abschlags- und Schlussrechnung müssen zum Steuersatz und zur Steuerschuldnerschaft passen; wie das mit der Umsatzsteuer-Voranmeldung zusammenspielt, steht in Steuerschlüssel im ERP.
Checkliste für Ihren Betrieb
- Prüfen Sie vor dem ersten Abschlag, ob ein Werkvertrag vorliegt und was der Vertrag zu Abschlägen, Fälligkeit und Sicherheit regelt.
- Halten Sie die einbezogene Vertragsordnung ausdrücklich fest; die VOB/B wirkt nur, wenn sie einbezogen ist.
- Verlangen Sie je Abschlag eine Aufstellung, die eine rasche und sichere Beurteilung der erbrachten Leistungen ermöglicht, und lassen Sie sich die Prüfung bestätigen.
- Führen Sie den Sicherheitseinbehalt getrennt und prüfen Sie je Zahlung die 10-Prozent-Grenze des § 17 Abs. 6 Nr. 1 VOB/B, den Rückgabetermin und die Ansprüche, für die nach § 17 Abs. 8 VOB/B ein Teil der Sicherheit zurückbehalten werden darf.
- Erfassen Sie bei jeder Abschlagsrechnung den Zeitpunkt der Vereinnahmung, weil er den Voranmeldungszeitraum bestimmt.
- Setzen Sie in der Schlussrechnung jedes vereinnahmte Teilentgelt mit seiner Steuer ab (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG) und kennzeichnen Sie die Positionen als Abschlag.
- Prüfen Sie beim Verbraucherbauvertrag die 90-Prozent-Grenze des § 650m Abs. 1 BGB vor jeder weiteren Abschlagsforderung.
- Legen Sie die Aufbewahrung nach der Belegart fest: Für Buchungsbelege gilt die Frist nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 und Abs. 3 AO.
Wie Aufmaß und Nachträge in dieselbe Abrechnung einfließen, steht in Handwerk: Aufmaß und Nachträge; den Weg vom Angebot bis zur Rechnung beschreibt die Belegkette im ERP. Wenn Sie Nachunternehmer einsetzen, kommt die Bauabzugsteuer mit Freistellungsbescheinigung hinzu; längere Aufträge mit Teilabrechnung behandelt die Einzel- und Projektfertigung im ERP. Für Zahlungsbedingungen mit Anzahlung und Skonto gibt es Zahlungsbedingungen festlegen.